Führen ohne Weisungsbefugnis – so umgehen Sie Führungsfallen

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Foto von Matt Hoffman

Kollegenebene

Wenn es Ihnen möglich ist, dann versuchen Sie bei der Zusammensetzung des Teams mitzuwirken. Oftmals ist diese schon durch die Aufgabe bzw. das Projekt als solches vorgegeben, falls es die Möglichkeit gibt, sollten Sie sich die am besten geeignetsten Kollegen aussuche bzw. diese dem Auftraggeber oder dem Steuerungsausschuss vorschlagen.

                      Ohne Weisungsbefugnis führen
                                    bedeutet auf Kollegenebene:
                            Hoher Abstimmungsbedarf

Sensibilisieren Sie sich zu Beginn auch für ein unterschiedliches Herangehen Ihrer Kollegen an die Aufgaben bzw. das Projekt. Insbesondere wenn Ihre Aufgabe über Ländergrenzen hinweg zu erledigen ist, ergibt sich ein vermehrter Abstimmungsbedarf. Das nicht nur allein wegen unterschiedlicher Sprachen sondern insbesondere auch wegen unterschiedlicher Arbeits- und Vorgehensweisen.

Auch sollen Sie unterschiedliche Interessenlagen und Motive berücksichtigen. Zwar kostet dieses Zeit, doch wenn Sie zu Beginn Klarheit über das gemeinsame Ziel schaffen und auch klären, wie Sie bei möglichen Schwierigkeiten miteinander umgehen wollen, dann schafft das Akzeptanz und ein gemeinsames Verständnis für die zu erledigende Aufgabe.

Managementebene

Wichtig ist zu Beginn, wie das auch beim klassischen Projektmanagement praktiziert wird, dass ein klarer Auftrag, mit einem klaren Ziel, einer Zeitvorgabe und einer Ergebnisbeschreibung formuliert wird. Hier wird oftmals bereits mit der Arbeit begonnen, ohne dass ein klarer Auftrag erteilt worden ist.

Zudem muss eine Zuordnung von Ressourcen erfolgen und das so, dass jeder übergeordnete Vorgesetzte eingebunden ist, wenn seine Mitarbeiter für das Projekt oder die übergreifende Aufgabe verplant werden. Dazu dient ein Steuerkreis. Dieser kann auch nur zwei oder drei Vorgesetzte umfassen. Wichtig ist, dass mit diesem Instrument eine Entscheidungsebene geschaffen wird, in der strittige Punkte besprochen und unterschiedliche Interessen geklärt werden können. Das ist aus Managementsicht ein wichtiges Erfolgsprinzip.

Wichtig ist außerdem, dass die Führungskraft ohne Weisungsbefugnis vom hierarchisch obersten Chef in seine Position auf Zeit offiziell und unter Beisein der Beteiligten Kollegen in seine Rolle eingeführt wird. Dies erfolgt idealerweise in Form einer Kick-off Veranstaltung, in der alle Personen vorgestellt und miteinander bekannt gemacht und je nach Umfang, die gemeinsame Aufgabe bzw. das Projekt und seine Ziele sowie die zeitlichen Fixpunkte dargestellt werden. Damit sind die grundlegenden Voraussetzungen für den Erfolg ohne Weisungsbefugnis gelegt.

In zunehmendem Maße verschwimmen Hierarchien. Aufgaben und Projekte werden immer häufiger über Abteilungs- und Tochterunternehmensgrenzen hinweg realisiert. Die Projekt- bzw. Matrixorganisation ist als Organisationsform in einer Vielzahl von Unternehmen etabliert und das führt dazu, dass derjenige der auf Zeit Führungskraft ist, sich einer Vielzahl Herausforderungen gegenübersieht. Das beginnt zum einen mit dem Rollenkonflikt – muss ich jetzt als Führungskraft agieren, wo ich doch sonst eher Aufgaben übernehme und abarbeite. Geht weiter über unklare Auftragserteilung nach der Devise, fangen Sie schon einmal an, dann sehen wir schon wohin es geht. Bis hin zu unklaren Machtverhältnissen, wenn ein ranghöherer Manager sich querstellt oder ein wichtiger Exper­te das Projekt zu boykottieren droht.

Schwierig ist in der Situation naturgemäß deshalb, weil andere geführt werden müssen, die einem nicht direkt unterstellt sind und diese neigen eher dazu, weniger Respekt zu zeigen, als vor ihren direk­ten Vorgesetzten. Darüber hinaus sind die neuen Kollegen, die eigentlich im eigenen Projekt mitarbeiten sollen auch noch in andere Routineaufgaben involviert, die meist Vorrang haben. In der Praxis werden oftmals die wenigen guten Fachleute in zu vielen Projekten gleichzeitig eingesetzt und damit sind Konflikte vorprogrammiert.

Grundsätzlich lassen sich drei relevante Bereiche erkennen, die den Erfolg des Führens ohne Weisungsbefugnis beeinflussen. Diese sind die sachlich-organisatorische Managementebene, die menschlich-persönliche Kollegenebene und das eigene Rollenverständnis.

Eigenes Rollenverständis 

Sie sind wie der amerikanische Vizepräsident „einen Herzschlag von der Macht entfernt“. Dass heißt für Sie, dass Sie, wenn auch nur vorübergehend, in die Rolle einer guten Führungskraft schlüpfen müssen.

Akzeptieren Sie Ihre Rolle als Vizepräsident. Nähern Sie sich Ihren Kollegen auf Augenhöhe, Anweisungen würden Ihre Akzeptanz deutlich beeinträchtigen. Ihr Auftreten Ihren Kollegen gegenüber sollte freundlich und wertschätzend sein. Die Wertschätzung sollten Sie jedoch mit Konsequenz in der Sache verbinden. Dies beispielsweise im freundlichen Nachfragen, wenn zugesagte Termine nicht eingehalten werden, bis wann mit einer Erledigung zu rechnen ist. Es kann durchaus sein, dass Sie hier auch freundlich aber bestimmt im Vieraugengespräch Ihren Gesprächspartner an der Ehre packen müssen, nach der Devise: Was soll ich noch tun, dass Sie die zugesagte Aufgabe auch erledigen. Das Mittel der Wahl ist das freundliche aber bestimmte Gespräch. Falls dies nicht mehr nützt, bleibt die vorher angekündigte Eskalation mit der Frage an Ihren Kollegen, ob er zum Projektausschuss gehen möchte, ob Sie gehen sollen oder ob Sie es zu zweit machen sollen.

Wichtig ist, dass Sie mehr die Rolle eines Moderators annehmen, der eine maximale Verantwortung für die Ergebnisse und den Prozess als solches hat. Wenn es bei der Zusammenarbeit immer wieder an einer Stelle hakt, kann eine gemeinsam festgelegte Veränderung der Regeln Wunder bewirken. Das gilt für kleine Streitpunkte wie Terminabsprachen, aber auch für das Lösen von größeren,  festgefahrenen Problemen.

Was Sie ebenfalls berücksichtigen müssen, ist Ihre eigene Rolle in der Machtstruktur  in Ihrem Unternehmen. Wie steht Ihr Linienvorgesetzter zu Ihrer Aufgabe bzw. Ihrem Projekt. Unterstützt er Sie bzw. wie können Sie ihm aufzeigen, dass das Projekt auch für ihn bzw. die Abteilung oder den Bereich als Ganzes wichtig ist. Schauen Sie sich auf alle Fälle die Macht- und Interessenstruktur bezüglich Ihres Auftrages an und verhalten Sie sich diplomatisch und professionell im Umgang. Gehen Sie ggfs. auf die Person zu und schaffen Sie dadurch Offenheit, Transparenz, Beteiligung, Einbindung und Vertrauen, denn es soll nachvollziehbar sein, was Sie vorhaben. So gelingt Ihnen auch Führung ohne Weisungsbefugnis.

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Fotocredit: © Rainer Sturm | www.pixelio.de

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