o Zunächst Ursachenforschung, dann Problemdefinition
Um festzustellen, ob man die notwendigen Kennzahlen sammelt, sollten Sie zunächst Ursachenforschung betreiben. Beispielsweise ist eine Retention Rate oder die Turnover Rate nicht aussagekräftig darüber, warum MitarbeiterInnen das Unternehmen verlassen. Warum verlassen sie genau das Unternehmen? Oftmals liegt die Begründung im negativen Verhalten der Führungskräfte und deren Unkenntnis über die Führungskräfteleitlinien. Hier lohnt sich also eher ein Blick auf die Teilnahmequoten der Führungskräftetrainings, um die Kennzahlen zielgerichtet zur Problembehebung zu nutzen.
Grundsätzlich gilt: Es gibt nie ein einziges, sondern eine Verkettung von vielen Problemen, die es zu beheben gilt. Deshalb müssen diese Prozesse stringent mitverfolgt werden!
o Mit KollegInnen im HR-Bereich an einem Strang bleiben
Manche Analysen greifen in verschiedene HR Bereiche ein und übersteigen das Aufgabengebiet des Recruiting. Deshalb ist eine gemeinsame Strategie und Kooperation im Namen dieser Strategie von hoher Bedeutung.
o Finger weg von „time to hire!“: Zeit, Kosten und Qualität sollten die Waage halten
Die Instrumente der Prozessmessung sollten stets kritisch hinterfragt und auf eine Balance zwischen Zeit, Kosten und Qualität geprüft werden. So wird das Messkonzept „time to hire“ fälschlicherweise verwendet, ohne dabei Qualität und Kosten in die Analyse einzubeziehen. Dieser wird sich aber je nach Region, Branche, Ausschreibungszeit und Beruf stark unterscheiden. Dauert die Neubesetzung einer Stelle länger als geplant, wird das „time to hire“ dementsprechend hoch sein und die Performance des Recruiters abgemahnt.
Deshalb: Vorher in Kooperation mit dem HR Management ein realistisches Zieldatum festlegen, in den man die Zeiträume der Interviews, der Entscheidungsfindung und die durchschnittlich zu erwartende Kündigungsfrist einkalkuliert! Hinterher lässt sich die Zielvorgabe mit dem Startdatum vergleichen und das „Hiring Speed“ aller Neuanstellungen in seiner Bewertung aggregieren. So können an dem genannten Stichtag 75% der Stellen besetzt sein und 25% nicht, was eine deutliche Aussage im Vergleich zur absoluten Zahl der „Time to Hire“ ist.
o Qualität richtig messen
Die Qualität der KPIs lässt sich aus Mitarbeiterempfehlungsprogrammen, Teilnahmequoten und ihre Zusammensetzung an Unternehmensfeiern und Konzepten wie „Net Promoting Score“ messen. Wie viele MitarbeiterInnen empfehlen in einem festgelegten Zeitraum eine Stelle an ihre Freunde und Bekannte weiter? Wie viele Mitarbeiterinnen kommen zur Weihnachtsfeier? Wie zufrieden sind Mitarbeitende und Hiring Manager nach drei Monaten im Unternehmen?
Untersucht man diese Fragen, so lässt sich über einen längeren Zeitraum ein bestimmter Trend erkennen.
o Cost of Vacancy nicht aus den Augen verlieren
Die „Cost of Vacancy“ lässt sich für Stellen, in denen der Wertbeitrag dieser Position rasch in Zahlen bemessen lässt, einfach berechnen.
Bei der Einstellung geht man davon aus, dass die neuangestellte Person einen Mindestwertbetrag für das Unternehmen erzielt, das höher ist als ihr Jahresgehalt. Also du gehst ja davon aus, dass, wenn du jemanden einstellst, dass der mindestens einen Wertbeitrag zum Unternehmen bringt, der höher
Stellt man einen Manager ein, der zu einem Wertbeitrag mit dem Faktor Drei führt. Stellt man ihn nicht an führt das zu entsprechenden Kosten. So multipliziert man das Jahresgehalt mit diesem Faktor und dividierst sie wiederrum durch die Tage, die die Stelle unbesetzt bleibt. Das Ergebnis ist der Wertbeitrag, der dem Unternehmen entgeht.
o Akribische Auseinandersetzung mit den Kennzahlen
Um die Kennzahlen stets ordentlich mitverfolgen zu können, sollten Sie sich mehrere Dashboards für unterschiedliche Ansatzpunkte zur Verfügung stellen. Das Bewerbermanagementsystem dient als zentrale Datenquelle, die zahlreiche Analysen über die angestellte Person ab ihrer Bewerbung bis zur Einstellung und darüber hinaus. Auch lässt sich das Besucherverhalten auf der Karriereseite analysieren. Woher kommen die Besucher Ihrer Karriereseite? Welcher Content wird gelesen? Wie lange werden die Seiten im Schnitt besucht? Wie sieht der Besuchsverlauf aus? Wird das Ganze anonymisiert?
Beide Prozesse lassen sich hervorragend kombinieren und analysieren, inwiefern die Daten der Besucheranalyse mit den Zahlen aus dem Bewerbermanagementsystemen zusammenspielen. Das gibt Ihnen Auskunft über die Dauer ab dem ersten Besuch bis zur Bewerbung, oder an welcher Stelle tendenziell abgebrochen wird
Achtung! Die Integration dieser beiden Datenquellen passt in vielen Unternehmen häufig nicht. Das führt zum letzten Hack:
o Augen auf bei der Bewerbungsmanagement-Auswahl!
Nicht jedes gute System muss teuer sein, und nicht jedes teure System erfüllt seinen Zweck.
