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Foto von Danielle MacInnes
Dabei erfolgt der gesamte Prozess aufgrund der nahtlosen Integration des Ingentis org.managers in die SAP® Systemlandschaft vollautomatisch und ohne jeglichen manuellen Eingriff. Mit dem Ingentis org.manager konnten somit nicht nur die internen Prozesskosten gesenkt, sondern darüber hinaus auch die Transparenz in dem weltweit tätigen Konzern signifikant gesteigert werden. Merck hat eben das ‚richtige Mittel‘ für transparente Strukturen...

Das Unternehmen:

Merck wurde 1668 in Darmstadt durch Friedrich Jacob Merck gegründet und ist somit das älteste pharmazeutischchemische Unternehmen der Welt. Heute besteht der Merck Konzern aus 120 Gesellschaften die in über 60 Ländern der Erde tätig sind. Insgesamt beschäftigt der Merck Konzern 33.000 Mitarbeiter weltweit, die einen Umsatz von über 7 Mrd. Euro in den beiden Sparten Pharma und Chemie erwirtschaften.

Die Anforderungen:

„Die Ablösung des ineffizienten manuellen Erstellungsprozesses bei gleichzeitiger Qualitätsverbesserung durch eine höhere Aktualität und Detailtiefe der Organigramme“, das war die Zielsetzung die Tobias Schellhaas für den neuen Prozess der Organigrammerstellung definierte. Bisher wurden die Organigramme mit hohem Aufwand in MS PowerPoint manuell erstellt und dann monatlich als JPG-Grafik im Intranet veröffentlicht. Dabei beschränkte sich der Detailgrad auf die Darstellung bis auf die Bereichs- Hauptabteilungsebene mit einigen wenigen Angaben wie z.B. Abteilungsbezeichnungen und Namen der Stelleninhaber. „Neben der Anforderung nach einer höheren Aktualität und Detailtiefe der Organigramme sollte sich die zukünftige Lösung natürlich nahtlos in unser SAP System integrieren“ beschreibt Tobias Schellhaas die weiteren Anforderungen.

Der Lösungsansatz:

Nachdem die Anforderungen an den zukünftigen Prozess definiert waren, folgte eine umfangreiche Evaluierungsphase der am Markt befindlichen Lösungen für die automatische Organigrammerstellung. „Funktionalität, Freiheit bei der Gestaltung des Layouts der Organigramme, einfache Bedienung, sowie eine nahtlose Integration in unsere SAP Systemlandschaft waren unsere entscheidenden Kriterien bei der Auswahl der geeigneten Software“ erklärt Tobias Schellhaas. Der Ingentis org.manager konnte schließlich in allen Punkten überzeugen, „insbesondere aber die wirklich perfekte SAP-Integration und der ‚easy to use‘ Ansatz gaben schließlich den Ausschlag für die Anschaffung des Ingentis org.managers bei Merck.“

Die Implementierung konnte aufgrund der nahtlosen SAP-Integration innerhalb kürzester Zeit erfolgen. Nach wenigen Stunden schon konnten die ersten Organigramme vollautomatisch aus SAP HCM erstellt werden. Heute werden nicht nur die Organigramme für die über 9.000 Mitarbeiter der Merck KGaA täglich vollautomatisch erstellt und im Intranet mit umfangreichen Suchfunktionen publiziert, sondern darüber hinaus auch die Organigramme für weitere 24.000 Mitarbeiter in diversen Landesgesellschaften weltweit. Eine zusätzliche Anforderung ergab sich aus der divisionalen Organisationsstruktur des Merck Konzerns: „Die Darstellung fachlicher Zuständigkeiten über Organisationseinheiten und ganze Gesellschaften hinweg war eine weitere wichtige Anforderung, die der Ingentis org.manager hervorragend erfüllt“ erklärt Tobias Schellhaas.

Die Veröffentlichung der Organigramme erfolgt in einer globalen und in diversen lokalen Varianten, die miteinander verknüpft sind und dann über das „HRReporting Portal“ im Intranet weltweit den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Die bisherigen positiven Ergebnisse, die messbaren Effizienzsteigerungen und die hohe Akzeptanz der Lösung bei allen Mitarbeitern machen Lust auf mehr: Die Nutzung der umfangreichen Controlling- und Simulationsfunktionen des Ingentis org.managers ist einer der nächsten Schritte: „Wir wollen den das Tool zukünftig auch für unsere Personalplanungsprozesse, sowie in Restrukturierungsprojekten einsetzen und dabei dann insbesondere die vielfältigen Simulationsfunktionen nutzen“ freut sich Tobias Schellhaas auf weitere interessante Projekte mit dem Ingentis org.manager.

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