Fahrplan für die Digitalisierung von Personalakten

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Foto von Nastuh Abootalebi

Veranstaltungstipp ++
Nächster Infotag der HR-Kompetenzreihe: 


„Tools & Add-Ons für SAP ERP HCM“ | 02.03.2016 | 10:00 – 17:00 Uhr
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Jedes Unternehmen hat je nach Größe, Geschäftsfeld, Professionalitätsgrad und HR-Strategie ein individuelles Personalaktensystem. Einige Aspekte sind jedoch überall gleich: Jeder muss Akten scannen lassen, jeder muss dabei strukturiert vorgehen und will die Aufgabe relativ flott lösen, um mit Entgeltabrechnungen und Ähnlichem nicht in Verzug zu kommen. Es gilt das Pferd im Galopp umzusatteln.

Mit diesen Tipps gelingt Ihnen ein erstes Basiskonzept, das je nachdem, 
für welchen Anbieter Sie sich entscheiden, variiert werden muss:


>> Zeiträume für die Konzeption schaffen.

>> Beteiligte an einen Tisch holen; das können sein:
     Personalleiter, Geschäftsführung, Betriebsrat, Mitarbeiter

>> Zeit einplanen für die Beantwortung für Fragen aus der Belegschaft

>> Vorteile für die Argumentation aufbereiten: Was bringt uns die Digitalisierung konkret?

>> Personalakten analysieren: Dokumentenarten? Aktuelle Ordnerstruktur?
     Volumen der Dokumente? Handschriftliche Vermerke? Aktuelles Ablagesystem?
     Alter der Akten und Dokumente? Relevanz von Zetteln, Infos und Akten?

>> Personalaktensystem updaten: Künftige Archivierungsfristen?
     Künftig gewünschte Ordnerstruktur? Künftig gewünschte Relevanz von Informationen?
     Anzahl der gewünschten Dokumente pro digitale Akte festlegen

>> Zugriffsberechtigungen definieren: Wer soll im digitalen System was einsehen dürfen? 
     Achtung: Rechtliche Maßgaben beachten!

>> Erwägen, wie viele Dokumente in einem gewissen Zeitabschnitt aufkommen. 
     Relevant für die Performance-Anforderungen des künftigen Systems.

>> Scanlandschaft konzeptionieren: Wie sollen die zu scannenden Dokumente 
      verschlagwortet werden (z.B. nach Personalnummer, Beschäftigtenpersonalien 
      oder Erstelldaten)? 

>> Zustand der Akten klären: Müssen viele Takernadeln, Büroklammern und
     Ähnliches entfernt werden? Gibt es sensibel zu behandelnde Akten (z.B. Risse, knittrig etc.). 
     Diese Dinge verzögern flottes Scannen!

>> Entscheiden, wer den Scanjob macht: Dienstleister suchen? > Vorgehen skizzieren
      und Angebote von spezialisierten Anbietern einholen. Bitte nicht der Copyshop ums Eck.
      Oder HR-Beschäftigten einsetzen? Ebenfalls Briefing erstellen. Achtung: Keinen Praktikanten
      einsetzen! Datenschutz!

>> Prozess der Digitalisierung dokumentieren, um Revisionssicherheit zu schaffen
     (System, Dokumente, Prozesse, Zugriffsrechte) An dieser Stelle auch dringend den
     Betriebsrat einbinden.

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