Dienstreisen gehören heute in ganz unterschiedlichen Branchen zum beruflichen Alltag. Arbeitgeber*innen sollten ihre Mitarbeitenden ausgiebig auf die spezifischen Belange von Dienstreisen vorbereiten und trainieren. Selbst während der Corona Pandemie finden Dienstreisen weiterhin statt, denn es kann nicht gänzlich darauf verzichtet werden.

Voraussetzungen

Nicht jede Reiset√§tigkeit, welche im Namen oder im Auftrag eines Arbeitgebers stattfindet, ist automatisch eine Dienstreise. Denn daf√ľr m√ľssen ganz bestimmte Kriterien erf√ľllt sein, insbesondere ist von Wichtigkeit, wie Dienstreisen auch steuerlich behandelt werden m√ľssen. Grunds√§tzlich kann immer dann von einer Dienstreise gesprochen werden, wenn der station√§re Arbeitsplatz verlassen wird zugunsten eines anderen Einsatzortes. Das kann nat√ľrlich viele Gr√ľnde haben, wie beispielsweise das Aufsuchen von Kunden, der Besuch von Kongressen oder Messen, Meetings oder das Treffen zum Zweck von Besprechungen mit Kolleginnen bei anderen Niederlassungen des gleichen Arbeitgebers.

Werden Kunden in unmittelbarer Umgebung des station√§ren Arbeitsplatzes besucht, so gilt dies bez√ľglich des Steuerrechtes lediglich als sogenannter Dienstgang. Nur wenn gr√∂√üere Strecken, vor allem mit dem Fahrzeug oder mit √∂ffentlichen Verkehrsmitteln zur√ľckgelegt werden m√ľssen, liegt eine Dienstreise vor. Gesetzliche Vorgaben zum Thema Dienstreisen gibt es so gut wie keine, deshalb sollte alles, was diese Thematik betrifft, eindeutig im Arbeitsvertrag geregelt sein. Nat√ľrlich handelt es sich bei jeder Dienstreise um Arbeitszeit, die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes finden insofern immer Anwendung. Werden f√ľr eine Dienstreise √∂ffentliche Verkehrsmittel oder auch ein Flugzeug benutzt, so gelten die damit zur√ľckgelegten Flug- oder Fahrzeiten als regul√§re Arbeitszeit. In der Praxis kommt es jedoch h√§ufig vor, dass zu bestimmten beruflichen Terminen bereits am Vorabend privat angereist wird. Also beispielsweise dann, wenn montags ein Meeting stattfindet und die Anreise bereits am Sonntagabend erfolgt. Es kommt nun in diesen und anderen F√§llen darauf an, was im Arbeitsvertrag steht, ob eine solche Anreise als Dienstreise gewertet werden kann oder eben nicht.

Arbeitszeitenregelung

Grunds√§tzlich gilt, immer wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter verpflichtet w√§hrend einer Dienstreise beruflich t√§tig zu sein, so gilt dies auch als Arbeitszeit. Wer also beispielsweise bei der Anreise zu einem Meeting am Montag im √ĖPNV den PC benutzt, um ein solches Treffen gut vorzubereiten, befindet sich rein rechtlich gesehen bereits auf eine Dienstreise. Wer mit dem firmeneigenen Wagen anreist, unternimmt in jedem Fall eine Dienstreise. Es sei denn, im Arbeitsvertrag ist eindeutig vereinbart, dass der Firmenwagen auch jederzeit zur privaten Nutzung √ľberlassen wird. Besonders zu vereinbarende Regelungen gelten diesbez√ľglich f√ľr Au√üendienstmitarbeiterinnen.

Kosten√ľbernahme

In den allermeisten F√§llen werden die Kosten f√ľr Dienstreisen vom Arbeitgeber entweder in voller H√∂he oder zumindest anteilm√§√üig √ľbernommen. Auch diesbez√ľglich sollten die Einzelheiten im Arbeitsvertrag geregelt sein. In der Regel m√ľssen die Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung vorlegen, Kosten f√ľr √úbernachtungen in einem Hotel oder Verpflegung werden darin separat als Spesen aufgef√ľhrt. Mitarbeiter sollten stets darauf achten, die Belege der Ausgaben auf Dienstreisen im Original vorzulegen und aufzubewahren, es ist jedoch auch m√∂glich, einen Eigenbeleg auszustellen, sollten die Originale nicht mehr vorhanden sein. In der Praxis hat es sich bew√§hrt, dass die Kosten auf einer Dienstreise zun√§chst aus eigener Tasche bezahlt werden, sp√§ter wird der Arbeitgeber diese Kosten selbstverst√§ndlich erstatten.

Erstattungsf√§hig ist das sogenannte Tagegeld, Reisenebenkosten, Kilometergeld oder die Kosten f√ľr eine √úbernachtung. Wie hoch diese sein d√ľrfen, sollte ebenfalls ganz klar mit dem Arbeitgeber abgekl√§rt sein. So ist beispielsweise kein Arbeitgeber verpflichtet, ohne seine ausdr√ľckliche Zustimmung √úbernachtungskosten in einem Luxushotel zu √ľbernehmen. Kosten f√ľr Gesch√§ftsessen, Telefongeb√ľhren, Mautgeb√ľhren, Trinkgelder oder Parkgeb√ľhren k√∂nnen jedoch in vollem Umfang geltend gemacht werden. Bei Nutzung des privaten Wagens sind Kilometerpauschalen angemessen, welche in ihrer H√∂he ebenfalls arbeitsvertraglich geregelt werden k√∂nnen. In der Praxis sind beispielsweise 0,30 ‚ā¨ pro Kilometer durchaus √ľblich.

Dienstreisekosten k√∂nnen von der Steuer abgesetzt werden, aus diesem Grund ist es so wichtig, alle Belege m√∂glichst im Original f√ľr die Steuererkl√§rung aufzubewahren. Von den Finanz√§mtern werden beispielsweise keine Pauschalbetr√§ge f√ľr Hotel√ľbernachtungen anerkannt, deswegen sollten die einzelnen Hotelrechnungen ebenfalls stets aufbewahrt und entweder im Original oder als Kopie vorgelegt werden. Selbst f√ľr den Fall, dass Kosten f√ľr Dienstreisen vom Arbeitgeber nicht oder nicht in voller H√∂he √ľbernommen werden, k√∂nnen diese dennoch vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht werden. F√ľr Reisen, welche rein beruflicher Natur sind, k√∂nnen diese Mehrkosten als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Reisekosten geh√∂ren zu den Betriebsausgaben und k√∂nnen deshalb von den Unternehmen auch in dieser Form steuerlich geltend gemacht werden.

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Quellen:

https://www.juraforum.de/lexikon/dienstreise
https://www.personalwissen.de/betriebsausgaben/lohn-und-gehalt/dienstreise/
https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/dienstreise-30898

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