Motivation und Vertrauenskultur durch Zeitwirtschaft

Rechtliche Grenzen einhalten

Trotz flexibler Arbeitszeiten müssen Regelungen im Arbeitsgesetz wie Ruhezeiten und die Höchstarbeitszeit eingehalten werden. Diese Anforderung kann ein Arbeitgeber mit einem Zeiterfassungssystem auch bei externen Kräften und Home-Workern erfüllen. Die Zeiterfassung selbst muss datenschutzrechtlichen Bestimmungen nachkommen und darf die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter nicht verletzen. So ist eine Dauerüberwachung oder die Prüfung des Aufenthaltsortes der Mitarbeiter unzulässig. Bei der Einführung einer Zeiterfassung hat außerdem der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, soweit dieser im Unternehmen vorhanden ist.

Zeiterfassung richtig einführen

Die Stechuhr hat noch immer das Image eines einseitigen Kontrollinstruments und steht damit für viele Anwender in der Schmuddelecke. Das ändert sich jetzt. Moderne Zeiterfassungssysteme sind schon lange keine Blackboxen mehr. Ganz im Gegenteil. Die Systeme besitzen meist einen Self-Service-Bereich, über den Mitarbeiter ihre Zeitdaten einsehen können. Das schafft Vertrauen zum Arbeitgeber und motiviert gleichermaßen.

Mit diesen fünf Argumenten gelingt es Unternehmen, das Verständnis
der Mitarbeiter für die Einführung intelligenter Zeiterfassungssystemen zu stärken:

1.         Zeiterfassung ist notwendig, um flexible Arbeitszeitmodelle einzuführen.
2.         Mitarbeiter können ihre Zeitdaten jederzeit selbst einsehen.
3.         Unbezahlte Überstunden werden abgeschafft.
4.         Ungleichgewichte in der Arbeitsverteilung können minimiert werden.
5.         Zeiterfassung ist bei Kundenaufträgen unerlässlich, um Preise zu
            kalkulieren bzw. Stunden abzurechnen oder feste Zeitbudgets im Blick zu behalten.

Wie Zeiterfassung Vertrauen und Motivation fördert

Nicht nur häufige und direkte Kommunikation wirken unterstützend. Auch Projektmanagementsysteme können einen großen Beitrag leisten. Sie machen beispielsweise sichtbar, wer gerade woran arbeitet und welche Aufgaben noch offen sind. Moderne elektronische Zeiterfassungssysteme wie askDANTE geben zusätzlichen Überblick, ob Zeitbudgets eingehalten werden und wer wie lange an einem Teilprojekt oder einer Aufgabe gearbeitet hat. Eine übersichtliche Teamverwaltung inklusive Reporting versteht sich von selbst. Betriebswirtschaftliche Steuerung funktioniert dann, wenn Manager die laufenden Prozesse überblicken können. Nur so werden Ungleichgewichte in der Arbeitsverteilung erkannt und lassen sich frühzeitig innerhalb des Teams umschichten.

Der Wandel der Arbeitswelt ist durchaus kein geringer.
Diesen Herausforderungen müssen sich Unternehmen stellen:

•           Präsenzzeiten fallen zugunsten
            flexibler Arbeitszeitmodelle weg.
•           Feste Arbeitsorte verlieren an Bedeutung.
•           Teams arbeiten bundes-, beziehungsweise
            weltweit zusammen.
•           Einfache Arbeiten werden
            immer mehr automatisiert.
•           Die digitale Transformation wird
            zum Wettbewerbsvorteil.

Teambuilding in gemischten Teams: Geht das?

Was sich zuerst wie eine Unmöglichkeit anhört, ist woanders gelebte Realität. Im Silicon Valley funktioniert das Arbeiten in gemischten Teams wie selbstverständlich. Das liegt vor allem daran, dass Erwerbstätige die technischen Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten über das Netz in vollem Umfang nutzen. Ein kurzer Chat nach dem Frühstück mit dem Teamleiter, wöchentliche Videokonferenz mit den Kollegen aus Paris, Teilen von Projektfortschritten über Projektmanagement-Tools: Das alles ist Teil einer Unternehmenskultur, welche die digitale Welt und ihr Denken erfolgreich assimiliert haben.

Im deutschsprachigen Raum müssen Unternehmen allerdings noch einige praktische Hürden nehmen: Wie erreichen sie unter anderem, dass Teammitglieder sich mit gemeinsamen Projektzielen identifizieren, wenn sie sich nur teilweise oder gar nicht sehen? Und wie steht es um ihr Vertrauen untereinander?

Ist das Klima innerhalb eines vernetzt arbeitenden Teams aufgrund gruppendynamischer Prozesse nämlich gestört, so ist es oft wesentlich weniger produktiv. Der Klassiker: Vielarbeiter im Team entwickeln das Gefühl, dass sich alle anderen auf ihren Leistungen ausruhen. Das Bauchgefühl kann hier zum Bumerang werden. Menschen gegenüber, die man nicht sieht, ist man tendenziell misstrauisch eingestellt. Bindung und Vertrauen entstehen stets durch persönlichen Kontakt. Es braucht also viel Information und Kommunikation, um die Vertrauenskultur in Teams zu fördern.

Technische Voraussetzungen eines Zeiterfassungssystems

Welche Voraussetzung für die Einführung erfüllt werden müssen, hängt vom Zeiterfassungssystem ab. Große Lösungen verlangen eine umfangreiche Integration in die unternehmenseigene IT-Struktur. Diese kommen für kleine und mittelständische Unternehmen nicht wirklich in Frage. Kleinere Lösungen wie askDANTE können mit wenig Aufwand eingeführt werden und lassen sich über eine Cloud oder auf einem angemieteten Serverplatz betreiben. Ist ein Zeiterfassungsterminal gewünscht, wird dieses in der Regel mitgeliefert. Zudem sollte geklärt werden, ob die Daten per Schnittstelle in die bestehende Lohnbuchhaltungs- oder Abrechnungssoftware übertragen werden können oder zusätzliche Module beim Anbieter dazugekauft werden müssen. Wer Freelancer und Cloudworker im Team hat, der sollte darauf achten, dass die Zeiterfassung ohne großen Aufwand von diesen online oder über eine App genutzt werden kann.