Dienstreisen gehören heute in ganz unterschiedlichen Branchen zum beruflichen Alltag. Arbeitgeber*innen sollten ihre Mitarbeitenden ausgiebig auf die spezifischen Belange von Dienstreisen vorbereiten und trainieren. Selbst während der Corona Pandemie finden Dienstreisen weiterhin statt, denn es kann nicht gänzlich darauf verzichtet werden.
Voraussetzungen
Nicht jede Reisetätigkeit, welche im Namen oder im Auftrag eines Arbeitgebers stattfindet, ist automatisch eine Dienstreise. Denn dafür müssen ganz bestimmte Kriterien erfüllt sein, insbesondere ist von Wichtigkeit, wie Dienstreisen auch steuerlich behandelt werden müssen. Grundsätzlich kann immer dann von einer Dienstreise gesprochen werden, wenn der stationäre Arbeitsplatz verlassen wird zugunsten eines anderen Einsatzortes. Das kann natürlich viele Gründe haben, wie beispielsweise das Aufsuchen von Kunden, der Besuch von Kongressen oder Messen, Meetings oder das Treffen zum Zweck von Besprechungen mit Kolleginnen bei anderen Niederlassungen des gleichen Arbeitgebers.
Werden Kunden in unmittelbarer Umgebung des stationären Arbeitsplatzes besucht, so gilt dies bezüglich des Steuerrechtes lediglich als sogenannter Dienstgang. Nur wenn größere Strecken, vor allem mit dem Fahrzeug oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt werden müssen, liegt eine Dienstreise vor. Gesetzliche Vorgaben zum Thema Dienstreisen gibt es so gut wie keine, deshalb sollte alles, was diese Thematik betrifft, eindeutig im Arbeitsvertrag geregelt sein. Natürlich handelt es sich bei jeder Dienstreise um Arbeitszeit, die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes finden insofern immer Anwendung. Werden für eine Dienstreise öffentliche Verkehrsmittel oder auch ein Flugzeug benutzt, so gelten die damit zurückgelegten Flug- oder Fahrzeiten als reguläre Arbeitszeit. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass zu bestimmten beruflichen Terminen bereits am Vorabend privat angereist wird. Also beispielsweise dann, wenn montags ein Meeting stattfindet und die Anreise bereits am Sonntagabend erfolgt. Es kommt nun in diesen und anderen Fällen darauf an, was im Arbeitsvertrag steht, ob eine solche Anreise als Dienstreise gewertet werden kann oder eben nicht.
Arbeitszeitenregelung
Grundsätzlich gilt, immer wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter verpflichtet während einer Dienstreise beruflich tätig zu sein, so gilt dies auch als Arbeitszeit. Wer also beispielsweise bei der Anreise zu einem Meeting am Montag im ÖPNV den PC benutzt, um ein solches Treffen gut vorzubereiten, befindet sich rein rechtlich gesehen bereits auf eine Dienstreise. Wer mit dem firmeneigenen Wagen anreist, unternimmt in jedem Fall eine Dienstreise. Es sei denn, im Arbeitsvertrag ist eindeutig vereinbart, dass der Firmenwagen auch jederzeit zur privaten Nutzung überlassen wird. Besonders zu vereinbarende Regelungen gelten diesbezüglich für Außendienstmitarbeiterinnen.
Kostenübernahme
In den allermeisten Fällen werden die Kosten für Dienstreisen vom Arbeitgeber entweder in voller Höhe oder zumindest anteilmäßig übernommen. Auch diesbezüglich sollten die Einzelheiten im Arbeitsvertrag geregelt sein. In der Regel müssen die Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung vorlegen, Kosten für Übernachtungen in einem Hotel oder Verpflegung werden darin separat als Spesen aufgeführt. Mitarbeiter sollten stets darauf achten, die Belege der Ausgaben auf Dienstreisen im Original vorzulegen und aufzubewahren, es ist jedoch auch möglich, einen Eigenbeleg auszustellen, sollten die Originale nicht mehr vorhanden sein. In der Praxis hat es sich bewährt, dass die Kosten auf einer Dienstreise zunächst aus eigener Tasche bezahlt werden, später wird der Arbeitgeber diese Kosten selbstverständlich erstatten.
Erstattungsfähig ist das sogenannte Tagegeld, Reisenebenkosten, Kilometergeld oder die Kosten für eine Übernachtung. Wie hoch diese sein dürfen, sollte ebenfalls ganz klar mit dem Arbeitgeber abgeklärt sein. So ist beispielsweise kein Arbeitgeber verpflichtet, ohne seine ausdrückliche Zustimmung Übernachtungskosten in einem Luxushotel zu übernehmen. Kosten für Geschäftsessen, Telefongebühren, Mautgebühren, Trinkgelder oder Parkgebühren können jedoch in vollem Umfang geltend gemacht werden. Bei Nutzung des privaten Wagens sind Kilometerpauschalen angemessen, welche in ihrer Höhe ebenfalls arbeitsvertraglich geregelt werden können. In der Praxis sind beispielsweise 0,30 € pro Kilometer durchaus üblich.
Dienstreisekosten können von der Steuer abgesetzt werden, aus diesem Grund ist es so wichtig, alle Belege möglichst im Original für die Steuererklärung aufzubewahren. Von den Finanzämtern werden beispielsweise keine Pauschalbeträge für Hotelübernachtungen anerkannt, deswegen sollten die einzelnen Hotelrechnungen ebenfalls stets aufbewahrt und entweder im Original oder als Kopie vorgelegt werden. Selbst für den Fall, dass Kosten für Dienstreisen vom Arbeitgeber nicht oder nicht in voller Höhe übernommen werden, können diese dennoch vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht werden. Für Reisen, welche rein beruflicher Natur sind, können diese Mehrkosten als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Reisekosten gehören zu den Betriebsausgaben und können deshalb von den Unternehmen auch in dieser Form steuerlich geltend gemacht werden.
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Quellen:
https://www.juraforum.de/lexikon/dienstreise
https://www.personalwissen.de/betriebsausgaben/lohn-und-gehalt/dienstreise/
https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/dienstreise-30898
