Unternehmen, die externe Mitarbeitende über Zeitarbeitsfirmen einsetzen, tragen ein oft
übersehenes Risiko: die sogenannte Subsidiärhaftung. Kommt ein Personaldienstleister
seinen Zahlungsverpflichtungen gegenüber dem Finanzamt, Krankenkassen oder
Berufsgenossenschaften nicht nach, kann das Einsatzunternehmen zur Kasse gebeten
werden. Ohne eigenes Verschulden und unter Umständen mit erheblichen finanziellen
Schäden.
In einer sich ständig verändernden gesetzlichen und wirtschaftlichen Umgebung ist es daher
wichtiger denn je, geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Ein modernes, automatisiertes
Compliance-Management kann hier den entscheidenden Unterschied machen.
Subsidiärhaftung: Das versteckte Risiko der Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern
Die Subsidiärhaftung ist gesetzlich klar geregelt und kann vertraglich nicht ausgeschlossen
werden. Das bedeutet: Wenn ein Personaldienstleister etwa Lohnsteuern,
Sozialversicherungsbeiträge oder Beiträge an die Berufsgenossenschaft nicht bzw. nicht
vollständig abführt, haften die Unternehmen, die dessen Dienstleistungen in Anspruch
genommen haben.
Auch wenn in der Praxis über viele Jahre hinweg keine Haftungsfälle aufgetreten sein mögen
– das Risiko bleibt real. Monatlich werden in Deutschland neue Fälle bekannt, in denen
Unternehmen plötzlich mit erheblichen Forderungen konfrontiert werden. Beträge von
mehreren Tausend bis zu sechsstelligen Summen sind keine Seltenheit.
Warum klassische Nachweise wie Unbedenklichkeitsbescheinigungen nicht ausreichen
Viele Unternehmen versuchen, sich durch die regelmäßige bzw. stichprobenartige
Anforderung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen ihrer Personaldienstleister abzusichern.
Doch diese Methode bietet nur eine trügerische Sicherheit:
Keine rechtliche Entlastung: Unbedenklichkeitsbescheinigungen bieten keine rechtliche Absicherung und stellen lediglich eine Momentaufnahme dar.
Gefälschte Dokumente: Ihre Echtheit ist schwer zu prüfen, Fälschungen kommen in der Praxis immer wieder vor.
Zeitliche Lücken: Stichprobenhafte Prüfungen decken nur einzelne Zeitpunkte ab und übersehen Entwicklungen zwischen den Kontrollen.
Verborgene Risiken: Stundungen und Ratenzahlungen werden in Unbedenklichkeitsbescheinigungen oft nicht offengelegt und können verdeckte Haftungsrisiken verursachen.
Kurz gesagt: Wer sich allein auf Unbedenklichkeitsbescheinigungen verlässt, geht ein
erhebliches finanzielles Risiko ein.
Ganzheitliches, tagesaktuelles Compliance-Management als Schlüssel
Ein wirksamer Schutz gegen Subsidiärhaftung erfordert mehr als gelegentliche Prüfungen.
Moderne, webbasierte Plattformen für automatisiertes Compliance-Management setzen
genau hier an und bieten entscheidende Vorteile:
Volle Transparenz: Sämtliche Zahlungen an Krankenkassen und Berufsgenossenschaften werden regelmäßig und lückenlos auf Betriebsstättenebene geprüft – nicht mehr nur stichprobenartig.
Tägliche Kontrolle der Arbeitnehmerüberlassungserlaubnisse: Änderungen oder Entzüge werden unmittelbar erkannt, dank automatisierter Abgleiche mit den aktuellen Daten der Bundesagentur für Arbeit.
Fälschungssichere digitale Zertifikate: Prüfbescheinigungen mit QR-Codes ermöglichen jederzeit eine sichere und schnelle Überprüfung der Echtheit.
Für Einsatzunternehmen bedeutet das nicht nur maximale Transparenz und Sicherheit: Durch
die vollständige Automatisierung reduziert sich auch der eigene Aufwand auf ein Minimum.
Weder Zeit noch personelle Ressourcen müssen für die Beschaffung oder Prüfung von
Nachweisen gebunden werden – Compliance wird so zur Selbstverständlichkeit im
Hintergrund, ohne die Abläufe im Tagesgeschäft zu belasten.
Weitere Schutzmöglichkeiten: Versicherungen und Alternativen zu Bankbürgschaften
Zusätzlich zur Compliance-Dokumentation gibt es weitere sinnvolle Schutzinstrumente:
Bankbürgschaften: Diese stellen zwar faktische, finanzielle Absicherung im Schadensfall dar, sind in der Praxis aber oft schwer durchzusetzen, für nur den jeweils stellenden Personaldienstleister einsetzbar und reichen oftmals im Schadensfall nicht aus. Außerdem endet der Schutz mit der Rückgabe der Bürgschaft – obwohl Haftungsrisiken bis zu fünf Jahre später noch entstehen können.
Spezielle Haftpflichtversicherungen: Innovative Versicherungslösungen wie z.B. SubsidiärProtect® des IZS Institut für Zahlungssicherheit sichern Einsatzunternehmen umfassend gegen finanzielle Schäden aus der Subsidiärhaftung ab. Im Gegensatz zu Bankbürgschaften sind automatisch alle Entleihungen bei versicherbaren Zeitarbeitsfirmen abgedeckt, eine separate An- und Abmeldung beim Versicherer ist ebenso wenig nötig wie die Mitwirkung der Lieferanten. Der Schutz bleibt auch nach dem Ende der Zusammenarbeit mit dem Personaldienstleister bestehen und deckt sogar rückwirkende Schadensfälle. Besonders vorteilhaft: Versicherungssummen können flexibel auf verschiedene Personaldienstleister verteilt werden. Damit entfällt die aufwendige Verwaltung einzelner Bürgschaften.
Weitere Schutzmöglichkeiten: Einbehalte auf Rechnungen, Bankbürgschaften und Versicherungen
Zusätzlich zu einer umfassenden Compliance-Dokumentation gibt es weitere Instrumente,
um sich gegen finanzielle Risiken der Subsidiärhaftung abzusichern:
Einbehalte auf Rechnungen: Manche Einsatzunternehmen behalten einen Teil der Zahlungen an ihre Personaldienstleister ein, um sich im Schadensfall finanziell abzusichern. In der Praxis ist diese Methode jedoch weitgehend unwirksam: Einbehalte verursachen erheblichen Verwaltungsaufwand, verlieren ihre Schutzfunktion nach Auszahlung des einbehaltenen Betrags und können zudem bei Insolvenz eines Lieferanten rechtlich angefochten werden. Damit entfällt die vermeintliche Sicherheit oft genau dann, wenn sie am dringendsten benötigt wird.
Bankbürgschaften: Diese bieten zwar eine finanzielle Absicherung, sind jedoch in der Praxis häufig schwer bei allen Lieferanten umzusetzen. Bürgschaften gelten jeweils nur für den einzelnen Personaldienstleister, decken Schäden oft nur teilweise ab und enden mit der Rückgabe der Bürgschaftsurkunde – obwohl Haftungsansprüche noch bis zu fünf Jahre später entstehen können.
Spezielle Haftpflichtversicherungen: Innovative Versicherungslösungen wie SubsidiärProtect® sichern Einsatzunternehmen umfassend gegen Schäden aus Subsidiärhaftung ab. Im Gegensatz zu Bankbürgschaften deckt die Versicherung automatisch alle Entleihungen bei versicherbaren Zeitarbeitsfirmen ab. Der Schutz bleibt auch nach dem Ende einer Geschäftsbeziehung bestehen und deckt auch rückwirkend im Laufe der Versicherungsdauer entstandene Schadensfälle. Besonders vorteilhaft: Versicherungssummen können flexibel auf beliebige Personaldienstleister verteilt werden, was eine aufwendige Verwaltung einzelner Bürgschaften überflüssig macht.
Fazit: Ganzheitliches, tagesaktuelles Compliance-Management ist heute Pflicht, nicht Kür
Die Zeit, in der ein sporadisches Einholen von Unbedenklichkeitsbescheinigungen ausreichte,
ist vorbei. Wer heute in der Arbeitnehmerüberlassung tätig ist, sollte auf ein ganzheitliches,
tagesaktuelles und idealerweise automatisiertes Compliance-Management setzen. Nur so
lassen sich eigene Prüf-Aufwände auf null reduzieren und finanzielle Risiken durch die
Subsidiärhaftung wirksam minimieren.
Zusätzlich empfiehlt sich der Abschluss einer spezialisierten Haftpflichtversicherung, um
auch gegen unerwartete oder rückwirkende Forderungen abgesichert zu sein.
Handeln Sie proaktiv: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Compliance-Prozesse zur
Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern und stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht nur
auf veraltete Sicherungsmechanismen verlassen. Transparenz, Aktualität und professionelle
Absicherung sind die neuen Standards für verantwortungsbewusste Einsatzunternehmen.
