Automatisierung im HR: 60 % der Zeit sparen

Automatisierung ist im Personalwesen kein Zukunftsthema mehr, sondern längst eine Notwendigkeit. Unternehmen, egal ob kleines Familienunternehmen oder Konzern mit über 5.000 Mitarbeitern, stehen heute vor massiven Herausforderungen: steigende Löhne, angespannte Auftragslagen, Fachkräftemangel und die Notwendigkeit, Prozesse effizienter zu gestalten.

Auf der TALENTpro in München sprach Martin Baldermann, Leiter der Digitalagentur von OVB Media, über die Chancen und Risiken der Automatisierung im HR. Seine provokante These:
👉 Bis zu 60 % der Arbeitszeit im HR wird verschwendet – und lässt sich automatisieren.

Im Folgenden zeige ich, basierend auf seinem Gespräch, wie Automatisierung im HR funktioniert, welche Vorteile sie bringt und wie Unternehmen schon heute konkrete Prozesse verschlanken können.

Warum Automatisierung im HR unverzichtbar ist

Viele HR-Abteilungen arbeiten noch mit Prozessen, die nicht mehr zeitgemäß sind.

Handgeschriebene Stundenzettel oder Fahrtenbücher führen zu Fehlern in der Abrechnung.
Recruiter verbringen Stunden damit, Stellenanzeigen aus E-Mails in Tools zu kopieren und zu formatieren.
Bewerber erhalten unpersönliche Standardantworten und fühlen sich nicht wertgeschätzt.

Das Ergebnis: Frust bei Mitarbeitern, Bewerbern und Personalern.

Baldermann fasst es so zusammen:

„Möchte ich 80 % meiner Arbeitszeit in Excel-Listen verbringen – oder am Menschen arbeiten?“

Die Antwort ist klar: Automatisierung befreit HR von Routinearbeiten und schafft Freiraum für wertvolle, zwischenmenschliche Aufgaben.

1. Automatisierung im HR von Stellenanzeigen: Von der E-Mail ins HR-Tool in Minuten

Ein klassisches Beispiel für Zeitverschwendung im HR ist die Erstellung von Stellenanzeigen.

So läuft es aktuell oft ab:

Fachbereichsleiter schickt eine E-Mail oder gar einen Zettel („Wir brauchen einen neuen Staplerfahrer“).
Recruiter fragt Details nach und tippt die Infos in ein HR-Tool.
Texte müssen formatiert, Blöcke angepasst und Aufzählungen korrigiert werden.

⏱ Zeitaufwand: zwischen 20 Minuten und 1 Stunde pro Anzeige.

Die automatisierte Lösung:

Eine Automatisierung liest die E-Mail aus, erkennt die Inhalte und kombiniert sie mit hinterlegten Kontextinformationen (Standort, Benefits, Unternehmensrichtlinien).
Die fertige Anzeige wird direkt im richtigen Format in das HR-Tool übertragen.
Recruiter kontrolliert nur noch, bevor die Stelle veröffentlicht wird.

👉 Zeitersparnis: 15 Minuten pro Stelle. Bei 50 Stellen im Monat ergibt das mehr als 12 Stunden Arbeitszeit.

Viele Unternehmen verschwenden wertvolle Ressourcen, wenn es um das Veröffentlichen von Stellenanzeigen in Social Media geht.

Normaler Ablauf:

Recruiter brieft Marketing.
Marketing erstellt Bilder und Texte.
Mehrere Korrekturschleifen kosten Zeit.
Aufwand: 2–3 Personen, oft über eine Stunde.

Mit Automatisierung im HR geht es so:

Recruiter loggt sich ins Tool ein.
KI erstellt automatisch ein Bild im Corporate Design (Logo integriert).
KI generiert eine Caption mit passenden Hashtags – abgestimmt auf Zielgruppe und Kanal.
Post wird direkt veröffentlicht oder für später geplant.

⏱ Aufwand: 60 Sekunden statt 90 Minuten.

Baldermann zeigte auf der Messe eine Live-Demo: Eine komplette Stellenanzeige wurde in weniger als einer Minute auf LinkedIn veröffentlicht – inklusive Bild und Text.

3. Bewerberkommunikation: Automatisierung im HR, die persönlich wirkt

Ein weiteres Problem: Standardantworten auf Bewerbungen.
Viele Unternehmen verschicken automatisierte E-Mails, die unpersönlich klingen:
„Sehr geehrter Bewerberin, vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir melden uns in den nächsten Wochen.“

Das sorgt für Frust.

Die smarte Lösung:

Eine Mini-Automatisierung liest die Bewerbung aus und erstellt eine personalisierte Antwort, z. B.:
„Lieber Niklas, vielen Dank für deine Bewerbung als Podcast Manager. Deine Ansprechpartnerin ist Josefine Ritter. Wir melden uns innerhalb von fünf Werktagen. Uns fehlt noch deine Telefonnummer – sende sie uns bitte nach.“

👉 Wirkung: Der Bewerber fühlt sich wertgeschätzt und bleibt emotional gebunden.
👉 Vorteil: HR spart Zeit und steigert die Candidate Experience.

4. Automatisierte Wertschätzung im Onboarding

Automatisierung endet nicht beim Recruiting. Auch im Onboarding kann sie den Unterschied machen.

Beispiel: Eine Woche vor dem Start bekommt der neue Mitarbeiter automatisch eine Nachricht:
„Hallo Lisa, wir freuen uns, dass du nächste Woche bei uns startest. Dein Team ist schon gespannt. Komm bitte um 9 Uhr vorbei. Hast du Fragen, melde dich einfach.“

Baldermann nennt das „automatisierte Wertschätzung“ – kleine Gesten, die Bindung schaffen, bevor der erste Arbeitstag überhaupt beginnt.

5. Angst vor Automatisierung im HR abbauen

Viele Mitarbeiter haben Angst: „Die KI nimmt mir meinen Job weg.“
Doch Baldermann betont:

„Die KI wird dich nicht ersetzen. Aber Menschen, die wissen, wie man mit KI umgeht, werden dich ersetzen.“

Automatisierung ersetzt nicht HR-Mitarbeiter, sondern Routinearbeiten. Das verschafft Freiräume, um sich stärker auf strategische Aufgaben und Menschen zu konzentrieren.

6. Praxis-Hacks von Martin Baldermann

Basierend auf dem Gespräch lassen sich diese Automatisierungs-Hacks zusammenfassen:

Stellenanzeigen automatisieren: Von der E-Mail direkt ins HR-Tool.
Social Media Posts vereinfachen: Recruiting-Posts in 60 Sekunden statt in 90 Minuten.
Persönliche Auto-Replies: Bewerbern sofort mit Namen und Bezug antworten.
Onboarding unterstützen: Automatisierte Erinnerungen und Willkommensbotschaften.
Human in the Loop: Automatisierung immer mit menschlicher Kontrolle kombinieren.

Fazit: Automatisierung im HR ist Pflicht, keine Kür

Das Gespräch mit Martin Baldermann zeigt deutlich:
Automatisierung im HR ist unverzichtbar.

Unternehmen, die weiterhin auf manuelle, fehleranfällige Prozesse setzen, verschwenden wertvolle Zeit und riskieren Frust bei Mitarbeitern und Bewerbern. Wer jedoch auf Automatisierung setzt, gewinnt: