Elektronische Signatur im Personalwesen

Die Personalabteilung steht vor der ständigen Herausforderung, Prozesse zu verschlanken und zu digitalisieren. In einer Zeit, in der die Digitalisierung eine zentrale Rolle in der Geschäftswelt spielt, ist die elektronische Signatur zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Diese wertvolle Technologie hat nicht nur die Arbeitsweise grundlegend verändert, sondern bietet auch eine Vielzahl von Vorteilen, die HR-Teams helfen können, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. In diesem Artikel möchte ich erläutern, warum die elektronische Signatur im HR-Bereich unverzichtbar ist und wie sie dazu beiträgt, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Sicherheit zu erhöhen.

1. Personalvorgänge effizient gestalten

Herkömmliche papierbasierte Unterschriftsprozesse sind zeitaufwändig und ineffizient. Dokumente müssen ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und archiviert werden. Dieser Prozess kann Tage oder sogar Wochen dauern. Nach meiner Erfahrung und dem Feedback unserer Kunden werden die Durchlaufzeiten von Unterschriftsprozessen durch die Digitalisierung erheblich beschleunigt. Statt wochenlang auf die Unterschrift zu warten, sind die meisten Prozesse innerhalb eines Tages erledigt.


2. Kosten für Druck, Papier, Lagerflächen einsparen

Der Einsatz von Papier, Tinte, Druckern und Lagerflächen für die Aufbewahrung von Papierdokumenten verursacht erhebliche Kosten für Unternehmen. Mit einer elektronischen Signaturlösung müssen Dokumente nicht mehr ausgedruckt, physisch unterschrieben und in Papierform aufbewahrt werden. Die digitale Variante ist sicher und kann Kosten sparen.


3. Umweltfreundlich arbeiten

Der Personalbereich ist traditionell mit einem hohen Papierverbrauch verbunden, da eine Vielzahl von Dokumenten wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Leistungsbeurteilungen etc. physisch unterschrieben und archiviert werden müssen. Durch die Umstellung auf elektronische Signaturlösungen können Personalabteilungen den Papierverbrauch drastisch reduzieren und damit einen wesentlichen Beitrag zum Umweltschutz leisten.


4. Personaldokumente flexibel, unabhängig von Zeit und Ort abrufen

Wenn Personalunterlagen online abgelegt sind, können auch andere HR-Kollegen darauf zugreifen und den Vorgang weiter bearbeiten. Dies ist vor allem in einem großen Team von Vorteil oder wenn die betreffende Person verhindert ist. Außerdem erleichtert diese Zugänglichkeit die Arbeit, wenn ein bestimmter Mitarbeiter verhindert ist oder von zu Hause aus arbeitet. Die Möglichkeit, von überall auf Dokumente zugreifen zu können, fördert die Flexibilität und verbessert die Reaktionsfähigkeit der Personalabteilung, unabhängig von der physischen Situation der Mitarbeiter.


5. Integrationsmöglichkeiten nutzen

Der Wechsel von verschiedenen Softwarelösungen kann zu Verzögerungen, Fehlern und einem erhöhtem Verwaltungsaufwand führen. Vermeide dies und integriere die elektronische Unterschriftenlösung nahtlos in bestehende digitale Systeme.


6. Fehlerquellen und Rückfragen reduzieren, sichere und nachvollziehbare Prozesse schaffen

Mit Lösungen für elektronische Signaturen können Unternehmen die Genauigkeit und Konsistenz ihrer Dokumente verbessern. Durch die Automatisierung des Signaturprozesses werden Fehler minimiert. So können beispielsweise keine Angaben im Dokument vergessen werden.
Auch eine Manipulation des Dokuments ist ausgeschlossen. Nach der Signatur ist das Dokument geschützt und kann nicht mehr verändert werden. Alle einzelnen Prozessschritte sind in einem Report ersichtlich.


7.Positive Eindrücke auf den Bewerber hinterlassen

Es ist nicht ungewöhnlich, Mitarbeiter einzustellen, die remote arbeiten, weil sie nicht in der Nähe wohnen. Ihre HR-Kollegen können mit der Signaturlösung Dokumente digital zur Unterschrift versenden und einen ersten positiven Eindruck hinterlassen.


Kurzfassung
Im Personalbereich spielt das Dokumenten- und Unterschriftenmanagement eine zentrale Rolle. Die Digitalisierung dieser Prozesse schafft effizientere, sicherere und umweltfreundlichere Arbeitsabläufe. Die elektronische Unterschrift ist nicht nur eine sinnvolle Investition für moderne Unternehmen, sondern auch eine Arbeitserleichterung für Dich und Deine Kollegen.


Diese Personaldokumente kannst Du elektronisch unterschreiben

Mit unserer elektronischen Unterschriftenlösung inSign kannst Du eine Vielzahl an Dokumenten elektronisch unterschreiben, wie zum Beispiel:

-Arbeitnehmerüberlassungen

-Arbeitsverträge

-Ausbildungsverträge

-Provisionsverträge

-Schutzverordnungen

-Einwilligungserklärungen

-Arbeitsnachweise

-Protokolle

Und viele mehr…


Ich möchte Sie auf das Nachweisgesetz (EUV) aufmerksam machen, in der die nachträgliche Aushändigung der Arbeitsverträge in Papierform vorgeschrieben ist. Mit dem bevorstehenden Bürokratieentlastungsgesetz erwarten die Juristen Vereinfachungen auch in diesem Zusammenhang.


Wie sich inSign von anderen Signaturanbietern unterscheidet
inSign ist rechtssicher und beweisbar. Hier ist ein Auszug unserer USPs.


Datenschutzkonformität
Wer auf einen deutschen Anbieter mit hohen Datenschutzanforderungen setzt, ist bei inSign genau richtig. Viele unserer Mitbewerber haben ihren Sitz im Ausland oder sind Drittanbieter außerhalb der EU.


Formular-Editor
Die Software bietet nicht nur eine reine Signaturfunktion. Man kann mit inSign auch das Dokument vorbereiten und mit Formularfeldern wie Textfeldern, Checkboxen und Fotofeldern versehen. Mitbewerber bieten diese Funktion oft nicht an.


Schutz vor Manipulation
Das signierte Dokument wird mit einem Siegel vor Veränderungen geschützt. Eine Manipulation ist somit ausgeschlossen. Andere Anbieter erlauben z.T. die Bearbeitung bereits fertiger Dokumente.
Weitere USPs findest Du hier.


Kontakt
Wenn Du weitere Fragen hast, freue ich mich auf Deinen Besuch am Stand E.06.A am 15.10.2024 in Wiesbaden. Ich stehe Dir für alle Fragen rund um das Thema elektronische Signatur zur Verfügung.


Zum Autor

Hallo, ich bin Ulrich. Ich bin mit Herz und Leidenschaft Teil des inSign Vertriebsteams. Es macht mir große Freude, unsere Kunden mit unseren Produkten auf ihrem Weg der Digitalisierung zu begleiten. Die elektronische Signatur ist fortschrittlich, rechtsicher und macht Prozesse deutlich schneller. Damit einhergehend werden Ressourcen, wie Papier oder Toner eingespart und man leistet als Unternehmen einen positiven Beitrag zur Umweltbilanz.