Dein Tag hat nicht genug Stunden? Warum Software und Automatisierung oft nicht die erhoffte Entlastung bringen und wie du das änderst!

Kennst du das Gefühl, dass der Arbeitstag einfach zu wenig Stunden hat? Trotz der
Einführung neuer Software und Automatisierungen scheint sich an deinem Zeitproblem
nichts zu ändern. Die Todo Liste wächst, Aufgaben bleiben liegen und von Entlastung keine
Spur. Woran liegt das?

Woran scheitern Automatisierungen?

Ein Großteil der Probleme liegt nicht an den Systemen selbst, sondern an der Art und Weise,
wie sie genutzt werden – oder eben nicht. Viele Mitarbeiter arbeiten an den Systemen
vorbei, weil Prozesse nicht richtig definiert wurden oder der Nutzen der neuen Tools nicht
klar ist. Dies führt dazu, dass manuelle Tätigkeiten weiterhin dominieren und Fehlerquellen
bestehen bleiben.

Ein Beispiel: Ein neues ATS-System wird eingeführt, um das Recruiting zu optimieren. Doch
wenn Mitarbeiter weiterhin Excel-Listen pflegen oder wichtige Informationen nur mündlich
weitergeben, bleibt das volle Potenzial der Software ungenutzt. Das Ergebnis: keine
Zeitersparnis, keine Fehlerreduktion und Frust bei allen Beteiligten.

Häufig wird auch der Schulungsaspekt vernachlässigt. Neue Systeme bringen nur dann
Mehrwert, wenn die Nutzer sich sicher im Umgang damit fühlen. Fehlt es an der nötigen
Einarbeitung, bleibt der gewünschte Effekt aus. Daher ist es entscheidend, dass die
Einführung einer Software unbedingt von einem Onboarding-Spezialisten des
Softwareanbieters begleitet wird. Dieser kann sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die nötigen
Kenntnisse und Werkzeuge erhalten, um das System effektiv zu nutzen.

Die Lösung: Genchi Genbutsu – Gehe an den Ort des Geschehens

Eine japanische Weisheit aus dem Lean-Management gibt die Richtung vor: Genchi
Genbutsu – „Gehe an den Ort des Geschehens“. Das bedeutet, dass du nicht vom
Schreibtisch aus analysierst, sondern direkt vor Ort beobachtest, wie die Arbeit tatsächlich
abläuft. Nur so kannst du verstehen, welche Prozesse reibungslos laufen und wo
Optimierungsbedarf besteht.

Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass du wertvolles Feedback von denjenigen
erhältst, die die Prozesse täglich durchlaufen. So kannst du nicht nur Schwachstellen
identifizieren, sondern auch praxisnahe Lösungen entwickeln.

Identifizieren, was automatisiert werden kann

Die meisten Arbeitsplätze sind voller wiederkehrender Aufgaben, die wertvolle Zeit fressen.
Studien zeigen, dass 80% der Tätigkeiten in Unternehmen repetitiv sind. Das Potenzial für
Automatisierung ist also riesig. Doch bevor du blindlings Systeme einsetzt, solltest du
folgende Fragen beantworten:

• Welche Aufgaben wiederholen sich regelmäßig?
• Wo treten häufig Fehler auf, weil manuelle Prozesse dominieren?
• Wie kann die Kundennähe oder die Kontaktqualität durch Automatisierung verbessert werden?

Ein Beispiel: Die automatische Bearbeitung von wiederkehrenden Aufgaben, wie das
Versenden von Bestätigungs-E-Mails oder das Erfassen von Daten, spart nicht nur Zeit,
sondern sorgt auch für eine fehlerfreie Abwicklung. Mitarbeiter können sich dadurch auf
wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt sich in Routinen zu verlieren.

KI im Recruiting: Inhalte für Stellenanzeigen auf Knopfdruck

Eine besondere Rolle bei der Automatisierung spielt die Künstliche Intelligenz (KI). Gerade im
Recruiting kann sie enorme Entlastung bringen, zum Beispiel bei der Erstellung von
Stellenanzeigen. Dank moderner KI-Tools ist es möglich, innerhalb von Sekunden
ansprechende und zielgruppenspezifische Texte zu generieren.

• Individuelle Anpassung: Die KI berücksichtigt bestimmte Anforderungen, wie zum Beispiel Unternehmenswerte, gewünschte Qualifikationen und den Stil der Kommunikation.
• Zeitersparnis: Was früher Stunden an kreativer Arbeit erfordert hat, erledigt die KI in Minuten.
• Fehlerfreie Ergebnisse: Rechtschreibung, Grammatik und konsistenter Stil sind durch automatisierte Tools gewährleistet.

Stellenanzeigen, die durch KI erstellt werden, sind nicht nur effizient, sondern auch flexibel.
Änderungen können schnell vorgenommen werden. So erreichst du deine Zielgruppe mit
minimalem Aufwand.

Quick Win: Der Kommunikationsvorlagenkatalog für Recruiter

Absagentexte, Zwischenbescheide, Terminabstimmungen und vieles mehr – wertschätzende
Kommunikation mit Kandidaten ist entscheidend für ein positives Bewerbungserlebnis. Wir
schenken dir einen Kommunikationsvorlagenkatalog für alle Recruiter-Lebenslagen. Mit
Texten, die wahlweise modern oder klassisch, in Du- oder Sie-Form gehalten sind. Eine super
Basis für die Automatisierung wertschätzender Kommunikation mit Kandidaten.

Hier kannst du dir den Download mit über 50 Kommunikationsvorlagen von A wie Absage bis
Z wie Zusage gratis herunterladen. Hol dir jetzt die Vorlagen und optimiere deine
Kommunikation im Recruiting!

Vorteile der Automatisierung

Gut implementierte Automatisierungslösungen bieten enorme Vorteile:

• Zeitersparnis: Routineaufgaben wie das Versenden von Bestätigungs-E-Mails,
  Abläufe von wiederkehrenden Handlungssträngen oder die Pflege von Daten
  entfallen.
• Fehlerreduktion: Standardisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler.
• Einheitliche Botschaften: Unternehmenswerte und Kultur werden einheitlich
  kommuniziert.
• Personalisierung trotz Standardisierung: Bewerber können individuelle Nachrichten
  erhalten, die trotzdem effizient erstellt werden.
• Einfacheres Onboarding: Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, da Prozesse
  klar definiert und einfach verständlich sind.
  

Ein weiteres Argument für Automatisierung ist die verbesserte Skalierbarkeit. Prozesse, die
einmal automatisiert wurden, können ohne großen zusätzlichen Aufwand auf andere
Bereiche oder größere Mengen ausgeweitet werden.

Automatisierung und Kennzahlen: Ein unschlagbares Duo

Ein zentraler Fehler bei der Einführung von Automatisierungen ist das Fehlen von
Kennzahlen. Ohne messbare Daten ist es schwer zu beurteilen, ob die neuen Systeme
tatsächlich Zeit sparen und die Arbeit erleichtern. Daher solltest du von Anfang an festlegen,
welche Kennzahlen relevant sind.

Beispiele für sinnvolle Kennzahlen:

• Bearbeitungszeit pro Aufgabe
• Anzahl der automatisch erledigten Aufgaben
• Fehlerquote vor und nach der Automatisierung
• Zufriedenheit von Kunden oder Bewerbern

Idealerweise trackt das System diese Daten automatisch und bereitet sie visuell auf. So
kannst du Fortschritte jederzeit überwachen und bei Bedarf nachjustieren.

Die regelmäßige Analyse dieser Daten ist entscheidend, um den Erfolg der Automatisierung
langfristig zu gewährleisten. Zusätzlich können diese Kennzahlen genutzt werden, um
weitere Optimierungspotenziale aufzudecken.

Fazit: Automatisierung ist mehr als Technik

Die Einführung von Automatisierung und Software löst deine Zeitprobleme nicht von allein.
Der Schlüssel liegt in der richtigen Umsetzung: Prozesse analysieren, wiederkehrende
Aufgaben identifizieren, Fehlerquellen minimieren und Kennzahlen etablieren. Mit diesem
Ansatz kannst du nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Qualität deiner Arbeit erhöhen und
das, ohne ständig das Gefühl zu haben, dass der Tag zu wenig Stunden hat.

Denke daran, dass Automatisierung nicht das Ziel, sondern das Werkzeug ist. Sie soll dich
dabei unterstützen, mehr Zeit für strategische Aufgaben und die Weiterentwicklung deines
Unternehmens zu gewinnen. Nur so kann aus der scheinbaren Techniklast eine echte
Erleichterung werden.