Das muss nicht sein. Profilvertrieb kann Spaß machen und Erfolg bringen. In diesem Beitrag zeige ich dir die 10 Gebote für erfolgreiche Anrufe im Profilvertrieb. Sie basieren auf bewährten Methoden aus der Branche sowie meinen Erfahrungen im Aufbau der KI-Vertriebsplattform PLACED. Die Gebote führen dich Schritt für Schritt durch einen optimierten Profilvertriebs-Anruf, von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. So steigt nachhaltig die Trefferquote am Hörer und der Vertrieb kommt spürbar voran.
1. Gebot: Vorbereitung ist das A und O – Kandidatenunterlagen komplett und professionell vorbereitet übersenden
Eigentlich offensichtlich, dennoch oft missachtet. Bevor es ans Telefon geht, müssen die Unterlagen sitzen. Das Kandidatenprofil sollte vollständig und ansprechend aufbereitet sein. Lebenslauf, Projektliste, Zeugnisse – alles Relevante liegt griffbereit und übersichtlich vor. Achte auf ein professionelles Layout und korrigiere Fehler. Ansprechpartner merken sofort, ob ein Profil lieblos zusammengestellt wurde oder auf hohem Standard daherkommt.
Schlechte Unterlagen erzeugen einen ungünstigen ersten Eindruck und können auch gute Kandidatenprofile chancenlos machen, gerade bei Neukunden. Tipp: Nimm das Kundenlogo mit auf den CV und präsentieren Sie dem Kunden immer ein einheitliches CV-Layout.
2. Gebot: Stärken gezielt herausstellen – Profil auf die Stelle zuschneiden
Gehe individuell auf die anvisierte Stelle ein. Welche Qualifikationen und Erfahrungen des Kandidaten passen exakt zu den Anforderungen des Kunden? Diese Stärken gehören nach vorn! Passe das Profil kontextrelevant an die Bedürfnisse des Kunden an (die besten Vermittler tun das für jeden Kunden aufs Neue). Abschweifungen zu nicht relevanten oder gar fehlenden Qualifikationen gehören hier nicht hin.
Tipp: “Übersetze” das Kandidatenprofil in die Sprache der Stellenanzeige: Nutze ähnliche Begriffe wie der Kunde und hebe die Deckungsgleichheit hervor. So wird schon in den ersten Sekunden klar, dass der Kandidat passgenau ist und echten Mehrwert bietet. Orientierung bieten die geforderten Kernkompetenzen und Aufgaben der Stelle. Beispiel: „Unser Kandidat, Herr Meier, ist erfahrener IT-Projektleiter mit 8 Jahren Erfahrung in [passender Branche] und spezialisiert auf genau die von Ihnen genannte Technologie.“ Formulierungen aus der Kundenanzeige dürfen und sollten gern übernommen werden, denn das schafft Wiedererkennung.
3. Gebot: Mut zur Lücke – Lücken kennen und Fragen antizipieren
Kein Profil ist perfekt. Insofern das Profil grundsätzlich zu den Kundenanforderungen passt, musst Du keine Angst vor Lücken im Lebenslauf oder fehlenden Skills haben. Du solltest Sie aber kennen und auf Rückfragen gut vorbereitet antworten können. Fehlt eine bestimmte Anforderung, liegen schlagkräftige Erklärungen oder Alternativen bereit. Ein Beispiel ist ein zeitweilig fehlender Führerschein, der im Lebenslauf aber so nicht markiert ist.
Tipp: Betone im Erstgespräch zunächst die erfüllten Anforderungen, nicht die fehlenden. Frei nach dem Motto: „Bitte nur erzählen, was der Kandidat kann – nicht, was er nicht kann.“ Was der Kandidat nicht mitbringt, kannst du dann erläutern, wenn der Kunde konkret danach fragt. Diese offene, gut vorbereitete Haltung gibt Sicherheit und signalisiert Professionalität.
4. Gebot: Berater statt Bittsteller – Mehrwert aufzeigen und mitdenken
Zeig, dass nicht nur ein Profil abgeliefert wird, sondern echte Hilfe dahintersteht. Anforderungen abzuhaken, reicht nicht, mitdenken und positiv überraschen ist hier die Devise. Hat der Kandidat besondere Stärken, die in der Stellenbeschreibung gar nicht erwähnt sind, aber für das Unternehmen wertvoll sein könnten? Dann sollte man proaktiv darauf hinweisen! So wird deutlich, dass der Bedarf wirklich verstanden und bereits an Lösungen gedacht wird, die vielleicht übersehen wurden.
Tipp: Statt lediglich zu fragen, ob die Stelle noch vakant ist und ob ein Profil geschickt werden darf (ein häufiger Fehler im Profilvertrieb), stelle lieber konkrete Fragen: „Seit wann ist die Stelle offen? Woran hakt es bisher bei der Besetzung? Gibt es besondere Anforderungen?“ Dieses Tiefenbohren signalisiert, dass du dich intensiv mit dem Bedarf auseinandersetzt und wirklich helfen willst, das Personalproblem zu lösen. Der Beratungsansatz schafft Vertrauen und unterscheidet von Wettbewerbern.
5. Gebot: Recherche – Ansprechpartner kennen
Vor dem Wählen der Nummer gilt es, den richtigen Ansprechpartner zu recherchieren. Wer ist zuständig: Personalmanager? Fachabteilungsleiter? Geschäftsführung?
Ein Direktkontakt ist Gold wert, denn die Zentrale endet oft in der Sackgasse. Quellen wie LinkedIn, Xing oder die Unternehmenswebsite liefern Kontext zur Person und zu aktuellen Entwicklungen. Danach die wichtigsten Stichpunkte notieren: Fakten zum Unternehmen (z. B. aktuelle Projekte oder Wachstum), zur Vakanz (z. B. seit wann unbesetzt) und natürlich zum Kandidaten. Diese Spickzettel geben Halt, verhindern peinliche Aussetzer und halten den roten Faden. Kurz gesagt: Vorbereitung schafft Selbstvertrauen und das hört man am Telefon.
6. Gebot: Klare Vorstellung – In den ersten 20 Sekunden auf den Punkt kommen
Im ersten Moment am Telefon wird der Gesprächspartner meist gestört, denn niemand wartet sehnsüchtig auf einen weiteren Vermittler-Anruf. Umso wichtiger ist also ein knackiger Einstieg. Kurz vorstellen und in wenigen Sekunden zum Kern kommen: „Guten Tag Frau Schulz, mein Name ist … von XYZ Personal. Ich rufe an, weil ich gesehen habe, dass Sie aktuell einen [Jobtitel] suchen.“ Nun ist sofort klar, worum es geht. Lange Floskeln oder allgemeines Gerede vermeiden, denn in den ersten 20 Sekunden fällt beim Gegenüber die Entscheidung, ob zugehört wird oder nicht. Ein präziser, selbstbewusster Einstieg verschafft Gehör.
Tipp: Trainiere deine Stimme. Dazu gehört ein angenehmes Tempo, deutliche Aussprache und eine positive Tonlage. Das vermittelt Kompetenz und weckt Interesse.
7. Gebot: Druck aufbauen – Dringlichkeit und Kundensituation spiegeln
Nach dem Einstieg folgt der Kontext. Signale aus der Recruiting-Realität des Kunden werden aufgegriffen: Vielleicht sind seit Monaten viele Stellen ausgeschrieben oder es wird auf mehreren Jobportalen aktiv gesucht. Freundlich ansprechen: „Ich habe gesehen, Sie suchen schon länger nach Fachkräften, das kostet sicher Zeit und Geld.“ Damit wird bildlich gesprochen „etwas Salz in die Wunde“ gestreut. Das Problem wird klar, das der Kandidat lösen kann und der Kunde spürt: Seine Herausforderung ist verstanden. Gleichzeitig macht es Sinn, Dringlichkeit zu signalisieren, z. B.: „Mein Kandidat ist ab sofort verfügbar.“ Diese Einstimmung schafft eine gemeinsame Basis und erhöht die Aufmerksamkeit deutlich.
8. Gebot: Kandidatenpassung und Motivation betonen – gezielt begeistern
Betone die individuelle Motivation des Kandidaten für genau dieses Unternehmen, z. B.: „Herr Meier reizt an Ihrem Unternehmen besonders, dass Sie international aufgestellt sind. Das passt exakt zu seinem Karrierewunsch.“ Das schmeichelt, zeigt echten Willen und erhöht die Chance auf eine Einladung.
9. Gebot: Nächste Schritte festlegen – Profilversand und Folgetermin vereinbaren
Ist Interesse geweckt, endet der Anruf nicht offen, sondern muss zu konkreten nächsten Schritten führen. Nicht um Erlaubnis bitten, das Profil senden zu dürfen, sondern proaktiv vorschlagen: „Prima, ich sende Ihnen das Kandidatenprofil gleich im Anschluss per E-Mail‑ zu.“ So wird ein vorschnelles „Nein“ vermieden. Direkt danach ist es wichtig, einen Folgetermin zu fixieren: „Bis wann haben Sie Zeit, das Profil anzuschauen? Wie wäre ein kurzes Telefonat am [Datum] um [Uhrzeit] zur Besprechung des Profils?“ Hierbei ist es wichtig, auf einen konkreten Zeitpunkt in naher Zukunft zu bestehen (am besten innerhalb der nächsten 2-3 Tage).
Tipp: Idealerweise wird sofort eine Kalendereinladung verschickt, um den Termin final festzusetzen. So bleibt das Thema präsent und der Kunde setzt sich verbindlich mit dem Kandidaten auseinander. Jeder erfolgreiche Vertriebsanruf endet mit einem klaren Verbleib, diese Chance gilt es zu nutzen!
10. Gebot: Nachfassen ist Pflicht – schnelles Anschlusshandeln und Dringlichkeit erzeugen
Nach dem Gespräch ist vor dem Abschluss! Jetzt gilt es, zeitnah nachlegen. Die angekündigte Folge-Mail mit dem Kandidatenprofil geht umgehend raus. Kurz, prägnant und individualisiert: Bezug aufs Telefonat, die Schlüssel-Qualifikationen für diese Stelle noch einmal übersichtlich zusammengefasst und das Profil des Kandidaten im Anhang (bei Bedarf anonymisiert, falls kein Rahmenvertrag besteht).
Tipp: Auch in Mail oder Folgegespräch lässt sich Dringlichkeit erzeugen, etwa mit dem Hinweis, dass der Kandidat auch bei anderen Unternehmen im Prozess ist. Natürlich ohne zu übertreiben, aber es muss klar werden, dass hier ein gefragter Spezialist im Spiel ist. Dieses dezente Druckmittel kann Entscheidungen beschleunigen. Dabei stets professionell und sachlich bleiben. Mit guter Nachfassung und der richtigen Prise Dringlichkeit steigt die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass aus dem Profilversand ein konkretes Angebot wird.
Fazit:
Telefonate im Profilvertrieb sind und bleiben die Königsdisziplin der Personalvermittlung. Sie erfordern eine klare Struktur, eine überzeugende Gesprächsführung und konsequente Nacharbeit. Wer diese Gebote beherzigt, steigert nicht nur die Erfolgsquote, sondern erlebt auch, dass Profilvertrieb (wieder) Spaß machen kann.
Moderne Technologie unterstützt den Prozess entscheidend. Mit einer KI-Vertriebsplattform wie PLACED lassen sich viele Schritte automatisieren oder erheblich vereinfachen. Von intelligenter Profilaufbereitung über datenbasierte Priorisierung der Anrufziele bis hin zu KI-gestützten Gesprächsleitfäden für den perfekten Anruf.
So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: den erfolgreichen Dialog mit dem Kunden und Kandidaten.
Genau dieses Thema vertiefe ich auch auf der kommenden StaffingPro: Moderner Vertrieb und der effektive Einsatz von KI-Agenten im Profilvertrieb. Anhand konkreter Praxisbeispiele geht es darum, wie Personalvermittler mithilfe intelligenter Systeme und Software ihre Erfolgsquote im Vertrieb deutlich steigern können.
