In der heutigen Arbeitswelt, in der Unternehmen zunehmend auf Digitalisierung setzen, wird die digitale Personalakte zu einem unverzichtbaren Werkzeug für das Personalmanagement. Sie ersetzt die traditionelle Papierakte und bringt nicht nur eine höhere Effizienz, sondern auch eine Reihe von Kostenvorteilen. Doch bevor Unternehmen eine solche Investition tätigen, steht oft die Frage im Raum: Inwiefern lohnt sich eine digitale Personalakte?
In der 89. Folge der HRM Hacks tauschen sich Thomas Eggert, Blogger von „Noch ein HR Blog“ und Alexander Petsch darüber aus, wie man den ROI berechnen kann und was zum Beispiel Personaler bei der Kalkulation berücksichtigen müssen.
Was ist eigentlich eine ROI Berechnung?
Der ROI (Return on Investment) ist eine Kennzahl, die angibt, wie sich eine Investition wirtschaftlich auszahlt. Er hilft dabei, zu bestimmen, wie schnell sich die anfänglichen Ausgaben für ein Projekt amortisieren und ab wann ein Unternehmen von den eingesparten Kosten profitiert. Für Personaler bedeutet das, dass sie den ROI einer digitalen Personalakte berechnen müssen, um zu sehen, wann sich die Investition in die Digitalisierung der Personalakten wirklich lohnt.
Für die Einführung einer digitalen Personalakte entstehen Kosten für die Digitalisierung von bestehenden Papierakten, für die Einrichtung des Systems sowie für den laufenden Betrieb. Diese Kosten müssen gegen die Einsparungen abgewogen werden, die durch die Automatisierung von Prozessen und die Einsparung von Ressourcen erzielt werden können.
ROI-Berechnung: Praxisbeispiel
Um eine realistische ROI-Berechnung für die digitale Personalakte zu erstellen, hat Thomas Eggert sechs Unternehmen mit unterschiedlichsten Größen und Anforderungen analysiert. Die Unternehmen reichten von einem kleinen Betrieb mit 900 Mitarbeitenden bis hin zu einem Großunternehmen mit 11.000 Mitarbeitenden. Die Fragestellung war dabei immer dieselbe: Wie hoch sind die Kosten und wie schnell kann die Investition wieder eingespielt werden?
Zunächst hat er die verschiedenen Personalprozesse des Unternehmens berücksichtigt, insbesondere Eintritte, Austritte und die damit verbundenen administrativen Aufwände. In vielen Unternehmen müssen bei einem Eintritt eines Mitarbeiters nicht nur neue Papierakten angelegt, sondern auch Dokumente manuell vorbereitet und abgelegt werden. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Fluktuationsrate: Unternehmen mit vielen Ein- und Austritten haben höhere administrative Aufwände als solche mit geringer Fluktuation.
Für jedes Unternehmen ermittelte Eggert dann, wie viel Zeit und Ressourcen für die Verwaltung von Papierakten aufgewendet werden. Dabei wurden nicht nur die Kosten für Papier und Aktenordner berücksichtigt, sondern auch die Zeit, die für das Suchen und Abrufen von Dokumenten aus der Akte benötigt wird.
Einsparpotenziale der digitalen Personalakte
Jedenfalls steht fest: Die digitale Personalakte spart auf mehreren Ebenen Zeit und Kosten. Ein großer Vorteil ist, dass Dokumente nicht mehr physisch abgelegt und nachgefordert werden müssen. Ein Suchvorgang, der früher mehrere Minuten bis Stunden in Anspruch nahm, wird in der digitalen Akte durch eine schnelle Suchfunktion und ein übersichtliches Ablagesystem deutlich beschleunigt.
Ein weiteres Einsparpotenzial liegt in der Papier- und Materialkosten. In der traditionellen Personalakte müssen Aktenordner, Register, Papier, Drucker und Tinte für jedes einzelne Dokument beschafft werden. Diese Kosten summieren sich schnell, insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden.
Klar ist: Der digitale Prozess reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und spart Ressourcen, da der manuelle Aufwand wegfällt.
Und was kostet die digitale Personalakte?
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist mit einmaligen Investitionskosten verbunden, darunter die Initialeinrichtung und die Digitalisierung von Papierakten. Für den laufenden Betrieb fallen Kosten für die Software, den Speicherplatz und möglicherweise die Schulung von Mitarbeitenden an.
Je nach Unternehmensgröße und den gewünschten Funktionen variieren die Kosten. Eine Cloud-basierte Lösung, bei der alle Daten zentral gespeichert werden, kann kostengünstiger sein als eine On-Premise-Lösung, bei der das Unternehmen die Infrastruktur selbst betreibt. Eggert gibt ein Beispiel: Die Kosten für eine digitale Personalakte bei einem Unternehmen können pro Jahr je nach Modell und Anbieter zwischen 8 und 12 Euro pro Akte liegen. Im Vergleich zu den 20 bis 30 Euro pro Akte und Jahr, die durch die Papierakte verursacht werden, ergibt sich ein deutliches Einsparpotenzial.
Für ein Unternehmen mit beispielsweise 500 Mitarbeitenden lässt sich durch die Digitalisierung der Personalakten schon nach kurzer Zeit eine hohe Summe an Betriebskosten einsparen. In der Regel amortisieren sich die anfänglichen Investitionskosten innerhalb von 18 bis 20 Monaten – eine relativ schnelle Amortisation im Vergleich zu anderen IT-Projekten.
Cloud- oder Rechenzentrums-Lösungen: Die Zukunft der digitalen Personalakte
Die Wahl der richtigen Infrastruktur für die digitale Personalakte spielt eine wichtige Rolle. Cloud-basierte Lösungen haben in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Sie bieten eine flexible und skalierbare Möglichkeit, Daten zu speichern, und reduzieren die Notwendigkeit für lokale Server und IT-Infrastruktur. Ein weiterer Vorteil der Cloud ist die Datensicherheit, insbesondere wenn die Lösung in einem europäischen Rechenzentrum gehostet wird, das den Anforderungen der DSGVO entspricht.
Immer mehr Anbieter setzen auf Private Clouds oder Lösungen in deutschen Rechenzentren, um eine höhere Datensicherheit und Compliance zu gewährleisten. Die Sicherstellung, dass die Daten auf Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert werden, ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
Die Investition in eine digitale Personalakte lohnt sich somit in den meisten Fällen schon nach kurzer Zeit. Besonders für Unternehmen mit einer größeren Zahl an Mitarbeitenden und einer höheren Fluktuationsrate wird der Return on Investment deutlich schneller erreicht. Ab einer Größe von etwa 500 Mitarbeitenden ist die Digitalisierung der Personalakten fast immer eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung.
Die Einführung einer digitalen Personalakte spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessert auch die Effizienz und Datenqualität im Personalwesen. Die Umstellung auf digitale Prozesse ist nicht nur ein Schritt hin zur Modernisierung des Unternehmens, sondern auch ein wichtiger Baustein der digitalen Transformation im Personalbereich.
Artikel zum Podcast
„ROI-Berechnung der digitalen Personalakte“ mit Thomas Eggert (Episode #89)
