Apps für HR Aktuelle Lösungen und Trends auf dem Softwaremarkt

group of people sitting beside rectangular wooden table with laptops
Foto von Christina @ wocintechchat.com

Genehmigungsprozesse und Zeiterfassung

Schon jetzt bietet der Markt zahlreiche Lösungen für das mobile Human Resource Management an, die von Genehmigungsverfahren über Zeiterfassungstools bis hin zu Anwendungen für Talentmanagement und Mitarbeiterbewertung reichen. Sie richten sich nicht immer an die Personalabteilungen selbst, sondern unterstützen auch Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter bei HR-bezogenen Aufgaben, zum Beispiel in Form von Employee- oder Management-Selfservice-Lösungen. Beispiel Genehmigungsverfahren: Urlaubs-, Reisekosten- oder Weiterbildungsanträge der Mitarbeiter bleiben oft im Eingangskorb des direkten Vorgesetzten liegen, wenn dieser auf Dienstreise geht. Abhilfe schaffen können mobile Applikationen (Apps) für bestimmte Endgeräte (zum Beispiel iPhone, Blackberry oder Tablet-PC) oder plattformunabhängige, webbasierte Lösungen. Einige Anbieter haben bereits entsprechende Instrumente entwickelt, darunter Branchengröße SAP.

Mit der „SAP Leave Request mobile app“ beispielsweise können Mitarbeiter Abwesenheitsanträge stellen, die deren Vorgesetzte mit der „SAP HR Approvals mobile app“ bearbeiten können. Die App informiert die Führungskräfte, wenn ein Antrag eingeht. Der Vorgesetzte kann dann den Teamkalender und das Zeit- beziehungsweise Urlaubskonto des Antragstellers einsehen und auf dieser Basis entscheiden. Auch andere Genehmigungsprozesse – zum Beispiel Anträge auf Reisekostenerstattung – hat das Unternehmen bereits in mobile Apps übersetzt.

Die neue Mobilität bringt Unternehmen aus Sicht von Andreas Muther, Geschäftsführer von SAP Österreich, zwei große Vorteile: mehr Effizienz und Flexibilität. „Gerade im HR-Bereich sind Effizienzsteigerungen aktuell ein großes Thema“, so Muther. „Mobile Anwendungen nehmen schon jetzt einen wichtigen Teil in dieser Strategie ein. Außerdem flexibilisieren sie die Prozesse – dank mobiler Lösungen können Führungskräfte oder Mitarbeiter schnell Aufgaben unabhängig vom Ort bearbeiten.“

Mobile Recruiting und Bewerbermanagement

Auch im Recruiting sind mobile Anwendungen auf dem Vormarsch. Sie synchronisieren zum Beispiel das Posten offener Stellen auf verschiedenen Jobbörsen oder Portalen. So unterstützt die App „Facejob“ des Anbieters rexx systems Arbeitgeber dabei, Stellenangebote, die sie in Jobbörsen oder auf ihrer Webseite schalten, automatisch auf Facebook einzustellen. „Normalerweise würden die Jobs auf der Facebook-Seite schnell nach unten rutschen, wenn neue Nachrichten eingestellt werden“, sagt Matthias Dietrich, Sales Manager mobile bei rexx systems Austria. „Facejob bietet jedoch die Möglichkeit, den Menüpunkt „Jobs“ auf der Facebook-Seite des Unternehmens einzurichten, sodass die Arbeitgeber dort ihre Stellen im eigenen Corporate Design veröffentlichen können.“

Trends und Entwicklungen

„Aktuell ist der Stellenwert mobiler Lösungen noch nicht dem Investment entsprechend“, räumt der P&I-Geschäftsführer ein. „In Österreich gehen Unternehmen das Thema noch eher zögerlich an. Aber da in den kommenden Jahren ein Generationenwechsel bei Mitarbeitern und Management ansteht, wird die Bedeutung von Mobilität immens steigen“, ist Nagl überzeugt. Das sehen andere Anbieter ähnlich: „Der Druck, mobile Dienste anzubieten, wird immer größer werden, weil Smartphones und Tablets auch im privaten Umfeld überall Einzug gehalten haben“, ergänzt Michael Friedwagner, Geschäftsführer von Infoniqa, die mit „engage!” eine webbasierte Lösung für das Human Resource Management anbieten. Den größten Benefit für die Unternehmen sieht Friedwagner aktuell in mobilen Selfservice-Lösungen, zum Beispiel für die Zeiterfassung oder die Reiseabrechnung.

Doch wie sehen die Anwendungsszenarien der Zukunft aus? „Ich glaube nicht, dass es das Ende sein wird, einen Urlaubsprozess auf ein mobiles Gerät zu bringen“, schätzt SAP-Geschäftsführer Muther. „Wir müssen vielmehr gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern darüber nachdenken, wie wirklich coole und effiziente Szenarien für mobile Geräte aussehen.“

Manuel Egger von Sovanta glaubt, dass mobile Anwendungen das Softwaredesign insgesamt beeinflussen werden: „Wenn Sie regelmäßig mobile Anwendungen nutzen, erwarten Sie von Lösungen für stationäre PCs, dass sie genauso einfach und intuitiv zu nutzen sind.“ Diesen Trend sieht auch Benigna Prochaska von Sage: „Die Softwareentwicklung muss sich noch stärker als bisher auf das Thema Usability fokussieren.“ Dazu gehören laut Egger auch Features wie Spracherkennung und Ortung des Users: „Wir werden die Geräte stärker mit Sprache steuern“, so Egger. „Außerdem werden sie erkennen, wo wir uns gerade befinden – und dann entsprechende Apps anbieten“. Denkbar sind zum Beispiel Gebrauchsanweisungen für Maschinen, die ich gerade bedienen muss, oder Informationen über einen Firmenstandort, an dem ich mich gerade befinde. Zurzeit ist das noch weitgehend Zukunftsmusik. Denn, so Andreas Muther von SAP: „Wir stehen heute erst am Anfang der Reise.

Quelle: personal manager Zeitschrift für Human Resources Ausgabe 2 März / April 2013

Im Bewerbermanagement können mobile Anwendungen ebenfalls dienlich sein. Das Unternehmen Sage hat eine Applikation entwickelt, mit der Recruiter auch unterwegs sofort sehen, wenn neue Bewerbungen über Jobbörsen oder die eigene Karriereseite hereinkommen. „Sie können also sofort reagieren, wenn eine Top-Bewerbung eingeht“, erläutert Geschäftsführerin Benigna Prochaska. Sie ist überzeugt, dass „Mitarbeiter und Führungskräfte in Zukunft mehr mobil erledigen werden.“

Organigramme und Kompetenzen

Eine weitere Applikation – den „Ingentis org.manager [mobile]“ – hat das Unternehmen im Herbst 2012 in den App-Store gestellt. Sie umfasst eine Organigramm-Ansicht, die alle Organisationseinheiten darstellt, sowie eine Übersicht über die Planstellen im Unternehmen. Über eine Detailansicht können die User die Namen einzelner Mitarbeiter, Kontaktdaten und Qualifikationen abrufen. Möglich sind auch Reporting-Auswertungen, zum Beispiel Diagramme, die Altersstrukturen oder Geschlechterquoten darstellen. „Das hängt ganz davon ab, mit welchen Daten die Anwendung gespeist wird“, so Grimm.

Mit der Innenansicht von Organisationen und ihren Menschen beschäftigt sich auch Loga 3, eine neue Lösung, die das Unternehmen P&I im Lauf des Jahres 2013 auf den Markt bringen will. Durch die Intergration sozialer Netzwerke wie Xing und Facebook soll sie diese bereits gelebten Medien in das Unternehmensnetz integrieren. „Bei Facebook pflegt der Mitarbeiter Kontakte, bei Xing hat er seinen aktuellen Lebenslauf“, sagt Manfred Nagl, Geschäftsführer von P&I. „Viele Unternehmen dagegen haben nur Personalakten mit veralteten Lebensläufen. Private Interessen oder Weiterbildungen kommen da gar nicht vor.“ Loga 3 soll das ändern. Über die üblichen Bestandteile eines klassischen Self-service-Portals hinaus soll es den Mitarbeitern Anreize bieten, genau diese Informationen einzustellen – und damit Mehrwert für Benutzer und Unternehmen schaffen. „Wenn jemand bei der Feuerwehr eine technische Ausbildung macht oder in einem Verein Führungsverantwortung übernimmt, kann das auch für sein Unternehmen durchaus interessant sein“, betont Nagl.

Reporting und Personalkennzahlen

Wichtige Informationen schnell bei der Hand zu haben, ist auch das Prinzip von Applikationen, die sich mit Reporting und Personalkennzahlen beschäftigen. Kein leichtes Unterfangen, denn Reporting kann sehr komplex sein – und Apps müssen vor allem eines sein: einfach. „Sie sind von der Anwenderseite her gedacht: Es geht darum, genau das zu bieten, was der User für eine bestimmte Aufgabe benötigt“, erklärt Manuel Egger, Bereichsleiter HR Solutions bei Sovanta, einem Anbieter, der sich auf die Entwicklung von Business-Apps spezialisiert hat. Allein das kleine Bildschirmformat des Smartphones oder Tablets zwinge die Softwareentwickler, sich zu beschränken und Überflüssiges wegzulassen. Diese Einfachheit sei aber gerade der große Vorteil mobiler Anwendungen. Denn wenn sie gut gemacht seien, reduzierten sie die Komplexität für den Nutzer. „Viele Unternehmen haben beispielsweise alle Daten, die sie für ihr HR-Reporting benötigen, im System, aber sie schaffen es trotzdem nicht, diese schnell und einfach so zur Verfügung zu stellen, dass die Manager mit den Informationen arbeiten können.“ Genau diesen Anspruch erhebt die Sovanta-App „iPeople“. Sie wertet Daten aus dem SAP-System des jeweiligen Unternehmens aus, visualisiert diese und zeigt dem Manager in einigen wenigen Ansichten den Stand der eigenen Organisation. Die User können zum Beispiel in eine Karte hineinnavigieren und sich verschiedene Kennzahlen nach Ländern und Regionen anschauen: Wie viele Mitarbeiter habe ich dort? Wie hoch ist der Frauenanteil in bestimmten Führungsebenen? Wie hoch ist die Fluktuation – und wo ist sie am höchsten?

Talentmanagement und Mitarbeiterbewertung

Eine weitere Business-App aus dem Hause Sovanta – „iTalent” – hilft Managern dabei, Talente im eigenen Unternehmen zu identifizieren. „Wir haben die Anwendung für einen großen Kunden aus der Schweiz entwickelt, der seine Talent-Reviews früher mit mehrseitigen PDF-Dokumenten bestritt“, berichtet Egger. Sovanta entwickelte eine Business-App für Tablet-PCs, welche die Talente des Unternehmens in verschiedenen Sichten visualisiert und auch offline verfügbar macht. Die Anwendung stellt die Mitarbeiter in einer Organisationssicht, einer regionalen Sicht und einer funktionalen Sicht dar. Anwender können nach unterschiedlichen Kriterien im Talentepool filtern. „Alle Daten waren im Unternehmen vorhanden“, unterstreicht Egger. „Dennoch hat die App etwas völlig Neues geschaffen.“

Andere Applikationen unterstützen Interviews und Assessments mit bestehenden oder potenziellen Mitarbeitern. So hat SAP einen „Interview Assistant“ entwickelt, mit dem Recruiter Bewerbungsdokumente einsehen und Kandidaten vor, während und unmittelbar nach Gesprächen bewerten können. Ähnlich funktionieren Anwendungen, die Bewertungsprozesse in Assessment-Centern abbilden.

Die Firma Ingentis hat gemeinsam mit einem deutschen Automobilhersteller einen Prototypen ihrer Lösung Ingentis easy.pes für das iPad designt. Dabei handelt es sich um eine Anwendung für die Planung, Organisation und Durchführung von Assessment-Centern. Mobile Lösungen seien vor allem im Bewertungsprozess eines ACs sehr nützlich, erläutert Michael Grimm, Geschäftsführer von Ingentis. „Viele Assessoren arbeiten heute noch mit Stift und Papier. Sie haben damit den Aufwand, alle Informationen irgendwann in ein System übertragen zu müssen.“ Wer die Daten direkt in ein Tablet eingebe, spare sich diesen Schritt. Positiver Nebeneffekt: „Wenn Unternehmen in einem Assessment-Center moderne Medien einsetzen, macht das bei den Bewerbern einen positiven Eindruck“, ergänzt Grimm.

Für viele Mitarbeiter und Führungskräfte gehören sie bereits zu den täglichen Arbeitsmitteln: Fast die Hälfte der Unternehmen innerhalb der EU stellt ihren Beschäftigten mobile Endgeräte zur Verfügung, damit sie auch außerhalb des Büros arbeiten können. Das geht aus einer aktuellen Untersuchung von Eurostat hervor. Finnland ist hier mit 78 Prozent Vorreiter, Österreich liegt mit 58 Prozent auf Rang sieben. Bei den Großunternehmen fällt die Quote hierzulande sogar noch höher aus: 97 Prozent der großen Firmen in Österreich geben Smartphones, Tablet-PCs oder Laptops an die Beschäftigten aus. Im EU-Vergleich zeigen sich nur Finnlands große Konzerne beim Thema mobile Endgeräte noch großzügiger (99 Prozent).

Viele österreichische Unternehmen haben somit die Voraussetzungen dafür geschaffen, mobile Anwendungen nutzen zu können. In der Praxis hängt deren Einsatz stark vom Unternehmensbereich ab. Laut einer Studie im Auftrag von Perbit Software gehören Vertrieb, Geschäftsleitung, Marketing, Unternehmenskommunikation und IT zu den Vorreitern (vergleiche Artikel S. 12 ff.) HR hinkt noch etwas hinterher – nur ein Viertel der für die Erhebung befragten Firmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzen mobile Lösungen für HR. Doch immerhin plant ein Viertel jener HR-Abteilungen, die noch keine mobilen Lösungen nutzen, deren Einsatz innerhalb der nächsten drei Jahre.

Zu diesen Aufgaben gehört auch die mobile Zeiterfassung, die schon verschiedene Anbieter mit Lösungen unterstützen. Mit der Applikation „Webdesk Time Mobile“ von Workflow EDV beispielsweise können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen, Gründe für Abwesenheiten eintragen oder vergangene Buchungen kontrollieren. „Die Anwendung zeigt außerdem den Anwesenheitsstatus der Kollegen und deren Mobilnummer, damit der User sie bei Bedarf gleich kontaktieren kann“, beschreibt Gregor Gutzelnig, Geschäftsführer Consulting & Services bei Workflow EDV. Eine weitere App – „Projekt Time Mobile” – unterstützt die projektbezogene Zeiterfassung mit einer Stoppuhr. „Die Anwendung richtet sich vor allem an Dienstleistungsunternehmen, die Arbeitszeit projekt- und kundenbezogen abrechnen müssen“, erklärt Gutzelnig. Wenn ein Mitarbeiter zum Kunden fährt, drückt er auf Start, nach dem Einsatz stoppt er die Uhr. Das System berechnet automatisch den Arbeitsaufwand pro Projekt.

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