Arbeitgeberaufwendungen herausgefiltert und in einem definierten Analyse-Chart je Kostenstelle und Organisationsbereich aufbereitet. Planbare in der Zukunft liegende Ereignisse im Planungszeitraum sind zu berücksichtigen. Dies können u.a. Entgeltregulierungen, arbeitsvertragliche Änderungen der Arbeitszeit, Altersteilzeitvereinbarungen oder bereits bekannte Ein- und Austritte sein.
Auf Basis der erstellten Personalkostenanalyse setzen die Planvarianten auf.
Der Plan für ein Geschäftsjahr bzw. Kalenderjahr könnte klassischerweise wie folgt aussehen: Im Juli/August findet die Personalbedarfs- und Personalkostenplanung für das folgende Jahr statt. Das Personalmanagement weist die Ist-Personalkosten mit FTE (Vollzeit-Äquivalent) und Headcount aus und stellt diese Daten der Unternehmensleitung zur Verfügung. Auf Basis der planbaren Veränderungen wird der Personalmehr- oder -minderbedarf in Gesprächen mit den Kostenstellenverantwortlichen ermittelt und in das Planungstool eingearbeitet. Darüber hinaus werden qualifizierte Annahmen parametriert (u.a. Tarifveränderungen). Der erste Planungslauf wird durchgeführt, die gesamten Daten in das Controlling überspielt und dort im Planungstool mit weiteren Kosten (z.B. Beiträge zur Berufsgenossenschaft) zusammengeführt. Die Ergebnisse werden mit den Verantwortlichen besprochen, danach steht das Budget im Wesentlichen fest. Der zweite Planungslauf findet in der Regel zum Jahresende hin statt. Veränderungen werden in einer zweiten Planvariante hinterlegt, die Abweichungen zum ersten Planungslauf dokumentiert und analysiert. Die endgültigen Ergebnisse aus der Personalkostenplanung werden in das Steuerungstool des Controllings eingespielt. Für diesen Planungsprozess sind insbesondere die HR-Software-Module „Personalkostenplanung“, „Stellenplanung“ und ein „Reportinggenerator“ erforderlich.
Der Ablauf der Budget- und Planungsgespräche, die Definition der Datenbasis, die Ermittlung der Daten sowie deren Aufbereitung und Bereitstellung im Planungstool sollten mit dem Controlling im Detail abgestimmt werden, um spätere Diskussionen und Fehlinterpretationen zu vermeiden. Je intensiver die Zusammenarbeit erfolgt, desto mehr Einsicht bekommen beide Seiten in die Arbeit des Anderen und können bestimmte Prozesse besser nachvollziehen. Beide Seiten müssen lernen. Jedoch ist der Lernbedarf bei den Personalern höher, denn in der Regel bestimmt das Controlling, welche Daten wie und wann zu liefern sind.
Die Feinjustierung der Personalkostenplanung erfolgt mit der Integration der Hochrechnungsparameter. In der Regel sind diese vorgegeben oder wurden in Vorgesprächen zum Planungslauf mit dem Controlling und der Unternehmensleitung abgestimmt. Zur besseren Übersicht erfolgt die Parametrierung in den nachfolgenden 12 Schritten: Zeitraum und Selektion, Soll-Ist-Varianten, Tarifänderungen, Basiseinstell-ungen, Ausschluss, Ergebnisse, Stellen, Ermittlung, Sozialversicherung, variable Daten, Zusatzkosten und Umbuchung.
Die Wahl der Planungsebene sowie die differenzierte Betrachtung aus dem Blickwinkel der Organisation, Stelle, Kostenstelle und des Mitarbeiters sind entscheidend für die Planung und Zieldefinition. In Summe müssen sie für das Unternehmen die Grundlage liefern, auf der es entsprechend den Unternehmenszielen und den daraus abgeleiteten Maßnahmen sicher den Kostenblock „Personal“ steuern und entsprechend des zukünftigen Bedarfs einsetzen kann.
Die Zuordnung der einzelnen Lohnarten zu Kostenarten ist ein elementarer Schritt, der zwingend erforderlich ist, damit die Entgeltabrechnung und Personalkostenplanung ordnungsgemäß funktioniert. Auf einer Kostenart können mehrere Lohnarten zusammengeführt werden,
Im Rahmen der Planungsvorbereitungen wird in der Regel festgelegt, in welcher Form das Personalmanagement die Plandaten zur Verfügung stellen muss. Beispielhaft kann dies ein csv-file sein, der über eine eigens definierte Schnittstelle in das Planungstool des Controllings eingespielt wird.
Innerhalb der Soll-Ist-Vergleichsrechnung werden die abgerechneten Ist-Daten den für diesen Zeitraum angenommenen Plandaten gegenübergestellt. Die ausgewiesenen Differenzen sind im Rahmen der Analysebetrachtung zu Erklären und zukunftsorientiert zu steuern. Diese Analysen bieten den Kostenstellenverantwortlichen und dem Controller die Möglichkeit einer dauerhaften Kostenkontrolle und zeitnahen Planrevision auf Basis der einzelnen Kostenstellen. Beispielhafte Reports können sein: Soll-/Ist-Kosten nach Kostenstelle und Monat oder Soll-/Ist-Kosten nach Monat.
Personalkostenplanung ist eine Vorschau in eine zeitlich vorbestimmte Zukunft, in der unter qualifizierter Annahme mögliche Szenarien hochgerechnet werden sollen. Einen ersten Ansatzpunkt liefern die Lohnarten aus der Entgeltabrechnung. Aufgrund der Vielfalt der vorhandenen Lohnarten stellt sich natürlich die Frage, wie das Ergebnis ausschaut, wenn auf dieser Ebene hochgerechnet würde – unübersichtlich und sehr feingliedrig – für die Praxis aber nicht brauchbar. Die Lohnarten sind zu klassifizieren, d.h. in Gruppen zusammenzufassen, und auf dieser Ebene in die Planung zu überführen.
Transparente Personalkosten sind der Garant für eine sichere und zielgenaue jährliche Budgetplanung. Damit der Aufwand überschaubar bleibt und eine möglichst hohe Planungssicherheit erreicht wird, sollte sich das Unternehmen auf die vorgenannten Kernelemente konzentrieren und seine Planungsparameter in Bezug auf Darstellung der Kosten, FTE und Köpfe eindeutig definieren. Im Hinblick auf Know-how und Leistung stellt hier der Personalbereich ein internes Planungsinstrument mit hohem Wertschöpfungsbeitrag zur Verfügung.
Sven Friedl
Hochschulfachökonom Personal
– Inhouse-Seminare und Beratung –
Sven-Friedl-Verlag@t-online.de
Wenn für den Forecast und die Budgetierung die in der Zukunft liegenden Personalkosten betrachtet und analysiert werden, passiert dies in der Regel mit Hilfe von Planvarianten. Die Planvariante kumuliert in sich die einzelnen Steuerungsparameter, mit denen Einfluss auf das Planungsergebnis genommen werden kann. Im Rahmen der Planung werden die unterschiedlichsten Szenarien hochgerechnet, wobei jedes Szenario in einer eigens definierten Variante gerechnet und dokumentiert wird. Dies ermöglicht Vergleichsrechnungen und zeigt auf, wie sich die Personalkosten verändern, wenn an den Stellschrauben der Parametrierung gedreht wird. Die Variante, die als die wahrscheinlichste gilt, liefert dann auch die Personalkosten für den Forecast und das Budget. Planungsparameter können pauschal hinterlegt werden (Bsp.: Tariferhöhung um 2% zum 01.05.2006 für alle Mitarbeiter mit Tarifbindung) oder individuell auf Mitarbeiterebene eingestellt werden (Bsp.: Sonderzahlung für Herrn/Frau xy). Die Basisdaten holt sich das Planungstool aus den Stamm- und Abrechnungsdaten bzw. greift auf bestehende Tabellen zurück.
Personalkostenplanung erfordert ein enges Zusammenspiel zwischen Personalmanagement, Controlling und den Fachabteilungen. Je besser sie die Sprache und Prozesse des jeweils anderen verstehen, desto präziser wird die Planung.
Ein ganz wesentlicher Punkt bei der softwaregestützten Personalkostenhochrechnung ist, dass das Modul „Personalkostenplanung“ das Hinterlegen von Varianten ermöglicht, mit denen parallel Vergleichs-rechnungen in die Zukunft angestellt werden können. Dabei spielen die einzelnen Parameter wie Tarifanpassungen, Einmalzahlungen, Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung oder die Betrachtung von befristeten Arbeitsverhältnissen eine wichtige Rolle. Aber auch das Verschieben, Schließen und Gründen von Abteilungen sind bedeutende Planungselemente. Auf der Basis einer eindeutigen Personalbedarfsplanung sind die Jahresplanung von der Mitarbeiter- bis zur Unternehmensebene und die quartärliche Retrospektive im Rahmen der Kostenanalyse (Soll-Ist-Analyse) entscheidend.
Die Personalkosten stellen einen wichtigen und großen Kostenblock im Unternehmen dar. Sie werden im Rahmen der Personalkostenplanung ermittelt und für die Forecastbetrachtung und Budgetierung entsprechend aufbereitet. Dabei wird unter Forecast die SOLL-Betrachtung der noch nicht abgerechneten Monate im Planungsjahr verstanden. Hochgerechnet wird auf Basis der bereits vorliegenden IST-Daten und den im Planungstool hinterlegten qualifizierten Annahmen zur zukünftigen Entwicklung der Personalkosten (Tarifanpassungen, neue Planstelle ab 01.10.2xxx, …) können so genaue Vorhersagen getroffen werden.
Ein wesentliches Ziel der Personalkostenplanung besteht im Rahmen der Detailplanung auf Lohnartenebene darin, Einsparpotenziale zu ermitteln.
TREND-Berechnung Personalkosten:
§ Wie haben sich die einzelnen Kostenbestandteile (Lohnarten, Kostenarten) in der Vergangenheit entwickelt?
§ Welcher Trend ist erkennbar?
§ An welchen Einflussfaktoren lässt sich der Trend bestimmen?
§ In welchem Verhältnis stehen die fixen zu den variablen Kosten?
§ Welche Maßnahmen werden bei Kostenüber-/ -unterdeckung eingeleitet?
Zeitfolge und Kontinuität spielen eine entscheidende Rolle
