00:00:02
Alexander Petsch: Glückauf und herzlich willkommen zu den heutigen HRM Hacks. Mein Name ist Alexander Petsch, ich bin der Gründer des HRM Instituts, euer Gastgeber. In unserer heutigen HRM Hacks Folge spreche ich mit Thomas Eggert zum Thema ROI-Berechnung der digitalen Personalakte. Thomas Eggert und ich kennen uns schon ungefähr 22 Jahre von der allerersten „Zukunft Personal“ aus Heidelberg. Thomas ist absoluter Profi was das Thema Digitalisierung von HR-Prozessen angeht. Er war selbst HRler, bevor er dann unter anderem 15 Jahre Geschäftsführer bei TDS HR Services war. Er ist HR-Blogger mit seinem noch-ein-HR-Blog, begeisterter Segler, der eine tolle BENTE segelt, da bin ich ein bisschen neidisch. Und ja, er ist seit neun Jahren Geschäftsführer der BEGIS GmbH und beschäftigt sich auch da mit digitalen HR-Prozessen und natürlich auch der digitalen Personalakte. Herzlich willkommen, Thomas Eggert!
00:01:08
Thomas Eggert: Vielen Dank, hallo zusammen!
00:01:09
Alexander Petsch: Thomas, ROI-Berechnung der digitalen Personalakte. Jetzt hätte ich gesagt, dass sich das erstmal dröge anhört. Warum braucht es denn sowas?
00:01:18
Thomas Eggert: Gut, was ist denn die ROI-Berechnung überhaupt? Da geht es ja im Prinzip darum, wie schnell sich eine Investition rechnet? Und wir erleben es halt immer wieder bei der digitalen Personalakte, dass Personaler auch vor der Herausforderung stehen, so eine Investition zu begründen. Denn wenn wir eine digitale Personalakte einführen, reden wir doch über ein paar Kosten. Diese entstehen einmal für die Einführung der Akte, für die Digitalisierung der Papierakten und für den laufenden Betrieb. Meistens ist es ja so, dass gerade so Bereiche wie Personal, die sich damit sehr schwertun, solche Investitionen auch im Unternehmen zu argumentieren. Dazu haben wir, vom BEGIS, uns einfach mal mit dem Thema ROI-Berechnung beschäftigt. Kann sich so eine Akte überhaupt rechnen? Was muss ich denn da alles mit hineinrechnen? Und wie funktioniert denn so eine Berechnung überhaupt, um hier einfach Hilfestellungen zu geben?
00:02:22
Alexander Petsch: Da bin ich ja mal gespannt, wie du den „Return of Investment“ der digitalen Personalakte angehst.
00:02:29
Thomas Eggert: Wir haben dazu vor ein paar Jahren, aber das ist immer noch genauso gültig, extra ein Whitepaper bei der BEGIS gemacht, wo wir uns die Mühe gemacht haben, aus verschiedenen Kundenprojekten die gesamten Zahlen zusammenzusetzen. Das heißt, wir haben sechs Kundenprojekte mit unterschiedlichsten Unternehmen genommen. Das kleinste Unternehmen hatte 900 Mitarbeiter, das größte 11.000. Wir haben uns genau angeschaut, welche Kapazitäten haben sie heute im Personalbereich, welche Bewegungen haben die? Eintritte, Austritte; ist es ein Unternehmen, das im Wachstum ist? Also haben sie eher viele Eintritte? Ist es ein Unternehmen, das eher abbaut? Wie schaut die Fluktuationsrate aus? Weil das alles am Ende einen Einfluss auf eine Kosten-Nutzen-Rechnung hat. Wir haben uns dann im nächsten Schritt die einzelnen Themen angeschaut. Wir haben dann auch einfach mal gerechnet, wie hoch sdie Aufwände sind, die ich für so einen Eintritt oder für den Austritt für die digitale Akte habe. Bloß als Beispiel mal, ich gehe jetzt auf alles bis ins letzte Detail ein. Ich muss ja, wenn ein Mitarbeiter eintritt, so eine Akte erst mal anlegen. Ich brauche die Papierakte, ich muss die anlegen, ich muss die beschriften, ich muss Register anlegen, all was da so passieren muss. All so was haben wir hier wirklich mal minutengenau gerechnet. Und in diesem Whitepaper dann auch entsprechend aufgezeigt und in Tabellen dargestellt. Das Ganze dann auch für Austritte, für Zeugnisse, was da so alles passieren muss, um da einfach mal zu schauen, was ist der Aufwand, den ich eben heute mit einer Papierakte habe und was ist im Prinzip die Einsparung, die ich erreichen kann, wenn ich sie digitalisieren? Bei der digitalen Personalakte muss ich nicht extra eine Akte anlegen und eine Papierakte vorbereiten, sondern alle Mitarbeitende werden in einem System angelegt.
00:04:57
Alexander Petsch: Und gibt es da Erfahrungswerte, wo du sagen würdest, für große Kunden lohnt sich das (natürlich) viel mehr als für kleinere, oder kann man das gar nicht so sagen?
00:05:07
Thomas Eggert: Also am Ende lohnt sich das für jeden. Es ist aber schon so, dass natürlich für große Unternehmen der Return of Investment schneller geht. Weil die Einführungskosten in der Regel nicht entsprechend höher bei dem großen Unternehmen als bei einem Kleinunternehmen sind und die sich dadurch natürlich sehr viel schneller rechnen. Es ist aber auch abhängig von anderen Kriterien, wie zum Beispiel einer Fluktuationsrate. Habe ich viele Ein- und Austritte, ist natürlich der Return schneller da, wie wenn ich da relativ wenig hab und wenig passiert. Aber am Ende muss ich sagen, es rechnet sich für jedes Unternehmen ab einer gewissen Größenordnung. Ich sage mal, bei zehn Mitarbeitern muss man es sich überlegen. Aber so ab 500 Mitarbeiter auf jeden Fall.
00:05:59
Alexander Petsch: Wenn du das so vergleichst, was ist so das Einsparpotenzial? Was glaubst du, wo seid ihr da gelandet?
00:06:06
Thomas Eggert: Also wir haben uns ja eben nicht nur so Dinge wie Ein- und Austritte angeschaut, sondern auch das tägliche Business. Ich habe dann auch im täglichen Business noch weiterhin Dokumente abzulegen. Ich habe da zum Beispiel das Suchen von Dokumenten und die Zeit, die ein Personal dafür aufwendet. All diese Zeiten haben wir natürlich auch mit einberechnet. Bis hin, dass wir gerechnet haben, so schlichte Themen wie Papierkosten, Materialkosten, was das so alles dazugehört. Und wir sind dann also teilweise schon auf Einsparungen gekommen von zwischen 20 und 30 Euro pro Akte pro Jahr, die sich das Unternehmen sparen kann. Das klingt jetzt erst einmal nicht so viel.
00:07:04
Alexander Petsch: Doch, hört sich für mich schon viel an, wenn man weiß, was eine digitale Personalakte ungefähr kostet, …
00:07:12
Thomas Eggert: Genau, und vor allem, wenn man es dann hochrechnet auf 1.000 Mitarbeiter oder noch mehr, dann reden wir natürlich auch über entsprechende Kosten. Was wir uns auch noch angeschaut haben, ist nicht nur das reine quantitative Thema, sondern auch das qualitative Thema. Also dass ich natürlich mit der digitalen Akte auch qualitative Verbesserungen durch gemeinsame Zugriffe habe, durch schnellere Zugriffe, durch die Möglichkeit, Mitarbeitern ihre Akte selber auch online zur Verfügung zu stellen. All diese Themen, die ja erst einmal zum qualitativen Bereich stehen, auch die haben wir mal pauschal mit eingerechnet, weil die auch nicht so zu vernachlässigen sind aus unserer Sicht.
00:07:54
Alexander Petsch: Aber ich hoffe, ihr habt auch die Server-Kosten und die IT-Kosten dagegen gerechnet.
00:07:58
Thomas Eggert: Natürlich. Das war dann natürlich der zweite Part, nachdem wir auf der einen Seite die Einsparungsmöglichkeiten gerechnet haben, haben wir auf der anderen Seite auch mal nach den Kosten geschaut. So, da sind wir von einiges an Erfahrung und aufgrund unserer Projekte und was unsere Kunden so im Schnitt eben bezahlen für die Einführung, für die Digitalisierung, für den laufenden Betrieb und haben das natürlich in einer entsprechenden Kostenschätzung entgegengestellt. Und wir haben gesagt, okay, was kostet es einmalig, was sind die laufenden Kosten? Und daraus entsteht dann eben dieser berühmte ROI, sodass man sagen kann, ab einem gewissen Zeitpunkt lohnt sich auch die Erstinvestition, die Einmalinvestition. Wir sind hier im Schnitt bereits bei 18 bis 20 Monaten, wo wir sagen können, nach 18 bis 20 Monaten sind die Kosten aufgebraucht und ich habe Einsparungen, die sich dann natürlich laufend ergeben. Und so einen ROI, glaube ich, haben nicht viele EDV-Projekte, dass du sagen kannst, nach 18 Monaten habe ich bereits die anfänglichen Kosten komplett eingespart.
00:09:12
Alexander Petsch: Ja, und ich glaube, wenn man sich mal ansieht, wie viele IT-Projekte so scheitern, dann ist das Zeug zum Scheitern der digitalen Personalakte zumindest aus meiner naiven Sichtweise sehr gering. Die Gewinnchancen sind deutlich, deutlich höher.
00:09:28
Thomas Eggert: Absolut. Und vor allem ist es auch besser abschätzbar, weil zumindest wir als BEGIS bei unseren Einführungen sehr stark mit unseren Kunden Pauschalpreise vereinbaren. Das heißt, der Kunde weiß genau, was auf ihn zukommt. Da geht es nicht darum zu sagen, na ja, wir vermuten mal 10 bis 20 Manntage und am Schluss sind es 40, sodass es auch gar nicht kalkulierbar ist. Wir machen da sehr viel über Pauschalen, weil wir viel Erfahrung mit dem Thema haben, sodass der Kunde von vornherein weiß, wie viel er bezahlen muss. Und das ist etwas, was zur Sicherheit einer Einführung beiträgt und natürlich lässt sich somit auch die ganze Sache besser kalkulieren.
00:10:11
Alexander Petsch: Jetzt hast du vorhin davon gesprochen, dass die Prozesskosten einer Papierakte 20 bis 30 Euro pro Jahr betragen. Also ich finde, das ist eine wahnsinnige Menge Holz, Menge Papier, Menge Geld. In welcher Range liegt denn so meine digitale Personalakte?
00:10:32
Thomas Eggert: Grundsätzlich ein bisschen abhängig von der Größe des Unternehmens, von den Features, die teilweise mit genutzt werden. Wenn ich jetzt von einer reinen Rechenzentrums- oder einer Cloud-Lösung ausgehe, als dass auch der gesamte Betrieb mit dabei ist, muss man so etwas zwischen 60 Cent und einem Euro pro Akte pro Monat rechnen. Sodass wir also irgendwo bei zwischen acht und 12 Euro im Jahr liegen. Da sind dann 20 Euro, die ich vorher hatte, 20 bis 30 Euro, das ist eine Menge Holz.
00:11:05
Alexander Petsch: Im Prinzip kann ich dann davon ausgehen, dass, wenn ich zumindest mal die acht oder mehr Euro Differenz mal der Anzahl meiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenüberstelle, gegen die Einführungskosten, gegen die Erstdigitalisierungskosten, dann weiß ich relativ schnell, wo ich stehe, oder?
00:11:25
Thomas Eggert: Genau. Genau. Und wie gesagt, das ist auch relativ leicht zu rechnen, wenn man sich einmal die Mühe macht, um sich das alles aufzustellen. Ich glaube, da hilft unser Whitepaper dem Personaler sehr viel, weil wir wirklich die Tabellen veröffentlichen, wo wir klar sagen, wie wir das gerechnet haben. Und selbst wenn jemand seine eigenen Zahlen nicht im Detail kennt und unsere Zahlen nutzt, so und so viele Eintritte habe ich und solche Dinge, hilft es doch, um intern diese Investition auch zu argumentieren.
00:11:57
Alexander Petsch: Ja, also wir werden bei HRM auch, wo wir den Podcast ja sozusagen ablegen… Ist ja sonst unser Podcast auch natürlich auf allen gängigen Plattformen zu finden, auch auf das Whitepaper verweisen und es für euch da auffindbar machen.
00:12:11
Thomas Eggert: Oder jederzeit sich einfach bei mir melden. Überhaupt kein Problem. Stellen wir jederzeit gerne kostenfrei zur Verfügung. Das ist für uns selbstverständlich.
00:12:21
Alexander Petsch: Vielleicht noch eine Frage: Thema IT. IT gegen Cloud. Wie sieht es da aus?
00:12:28
Thomas Eggert: Wir sind auf dem Standpunkt, dass eigentlich wirklich die Cloud die Zukunft hat. Wobei ich dann immer den Begriff Cloud nicht mag. Die Cloud liegt irgendwo auf dieser Welt… Da grenzen zumindest wir uns ein bisschen ab. Ich spreche immer gerne von der Private Cloud oder der Rechenzentrumslösung, als dass ich wirklich weiß, wo meine Daten liegen. Wir arbeiten über ein deutsches Rechenzentrum als BEGIS. Wichtig ist hier sicherlich, im Europäischen Wirtschaftsraum zu sein. Dann glaube ich, ist die Zukunft wirklich in diesem Bereich. Wir bieten die Akte gar nicht mehr anders an. Viele unserer Marktbegleiter betreiben es ähnlich. Jetzt bin ich neun Jahre bei der BEGIS… Ich glaube, wir hatten höchstens drei-vier Anfragen, wo Unternehmen wirklich nur noch eine On-Premises-Lösung wollten. Alles andere bewegt sich in Richtung Private Cloud. Das ist das, an dem geht heute kein Thema mehr vorbei. Wichtig ist eben zu schauen, erfüllt diese Cloud die Regelungen der DSGVO, wie man die Daten sichert? Ist es auch wirklich ein sauberes Rechenzentrum und steht der Rechner nicht irgendwo unter dem Schreibtisch, dann ist das alles kein Problem mehr.
00:13:47
Alexander Petsch: Hast du sonst noch einen Tipp, den du mitgeben möchtest zum Thema ROI und Personalakte?
00:13:55
Thomas Eggert: Ich glaube, der Personaler muss sich wirklich mal hinsetzen und so was für sich selber rechnen. Dann wird es auch sehr schnell klar, dass diese Investitionen, die am Anfang manchen als sehr hoch erscheinen, gerade wenn es um die Digitalisierung der Papierakten geht – weil das häufig der größere Kostenblock ist –, dass das eigentlich schon Sinn macht und sich sehr schnell rechnet. Denn ich wiederhole mich jetzt hier, ich glaube, es gibt kaum Projekte in Unternehmen, die so schnell einen Return haben wie die digitale Personalakte. Und wo ich halt auch über Zusatz-Features teilweise noch schneller werden kann, wie zum Beispiel dass ich Themen wie eine Gehaltsabrechnung online stellen kann, wo ich mir sofort auch in anderen Bereichen noch zusätzliche Kosten einsparen kann. Durch Versand, durch Kuvertierung, durch Druck. Was wir alles hier in dieser Berechnung noch gar nicht berücksichtigt haben. Also das kann sich teilweise noch schneller rechnen. Man soll es sich nicht schönrechnen, die Kosten fallen an, das ist einfach so. Man sollte auch nicht immer nur nach der billigsten Lösung schauen. Hier erleben wir halt auch den alten Spruch „wer billig kauft, kauft zweimal“. Wir finden immer wieder Kunden, die billig eingekauft haben, merken, es ist dann doch nicht so das Richtige und dann halt ein zweites Mal die Einführung machen müssen, um das für sie richtige System zu finden. Also nur die schnelle Sparlösung innerhalb von drei Tagen einführen, damit ich mir noch mal 5.000 Euro einspare, ist auf die lange Sicht gesehen der falsche Weg.
00:15:41
Alexander Petsch: Ja, wenn du auch noch an Einsparpotenzial im Sinne von… Wir sagen ja bei der HRTec immer gerne, wir schenken euch Zeit, denn wir versuchen mit euch die Prozesse im HR zu digitalisieren. Und da gehört natürlich die digitale Personalakte auch als wichtiger Bestandteil dazu. Wenn ich das dann erweitere – du hast es schon angesprochen mit dem Thema Gehaltsabrechnungen digital abrufbar machen –, dann entwickle ich das Ganze ja in Richtung eines Mitarbeiter-Self-Service-Portals. Und ich muss dann auch nicht mehr, ich sage mal alle Änderungen über die Personalabteilung einpflegen, sondern habe auch da vielleicht Zeitersparnis. Einfach Dinge sozusagen an den Mitarbeiter, der es ja in der Regel besser weiß, wo er wohnt, zurück delegieren.
00:16:32
Thomas Eggert: Ja, genau. Und ich sag mal, die Personalakte ist hier eigentlich für die meisten Unternehmen der erste Schritt in der Digitalisierung der Prozesse. Also meistens beginnen sie wirklich damit. Es ist ein sauber abgegrenzter Bereich. Das ermöglicht den Mitarbeitern im Personalbereich auch das erste Mal mit so einem digitalen Instrument zu arbeiten. Wenn plötzlich das Papier weg ist, das ist für viele ja noch ein Schreckensszenario. Es ist daher die Möglichkeit, hier wirklich mal zu beginnen, mal mit ersten Themen anzufangen und dann im zweiten Schritt sich das ganze Thema der Prozesse anzuschauen. Also sprich dann eben so einfache Themen wie der Mitarbeiter kann seine Bankverbindung selber ändern bis hin zu komplexen Themen, dass ich einen Eintritt, eine Versetzung wirklich komplett digital durchführe, Dokumente entsprechend erstelle und die dann am Ende natürlich nicht mehr ausdrucke und in der Akte ablege, sondern dass das mein Prozess automatisch macht. Wobei hier, glaube ich, muss man ein bisschen aufpassen. Auch wir erleben es viel, dass Anfragen kommen, die sagen, ja, ich will eine digitale Personalakte. Und im zweiten Schritt: Und ich will aber auch ein Dokumenten-Management, also ich will Dokumente erstellen aus der Akte heraus. Und ich würde sagen, es macht schon Sinn, aus einer Personalakte heraus Dokumente zu erstellen. Da geht es dann meistens drum, mein Dokument hin und her zu schieben. Der eine erstellt, der andere gibt es frei. Das hat noch nichts mit Workflows oder Prozessen zu tun, sondern Prozesse gehen eigentlich ganz woanders los. Die gehen los bei dem Antrag, bei einer Genehmigung. Und dass ich halt im Rahmen eines Prozesses Dokumente erstelle. Aber da gehen wir dann weit über die Personalakte hinaus.
00:18:20
Alexander Petsch: Ich sag mal so, digitale Personalakte ist ja eigentlich so ein Quick Win zum Thema ROI. Gibt es noch weitere Felder, wo du sagen würdest, die sind eigentlich für das Thema „Return of Invest“ gute Ansatzpunkte?
00:18:35
Thomas Eggert: Also die großen Einsparungen kommen dann wirklich über die Prozesse. Und ich glaube, hier sollte dann wirklich auch jemand, der sich nach so einer digitalen Personalakte umschaut, schon mal schauen, was kann der Dienstleister denn noch außer nur die Akte? Weil nicht, dass ich dann wieder zu einem anderen System, zu einem anderen Dienstleister greifen muss. Und wenn ich dann wirklich über das Thema Prozesse rede und Workflows, dass dann am Ende dieses Workflow-System die Dokumente nicht in der Akte ablegen kann, weil es getrennte Systeme sind, weil es unterschiedliche Anbieter sind, weil ich dann wieder neue Schnittstellen brauche, all solche Dinge. Also sicher nicht alles auf einmal einführen, aber sich den Dienstleister suchen, der halt alles kann. Wo ich dann im nächsten Schritt auch sagen kann, okay, und jetzt will ich an die Prozesse ran. Jetzt hilft er mir auch hier, ohne dass ich dann meine Akte groß umstellen muss oder hier irgendwelche komplexen Schnittstellen brauche oder sonstige Dinge. Also alles schon Schritt für Schritt einführen, weil ich glaube, sonst überfordert man auch Unternehmen oder auch die Kollegen in der Fachabteilung. Es wäre auch ein zu großes Projekt, um alles auf einmal zu machen. Wir erleben es immer wieder. Kunden starten mit der Personalakte, um hier mal die Ablage zu digitalisieren und im zweiten Schritt dann wirklich mit den Prozessen. Weil hier steckt dann wirklich ein Einsparungspotenzial, das ist gigantisch.
00:20:02
Alexander Petsch: Thomas, vielen Dank. Hat Spaß gemacht.
00:20:04
Thomas Eggert: Sehr gerne.
00:20:05
Alexander Petsch: Schön, dass du da warst. Und ja, wenn ihr es noch mal nachlesen wollt und auch die Checkliste von Thomas finden wollt, einfach auf HRM.de gehen und Thomas Eggert eingeben, dann werdet ihr es finden. Glückauf, bleibt gesund und denkt dran, der Mensch ist der wichtigste Erfolgsfaktor für euer Unternehmen.
