Self Services, die Spaß machen!

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Die Integration von Mitarbeitern in Arbeitszeitmanagement und Dienstplanung macht Unternehmen produktiv und Belegschaften zufrieden
Gleitzeit, Teilzeit und individuelle Arbeitszeit- oder Schichtmuster gehören bei vielen Unternehmen inzwischen zum Standard. Je flexibler die Arbeitszeiten, desto komplexer ist jedoch auch deren Management. Hinzu kommen die Forderungen der Arbeitnehmer nach lebensphasenorientierten Arbeitszeiten. Gerade in personalintensiven Branchen wie dem Gesundheitswesen ist es inzwischen nahezu unmöglich, Fachkräfte zu gewinnen, wenn der Arbeitgeber keine individuellen Arbeitszeitkonzepte bietet. Angesichts dieses Trends bilden Mitarbeiterportale eine wesentliche Basis für die Integration der Belegschaft in Unternehmensprozesse. Über das innovative, browserbasierte Staff Center, das ATOSS vor kurzem auf den Markt gebracht hat, können Organisationen ihre Mitarbeiter auf einfachste Art und Weise in das Arbeitszeitmanagement und die Dienstplanung einbinden. Die User Journey ist so intuitiv, wie der Anwender sie von privaten Apps kennt und erwartet. Alle Eingaben werden sofort in Echtzeit überprüft, Wartezeiten und Ladebalken gehören der Vergangenheit an. Etwaige Fehler werden schon während der Eingabe angezeigt und, wann immer möglich, durch sinnvolle Vorschläge von vorneherein verhindert.
Die User Experience im Fokus
Das Staff Center ist eine Self Service Weboberfläche für Personen, die nur gelegentlich mit der Software für Arbeitszeitmanagement und Dienstplanung in Berührung kommen. Sie haben ganz andere Anforderungen als Experten, etwa Zeitwirtschaftsbeauftragte, Dienstplaner oder HR-Mitarbeiter. Bei der Entwicklung der Oberfläche standen Usability und User Experience von Beginn an im Fokus. Die Prototypen wurden wiederholt mit Nutzern getestet und mit Hilfe ihrer Rückmeldung weiterentwickelt. Die auf Use Cases basierende Benutzerführung ermöglicht eine einfache Navigation in allen Funktionen – intuitiv und ganz ohne Schulung. Individuelle Dashboards, Workflows und ein persönlicher Mitteilungsbereich stellen genau die Informationen zur Verfügung, die der Anwender benötigt. Die einfache Navigation im Staff Center reduziert Fehlerquellen und schafft Effizienz und Zufriedenheit auf allen Ebenen. Personalplaner, Vorgesetzte und HR-Abteilung werden entlastet, die Mitarbeiter durch mehr Mitbestimmung und Selbstverantwortung motiviert.

  1. Mitarbeiterintegration entlastet HR
    Arbeitszeitnachweise, lohnrelevante Änderungen oder Urlaubsanträge sind in vielen Unternehmen noch papierbasiert im Umlauf. Für die Personalabteilung bedeutet das einen hohen Arbeitsaufwand. Sie muss Arbeitszeiten, Anträge, Abwesenheiten oder Kostenstellen häufig manuell verwalten und im schlimmsten Fall mehrfach pflegen. Dieser Prozess ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Für die Mitarbeiter wiederum ist die HR-Abteilung die einzige Auskunftsquelle, wenn es um Rückfragen zu Saldenständen oder Antragsgenehmigungen geht. Über das Staff Center stehen administrative HR Prozesse in den Bereichen
    • Arbeitszeit
    • Abwesenheit
    • Dienstplan
    und entsprechende Workflows digital und intuitiv zur Verfügung. Grafisch aufbereitete Dashboards geben den Mitarbeitern außerdem einen raschen Überblick über ihre aktuellen Salden oder weitere wichtige Informationen wie etwa die morgige Schicht. ZU den Salden-Informationen gehören der Urlaubsanspruch, die Urlaubsplanung sowie Gleitzeit-, Überstunden- und Freizeitkonten. Gleichzeitig können sie per Self Service jederzeit bequem Anträge stellen, zum Beispiel für Urlaub, Dienstreisen oder Mehrarbeit, oder Arbeitszeiten bzw. Kostenstellen erfassen. Durch den Fokus auf einzelne Anwendungsfälle, zum Beispiel einen Urlaubsantrag stellen, sind alle Funktionen sofort erkennbar und mit einem Mausklick erreichbar. Informationen, die zur Erledigung dieses einen Anwendungsfalles nötig sind, stehen den Mitarbeitern auf einen Blick zur Verfügung. Die einzelnen Fälle lassen sich für den Anwender individuell und sinnvoll in der Software gruppieren. In einem persönlichen Mitteilungsbereich, der automatisch aktualisiert wird, informiert das System per Push-Nachricht über offene und erledigte Aufgaben. So erhalten Mitarbeiter beispielsweise einen Hinweis, wenn sie Zeitbuchungen vergessen haben und sie nachträglich beantragen müssen. Über die Nachricht haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, noch offene Aufgaben im System zu bearbeiten. Das Staff Center ermöglicht auch eine Erfassung von Projektzeiten und die direkte Buchung auf vorgegebene Kostenstellen.

2. Vorgesetzte erhalten Support für Personalaufgaben
Digitalisierte Workflows und Prozesse bedeuten nicht nur für Mitarbeiter und HR eine Entlastung. Sie helfen auch Vorgesetzten, den Überblick über Personalaufgaben nicht zu verlieren und sie schnell zu erledigen. Stellt ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag, so erhält der Vorgesetzte eine Mitteilung und kann den Antrag zügig genehmigen oder ablehnen. Dabei stehen per Mausklick alle Informationen zur Verfügung, die zur Entscheidung notwendig sind: Urlaubs- und Zeitsalden, Überstunden, Abwesenheiten anderer Teammitglieder im beantragten Zeitraum oder das Beantragungsdatum. Der Vorgesetzte hat auch Zugriff auf den aktuellen Jahreskalender seiner Mitarbeiter und kann jederzeit eine Anwesenheitsliste mit Echtzeit-Daten aufrufen. Die zentrale Speicherung aller zeitwirtschaftlichen Informationen in der Software ermöglicht dem Management das tägliche Standard-Reporting auf Knopfdruck. So stehen zum Beispiel Tagesdienstplan, Monatsübersichten und Fehltagekalender pro Mitarbeiter sofort als pdf-Datei zur Verfügung.

3. Mitarbeiterorientierung: Integration statt Top-Down-Planung
Die Erfahrung zeigt, dass oft schon einfache Prozessoptimierungen rund um die Arbeitszeit ausreichen, um den Arbeitsalltag der Belegschaft einfacher zu machen. Über das Staff Center können Mitarbeiter aber nicht nur in die Administration, sondern auch in die Dienstplanung einbezogen werden. Über die Funktion „Arbeitszeitwünsche“ sehen sie, welche Arbeitszeit- oder Schichtangebote an einem bestimmten Tag zur Verfügung stehen, und können sie per Mausklick auswählen. Über die so genannte Tauschbörse lassen sich bereits geplante Zeiten oder Schichten auch noch sehr kurzfristig unter Kollegen tauschen. Dabei kann der Mitarbeiter entweder selbst ein Tauschangebot erstellen oder über die Suchfunktion ein passendes suchen. Alle dafür notwendigen Informationen wie Arbeitsmuster, Zeit, Arbeitsplatz und die dafür erforderlichen Qualifikationen, zum Beispiel für eine bestimmte Maschine in der Produktion oder die Kasse im Handel, stehen über die Tauschbörse auf einen Blick zur Verfügung. Auch können Wünsche und Tauschangebote nur dann eingestellt werden, wenn alle vom Dienstplaner definierten Regeln auch nach dem Tausch erfüllt sind, zum Beispiel eine Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit, eine Qualifikation oder Ruhezeiten. Die Software bezieht die Wünsche der Mitarbeiter bzw. den Schichttausch direkt in die Planung ein und der Tausch wird umgehend genehmigt. Die automatische Berücksichtigung von Qualifikationen bei der Einsatzplanung, zum Beispiel die erforderliche Anzahl an Ersthelfern, ist letztlich auch ein versicherungsrechtliches Thema.
Ein weiterer Grundstein für eine erfolgreiche Mitarbeiterintegration ist eine faire und nachvollziehbare Jahresurlaubsplanung. Auch hierfür bietet das Staff Center eine Lösung. Der Jahresurlaubskalender steht allen Mitarbeitern zur Verfügung und ermöglicht es, den Urlaub direkt aus dem Kalender heraus zu beantragen. Dabei geht es vor allem um die gerechte Verteilung von Urlaubstagen und letztlich auch von beliebten bzw. unbeliebten Schichten, zum Beispiel Nachtschichten. Auch die geforderte Mehrarbeit muss sich in einem gesunden, vertretbaren und vereinbarten Rahmen bewegen. Eine softwaregesteuerte Planung behält Schicht- und Urlaubsverteilung sowie Überstunden genau im Blick und schafft so Fairness und Transparenz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

4. Arbeitszeitflexibilisierung: Umbesetzung und Dienstplan im Griff
Auch für die Vorgesetzten bietet das Staff Center relevante Anwendungsfälle. So müssen Dienstpläne in bestimmten Fällen von mehreren Instanzen, zum Beispiel Betriebsrat oder Bereichsleitung, freigegeben werden. Beantragt der für die Planung zuständige Mitarbeiter eine solche Freigabe, werden alle weiteren Schritte automatisch über definierte Workflows abgewickelt. Die jeweils nächste zuständige Instanz erhält eine Nachricht, kann auf den gewünschten Dienstplan zugreifen und auf dieser Basis über Genehmigung oder Ablehnung entscheiden. Anträge auf Umbesetzungen im Dienstplan lassen sich auf die gleiche Weise freigeben. Dazu ein Szenario: In einer Abteilung droht Unterbesetzung. Planer A macht sich auf die Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter in einer anderen Abteilung. Planer B kann einen Mitarbeiter für einen definierten Zeitraum entbehren. Er stellt ihn Planer A für seinen Bereich zur Verfügung. Sobald Planer A die Umbesetzung genehmigt, steht ihm der Mitarbeiter für den vereinbarten Zeitraum zur Verfügung.

5. Fazit: Mitarbeiterintegration macht produktiv und motiviert
Hohe Fluktuationsraten gibt es oft dort, wo sich Mitarbeiter unfair behandelt fühlen. Abhilfe schaffen gerechte und transparente Einsatzpläne, die unter Einbindung der Belegschaft entstehen. Diese beruhen jedoch auf Fakten, nicht auf „Nasenfaktoren“. Tarife, Gesetze, Regularien, unternehmensspezifische Vorgaben, Qualifikationen und Mitarbeiterwünsche stellen jedoch komplexe Anforderungen dar, die mit manuellen Bordmitteln nur schwer zu beherrschen sind. Digitales Workforce Management hilft dabei, Arbeitszeiten individueller, fairer und bedarfsgerechter zu planen. Unternehmen tun gut daran, zeitgleich mit der Einführung einer Software für Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung auch Mitarbeiterportale zu integrieren. So gelingt es, konsequent auf eine ausgewogene Work-Life-Balance hinzuarbeiten und die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter zu stärken. Das wirkt sich nachweislich auf wichtige Wettbewerbsfaktoren aus, etwa Fehlzeiten, Produktivität und Qualität. Zudem steigt mit innovativen Arbeitszeitkonzepten die Attraktivität als Arbeitgeber.

Kasten 1: Checkliste Mitarbeiterintegration

6 Tipps, wie sich die Bereitschaft der Belegschaft zu mehr Arbeitszeitflexibilität steigern lässt

• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter z.B. mittels Schichtwunschäußerungen, Tauschbörsen oder Wahlarbeitszeiten bei der Gestaltung der Arbeitszeit mitsprechen und mitwirken.

• Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, die tägliche Arbeitszeit auch einmal kurzfristig an ihre privaten Bedürfnisse, z.B. Freizeitschichten, anzupassen.
• Führen Sie Arbeitszeitmodelle für unterschiedliche Lebensphasen der Mitarbeiter ein. Beispiele dafür sind eine vorübergehende Reduktion der Arbeitszeit für das Familienleben oder eine altersgerechte Arbeitszeit.

• Belohnen Sie vom Unternehmen geforderte Arbeitszeitflexibilität, z.B. durch erhöhte Auftragslagen, durch Entgeltausgleiche wie beispielsweise einen Zuschlag für die Wahrnehmung eines Bereitschaftsdienstes.
• Führen Sie Punktesysteme ein, die eine faire Verteilung von geforderter Arbeitszeitflexibilität – unbeliebte und beliebte Arbeitszeiten – zwischen den Mitarbeitern sichert bzw. Flexibilität in diesem Zusammenhang besonders belohnt

Kasten 2: ATOSS und SAP SuccessFactors – stark für Workforce Management


Das Staff Center ist für die Enterprise Lösung ATOSS Staff Efficiency Suite sowie die Branchenlösungen für Handel, Logistik, Gesundheitswesen, Produktion und Call Center verfügbar. ATOSS Workforce Management Lösungen integrieren die Funktionen Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung. Sie zeichnen sich durch High-End-Technologie und Plattformunabhängigkeit aus und können in der Cloud oder On Premise betrieben werden. Den Anwendern des Personalmanagementsystems SAP SuccessFactors Employee Central (SAP SF EC) steht ATOSS Workforce Management ohne erneute Anmeldung zur Verfügung. Das ATOSS Staff Center ist vollständig in SAP SF EC integriert. Anwendungsfälle aus dem Arbeitszeitmanagement oder der Personaleinsatzplanung werden direkt innerhalb der SAP SF EC Oberfläche angezeigt und können dort bearbeitet werden.

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