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Alexander Petsch: Glückauf und herzlich willkommen zu den heutigen HRM Hacks. Mein Name ist Alexander Petsch, ich bin der Gründer des HRM Instituts, euer Gastgeber. In unserer heutigen HRM Hacks Folge spreche ich mit Olaf Wiese zum Wandel im Lohnbüro und wie ich diese Anforderungen bewältigen kann. Und welche Hacks ergeben sich daraus? Olaf Wiese ist seit 42 Jahren im Lohn- und Digitalisierungsbereich des Personalbüros unterwegs. Er ist Gründer und Gesellschafter der adata Software GmbH und ihr werdet merken, er ist mit Herzblut dabei. Und ich glaube, wenn man in so einem dynamischen Umfeld mit ständigen Veränderungen wie im Lohn-Softwarebereich unterwegs ist, dann braucht man nicht nur Herzblut, sondern wahrscheinlich auch eine große Portion Resilienz und Gelassenheit. Ich freue mich jedenfalls heute, dass Sie da sind. Herzlich willkommen, Olaf Wiese.

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Olaf Wiese: Herzlichen Dank! Vorgestellt haben Sie mich ja schon, da brauche ich gar nichts mehr zu sagen. Es sind nicht ganz 42 Jahre, es sind eher 37 Jahre, wo ich als Olaf Wiese das mache und auch dabei bin. Ja, Lohn ist mein Thema, das stimmt. Viele sagen zu mir, ein bisschen komisch musst du sein. Ja, das ist man natürlich, wenn man schon so lange das macht. Aber die Lohngesetzgebung in Deutschland ist nicht einfach. Es fordert viele heraus und vor allen Dingen sind es die ständigen Änderungen, die vielen zu denken geben. Das ist einfach die Grundlage dazu, weil die Gesetze von gestern morgen schon wieder falsch sind. Das, was sie heute herstellen, ist morgen schon wieder anders. Und hier hat sich das Lohnbüro, wie wir so schön gerade formulieren, auch sehr geändert. Weil noch vor zehn Jahren war es so, dass im Lohnbüro alle Mitarbeiter glücklich und zufrieden waren, wenn sie eine Lohnabrechnung auf die Reihe bekommen haben. Das heißt, man bekam Brutto-Daten, man rechnete ab und bekam Netto-Daten. So, und damit war das Thema mehr oder weniger schon erledigt. Wenn man jetzt die letzten zehn Jahre betrachtet, insbesondere die letzten zwei Jahre, hat sich die Lohnarbeit im Büro sehr verändert, weil alleine Corona, wo alle drüber reden in den letzten zwei Jahren, die Digitalisierung vorangetrieben hat. Und zwar dermaßen schnell, dass auch die Grundlagen und die Abrechnungstypen sich monatlich bzw. eher 14-tägig geändert haben. Was bedeutet das für Sie als Mitarbeiter in einem Lohnbüro, dass Sie im Grunde genommen heute was abrechnen, was morgen schlicht falsch ist? Und das haben Sie 14-tägig gemacht, mit dem Ergebnis, dass Ihre Mitarbeiter oder auch Ihre Kunden dann zur Frage hatten: Stimmt die Abrechnung? Und Sie selber standen dabei und sagten: Oh, so ganz sicher bin ich auch nicht. Ich lese zwar den Gesetzestext, aber der Gesetzestext sieht ja alle 14 Tage anders aus. Das heißt, die Lernbereitschaft, die hier zutage trat, war so dermaßen hart, dass im Grunde genommen jeder, der in diesem Fachbereich gearbeitet hat, zu diesem Zeitpunkt echt herausgefordert war und wirklich die Texte mehrfach lesen musste, um sie zu verstehen. Ich sage jetzt nur mal KUG (Kurzarbeitergeld), das Schlagwort der letzten zwei Jahre, was die Lohn- und Gehalts-Buchhalter, ich sage mal, fast um den Verstand gebracht hat, weil dann die Abrechnungen jeden Monat sich zum Beispiel um 1.000 Euro differierten. Und sie guckten die Software an und sagten, wieso ist es so? Mit dem Ergebnis, dass sie dann gesagt haben, naja, ich frag mal mein Softwarehaus. Das Softwarehaus staunte aber auch nicht schlecht und stellte fest: Ja, die Prüfungsbehörde hat das mir so gegeben, mit dem Ergebnis, dass das, wenn ich das dann so programmiere, so aussieht. Ob es dann das gewünschte Ergebnis ist, das ist eine ganz andere Frage. Und ob das ein Kunde versteht oder ein Mitarbeiter, das ist eher zu bezweifeln. Das zum Thema Lohnbuchhaltung der letzten zwei Jahre, da brauchen wir noch nicht mal länger zurück gucken. Die letzten zwei Jahre waren, glaube ich, in der Lohngesetzgebung mit die spannendsten. Ich meine, wann haben wir mal so eine Pandemie gehabt? Nämlich gar nicht. Wann haben wir so eine Gesetzesflut gehabt innerhalb dieser kurzen Zeit? Und die Hacks dazu bedeutet, wie können Sie diesem Thema begegnen? Das ist doch das Eigentliche, was hier die Rolle spielt. Das heißt, wie gehe ich damit um? Ich kann doch nur damit umgehen, indem ich mich im Grunde genommen mit den Gesetzen auseinandersetze, mir die Richtlinien angucke, mit dem Softwarehaus spreche und dann im Grunde genommen sage: Ist das so oder so zu verstehen? Das ist das Eine. Wenn Sie beim Arbeitsamt angerufen haben, dann haben die gesagt: Ich habe keine Zeit für Sie oder wegen Überlastung geschlossen. Die wussten ja auch gar nicht, was sie zuerst machen sollten. Und wenn Sie dann abgerechnet haben, sah das auch wieder anders aus. Das heißt, Sie haben ja nach beiden Seiten hin die Problematik gehabt. Wie wollen Sie Ihre Arbeit an dieser Stelle richtig machen? Hier kann ich jedem nur beglücken, der praktisch diese Zeit durchgestanden hat. Auch die ganzen Softwarehäuser, die in den Gremien zusammengestanden haben und wirklich die Hände über den Kopf zusammengeschlagen haben. Was können die dort programmieren? Das ist so. Oder das, was verlangt man von uns? Und das sind Sachen... Ich habe selbst viele, viele Runden begleitet dabei mit dem Punkt, dass ich oft zu den Veranstaltern gesagt habe: Wem sollen wir das noch erklären? Weil in den Medien kamen diese Punkte meistens nicht zur Sprache, sondern dann ging es nur darum, wir haben KUG in der Form, wir haben Staffel-KUG. Dann riefen mich alle hier an: Warum haben wir denn nicht mehr Staffel-KUG? Ich sage: Waren Sie denn 50 % auch im KUG gewesen? Nein, ich hatte nur 20. Sehen Sie, dann gilt für Sie das Staffel-KUG eben nicht. Und genau den Punkt hat man nämlich nicht gesagt, sondern das sind so die Punkte, die man in den letzten zwei Jahren genauso mal differenzieren kann. Und was können Sie daran tun? Sie haben vorhin gesagt Gelassenheit. Ja, müssen Sie sein. Sie müssen einfach stressresistent sein, weil man dann wirklich sagt: Pass auf, das sieht komisch aus, was da ausgerechnet ist. Zahlen Sie es erst mal aus. Zurückrechnen können wir immer noch. Also wir haben bei einigen Kunden dann teilweise am Jahresende die ganzen Lohnkonten aufgeräumt und dann kam mal Nachzahlung und mal Nachberechnung raus. Und weil man das dann übers Jahr hinweg sehen muss, wie ist es und den Rest machen Sie über die Lohnsteuergesetzgebung. Ich sage mal, die neuen Gesetze von diesem Jahr sind ja auch nicht besser. Das, was Sie jetzt gerade haben, wo Sie ja ab Januar alles zurückrechnen müssen, weil der Steuer-PAP geändert ist, das ist ja nun jetzt gerade... Das wird jetzt gerade auch ausgeliefert. Oder wenn Sie sagen, pass auf, ich möchte die 300 Euro dann beantragen über das Finanzamt. Das sind ja Sachen, die jetzt im August genau kommen. So, das haben wir unseren Kunden mitgeteilt und das sind natürlich die Sachen, die jetzt ganz aktuell sind, noch nicht mal weit weg. Aber die Informationen, die da kommen aus den Medien, sind eher geringfügig, indem man sagt, ja, es gibt eine neue Steuer oder es gibt neue 300 Euro. Die Wahrheit ist, wir machen eine sechs Monate Rückrechnung bzw. ja, sieben Monate Rückrechnung für 30 Euro. Das ist dann die Quintessenz. Um das mal so zu sagen. Was ist der Hack an dieser Stelle? Sie müssen einfach sich daneben hinstellen und sagen: Wir machen das, was die Gesetze machen. Was anderes können Sie gar nicht machen an dieser Stelle. Und sich einfach darauf vorbereiten, dass wir weitere Rückrechnungen machen. Weil der Aufwand ist höher als die 30 Euro und zwar erheblich höher bei allen Softwarehäusern, bei allen Lohnanbietern und auch bei allen, die im Grunde genau damit zu tun haben. Man hätte das anders machen können. Das wäre aus meiner Sicht der Wunsch gewesen. Das habe ich auch in der PERSER, in der Arbeitsgruppe mitgeteilt. Ich sage: Wieso machen Sie das nicht so, dass Sie einfach eine Steuerbefreiung übers Finanzamt eintragen? Dort gibt es die Möglichkeit, weil das Finanzamt über das ELSTER in der Rückmeldung die Möglichkeit hat, den Freibetrag dort reinzubringen. Da hätte man die 300 Euro reinpacken können und fertig ist das Thema. Dann wäre es ein Datensatz gewesen, wird über den Arbeitgeber ausgezahlt und damit wäre der Steuerfreibetrag ganz klar so durchgelaufen, ohne irgendwelche zusätzlichen Aufgaben. So ist das doch wieder ein Moloch von Arbeit, der gekommen ist. Und warum es so ist? Ich weiß es nicht. Das ist das, wo wir uns öfter fragen: Warum, lieber Gesetzgeber, machen Sie solche komplizierten Gesetze, wenn es auch ganz einfache Lösungen gibt, die für den Kunden, für den Mitarbeiter und für die Unternehmen das Bessere sind? So, das zu diesem Thema.

00:09:22
Alexander Petsch: Wie sieht es denn aus, so aus Sicht der Mitarbeiter?

00:09:26
Olaf Wiese: Im Personalbüro haben die Kollegen teilweise wirklich Schwierigkeiten, dort hinterherzukommen. Was ist der Hack an dieser Stelle? Erstens die Krankenkassen sind recht informativ und dort gibt es Workshops, wo man sich darüber informieren kann, wie denn diese Thematiken gut gelöst werden sollten. Aus der Sicht der Krankenkasse. Die Softwarehäuser bieten das Gleiche auch an, dass sie meistens auch entweder das über Dokumentation haben, über Workshops und praktisch dann diese Informationen auch weitergeben. Dann müsste man sich damit beschäftigen, dass man sagt: Pass auf, wie sieht mein Produkt aus, was muss ich tun, was ist meine Aufgabe daran? Und Sie müssen sich damit auseinandersetzen. Das heißt, die Mitarbeiter haben eine immer höhere Belastung, in kürzerer Zeit neue Sachen zu lernen. Das heißt, der Druck, der auf dem Personalbuchhalter landet, ist dadurch natürlich immer höher, weil die Gesetze immer kurzfristiger, immer dichter nacheinander kommen und immer mehr von ihnen wollen. Das heißt, zum Beispiel gibt es eine große Digitalisierungswelle bei den Ämtern. Das fing 1998 an mit dem Digitalisieren, in dem damals die ersten, sage ich mal, Meldeprotokolle, die man früher mit der Hand machte, praktisch per Dakota oder per ELSTER, dann zum späteren Zeitpunkt hin und her geliefert wurden. Und das nahm seinen Lauf, dass Sie heute bald jede Meldung oder jede Art von Meldung elektronisch vornehmen. So gibt es ja zum Beispiel auch das eKUG, die elektronische Kurzarbeitergeldmeldung. Dass Sie nicht mehr dieses Formular dahin packen, sondern dass Sie das alles elektronisch machen. Sie geben das ein und sagen: Hey, ich schicke das meinem Arbeitsamt. Und jetzt, siehe da, beim Arbeitsamt kommt nichts an. Warum ist das so? Weil nicht alle Arbeitsämter die Zugänge fertig haben. Aber der Kunde weiß es nicht. Das heißt, für den Mitarbeiter ist das wirklich schwierig, im Personalbüro rauszufinden, welche Annahmestelle wie arbeitet. Das heißt, man kann sein Arbeitsamt anrufen, kann sagen: Hey, liebes Arbeitsamt, ich möchte dir diese Sachen schicken. Und wenn die auf der anderen Seite sagen jo, ich Arbeitsamt habe das, ich habe auch den Importer fertig und kann damit auch umgehen, habe die Software im Einsatz und ich bin bereit, damit zu arbeiten, dann funktioniert das. Das ist schon spannend. Aber wie soll der Mitarbeiter das wissen? Der sieht das ja nicht, weil das Gesetz sagt: Mach das, tu das. Hat deine Software die Zulassung? Jo, der Softwareanbieter sagt, ich habe es. Und dann sagt er, ich sende. So und das ist für den Personalbuchhalter an dieser Stelle so eine Sache zwischen Digitalisierung, zwischen Zukunft und zwischen dem, was ich kenne. Also das, was ich kenne, war gestern und das, was ich machen muss, ist morgen. Und dazwischen bewege ich mich und muss lernen, wie sieht meine Zukunft im Büro aus, die jeden Tag anders ist? Der Vorteil als Hack kann man also dazu sagen: Ich habe einen Arbeitsplatz, der dem ständigen Wandel unterlegen ist. Morgen ist immer anders, wie es gestern war. Jeder Tag... Das fängt morgens an, wenn Sie als Personalbuchhalter reinkommen und Sie haben auf dem Tisch oder digital, natürlich im Handy: Oh, ich habe zehn Krankmeldungen und sie fangen an zu organisieren, wie die Arbeit gemacht werden soll. Das ist die Begrüßung morgens um sieben. So, das zum Personalbuchhalter. Man darf den nie unterschätzen und der macht im Großen und Ganzen eine supertolle Arbeit und ist verantwortungsvoll und hat wirklich viele, viele Aufgaben, die oft nicht geschätzt werden. Oft ist das... Wie sagte man früher? Ach, der Lohn läuft ja nebenbei. Nein, der Lohn läuft nicht nebenbei und schon gar nicht von alleine und schon gar nicht so geräuschlos, wie man es will. Meistens ist das von der Geschäftsführung so gesehen, aber oftmals stellen die heute fest, dass die Digitalisierung einen großen Einzug in diesem Bereich hält. Und die Digitalisierung ist jetzt auch inzwischen oben bei der Geschäftsführung angekommen, dass der Lohn so anders per digitale Workflows abgerechnet werden soll. Und genau diese Wege sind die, die der Personalbuchhalter heute neu lernen muss, weil das, was Sie vorher mit Papier gemacht haben, gibt es nicht mehr. Sondern heute kommen die Workflows rein, Sie geben frei, Sie genehmigen, Sie stellen um, Sie sagen aha, passt das? Habe ich die Abschlüsse? Habe ich die Meldung? Habe ich sie nicht? Gibt es neue Meldungen? Gibt es andere Meldungen? Macht hoffentlich das Programm das richtig? Und die Arbeit hat sich dadurch für den Personalbuchhalter allein in den letzten zwei drei Jahren um circa 70 bis 80 % verändert. Wenn Sie noch vor zwei Jahren über eine Personalakte gesprochen haben, dann sagt man heute, na ja, Personalakte, selbstverständlich. Wo ist denn der Workflow dazu oder wo kann ich detailliert etwas sehen? Und wie geht das bitte vollautomatisch? So, das erwartet man heute, um das zu beantworten.

00:14:39
Alexander Petsch: Was wären denn so noch Tricks, um das besser zu machen?

00:14:44
Olaf Wiese: Besser zu machen? Da gibt es eine ganze Menge. Und zwar erstens geht das Bessermachen um die Digitalisierung der Firmen als solches. Also ich kenne viele Firmen, auch viele, mit denen ich hier verbunden bin über die Unternehmerverbände hier im Landkreis Verden-Rotenburg, wo ich zu Hause bin. Und wenn ich sehe, wie viele Firmen noch arbeiten, ist das meist noch der Stand von gestern. Um es auch wirklich so zu formulieren. Was kann ich verbessern? Indem ich als Unternehmer auch den Personalbereich digitalisiere. Das erleichtert dem Personalbuchhalter natürlich die Arbeit, weil dann die Daten automatisch hinzugefügt werden. Das ist die eine Seite der Medaille. Die andere Seite der Medaille ist ja, dass natürlich diese Daten erhoben werden müssen, was Urlaub betrifft, was Krankheit betrifft usw. Das bedeutet natürlich, dass im, sage ich mal, Unternehmen die Daten von den Mitarbeitern geführt werden, von den Teamleitern freigegeben werden und natürlich als workflowgeführte Daten im Personalbüro ankommen, wo früher die Urlaubsscheine hinein flatterten und Sie diese erfassten. Diesen Teil gibt es nicht mehr. Der ist nicht mehr existent. Sondern heute kommen die Datensätze an als genehmigte Urlaubsworkflows, wo man dann sagt, ja der Urlaub ist es oder ja, die Krankheit ist es. Zumindest glaubhafte Krankheit ist es. Was dann ja natürlich nach diesen neuen Meldeformaten eAU, was ja der Personalbuchhaltung auch übergeholfen wurde, weil es ja keinen gelben Schein mehr geben darf. Versucht man jetzt festzustellen, ist denn die Krankheit wirklich die Krankheit? Woher soll der Personalbuchhalter das wissen? Er kann es nicht wissen, sondern hoffentlich ist sein Softwareprodukt eAU abgenommen. Das heißt, praktisch die automatische Datenschnittstelle für die Krankenscheine. So, und dann muss man natürlich hoffen: Aha, ist der Mitarbeiter denn überhaupt privat versichert oder ist der über die GKV versichert, also die normalen Krankenkassen? Dann kann er Daten bekommen. Dann ist die nächste Frage für den Personalbuchhalter: Ist die Krankheit, über die wir reden, eine normale Krankheit oder ist das Eltern-Kind-krank? Die Eltern-Kind-krank ist nicht vorgesehen. So und das sind solche Sachen, die in diesen Meldestrukturen, die dann natürlich als nächsten Punkt kommen, mit abgebildet werden müssen. Und das ist das, was bei der Prüfungsbehörde ja auch als Thema steht, dass man das daraufhin erweitert. Aber da müssen sich alle Parteien einig sein und das sind sie eben nicht und das ist die Problematik dahinter. Und die privaten Kassen interessiert es überhaupt nicht. Darum hat der Unternehmer jetzt an dieser Stelle drei verschiedene Arten von Krankmeldungen aus der grundsätzlichen Sicht, weil sie erst mal sagen die Normalen, die Privaten und alles, was Eltern- Kind-krank ist, ist auch nicht dabei. So, und das ist das, was jetzt im Augenblick digitalisiert wird und das muss der Personalbuchhalter alles umsetzen. Mit den digitalen Workflows haben Sie aber den Vorteil, dass Sie dann einen einheitlichen Arbeitsfluss haben und wenn alles gut geht, Sie... Ich sage nicht auf das Knöpfchen drücken und können abrechnen, das wäre die Wunschvorstellung, aber man kann dem schon sehr nahe kommen, dass man sagt, es gibt Programme in Deutschland, die an diesem Schritt auch schon sehr dicht dran sind, weil sie die Zuführung der Daten automatisieren, den Abfluss automatisieren, die Bankdaten haben, die Meldedaten haben, die Datenbanken versorgen und dann wirklich sagen: Habe ich neue Mitarbeiter? Habe ich Mitarbeiter nicht mehr, also sind sie entlassen? Oder haben Mitarbeiter ihre Zeiten reduziert und verändert? Sind mehr Stunden genehmigt? Gibt es irgendwelche Wechselsichten? Gibt es nachträglich irgendwelche bestimmte Stunden? Und dann könnten Sie theoretisch abrechnen, es sei denn, Sie haben noch Tarifpartner im Werk. Die gibt es natürlich auch noch, die dann noch wieder ihre eigene Sicht der Dinge haben. Tarifpartner sind dann die Parteien, die zwischen dem Unternehmer, Arbeitgeberverband und den Gewerkschaften stehen, wo man sagt, aha, der Mann oder Frau bekommt ein Plus oder Minus und das muss dann noch der Personalbuchhalter ebenfalls berücksichtigen. Also man kann sagen, der Personalbuchhalter ist wirklich ein geforderter Arbeitsplatz, der wirklich intensiv sich damit auseinandersetzt. Und das kann einem auch nicht die Lohnbuchhaltung abnehmen, weil die als Software nicht erkennen kann, was dieser Tarif in dieser Situation genehmigt oder nicht genehmigt. Also das heißt, wer einen Job sucht, der ständig ändernd ist, der ständig etwas Neues bietet, dann sind Sie beim Personalbuchhalter genau richtig.

00:19:35
Alexander Petsch: Ja, und ich glaube, Personalbuchhalter werden in Deutschland auch gerade händeringend gesucht. Also aus meiner Wahrnehmung ist die Anzahl der offenen Stellen in dem Bereich so hoch wie nie.

00:19:51
Olaf Wiese: Das stimmt, weil es dort einen Strukturwandel gibt. Der Strukturwandel heißt, dass die älteren Buchhalter im Augenblick alle in Rente gehen. Und früher war der Beruf des Personalbuchhalters ja an sich sehr begehrt, weil wenn Menschen ändernde, sage ich mal, Anforderungen haben wollen, sind sie da richtig. Natürlich stehen sie immer im Fokus zwischen Geschäftsführung, Mitarbeiter und sind immer eine Schnittstelle dazwischen, wo man dann sagt: Pass auf, das ist der Wunsch, das ist die Wirklichkeit und das kann ich abrechnen. Das sind drei Welten, die manchmal aufeinandertreffen, weil der Mitarbeiter sagt dann: Oh, wieso habe ich so wenig Geld? Der Arbeitgeber sagt: Das haben wir aber vereinbart. Und der Buchhalter sagt: Ich habe das für dich so abgerechnet, wie ihr das abgestimmt hat. Und dazwischen steht der einfach. So, das heißt, es ist richtig, dass diese Stelle sehr vakant draußen ist. Das stimmt. Und wie kann man dem entgegnen? Das muss man auch dabei mit klären, weil es einen Fachkräftemangel im hohen Grade gibt. Warum ist das so? Weil der heutige Personalbuchhalter sich nicht nur mit dem Lohn-Gesetz-Thema auseinandersetzen darf, das ist ja ein Teil, sondern durch diese Digitalisierung, die ich vorher angesprochen habe, haben Sie als Personalbuchhalter natürlich auch die Anforderung, technologisch sich damit auseinanderzusetzen. Das heißt, wenn Sie auf der einen Seite logische Daten haben, die aufgrund eines Workflows herauskommen, auf der anderen Seite haben Sie die Personalstammdaten, die aus einer Lohn-Software kommen und auf der dritten Seite haben sie auch Dokumente, die hinzu fließen, die dann in die Personalakte fließen. Das heißt, sie haben drei verschiedene Arten von Datenströmen erst einmal grundsätzlich. Zudem haben sie dann natürlich zu tun, dass Sie sich mit den technischen Gegebenheiten auseinandersetzen dürfen, wenn das Finanzamt oder Krankenkasse oder Unfallversicherung oder andere Institutionen wie Landesämter, die ja auch immer was möchten oder alleine die Schwerbehindertenmeldung, die es gibt... Praktisch sich auseinanderzusetzen, wie denn dort praktisch diese Meldungen gewünscht sind. Das heißt, diese ganzen Themen darf ein Personalbuchhalter lernen oder erlernen und sich mit den ständigen Änderungen auseinandersetzen. So, das heißt der Beruf des Personalbuchhalters ist das Eine, das technische Verständnis das Andere, die ständigen Änderung ein dritter Fakt. Wie kann man dem begegnen? Das ist ja die Frage, die Sie gerade stellen. Das heißt, erstens Ausbildung junger Kräfte. Es gibt sehr wohl junge Leute, die Abitur gemacht haben und die sagen: Hey, ich will Personalbuchhalter werden, ich möchte in diesem Bereich arbeiten und ich freue mich auf diese Herausforderung. Diese Menschen finde ich ganz toll, weil die sehen, was es da für Innovationen gibt. Innovationen im Bereich von Änderungen. Aber sind die Änderungen auch wirklich die, die ich will, ist eine andere Sache. Dann gibt es Studium und Weiterbildung in dem Bereich. Also mathematisch gesehen kann man da viel machen in dem Bereich. Dann kann man die Digitalisierung als Ziel definieren. Das heißt, wenn Sie junge Leute haben, sagen Sie: Mensch, was würde denn Ihnen an Ihrem Arbeitsplatz gut gefallen, dass Sie sagen, hey, ich will Personalbuchhalter werden? Dann kommt doch meistens: Hey, ich will digital arbeiten. Für mich ist das Handy kein Fremdwort und für mich ist ein Tablet eine normale Arbeitsgrundlage und damit kann ich eine komplette Abrechnung machen. Damit kann ich alles durchführen. So, und ich kann am besten noch am Strand auf Mallorca liegen. So, das ist die Vorstellung, die da passieren kann. In der Digitalisierungswelt können Sie das auch genauso machen, denn Sie müssen in diesem Fall überhaupt nicht beim Unternehmen vor Ort sein, weil alle Daten im Grunde genommen digital sind und dafür hat Corona gesorgt, dass man so arbeiten kann und dass man so auch denkt. Nun kommen wir zum Fachwissen. Das Fachwissen als Grundlage der Personalbuchhaltung wird eher marginal, sag ich mal, mitgegeben. Das heißt, die jungen Kräfte, die zu uns kommen oder die jungen Kräfte, die wir ausbilden, bekommen aus dem Bereich Buchhaltung, Personalbuchhaltung nur einen Teil vom SV-Recht, also Sozialversicherungsrecht, ausgesprochen oder vom Steuerrecht mit. Das ist aber, sage ich mal, 20 % vielleicht. So, diese 20 % brauche ich aber, um überhaupt den Einstieg zu erhalten, um die nächsten Punkte überhaupt zu erlernen. Was heißt das? Die nächsten Punkte heißen natürlich: Was sind die wirklichen Punkte? Warum? Was macht das aus? Ich sage mal, wir arbeiten zum Beispiel viel mit DATAKONTEXT zusammen. Dort gibt es dieses Buch „Das Einmaleins des Lohnbuchhalters“. Das nutzen wir seit Jahren. Das finden wir persönlich gesehen sehr, sehr gut formuliert. Und dieses Fachbuch auf über 400 Seiten hat erst mal eine Grundlage, wo man sagt: Was ist die Materie, mit der ich arbeite? Grundlage Personalbuchhalter, dann das lernen. So, das lernen und dann anwenden. Dass man zumindest erst einmal versteht, wie komme ich von einem Bruttolohn zu einem Nettolohn? Das ist der eine Punkt. Was kann man dann machen? So, Erfolgsfaktoren. Was ich über jetzt 37 Jahre gesehen habe, ist immer auch der Punkt: erleben lassen. Wenn Sie junge Menschen haben, die sollen sich von außen vorstellen, ich werde Personalbuchhalter. Dann guckt der Mensch Sie an, weiblich, männlich, sagt er: Was ist das? Was ist meine Aufgabe? Das will er natürlich wissen. Hat er vollkommen recht. Die Wahrheit ist, er kann sich es nicht mal vorstellen. Also laden Sie ihn ein. Nehmen Sie ihn mit auf die Reise. Lassen Sie ihn mal mit den Fachkräften abrechnen, dass er mal ein Gefühl dafür bekommt. Ja, hier kommen Stunden an, hier kommen Werte an, hier kommt irgendwo eine Abrechnung und hinten kommt irgendwo das Geld raus. Ich sage mal, das ist ja so, das Geld kommt nicht nur aus dem Automaten, weil ich welches vorher reingetan habe, sondern irgendwie muss es ja auch einen Verlauf der Daten geben und das macht der Personalbuchhalter. So, wie bekomme ich dieses neue Personal? Heute ist das Personal in diesem Fachbereich sehr weit gefächert. Es ist heute meistens nicht örtlich gebunden, weil von überall her können sie überall arbeiten. Das ist auch so. Corona hat es ja gezeigt, dass Sie digital sich überall zuschalten können und dadurch auch von München in Hamburg arbeiten können oder von Berlin in Bochum. Also gehen tut das sehr wohl. Was ist der Nachteil bei so einer digitalen Arbeitsweise? Dass die soziale Komponente zum Unternehmen und die Bindung zum Unternehmen nicht mehr existent ist. Das ist der Nachteil. So und das hat ja Corona auch gezeigt. Alle Sachen, die im Bewerbungsprozess oder Einstellungsprozess gelaufen sind und die Mitarbeiter haben das Unternehmen noch niemals gesehen, sind eingestellt und arbeiten und kennen den Unternehmer noch nicht mal. Das heißt, wie soll der Mitarbeiter dort eine Verbindung aufbauen? Die ist nicht mehr da. Selbst zu den Kollegen ist keine Verbindung mehr da.

00:27:05
Alexander Petsch: Das würde ich... Da würde ich widersprechen.

00:27:08
Olaf Wiese: Okay.

00:27:09
Alexander Petsch: Ich finde, es bedarf da anderer Prozesse und anderer Strukturen, vielleicht anderer digitaler Meetings, aber... Also ich bin sowohl an einer Firma beteiligt, die jahrzehntelang gar kein Büro hatte, hätte ich jetzt gesagt. Und als ich da eingestiegen bin, war ich als erster Aufschlag sozusagen bei dem Jahres-Kick-Off dabei. Ich habe einen halben Tag gebraucht, um zu verstehen, dass ich die meisten der Kolleginnen und Kollegen noch nie vorher persönlich getroffen habe. Das hat man nicht gemerkt, weil sie einfach sehr eng Monate, Jahre schon zusammenarbeiten. Da ist genau so eine Bindung da. Also es bedarf eines anderen Vorgehens, einer anderen Meeting-Struktur. Also ich bin ein großer Freund von Digitalisierung und auch vom hybriden Arbeiten und ich glaube, dass man da, wenn man das richtig nutzt, mehr Chancen als Risiken hat.

00:28:13
Olaf Wiese: Also ich sage mal, wir betreuen nun über 1042 Unternehmen. Das ist sehr viel und machen 2,4 Millionen Abrechnungen. Und ja, ich stimme Ihnen auf der einen Seite zu, trotzdem bleibe ich auf der anderen Seite. Der soziale Aspekt, der ist nicht da, weil Sie haben nur eine digitale Sicht des anderen. Es ist ja nicht so, dass Sie mit dem in der Kaffeeküche zusammenstehen und sagen: Mensch, was hast du gestern gemacht, wie geht es deiner Frau? Die Frage können Sie gar nicht stellen, das ist gar nicht da. Natürlich gibt es eine Medienkultur. Natürlich gibt es dann Daily Meetings, Scrum Meeting, Sprints und was es alles gibt. Das haben wir auch alles. Das ist richtig. Ich freue mich mal manchmal, auch wenn ich die anderen mal sehe und einfach mal beim Tisch sehe und sage: Mensch, wie geht es dir eigentlich? Also vom Menschlichen. Das ist aber eine Philosophiefrage, natürlich. So, wenn wir noch mal auf die Leute zurückkommen: Wie bekommt man neue Kräfte? Heute ist das so, dass es ein Zufluss von Kräften aus dem Ausland gibt, weil es in Deutschland Fachkräftemangel gibt in sehr hochgradigen Formen. Und es gibt viele ausländische Kräfte, die nach Deutschland strömen, die aber genau diese Fachrichtung abbilden und die auch im Personalbuchhaltungsbereich sehr wohl die Abrechnung hervorragend durchführen können und auch das technische Verständnis dafür haben. Um die Frage so abschließend auch zu beantworten.

00:29:43
Alexander Petsch: Ja, nehmen wir auch wahr. Wir haben viele Bewerbungen immer wieder aus dem Ausland, die dann sich sozusagen die deutschen Besonderheiten, ich sage mal, drauf geschafft haben. Und es ist natürlich auch eine gute Einstiegsmöglichkeit.

00:30:02
Olaf Wiese: Ja, der Punkt ist, die Menschen müssen sich auch damit auseinandersetzen. Sie müssen ein logisches Verständnis haben und sie müssen einfach schlicht auch die Verantwortung annehmen. Das ist so ein bisschen der Punkt. Annehmen heißt in diesem Fall zu sagen: Mensch, das ist die Personalbuchhaltung, da ist ein neues Gesetz, das sieht so und so aus und wie gehe ich damit um? So, das müsste so eine der Anforderungen immer an einem Personalbuchhalter sein. Weil ich habe das oft in Bewerbungsgesprächen früher mal immer so ein bisschen propagiert. Nämlich habe ich gesagt, so, ich lege mal hier das Gesetz auf den Tisch. Ich habe damals immer das Altersteilzeit-Gesetz genommen, da haben sich die meisten die Finger dran gebrochen. Dann habe ich zu denen gesagt: So, jetzt rechnen sie mal eine KV-Luft aus. Den meisten ging die Luft wirklich aus, aber nicht die KV-Luft, sondern sie haben gar nicht begriffen, was überhaupt Luft-Berechnungen sind. So, aber das sind ganz normale Termini, die sie im Lohn haben. Wenn Sie sagen, ich will eine Luft berechnen, das ist ja nicht die Luft eines Vakuums, sondern ganz bestimmte Berechnungsmodelle, wie man nachher bestimmte Bereiche berechnet. Aber das kann die ITSG sehr, sehr gut erklären. Da gibt es viele, viele Prüfungen dazu. Also von der Seite her...

00:31:19
Alexander Petsch: Was ist die KV-Luft jetzt?

00:31:21
Olaf Wiese: Die KV-Luft ist praktisch die Differenz zwischen dem, was er hätte arbeiten sollen. Er geht in Altersteilzeit, hat praktisch seine 40 Stunden, geht in die Passive rein und ist zum Beispiel krank und dann entsteht eine Luft. Weil Sie diesen Teil nämlich nicht zahlen, sondern die Krankenkasse zahlt. Zum Beispiel. Das ist eine Art von Luft. Es gibt sechs Arten von Luft-Berechnung. Das ist ein kleines Teilgesetz, was mir mal der ITSG-Chef 1998 beigebracht hat. Und als er die sechste Berechnung in mir hineingedrückt hat, dann habe ich gesagt: Oh Gott! Wer soll das noch verstehen? Weil da ist die 42-Tage-Regelung noch das Einfachste. Es geht noch schlimmer.

00:32:03
Alexander Petsch: Ja, Herr Wiese, zum Schluss haben Sie noch einen Tipp?

00:32:08
Olaf Wiese: Der Personalbuchhalter ist der beste Job der Welt.

00:32:14
Alexander Petsch: Also an alle die, die noch nach einer neuen Herausforderung suchen. Ja, herzlichen Dank.

00:32:21
Olaf Wiese: Ja, ich hoffe, Ihnen hats gefallen. Weil ich als Unternehmer das auch sagen kann: Wenn man sich 37 Jahre mit Personalbuchhaltung und Lohnbuchhaltung auseinandersetzt, haben Sie genau praktisch diese Sichtweise der Dinge. Sonst würden Sie das gar nicht machen.

00:32:39
Alexander Petsch: Ja, ja, also beste Gesundheit. Und wenn ihr den Podcast noch mal nachlesen wollt als Interview, einfach auf HRM.de gehen, Olaf Wiese eingeben und dann werdet ihr es finden. Glückauf und bleibt gesund und denkt dran, der Mensch ist der wichtigste Erfolgsfaktor für euer Unternehmen.