Digitale Dokumentenprozesse sind nur der Tropfen auf den heißen Stein

Ich kann es schon so langsam nicht mehr hören! Wie häufig werden digitale Dokumentenprozesse als das Allheilmittel für die Personalabteilung angepriesen – sie können angeblich die HR-Abteilung erheblich entlasten oder sorgen dafür, dass Personalabteilungen nicht mehr so stark ausgelastet sind. Dabei ist das nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten. um Prozesse wirklich zu digitalisieren und zu automatisieren und somit nur der berühmte Tropfen auf den heißen Stein. Denn erst Workflow-Systeme verhelfen zu wirklichen Entlastungen und ermöglichen zudem noch die Umsetzung von echtem mobilen Arbeiten oder remote Work.

Und dennoch werden sie groß gefeiert – Systeme, die die Dokumentenerstellung angeblich komplett automatisieren, teilweise auch als Zusatzfunktionalität einer Digitalen Personalakte. Ok, immerhin ist es möglich, daraus die grundsätzlichen Stammdaten des Mitarbeiters in eine Word-Vorlage automatisch zu übernehmen, doch dann müssen die fehlenden Daten dennoch weiter manuell eingegeben werden. Zum Beispiel bei einer Versetzung sind das schon mal die neue Kostenstelle, das Versetzungsdatum, ein eventuell geändertes Gehalt und eventuell weitere notwendige Daten. Und das Einzige, das jetzt „automatisch“ erfolgt, ist das Ausfüllen einer (in der Regel Word-) Vorlage mit den Daten und die Übermittlung des Dokuments an weitere Beteiligte zur Unterschrift oder Freigabe. Wenn es jetzt ganz optimal läuft, dann kann das unterschriebene Dokument in einer Digitalen Akte abgelegt oder dem Vorgesetzten zugemailt werden. Und die Daten der Versetzung – die ja schon einmal für das Dokument eingegeben wurden – tippen dann die Kollegen der Gehaltsabrechnung vom Versetzungsschreiben in das Abrechnungssystem ab. Das ist wirklich sinnvoll und effizient oder „EDV zu Fuß“.

Doch worin liegt nun das Problem?

Ganz einfach – Dokumentenprozesse bilden nur einen kleinen Teilbereich des gesamten Prozesses ab. Damit wird sicherlich der reine Dokumentenprozess vereinfacht, doch um die gesamte digitale Abwicklung eines kompletten Vorgangs zu ermöglichen, reicht es bei weitem nicht. Hier kommen dann professionelle Workflow-Systeme zu Einsatz, die neben der Dokumentenerstellung den kompletten Prozess im Fokus haben, vom Antrag über die Genehmigung und das Dokumentenmanagement und wirklich alle Beteiligten einbeziehen, Vorgesetzten, Mitarbeiter, Personalabteilung, Mitarbeitervertretung usw.. Und dabei müssen Daten idealerweise auch nicht mehr doppelt oder dreifach von Hand eingegeben werden sondern nur einmal beim Start oder im Laufe des jeweiligen Prozess.

Ein Beispiel: Die Versetzung eines Mitarbeiters

Schauen wir uns doch einmal ein konkretes Beispiel – eine Versetzung – an und wie diese komplett digital umgesetzt werden kann. Der Start erfolgt in unserem Beispiel durch den Vorgesetzten, dieser kann im Portal den entsprechenden Prozess aufrufen und sucht über ein „Suchfeld“ den betroffenen Mitarbeiter aus. Das Workflow-System holt sich nun die notwendigen Daten des Mitarbeiters aus dem Personalsystem und stellt diese übersichtlich dar. Nun können über dropdown-Felder die neue Kostenstelle, das Versetzungsdatum, den neuen Vorgesetzten oder eventuelle Gehaltsänderungen angegeben und der Antrag abgesendet werden. Dabei können die Felder inhaltlich als auch in der Darstellung unternehmensindividuell gestaltet werden. Falscheingaben sind durch Auswahlfelder so gut wie unmöglich, was natürlich auch die Datenqualität erhöht.

In unserem Beispiel muss nun die Personalabteilung die Versetzung genehmigen. Dazu erhält der Personaler im gleichen System eine Übersicht seiner offenen Workflows und kann nun diese Versetzung am Bildschirm prüfen und mit einem Klick freigeben. Dies kann nun über mehrere Stufen und Beteiligte erfolgen, um damit auch die Genehmigung durch die Mitarbeitervertretung oder eine letzte Genehmigung zum Beispiel durch die Geschäftsführung einzuholen. Dabei können die Prozesse unternehmensindividuell dargestellt werden und sogar nach verschiedenen Kriterien unterschiedlich Wege gehen, zum Beispiel wenn bei der Versetzung einer Führungskraft noch zusätzliche Genehmigungen einzuholen sind.

Hat der Prozess seine Genehmigungen eingeholt, kann nun vollautomatisch das Versetzungsschreiben über Vorlagen und aus den Daten des Mitarbeiters und des Prozesses erstellt werden und steht nun zur weiteren Bearbeitung als digitales Dokument in dem Workflow zur Verfügung. Dieses Dokument wird vom Mitarbeiter und Vorgesetzten digital unterschrieben und nachdem alle Unterschriften vorhanden sind, ist der Vorgang erledigt. Denn der Workflow hat das unterschriebene Dokument bereits in der Digitalen Personalakte abgelegt, die neuen Daten sind im Abrechnungssystem geändert und der Mitarbeiter hat in seinem Portal eine digitale Kopie des Versetzungsschreibens Dokuments erhalten. Gleichzeitig erfolgt zum Beispiel eine Nachricht an die IT, da der Mitarbeiter an seinem neuen Arbeitsplatz vielleicht eine neue oder zusätzliche Technik benötigt. Und natürlich können auch weitere Systeme mit den neuen Daten versorgt werden, zum Beispiel ein Zeitwirtschaftssystem.

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Sehr schnell sieht man hier wesentliche Vorteile des „echten“ digitalen Workflows:

• Das Dokumentenmanagement ist nur ein kleiner Teil des gesamten Prozesses, der gesamte Vorgang kann vom Antrag bis zur Ablage digital umgesetzt werden
• Sämtliche Aufgaben können remote und somit von jedem Standort aus durchgeführt werden
• Die Durchlaufzeit hat sich massiv verringert und Nachvollziehbarkeit erhöht
• Der aktuelle Stand des Prozesses kann jederzeit festgestellt werden
• Daten werden nur einmal eingegeben, was die Qualität massiv erhöht

Ein Workflow-System ist eine Software, die die Automatisierung von Prozessen unterstützt, indem sie Regeln festlegt, welche Schritte in einem Prozess ausgeführt werden sollen und in welcher Reihenfolge. Es kann die Zuständigkeiten von Benutzern definieren, die erforderlichen Ressourcen bereitstellen und die Kommunikation zwischen den Beteiligten steuern. Workflow-Systeme werden häufig in Unternehmen eingesetzt, um die Effizienz und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen zu verbessern.

Am Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Workflow-Systemen. Standard-System aus der Cloud, Low-Code-/ Non-Code-Systeme, integrierte Workflows im Personalsystem oder umfangreiche Systeme, wie zum Beispiel EDIB® Workflow der BEGIS, die neben einer direkten Anbindung an Personalsysteme eine individuelle Gestaltung der Prozesse und Abläufe ermöglichen.

Ein Low-Code-/ Non-Code-System ist eine Art von Plattform oder Framework, das es Benutzern ermöglicht, Anwendungen zu erstellen, ohne dass sie über tiefgehende Kenntnisse in Programmierung verfügen müssen. Stattdessen können Anwender mithilfe von visuellen Werkzeugen, Drag-and-Drop-Funktionen und vorgefertigten Bausteinen Anwendungen erstellen. Low-Code-/ Non-Code-Systeme sind in der Regel einfacher zu verwenden und ermöglichen es, schneller Anwendungen zu entwickeln als herkömmliche Programmiermethoden. Sie werden häufig in Unternehmen eingesetzt, um die Produktivität von Entwicklern zu steigern und die Zeit- und Kosteneffizienz von Projekten zu verbessern. Low-Code-/ Non-Code-Systeme haben auch Nachteile zum Beispiel eine eingeschränkte Funktionalität. Sie bieten in der Regel eine begrenzte Anzahl von Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu herkömmlichen Programmiermethoden. Dies kann dazu führen, dass bestimmte Anforderungen nicht erfüllt werden können. So können Probleme bei der Skalierung von Anwendungen auftreten, insbesondere wenn die Anforderungen an die Anwendung komplexer werden. „Limited Technical Knowledge: Even though it’s easier to use, it’s harder to understand the underlying technology and to troubleshoot when things go wrong.“

Wesentliche Unterschiede der Workflow-Systeme

Standard Cloud-Systeme

pro

• Sofort aus der Cloud verfügbar
• Zugang über Webbrowser oder mobile Endgeräte

con

• Nicht oder nur sehr aufwändig individualisierbar
• Kein oder wenig Datenaustausch zu anderen Systemen
• Berechtigungswesen kann nur schwer automatisiert werden

Low Code / Non Code Systeme

pro

• Kann durch Personalabteilung selbst gepflegt werden

con

• Anbindung an mehrere Systeme nicht oder nur mit hohem Aufwand möglich
• Hohes technisches Verständnis für digitale Vorgänge notwendig
• Schwierige Fehlersuche
• Evtl. schwierige Berechtigungssteuerung

Integrierte Workflow-Systeme

pro

• Im Personalsystem bereits verfügbar
• Keine neue Schnittstelle notwendig

con

• Häufig sehr unflexibel
• Kein oder nur schwieriger Datenaustausch zu anderen Systemen (z.B. Zeitwirtschaft)
• Alle Mitarbeiter benötigen Zugang zum Personalsystem

Individuelle Workflow-Systeme

pro

• Individuell gestaltbare Prozesse
• Auch hohe Komplexitäten möglich
• Schnittstellen zu mehreren Systemen möglich
• Zugang über Webbrowser oder mobile Endgeräte

con

Muss individuell eingerichtet werden

Fazit

Durch die Einführung von professionellen Systemen zur Digitalisierung der Personalprozesse können erhebliche Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen erzielt werden, Dokumentenprozesse bieten hier nur eine Teillösung. Damit wird remote Work von jedem Platz der Welt auch in der administrativen Personalwirtschaft möglich – egal ob Sie im Home-Office sitzen oder am Strand von Spanien. Bevor Sie also „nur“ Dokumentenprozesse verbessern, prüfen Sie den Einsatz einer echten Prozessdigitalisierung.

Wie so ein Projekt umgesetzt werden kann, hat die Firma BOMAG vorgemacht. Als Finalteilnehmer des Deutschen Personalwirtschaftspreises 2022 im Bereich „HR Tech & Digital“ hat BOMAG ihr Projekt präsentiert. Interessierte Leser finden die Projektbeschreibung auf der Homepage der BEGIS.