Können wir es uns leisten, so weiterzuarbeiten wie bisher?
Der demografische Wandel macht auch vor der öffentlichen Verwaltung nicht halt. Bis 2030 droht ein massiver Fachkräftemangel: Laut einer PwC-Studie fehlen bis zu eine Million Arbeitskräfte, während McKinsey von 840.000 fehlenden Fachkräften ausgeht. Dies bedeutet eine erhebliche Belastung für Unternehmen und Verwaltungen, die bereits jetzt Schwierigkeiten haben, offene Stellen zu besetzen.
Automatisierung, Digitalisierung, Künstliche Intelligenz (KI) und Organisationstransformation sind essenzielle Lösungsansätze, um dieser Herausforderung zu begegnen. Gleichzeitig wächst der Bedarf an neuen Skills – insbesondere in den Personalabteilungen, die sich selbst digitaler aufstellen müssen. Ohne eine Anpassung an die neuen Gegebenheiten drohen Ineffizienz, steigende Kosten und eine geringere Wettbewerbsfähigkeit.
Behördliche Prozesse wie die Beantragung von BAföG oder die Steuererklärung laufen zunehmend digital ab. Um Deutschlands Verwaltungen fit für das digitale Zeitalter zu machen, ist ein tiefgreifender Wandel unerlässlich. Technologien wie KI, Prozessautomatisierung und datengetriebene Entscheidungsfindung setzen neue Kompetenzen voraus. Doch mit klassischen Recruiting-Maßnahmen oder Schulungsprogrammen allein ist es nicht getan – vielmehr ist eine enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen entscheidend, um deren spezifische Anforderungen zu verstehen und umzusetzen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Digitalisierung nicht nur als technische Modernisierung verstanden wird, sondern als integraler Bestandteil einer zukunftsfähigen Personalstrategie.
Digitale Tools als Unterstützung für Personalbereiche
Der Fachkräftemangel zwingt Organisationen, sich darauf einzustellen, dass nicht alle offenen Stellen besetzt werden können. Dies betrifft auch die Personalabteilungen selbst, die unter Personalknappheit leiden. Ohne den gezielten Einsatz digitaler Technologien drohen Prozesse ins Stocken zu geraten, was langfristig die gesamte Organisation beeinträchtigen kann.
Moderne Technologien und optimierte Prozesse sind entscheidend, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und Engpässe zu überbrücken. Die Einführung digitaler Tools ist dabei keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit, um wachsende „Digitalisierungsschulden“ zu vermeiden. Eine unzureichende digitale Infrastruktur kann dazu führen, dass Unternehmen im Wettbewerb um Talente zurückfallen und ihre Attraktivität als Arbeitgeber verlieren.
Beispiele für solche digitalen Lösungen sind die elektronische Personalakte, papierlose Workflows oder E-Learning-Plattformen für Mitarbeiterschulungen. KI-gestützte Software kann bei der Terminfindung unterstützen und – sofern sie ohne Vorurteile trainiert wurde – Bewerber:innen objektiver auswählen und beurteilen. Ebenso ermöglichen digitale Lösungen eine effizientere Verwaltung von Arbeitszeiten, Fortbildungen und Mitarbeitergesprächen. In Zeiten zunehmender Remote-Arbeit gewinnen flexible und cloudbasierte HR-Systeme zusätzlich an Bedeutung, da sie ortsunabhängiges Arbeiten erleichtern und administrative Aufgaben reduzieren.
Eine Kultur des Wandels schaffen
Damit digitale Tools erfolgreich implementiert werden können, muss die Trennung zwischen Personal- und IT-Abteilungen aufgebrochen werden. Eine übergreifende Digitalstrategie fördert den Austausch und stärkt die Zusammenarbeit. Unternehmen müssen sich darüber bewusst sein, dass die Einführung neuer Technologien allein nicht ausreicht – der Erfolg hängt maßgeblich von der Akzeptanz und dem Engagement der Mitarbeitenden ab.
Doch technologische Veränderungen allein reichen nicht aus. Eine gelebte Kultur des Wandels ist erforderlich, um neue Systeme nachhaltig zu etablieren. Mitarbeitende müssen aktiv in den Transformationsprozess eingebunden und entsprechend geschult werden. Hier sind Organisationen gefordert, Rahmenbedingungen zu schaffen, die diese Entwicklung gezielt unterstützen. Dies umfasst nicht nur Schulungen und Weiterbildungen, sondern auch eine transparente Kommunikation, die die Vorteile digitaler Prozesse klar macht und Ängste vor Veränderungen abbaut.
Angesichts des Fachkräftemangels stellt sich zudem die Frage: Welche Strukturen können wir uns in Zukunft noch leisten? Wie hoch muss unser Digitalisierungsgrad sein, um für qualifizierte Talente attraktiv zu bleiben? Unternehmen und Verwaltungen, die diese Fragen strategisch angehen, sichern sich langfristig Wettbewerbsvorteile. Gleichzeitig müssen sie darauf achten, dass Digitalisierung nicht zu einer zusätzlichen Belastung für Mitarbeitende wird, sondern sie im Arbeitsalltag entlastet und ihre Produktivität steigert.
Die Personalabteilung der Zukunft
Die Verantwortung liegt nun bei den Entscheider:innen, die Digitalisierung voranzutreiben, um den Herausforderungen des demografischen Wandels zu begegnen. Dabei gilt es, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die den menschlichen Faktor nicht außer Acht lässt. Digitale Transformation darf nicht nur als technologische Umstellung betrachtet werden, sondern muss als ganzheitlicher Prozess verstanden werden, der sowohl Prozesse als auch Unternehmenskultur und Führung verändert.
Organisationen, die diese Transformation frühzeitig erkennen und konsequent umsetzen, werden langfristig erfolgreicher sein. Die digitale Revolution der Personalabteilungen im öffentlichen Sektor ist längst keine Zukunftsvision mehr – sie ist eine unvermeidliche Notwendigkeit, um die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt zu meistern. Nur durch eine proaktive und durchdachte Digitalisierungsstrategie können Unternehmen und Verwaltungen langfristig erfolgreich bleiben und sich im Wettbewerb um Talente behaupten.
Mehr über die Autorin Jana Janze
Jana Janze ist eine erfahrene Beraterin und Expertin für Verwaltungsinnovation und Organisationsentwicklung. Seit über 15 Jahren unterstützt sie die digitale Transformation von Ministerien, Ländern und Kommunen in Deutschland und weltweit. Sie gründete und leitet das Start-up „GovMarket“, welches die Beschaffung von GovTech-Produkten vereinfacht und die Verwaltung effizienter gestaltet. 2024 gründete sie mit ihrem Mann Janze & Janze, um die Verknüpfung von Menschen und IT zu fördern und die öffentliche Verwaltung weiterzuentwickeln. Sie verbinden Expertise und Leidenschaft, um den Wandel gemeinsam zu gestalten und Herausforderungen zu meistern.
