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Foto von Thomas Lefebvre
Mit einem anspruchsvoll gestalteten Personalbericht zeichnet die WKO Steiermark ein Bild der Organisation aus Sicht des Human Resource Managements. Auf 32 Seiten blicken die Autoren auf das Jahr 2010 zurück. Die Personalabteilung informiert dabei über Themen wie Personalstruktur, Weiterbildung, Recruiting oder Gesundheitsmanagement, aber auch über eigene (Service-)Leistungen und HR-Strategien.

Themen- und Kennzahlen definieren

Was die WKO Steiermark nun schon seit drei Jahren erfolgreich umsetzt, ist prinzipiell für jedes Unternehmen ohne zu großen Aufwand möglich. Ein eigener Personalbericht kann ein effektives Kommunikationsinstrument für Unternehmen aller Größen und Branchen sein.

Die Grundlage bildet ein Kennzahlen-Set, das personalrelevante Sachverhalte darstellt (zum Beispiel Teilzeitquote, Bildungsstruktur oder Fluktuationsrate). Auch Personalentwicklung, HR- und Unternehmensleistung sollten einfließen (zum Beispiel Weiterbildungsquote oder Recruitingperformance). Inhalte eines solchen Berichts beschränken sich jedoch nicht nur darauf, was zahlenmäßig quantifizierbar ist. So können im HR-Report auch Gesundheitsmanagement, HR-Strategie oder Mitarbeiterveranstaltungen kommuniziert werden.

Themen & Kennzahlen strukturieren: HR ganzheitlich abbilden

Deshalb steht am Anfang eines solchen Projektes auch eher die Erstellung eines Themen- anstatt eines bloßen Kennzahlen- Sets. Zunächst sollten HR-Manager also bestimmen, über welche Bereiche sie berichten, um erst dann hierfür passende Kennzahlen zu definieren. Die Herangehensweise „Themen vor Kennzahlen“ verhindert, dass Zahlen um ihrer selbst Willen erfasst werden.

Bei der Berechnungsart einer Kennzahl ist entscheidend, dass Konstanz und Vergleichbarkeit gegeben sind. Nur wenn die Personalabteilungen Kennzahlen jedes Jahr gleich berechnen, ist ein sinnvoller Vergleich möglich. Auch das Gegenüberstellen verschiedener Unternehmensbereiche („internes Benchmarking“) beziehungsweise verschiedener Unternehmen („externes Benchmarking“) setzt die gleiche Berechnungsart voraus.

Ein weiterer Erfolgsfaktor besteht darin, Kennzahlen aufzuschlüsseln. So muss etwa entschieden werden, ob die Fluktuationsrate pro Monat, pro Quartal oder pro Jahr festgehalten wird („Längsschnitt“). HR sollte auch überlegen, ob es eine Kennzahl global erhebt oder auch separat für einzelne Unternehmensbereiche („Querschnitt“). Hier muss jedenfalls der mögliche Zusatzaufwand mit berücksichtigt werden. Die Praxis hat gezeigt, dass notwendiges Datenmaterial nicht immer direkt zur Verfügung steht, sondern die Personalisten die Daten oft nur mit einigem Aufwand aus den Systemen und Personalakten extrahieren können. Bei jeder Kennzahl empfiehlt sich daher eine Kosten-Nutzen-Abwägung.

Der Faktor „Mensch“: die Workforce erfassen

Menschen bilden die Basis jeder Organisation. Eine Übersicht der aktuellen Personalstruktur ist mehr Pflicht als Kür und wird von jedem professionellen HR-Management erwartet. Folgende Aspekte sollten Sie in Ihrem HRBericht deshalb berücksichtigen:

  • Personal: zum Beispiel Headcount, FTEs (Full-Time-Equivalents), Bildungsstruktur, Diversität, Teilzeitquote
  • Veränderung: zum Beispiel Fluktuationsrate, Ein- und Austritte, Personalbedarf

Der Faktor „Entwicklung": Talentmanagement als Erfolgsfaktor verstehen

Der Kern modernen HR-Managements ist, Menschen bei ihrer Entwicklung unterstützen, um Potenziale für Mitarbeiter und Unternehmen freizumachen. Entlang folgender Kategorien behalten Sie die Übersicht über Ihre Aktivitäten und bilden so die Basis für aussagekräftige Berichte, die Ihre Arbeit durch das Unternehmen kommunizieren.

  • Wissen: zum Beispiel Weiterbildungsquote, Kurs-Evaluierung, Qualifikationsstruktur XX Karriere: zum Beispiel Mitarbeitergespräche und Evaluierung, Personalbedarf, Successionmanagement
  • Recruiting: zum Beispiel Bewerbungen je Stelle, Time-to-Hire, Einstellungs- Effizienz, On- und Off-Boarding

Der Faktor „Leistung“: Mitarbeiter- und HR-Leistung darstellen

HR-Management ist ein kritischer Erfolgsfaktor an der Basis des Unternehmens. Kommunizieren Sie den Wert Ihrer Mitarbeiter und den der Personalabteilung – etwa über folgende Kriterien:

  • Mitarbeiterleistung: zum Beispiel Umsatz je Mitarbeiter, Produktivität und Zielerreichung, Nettogewinn je Mitarbeiter, Ausfallzeitkosten
  • HR-Leistung: zum Beispiel Sozialleistungen, HR-Strategie und -Leitlinien, HR-Kosten je Mitarbeiter, Corporate Social Responsibility (CSR)
  • Investition: zum Beispiel Lohn- und Personalkosten, Überstundenentwicklung, Personalkostenquote, Personalkosten je Mitarbeiter

Den Bericht gestalten

Ist ein Kennzahlen- und Themen-Set definiert, geht es an die professionelle Darstellung und Kommunikation. Diesen Punkt vernachlässigen Personalabteilungen oft. Die besten Inhalte bringen nichts, wenn die Form nicht angemessen ist. Es ist ehrenwert, eine HR-Strategie aufwendig zu formulieren oder Kennzahlen kompliziert zu berechnen. Das bringt jedoch wenig, wenn ein Ferialmitarbeiter die Daten letztlich schnell in Word zusammenkopiert. Der Personalbericht ist kein Compliance-Dokument für die Aktenmappe, sondern ein organisationales Kommunikationstool. Nur wenn der Leser (Manager, Mitarbeiter, Kunde) ein gut leserliches und kohärent gestaltetes Dokument in Händen hält, zahlt sich für HR das Projekt aus.

Oft sind interne Ressourcen für eine professionelle Umsetzung des Personalberichts jedoch nicht vorhanden. Einen HR-Mitarbeiter in Layoutsoftware und Broschürengestaltung einzuschulen, um dann einmal im Jahr einen Bericht erstellen zu lassen, ist teuer und ineffizient (und bisher ein Grund für viele HR- Manager, auf einen professionellen Personalbericht zu verzichten). Die WKO Steiermark lässt sich daher sowohl fachlich (Kennzahlen) als auch design-technisch (Berichtsumsetzung) von einem Spezialisten für Personalberichte unterstützten. Personalisten und Berater gestalten zunächst in einem gemeinsamen Workshop eine Design-Vorlage und passen diese an das Corporate Design des Unternehmens an. Dann reevaluieren sie die Inhalte (Kennzahlen und Texte) und überarbeiten sie fachlich. Schließlich werden die Texte und Daten zu einem finalen Personalbericht kompiliert und druckfertig geliefert.

Das Ergebnis ist ein professionell gestalteter Jahres-Personalbericht, den Mitarbeiter und Manager als digitales PDF und/oder als gedruckte Broschüre erhalten. Weitere mögliche Zielgruppen sind Bewerber (für Hearings oder Recruiting-Events – Stichwort „Employer- Branding“) oder andere externe Stakeholder wie Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und PR-Kontakte. Der Personalbericht ist immerhin nicht nur das Aushängeschild des HR-Departments, sondern letztlich auch das des ganzen Unternehmens.

Der Nutzen in der Praxis

Es ist die Kombination aus einem robusten HR-Themen- & Kennzahlen-Set einerseits sowie der entsprechenden Darstellung und Kommunikation andererseits, die den Erfolg eines HR-Reporting-Projekts ausmacht. Aber lohnt sich der Aufwand? Nach drei Jahren Praxiserfahrung in der WKO Steiermark fällt die Antwort eindeutig aus: Personalarbeit erfassen und positiv kommunizieren macht Sinn – für das HR-Management und für die ganze Organisation. In unserem Fall zeigt sich der Erfolg auch daran, dass andere HR-Manager auf den Reporting-Zug aufspringen (so lässt jetzt auch die Wirtschaftskammer Österreich ihren eigenen „Jahresbericht der Abteilung Personal und Organisationsentwicklung“ professionell umsetzen).

Aber worin liegt der konkrete Nutzen? Zunächst ergibt sich Transparenz nach innen: Jährlich die wichtigsten HR-Bereiche zu reflektieren und systematisch aufzuarbeiten, bringt Struktur und Übersicht in den oftmals hektischen Personalistenalltag. Auf der anderen Seite ist der Personalbericht das Aushängeschild des HR-Departments und bringt die eigenen Anliegen zurück auf die Agenda des Top-Managements. HR-Leistung wird damit transparent in der Organisation kommuniziert und Führung wie Mitarbeiter für Personalerthemen sensibilisiert. Die wichtige Arbeit der Personalabteilung gewinnt so ihren angemessenen Stellenwert. Der Personalbericht ist also kein reines Controllertool, sondern stellt einen Kommunikationskanal dar, mit dem das generelle Ziel verfolgt wird, den Menschen wieder in die Mitte der Organisation zu rücken.

HR sichtbar machen

Dies bestätigt die Erfahrung aus der Praxis. Bereits für 2008 erstellte die WKO Steiermark ihren ersten „HRM Jahresbericht“ (siehe personal manager-Ausgabe 2/2009). Dabei präsentierte das HR-Management personalrelevante Kennzahlen und berichtete über Leistungen der Personalabteilung. Die Resonanz war – bereits in dieser ersten Version – durchwegs positiv: bei Geschäftsführung, Mitarbeitern sowie bei anderen Personalabteilungen.

Anfang dieses Jahres hat das Personalressort der WKO Steiermark den dritten Jahresbericht fertiggestellt. Die Beteiligten haben aufgetretene Probleme aus den letzten Jahren analysiert und Verbesserungen umgesetzt. Im „HRM Jahresbericht 2010“ trägt dies nun Früchte: Die Umsetzung wurde effizienter, die Methode verfeinert, Kennzahlen reevaluiert und die Darstellung professionalisiert. Manager wie Mitarbeiter halten nun eine anspruchsvoll gestaltete Broschüre in der Hand, mit der sich HR als transparenter, leistungsorientierter und kompetenter Partner darstellt.

Quelle: personalmanger - 5/2011