Um die Bewerbungen möglichst schnell und ohne großen Aufwand ebenfalls in Papierform beantworten oder zurücksenden zu können, hat HR4YOU eine spezielle Funktion entwickelt. Durch Zuweisung eines Status im System wird festgelegt, welche Antwort ein Bewerber erhält und wann. Antwortschreiben und Bewerbungsmappen werden nach diesen Statusgruppen geordnet und zur Stapelverarbeitung vorbereitet. So werden elektronisch alle Vorgänge übersichtlich festgehalten und keiner der Bewerber lange hingehalten oder gar vergessen. Die Durchlaufzeiten von Bewerbungen vom Eingang bis zur Weiterleitung an die Fachabteilungen konnten so bei NKD bereits nach wenigen Wochen verkürzt werden.
Eine Besonderheit ist hierbei die Massenverarbeitung eingehender Papierbewerbungen, die NKD selbst in Zeiten von E-Mail und Online-Bewerbungen noch immer in hohen Zahlen zugehen. Bei inzwischen bald 2.000 Filialen und fast 8.000 Mitarbeitern in Deutschland, Österreich, Italien, Slowenien, Kroatien, Polen und der Schweiz verwundert dies nicht.
Weitere Funktionen wie die automatische Lebenslauferkennung werden die Personalarbeit ebenfalls erleichtern. Hier werden beispielsweise Angaben aus eingehenden Bewerbungen ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand in die entsprechenden Datenbankfelder übernommen. Ein spezieller Fachabteilungszugang ermöglicht das Einbinden der regionalen HR Business Partner in die Personalauswahl. Dies bedeutet den Zugriff auf alle Daten ohne aufwendigen Versand der Unterlagen sowie aktive Kontaktmöglichkeiten für die Verantwortlichen.
Geplant sind künftig einige Erweiterungen der Software um verschiedene Funktionen für die Personalentwicklung. Diese wird HR4YOU gemeinsam mit NKD passgenau nach den speziellen Anforderungen des Unternehmens entwickeln. Hier geht es im Besonderen um die Mitarbeiterbewertung, Fragen der Nachbesetzung und des Talent Managements. Ziel ist es, Fach- und Führungskräfte intern aufzubauen und zu fördern.
„Wir freuen uns, dass wir durch die Einführung von HR4YOU-TRM unsere Prozesse professionalisieren und beschleunigen konnten. Gerade im Wettbewerb um die besten Talente zählt Schnelligkeit im Bewerbungsprozess – ein Gewinn für unsere Bewerber als auch unsere Fachabteilungen.” (Ralf-Peter Wolter, stellvertr. Abteilungsleiter Personalmanagement NKD Vertriebs GmbH)
