Das Unternehmen
Die Versicherungskammer Bayern umfasst als Konzern insgesamt 15 Einzelunternehmen und ist mit ca. 6.500 Mitarbeitern der grösste öffentliche Versicherer Deutschlands. Das Produktportfolio bietet dabei einen Rundum-Versicherungsschutz für Personen und Sachen. Kunden der Versicherungskammer Bayern erhalten dabei Problemlösungen die aus traditionell langer Erfahrung entstanden sind. Als Teil des Sparkassen Finanzverbundes verfügt die Versicherungskammer Bayern mit rund 3.000 Sparkassenfilialen, knapp 600 Versicherungsagenturen und über 250 Raiffeisen- und Volksbanken sowie 38 Geschäftsstellen der Bayerischen Landesbrandversicherung über ein flächendeckendes Vertriebsnetz in Deutschland.
Die Anforderungen
„Die vollautomatische Erstellung aussagekräftiger Organigramme, verfügbar für jeden Mitarbeiter über das Intranet und damit die Erhöhung der Transparenz unserer Kommunikationsprozesse“ waren die Ziele, die Volker Meyer, Abteilung Zenrale Betriebsorganisation, bei der Einführung einer Organigrammlösung verfolgte. Dabei sollte sich die neue Lösung nahtlos in die vorhandene PeopleSoft®-Systemlandschaft integrieren und die vorhandenen Organisationsstrukturdaten für die Erstellung der Organigramme nutzen. „Insbesondere die Integration in unsere Systemlandschaft war ein sehr wichtiger Punkt für uns. Schließlich wollten wir den bisherigen aufwändigen Prozess der manuellen Erstellung mit MS Visio® ablösen und die tägliche Aktualität
der Organigramme sicherstellen“ verdeutlicht Volker Meyer die Zielsetzung.
Der Lösungsansatz
Michael Eder, Abteilungsleiter Personal Zentrale Aufgaben, führte zusammen mit Volker Meyer, eine Evaluierung der auf dem Markt verfügbaren Lösungen durch. „Funktionalität, unkomplizierte Integration in unsere PeopleSoft®-Systemlandschaft sowie das Preis-/Leistungsverhältnis“ waren die wichtigsten Kriterien bei der Evaluation.
„Der Ingentis org.manager überzeugte uns schließlich durch den großen Funktionsumfang, weitreichende Konfigurierbarkeit, das einfache Bedienkonzept und durch die effiziente Schnittstellengestaltung, die eine Integration in unsere Systemlandschaft sehr einfach machte“ erklärt Volker Meyer.
Für die PeopleSoft-Anbindung war lediglich die Definition eines Extraktes notwendig, der in einem Textfile die Organisationsstruktur über eine einfache Vorgänger/Nachfolger-Struktur abbildet. „Diese Daten werden nun vollautomatisch von unserem PeopleSoft System an den Ingentis org.manager übergeben, der dann batchgesteuert vordefinierte und aktuelle Organigramme als HTML-Files in unser Intranet publiziert“ erklärt Michael Eder das neue Verfahren. Dabei verläuft der gesamte Prozess vollautomatisch ohne jeglichen manuellen Eingriff. „Mit dem einfach zu bedienenden und dem sehr variabel konfigurierbaren Userinterface konnten wir bei unseren internen Kunden sofort ein positives Feedback erreichen“.
Durch die Automatisierung und Zentralisierung des Prozesses der Organigrammerstellung konnte auch die Effektivität der Prozesse insgesamt gesteigert werden. „Durch die nun unternehmensweit verfügbaren und jederzeit aktuellen Organigramme konnten wir unsere internen Kommunikationsprozesse beschleunigen und auch qualitativ verbessern. Innerhalb von Sekunden sind nun Zuständigkeiten und Verantwortlichkeitenfür jeden Mitarbeiter im gesamten Konzern abrufbar und visuell aufbereitet – und zwar konsistent zu den in den Informations- und Kommunikationssystemen gespeicherten Daten“ freut sich Michael Eder über die gestiegene Transparenz bei der Informationsverarbeitung.
Die nahtlose Integration des Ingentis org. manager in die PeopleSoft Systemlandschaft sowie die „zügig erzielten Effizienz-und Effektivitätssteigerungen sind überzeugend. Zukünftig wollen wir unsere Organigramme mit weiteren Informationen anreichern und auch die umfangreichen Controllingfunktionen des Ingentis org.manager nutzen“ gibt Volker Meyer einen Ausblick in die Zukunft.
„Der Einsatz des Ingentis org.manager führte schnell zu messbaren Effizienzsteigerungen unserer internen Prozesse“ Michael Eder, Abteilung Zentrale Aufgaben
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