Die Merkmale von Autorentools lassen sich anhand von Anforderungslisten in allgemeine, technische und funktionale Kriterien gliedern. Die Analyse der Anforderungen zeigt häufig, dass Kunden neben einem reinen Erstellungstool zusätzlich auf der Suche nach einem Werkzeug sind, welches die zahlreichen anfallenden Dokumente strukturiert ordnet. Inhalte mehrfach zu erfassen, soll vermieden und zusätzliche beschreibende Informationen zu den Trainingsunterlagen verwaltet werden. So kann man sicherstellen, dass es jeweils nur eine aktuelle Fassung eines Dokumentes gibt, die gepflegt werden muss. Eine sinnvolle Strukturierung ermöglicht den Autoren, das Dokument bei Bedarf leicht zu finden, um es anschließend bearbeiten oder veröffentlichen zu können. In diesem Zusammenhang ist oft auch eine Unterstützung bei der Erzeugung und Verwaltung von Sprachvarianten gewünscht. Es sollte ersichtlich sein, welche Sprachvarianten bereits vorhanden sind oder noch erzeugt werden müssen. Auch eine Erleichterung bei der sprachspezifischen Veröffentlichung von Trainingsinhalten wird häufig gefordert.
E-Learnings sind eine einfache und effiziente Möglichkeit, Wissen im Unternehmen zu halten und weiterzugeben. TTS folgt hier der E-Learning Methodologie „Informieren – Lernen – Motivieren“. Der Kompetenzerwerb der Mitarbeiter findet auf verschiedenen Ebenen statt: Vom gezielten Abruf von Informationen im Arbeitskontext (informieren) über didaktisch aufbereitete Lerninhalte (lernen) bis hin zu attraktiven Werbeshows (motivieren). Ein Autorentool wie die TT Knowledge Force übernimmt die Strukturierung, Produktion und Publikation von Dokumentationen und E-Learnings. Damit steht der Mitarbeiterqualifikation nichts mehr im Wege.
Literatur:
Helmerich, Jürgen; Hümpfner Klaus V.; Scherer, Jürgen: Software im Vergleich. eLearning-Autorentools. 11 Werkzeuge zur Simulation und Dokumentation von Applikationen. Business Application Research Center, 2004.
Fuchs-Kittowski, F.; Manski, K.; Faust, D.; Prehn, I.; Schwenzien, I.: Arbeitsprozessorientiertes E-Learning mit Methoden und Werkzeugen des prozessorientierten Wissensmanagement. In: Lecture Notes in Informatics.
Sie finden TTS auf der Zukunft Personal 2012 in Halle 11.3 am Stand S.22.
Eine Möglichkeit, Lerninhalte anzuordnen, ist die Strukturierung nach den Arbeitsprozessen der Mitarbeiter. Damit wird die Aus- und Weiterbildung eng mit dem Arbeitsalltag verzahnt und das Lernen erfolgt auf Basis von praxisnahen Anforderungen. Auf Basis des Autorentools TT Knowledge Force (TTKF) der TTS GmbH werden diese im Folgenden vorgestellt. Die TTKF ist eine modulare und skalierbare Softwaresuite, die neben einer Planungskomponente auch umfangreiche Möglichkeiten zur Produktion und Distribution von Lernmaterialien beinhaltet. In der Planungskomponente beginnt die Autorentätigkeit mit einer Analysephase, die das Ziel hat, den Dokumentationsbedarf festzustellen. Hilfreich ist hierbei die Beantwortung folgender Fragen:
1. Welche Funktionen oder Prozesse sollen geschult werden?
2. Welche Lerner sollen welche Prozesse oder Funktionen erlernen?
3. Welche Dokumente sollen erstellt werden?
Für die Bedarfsplanung bietet die TTKF eine konkrete Unterstützung. Und zwar können Rollen, Prozesse und Dokumente als Objekte angelegt und miteinander verknüpft werden. Im Folgenden werden die vier Schritte der Bedarfsplanung näher beschrieben.
Schritt 1: Erfassung der Lerner-Rollen
Als Stellvertreter für die Lerner innerhalb eines Trainingsprojektes können erstellte Rollenobjekte angelegt und zusätzlich in Organisationseinheiten unterteilt werden. Damit wird beispielsweise eine Abteilungsstruktur des Unternehmens erfasst.
Schritt 2: Erfassung der Prozesse und Funktionen
Eine Bildschirmmaske hilft, eine Prozess-Struktur aufzubauen, um den Ablauf einer Tätigkeit zu dokumentieren und zu beschreiben (z.B. Erfassung eines Auftrages). Technisch gesehen sind die Prozessobjekte eine Art Container, denen später die separat erfassten Rollen- und Dokumentobjekte zugewiesen werden. Die Prozessobjekte beinhalten spezifische Metadaten wie z.B. Name, Beschreibung und Ergebnis und können mit unternehmensspezifischen Metadaten angereichert werden.
Schritt 3: Zuordnung von Rollenobjekten zu Prozessobjekten
Hier werden die Lerner-Rollen mit den Prozessobjekten verknüpft. Somit wird die Frage 2 der Bedarfsplanung beantwortet. Die TTKF kann mit diesen Informationen im Rahmen der späteren Publikationsphase eine personalisierte Darstellung des webbasiert zugänglichen Prozessportals generieren. So werden beispielsweise für jeden Mitarbeiter im Einkauf relevante Prozesse hervorgehoben, für ihn bestimmtes Trainingsmaterial findet er innerhalb der Prozesscontainer.
Schritt 4: Erfassung und Zuordnung von Dokument-Platzhaltern
In dieser Maske können die Autoren Dokumentobjekte erfassen, die als Platzhalter für die später zu erstellenden Lernmaterialien dienen. Natürlich können auch schon vorhandene Dokumente direkt zugeordnet werden.
Eine zentrale Anforderung auf funktionaler Ebene ist das Vorhandensein einer Aufzeichnungskomponente zur automatisierten Generierung von grafischem Rohmaterial wie Screenshots oder Videos, mit der man die schulende Applikation erweitern kann. Um die inhaltliche Qualität des Materials zu verbessern, werden darüber hinausgehende Mechanismen gewünscht, die beispielsweise eine Vertonung der Unterlagen erlauben. Eine Lernwegsteuerung soll eine sinnvolle Abarbeitungsreihenfolge der Inhalte ermöglichen und der Lernerfolg durch eine Funktion zur Erstellung von Testfragen sichergestellt sein. Die Möglichkeit, einen Fragenpool aufzubauen, aus dem man nur einige Testfragen zufällig zur Laufzeit präsentieren kann, ist ebenso eine Anforderung wie ein Glossar, welches in den Schulungsunterlagen verwendete Fachbegriffe oder Feldnamen erklärt.
Sind diese vier Schritte abgearbeitet, ist die Bedarfsplanung in der TTKF abgeschlossen und dokumentiert. Da bekannt ist, wie viele Dokumente insgesamt zu erstellen sind, lässt sich auch die Anzahl der Autoren abschätzen, die zur fristgerechten Produktion benötigt werden. Weiterhin stellt die o.g. Vorgehensweise sicher, dass die Dokumente in einer geeigneten Granularität erstellt werden, denn auf dieser Basis kann die spätere Auslieferung der Trainingsunterlagen rollenorientiert erfolgen. Somit ist sichergestellt, dass die Dokumente einen praxisorientierten Zuschnitt haben, was wichtig für die Nutzerakzeptanz ist. Die TTKF stellt übrigens sicher, dass ein Dokument in verschiedenen Prozessobjekten gleichzeitig vorkommen kann, was Redundanzen und somit unnötige Doppelarbeiten vermeidet.
Nun kann die Produktionsphase beginnen. Die Autoren, die man zum Beispiel aus dem Kreise der Anwendungsexperten (Key User) rekrutiert, ersetzen die Platzhalterdokumente durch E-Learning-Dokumente. Dabei verwenden sie eine Autorenkomponente mit der Inhalte generiert und aufbereitet werden können.
Für die Auslieferung an die Lerner steht ein personalisierbares Webportal zur Verfügung. Es steuert den Zugriff auf die Trainingsinhalte entlang der Arbeitsprozesse mit Unterstützung eines integrierten Rollenfilters. Das steigert die Effizienz des Lerners und somit des gesamten Projekts.
Um die didaktische Qualität der Unterlagen zu steigern und Produktionszeit zu reduzieren, sollte die Aufzeichnungskomponente des Autorentools Informationen auslesen können (z.B. den Objekttyp oder -namen der aufgezeichneten Benutzeroberfläche), um sie anschließend zur automatisierten Generierung von Anweisungstexten zu verwenden. Die Quell-Unterlagen sollten für die Bedienung der verschiedenen Distributionskanäle online und offline in unterschiedlichen Formaten zu publizieren sein, damit man sie sowohl für die Vorbereitung einer Präsenzveranstaltung als auch zum selbstgesteuerten Lernen am Arbeitsplatz nutzen kann. Mit einer Filterfunktion erhalten Lerner nur die Inhalte, die für sie und ihre Arbeitsprozesse relevant sind. Dazu müssen die Inhalte möglichst granular erstellt und verwaltet werden. Rollenspezifische Strukturen wie Kurse oder Arbeitsprozessobjekte vereinfachen den Transport der Unterlagen an den Lerner. E-Learning-Standards wie SCORM (Sharable Content Object Reference Model) oder AICC (Aviation Industry CBT Committee) stellen sicher, dass die Inhalte in Learning Management Systeme eingebunden werden können.
