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Hacks, Tipps & Tricks zum Thema “Kardinalfehler bei Kündigung und Stellenabbau vermeiden” mit Jürgen Grenz (HRM Hacks Podcast Episode #15)

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Foto: Jürgen Grenz

In unseren heutigen Podcast-Hacks erfahren wir von Jürgen Grenz, wie Kardinalfehler bei Kündigung und Personalabbau vermieden werden. Jürgen Grenz ist ein absoluter Experte auf dem Gebieten Jobvermittlung und Stellenmärkte. Schon 1996 baute er fach- und regionalbezogene Stellenbörsen auf. Jürgen Grenz ist seit 2001 Geschäftsführer der index Internet und Mediaforschung GmbH, mit der er seit Jahren täglich die Print- und Online-Stellenmärkte im gesamten deutschsprachigen Raum und zehn europäischen Ländern auswertet.

Alexander Petsch: Lieber Herr Grenz, schön, dass Sie hier sind.

00:01:53
Jürgen Grenz: Hallo Herr Petsch, herzlichen Dank für die Einladung.

00:01:57
Alexander Petsch: Wir haben ja derzeit Spitzenwerte in der Kurzarbeit. Und es ist durchaus davon auszugehen, dass in den nächsten Wochen und Monaten viele Unternehmen von Kurzarbeit auf Stellenabbau umschwenken. Wie geht man denn bei einer Kündigung sinnvoll vor?

00:02:21
Jürgen Grenz: Ja, Sie haben völlig recht, Herr Petsch, das Thema steht jetzt im Raum. Wir sprechen ja auch über die Aussetzung der Insolvenzpflicht, die ja jetzt wieder rückgängig gemacht wurde. Und dass wir uns jetzt immer mehr auch mit einem Thema beschäftigen müssen, das in den letzten Jahren bei den allermeisten Unternehmen nicht so im Mittelpunkt gestanden ist und was ja auch für viele in der Personalbranche kein schönes Thema ist, mit dem man sich ungern auseinandersetzt und das man gerne auch zur Seite schiebt. Aus unserer Erfahrung gibt es mehrere Punkte, die immer wieder falsch gemacht werden. Wobei man natürlich auch unterscheiden muss, handelt es sich jetzt um die Kündigung einzelner Mitarbeiter oder handelt es sich um eine Massenentlassung, wo natürlich nochmal ganz andere rechtliche Faktoren zusammenkommen. Aber es gibt so paar Punkte, die eigentlich immer wieder anzutreffen sind. Das erste Thema ist, dass die meisten sich sehr schlecht auf das Thema Kündigungen vorbereiten. Da gibt’s keine Planung. Das sind zum Teil Ad-hoc-Geschichten. Zu einer guten Vorbereitung gehört zum einen, sich die Rahmendaten bewusst zu machen. Also, welche Fristen muss ich beachten? Gibt es irgendwelche Tarifverträge, wo ich bestimmte Faktoren noch mit einbeziehen muss? Welche sonstigen rechtlichen Faktoren spielen denn bei dieser Kündigung, die ich vorhabe, eine Rolle? Bei dieser Kurzarbeitsphase muss man beispielsweise ganz besonders aufpassen. Sie müssen zum Beispiel, wenn sie in der Kurzarbeit kündigen wollen, auch eine ganz andere Prognoseerwartung darstellen und das sorgfältig schriftlich dokumentieren, sonst kann ihnen die Rückzahlung des gesamten Kurzarbeitergeldes drohen. Also, das sind so einige Faktoren, wo man wirklich ganz sorgfältig am Anfang sich überlegen sollte, mit welchen Faktoren, mit welchen Rahmendaten muss ich denn rechnen? Was muss ich berücksichtigen, damit ich da wirklich alles auf dem Tisch habe? Darauf aufbauend stellt man bei vielen fest, dass überhaupt keine Zieldefinition oder eine Verhandlungsstrategie entwickelt wird. Das heißt, was möchte ich denn hinsichtlich des Trennungszeitpunktes erreichen? Das ist vielleicht bei einem einzelnen Mitarbeiter noch einfacher, wo ich dann sehe, was für Kündigungsfristen hat er? Oder möchte ich ihn sofort freigestellt haben? Ab wann soll er das Haus verlassen oder muss er noch eine gute Übergabe machen? Also, das sind Faktoren, wo ich mir wirklich überlegen muss, bis wann soll er im Haus bleiben und wann soll er das Haus verlassen? Wenn es in eine Massenentlassung reingeht, spielt es noch eine viel größere Rolle, dass ich mir überlegen muss, was ist mein angestrebter Endzeitpunkt. Nächster Punkt: Wir reden ja hier immer um Geld. Hier geht’s um Geld, das heißt, was bin ich denn bereit, diesen betroffenen Mitarbeitern maximal anzubieten? Wenn sie mit dem Betriebsrat reden, ist es wichtig für sich selbst, so einen Eckpunkt einfach definiert zu haben. Und vielfach wird vergessen, dass es Ziel sein muss, die bestehende Firma mit den Mitarbeitern zu erhalten. Das heißt, eine Entlassung läuft ja in der Regel nicht aus irgendeiner spontanen Aktion heraus, sondern in der Regel stehen hier wirtschaftliche Zwänge dahinter. Und es muss das zentrale Ziel sein, die bestehenden Arbeitsplätze zu sichern, zukunftssicher zu machen und nicht, möglichst viel an die betroffenen Mitarbeiter auszuschütten. So hart es ist, aber das muss aus Sicht des Unternehmens und der Verhandlungsführer auf Unternehmensseite das zentrale Ziel sein. Und wenn ich nicht weiß, was ich für mich als rote Linie hinsichtlich des finanziellen Rahmens definiert habe, kann ich nicht richtig verhandeln. Die Definition von roten Linien ist absolut wichtig, und das machen viele nicht. Das heißt, gerade wenn es um größere Gruppen geht, wird dann oftmals ein längerer Kündigungsschutz für die verbleibenden Mitarbeiter noch mit reinverhandelt oder andere Themen, die dann plötzlich auftauchen. Und das ist die Fragestellung: habe ich diese rote Linie definiert, dass ich dann auch bereit bin, in den Verhandlungen ganz hart zu verhandeln, damit diese Linien nicht überschritten werden? Und vielleicht noch einen letzten Punkt zum Thema Ziele oder Verhandlungsstrategie: wann will ich zu welchem Zeitpunkt mit welchen Personen sprechen in der Verhandlung? Beziehe ich externe Berater mit ein? Wann beziehe ich die mit ein? Weil das kann können auch nochmal ganz wichtige Punkte sein, die im Rahmen so einer Verhandlungsstrategie eine große Rolle spielen.

00:07:33
Alexander Petsch: Was kann ich denn tun, um meine Leistungsträger nicht zu frustrieren? Das ist ja oft der erste Effekt. Ich fange mit Kündigungen an und verliere dann sehr schnell meine Leistungsträger, weil die natürlich auch sehr schnell neue Jobs finden.

00:07:52
Jürgen Grenz: Ganz zentraler Punkt, Herr Petsch. Und dabei spielt mein Kommunikationskonzept eine Rolle. Das heißt, habe ich mir im Vorfeld überlegt, wie ich das Thema Kündigung, wie ich das Thema Personalabbau nicht nur gegenüber den Betroffenen, sondern vor allem auch gegenüber den verbleibenden Mitarbeitern, meinen Leistungsträgern, kommuniziere? Habe ich mir da eine Sprachregelung überlegt, die eindeutig ist? Nicht, dass die aus verschiedenen Ecken unterschiedliche Informationen bekommen. Das ist ein wichtiger Punkt, wo man sich wirklich im Vorfeld überlegen muss, wie kommuniziere ich. Wie kommuniziere ich mit wem? Es kommt auch auf die räumliche Situation an: Wenn ich in ländlichen Gebieten bin, ist auch die Kommunikation nach außen ein ganz entscheidender Faktor. Es gibt an manchen Standorten Platzhirsche, die die zentralen Arbeitgeber sind, auf die alle schauen. Und wenn ich da nicht eine richtige Kommunikation und Abstimmung habe, gegenüber der Presse, gegenüber Meinungsführern aus der Region, kriege ich große Probleme. Und das führt dann dazu, dass ich meine Leistungsträger, die ich auf jeden Fall halten will, verunsichere, wenn die aus unterschiedlichen Richtungen unterschiedliche Informationen zu der Entwicklung mitbekommen. Ein ganz entscheidender Punkt, speziell bei Massenentlassungen: da gibt’s ja eine spezielle gesetzliche Regelung nach Paragraph 17 Kündigungsschutzgesetz. Und da geht es in der Regel noch um viel mehr Geld. Je nach Größe der betroffenen Mitarbeitergruppe wäre meine dringende Empfehlung, auf jeden Fall externe Berater mit einzuschalten. Wir hatten erst vor wenigen Tagen ein Webinar mit Dr. Lipinski von Beiten und Burkhardt, einer der führenden Anwälte für Arbeitsrecht, der da einige Themen mal aufgezeigt hat. Und da stellt man wirklich fest, wie viele Fehler man da als Unternehmen machen kann, die zu deutlich überhöhten Sozialplanabfindungen, zu Entscheidungsverschleppungen führen. Und das sind Dinge, die man in der Regel völlig unterschätzt. Es macht natürlich einen Unterschied, ob ich sechs Monate länger mit dem Betriebsrat verhandle, bevor ich kündigen kann, oder ob das sechs Monate früher abgeschlossen werden kann. Diese Kosten, die damit verbunden sind an Gehaltszahlungen, sind in der Regel deutlich höher als das, was wir am Ende des Tages im Rahmen eines Sozialplans vereinbaren. Und Dr. Lipinsky empfiehlt auf jeden Fall, viel früher in die sogenannte Einigungsstelle zu gehen. Das ist ein Ablauf, den viele Personalverantwortliche nicht kennen. Dadurch verbessert sich die Situation für den Arbeitgeber deutlich, weil in dieser Einigungsstelle, und das im Betriebsverfassungsgesetz festgelegt, Faktoren ist wie die eigene wirtschaftliche Situation eine Rolle spielen, die man dort darstellen kann. Und man begründet, weshalb diese Kündigung notwendig ist. Und, was viele auch nicht wissen: bei dieser Einigungsstelle werden auch die Jobchancen der betroffenen Mitarbeitern berücksichtig bei der Sozialplanabfindung. Das heißt, wenn ich beispielsweise Mitarbeiter abbaue, die sehr gut auf dem Arbeitsmarkt wieder vermittelbar sind, habe ich die Chance, zu deutlich geringeren Sozialplanabfindungen zu kommen, als wenn ich diese Einigungsstelle nicht in mein Konzept integriere oder wenn ich nicht einen Berater einschalte, der mir dabei hilft, deutlich Mittel zu sparen. Also, das sind Themen, wo ich sage, das spielt im Rahmen einer Vorbereitung eine entscheidende Rolle, wo wirklich viele Fehler gemacht werden, weil man dieses Thema nicht als eigenes Projekt anschaut, das man wirklich professionell vorbereiten muss. Und dann natürlich auch entschlossen und schnell handeln kann.

00:12:06
Alexander Petsch: Wenn ich die drei Oberpunkte nochmal kurz zusammenfassen darf, dann wäre da das Thema der strategischen Planung und der strategischen Ausrichtung. Das Thema Kommunikationskonzept und das Thema professionelle Expertise, um rechtliche Hürden zu umschiffen.

00:12:30
Jürgen Grenz: Wenn es um größere Mitarbeitergruppen geht, die abgebaut werden, sollte man sich professionelle Hilfe holen. Das ist eine dringende Empfehlung.

00:12:38
Alexander Petsch: Durch das Thema der Einigungsstelle nimmt man natürlich auch viel Emotionalität aus der Verhandlung oder den Konflikt. Welche Punkte auf der persönlichen Ebene sollte man sich im Kündigungsprozess vor Augen halten?

00:13:02
Jürgen Grenz: Man muss natürlich auf der persönlichen Ebene sich bewusst sein, dass bestimmte Personen dabei bestimmte Rollen übernehmen. Also, der Betriebsrat hat natürlich eine besondere Rolle und der wird auch in der Regel im Hintergrund entsprechend beraten. Also, das ist eine Geschichte, wo man oftmals feststellt, dass im Fall einer Kündigung plötzlich eine Situation entsteht, wo andere mitreden, außerhalb des Unternehmens Einfluss nehmen und da muss man in der Lage sein, das auf eine entsprechende Ebene zu bringen. Deshalb ist auch ein externer Berater immer ganz gut, wenn man den auf der eigenen Seite hat, weil der diese Emotionalität dann deutlich herausnehmen kann, die sehr schnell entsteht, wenn man nur betriebsintern verhandelt. Und deshalb auch der Schritt in eine Einigungsstelle hinein, in der dann Dritte, also Richter, dabei sind, die das Thema moderieren und aus der individuellen Unternehmenssituation auf eine allgemeine Ebene tragen können und sagen, welche Abfindungen in der Branche üblich sind. Welche Rahmenbedingungen werden denn sonst noch verhandelt? Und dadurch nimmt es so ein bisschen diese Einzelsituation und diese Einzelschicksal-Situation und relativiert die ganze Thematik und versachlicht das nochmal entscheidend.

00:14:37
Alexander Petsch: Und aus Ihrer persönlichen Erfahrung, gibt’s da noch einen Zusatz-Hack, wo Sie sagen würden, das möchte ich Ihnen noch mit auf den Weg geben?

00:14:51
Jürgen Grenz: Es gibt einen weiteren Bereich und der ist das Trennungsgespräch an sich. Das ist ja die entscheidende Situation, vor der viele ein schlechtes Gefühl haben. Ich kenne Personalverantwortliche, die schlafen Nächte davor nicht gut. Da gibt’s dann doch einige Punkte, die man beachten kann. Also, ein Tipp wäre von mir, Trennungsgespräche richtig zu üben. Das heißt, sich ein kleines Drehbuch zu schreiben. Mit welchen Aussagen gehe ich denen in so ein Gespräch? Welche Argumente führe ich an? Wie reagiere ich, wenn mein Gegenüber emotional reagiert? Also, dass sie das Gespräch vielleicht im Familienkreis oder im Kollegenkreis vorher üben, dass sie da nicht unvorbereitet reingehen, sondern für sich das Gefühl haben, ich habe das schon mal durchgespielt und fange jetzt nicht bei null an. Es ist vom Ablauf des Gesprächs her ganz wichtig, dass sie ihre Entschlossenheit zeigen. Also im Auftreten verdeutlichen, dass das keine Verhandlungssituation ist, wo man sagt, ok, ich verhandle jetzt über den Tatbestand, dass du gekündigt wirst. Sondern das ist ein Tatbestand, darüber wird jetzt nicht mehr gesprochen. Jetzt geht’s nur noch darum, wie kommen wir gut auseinander, dass es gut ist für dich und akzeptabel für uns. Das ist ganz wichtig, weil viele sich dann in Diskussionen verstricken, dass man diese Situation verhindert und klar sagt, die Entscheidung ist gefallen, wir sprechen dir die Kündigung aus. Jetzt geht es darum, wie kann man das Beste daraus machen? Und dabei bitte immer sachlich bleiben, weil sehr oft münden diese Gespräche in emotionalen Situationen. Sehr oft kommt es auch vor, dass der Betroffene unsachlich wird, mit Vorwürfen reagiert. Das dann nicht an sich heranlassen. Wenn das nicht geht, das Gespräch nochmal verschieben, sagen, nein, in dem Ton können wir da nicht darüber reden, lass uns da morgen nochmal darüber sprechen. Aber auf jeden Fall auf der sachlichen Ebene bleiben und nicht in entsprechender Weise zu reagieren.

00:17:20
Alexander Petsch: Herzlichen Dank! Das war heute natürlich eine eher schwere Kost. Das Thema Kündigung gehört im HR-Bereich natürlich nicht zu den vergnügungssteuerpflichtigen Veranstaltungen, gehört aber auch zu unserem Job. Und herzlichen Dank, lieber Herr Grenz, für die vielen nützlichen Tipps und Hacks, die Sie mit auf den Weg gegeben haben.

00:17:59
Jürgen Grenz: Sehr gerne. Ich hätte auch noch einen Abschlusstipp, womit wir extrem gute Erfahrungen in Trennungsgesprächen gemacht haben. Wir haben ein neues Angebot entwickelt, das darin besteht, dass wir mithilfe von Bewerbungscoaching und einer KI-gestützten Arbeitsmarktanalyse den Betroffenen zu einem neuen Job verhelfen. Und das zu niedrigen Kosten. Sie haben am Anfang gesagt, dass wir eine Art digitaler Transfergesellschaft sind. Man kann auch sagen, eine neue Form des Outplacements für alle. Und da ist die Erfahrung, dass das wirklich hilft, diesen Stress, der natürlich aus dem Kündigungsgespräch entsteht und die schlechten Einträge bei kununu, die daraus resultieren, deutlich herauszunehmen, indem man so ein Angebot mit einbaut und die Leute in dieser schwierigen Phase der Suche nach einer neuen Stelle unterstützt.

00:18:54
Alexander Petsch: Ja, herzlichen Dank! Wir werden wieder alle Punkte des heutigen Podcasts zusammenfassen als Checkliste, die Ihr gerne auf hrm.de herunterladen könnt. Einfach in der Suchfunktion bei hrm.de Jürgen Grenz oder den Titel des Podcasts eingeben. Wir freuen uns immer über Euer Feedback und natürlich eine 5-Sterne-Bewertung, auch wenn das Thema heute komplexer war. Und ja, Glück auf, bleibt gesund und denkt dran, der Mensch ist der wichtigste Erfolgsfaktor für Euer Unternehmen. Herzlichen Dank!

Hier geht’s zur dazugehörigen Podcast Episode!

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