Software für Lohn- und
Gehaltsabrechnung an der Spitze
HR-Software kommt mittlerweile in fast allen Bereichen der Personalarbeit zum Einsatz (Abbildung 6). Besonders verbreitet sind Anwendungen, die die Personalverwaltung unterstützen. Wie schon die Vorgängerstudie aus dem Jahr 2010 belegt auch die aktuelle Erhebung, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Zeiterfassung und das Bewerbermanagement die Top-Einsatzbereiche für HR-Software sind. Gefragt sind auch zunehmend Softwarelösungen zum E-Learning, also für das Lehren und Lernen mittels diverser elektronischer Medien.
Häufiger eingesetzt als im Vorjahr werden laut Befragungsergebnissen in den Unternehmen Softwarelösungen für das Personalcontrolling. Diese nutzen derzeit 36 Prozent, um mithilfe unterschiedlicher Instrumente eine Zukunftsbetrachtung vorzunehmen. Im Jahr 2010 waren es noch lediglich 29 Prozent.
Die meisten der teilnehmenden Unternehmen kommen aus dem Bereich IT-Dienstleistungen und Software sowie dem Dienstleistungsbereich (jeweils 16 Prozent), dicht gefolgt von Produktions- und Industrieunternehmen (15 Prozent) (Abbildung 3).
Die meisten Teilnehmer an der Studie arbeiten für Unternehmen oder Niederlassungen in Deutschland (171). 61 Fragebögen kommen aus Österreich und 16 aus der Schweiz. Privatwirtschaftliche Unternehmen (83 Prozent) sind am häufigsten vertreten, aber auch öffentliche Verwaltungen (10 Prozent) und Non-Profit-Organisationen (7 Prozent) haben sich an der Studie beteiligt. Die Mehrzahl der Unternehmen, die den Fragebogen ausfüllten, beschäftigen mehr als 250 Mitarbeiter (57 Prozent). Über ein Viertel der Studienteilnehmer arbeiten für Unternehmen, die 50 bis 249 Beschäftigte haben (27 Prozent). Mitarbeiter von Klein- (10 bis 49 Beschäftigte) und Kleinstbetrieben (weniger als 10 Mitarbeiter) sind mit jeweils 8 Prozent vertreten (Abbildung 2).
Unübersichtlicher Markt für HR-Software
Für Arbeitgeber ist es deshalb entscheidend, Systeme zu finden, die ihren Bedürfnissen gerecht werden. Besonders wichtig ist ihnen, dass die HR-Software die Personalabteilung bei administrativen Prozessen entlastet und gleichzeitig benutzerfreundlich ist. Software zu finden, die zielgenau ihre Bedürfnisse befriedigen, fällt jedoch vielen Personalverantwortlichen schwer, vor allem deshalb, weil sie den Markt für HRSoftware als intransparent erleben. Über die Hälfte der Befragten (59 Prozent) stimmen dieser Aussage zu. Ebenso räumen mehr als die Hälfte (57 Prozent) ein, dass der eigene Überblick über diesen Markt „verbesserungswürdig“ sei. 7 Prozent bezeichnen ihre Marktkenntnisse sogar als „schlecht“ (Abbildung 5). Eine große Mehrheit von 82 Prozent wünscht sich deshalb eine kompakte Übersicht über den Softwaremarkt.
Die Aussagen der Personalverantwortlichen sind kaum verwunderlich, ist allein die Vielfalt der Anbieter doch recht groß, wie unsere Marktübersicht ab Seite 44 belegt. Das Angebot an HR-Software ist für Außenstehende kaum überschaubar, die richtige Lösung für das jeweilige Unternehmen meist auf Anhieb nicht zu identifizieren. Wer sich nicht selbstständig durch das Dickicht der unterschiedlichen Software-Angebote schlagen möchte, kann sich aber auch an professionelle Personaldienstleister wenden. Auf die Frage, ob sie eine neutrale Beratung zum Thema HR-Software durch einen Dienstleister in Anspruch nehmen würden, antworteten rund die Hälfte der Studienteilnehmer mit „gerne“ und „vielleicht“. Jedes zehnte befragte Unternehmen hat bereits eine solche Beratung in Anspruch genommen.
Wie viele Mitarbeiter sind in den
HR-Abteilungen beschäftigt?
Fast die Hälfte der für die Studie befragten Unternehmen haben Personalabteilungen, die aus zwei bis fünf Mitarbeitern bestehen (47 Prozent). Etwas weniger als ein Drittel der Unternehmen (27 Prozent) haben elf und mehr Mitarbeiter, die sich in einer eigenen Abteilung mit Human Resources beschäftigen. In 13 Prozent der Unternehmen beschäftigt sich lediglich eine Person mit Personalangelegenheiten. Für die an der Studie beteiligten österreichischen Unternehmen ergibt sich dabei folgendes Bild: Elf und mehr Mitarbeiter in der Personalabteilung hat kein befragtes Unternehmen. Die meisten haben zwischen zwei und fünf, aber 80 Prozent der Kleinstunternehmen lediglich einen Mitarbeiter, der sich mit Personalaufgaben beschäftigt.
Die Zeiten, in denen Personalisten mittels schlichter Excel-Listen gearbeitet haben, sind längst Vergangenheit. Eine HR-Software hat heute nahezu jedes Unternehmen im Einsatz. Auch die überwiegende Zahl der befragten Unternehmen setzt zielführende Software ein (88 Prozent), um Personalprozesse zu unterstützen. Immerhin 61 Prozent der am HRSoftware-Report 2011 beteiligten Unternehmen führen alle Mitarbeiterdaten elektronisch, 31 Prozent nur in Teilen.
Laut Erhebung ist HR-Software für die Unternehmen erfolgskritisch. 97 Prozent der Studienteilnehmer glauben, dass sie eine zentrale Voraussetzung für den Erfolg ihrer Personalarbeit ist (Abbildung 4). Noch höher als der Länderdurchschnitt schätzen Österreichs Unternehmen die Bedeutung von HR-Software ein. Ihre Wertung: 100 Prozent bei den Klein-, mittleren und Großunternehmen. Von den Kleinstunternehmen stimmen immerhin 75 Prozent zu.
Vielfalt der Produkte und Lösungen
In der Studie fragten wir auch danach, welche Software-Produkte die Unternehmen für bestimmte HR-Prozesse nutzen. 65 Prozent der Studienteilnehmer antworteten auf diese Frage. Die Auswertung belegt, dass die Unternehmen viele Lösungen einsetzen – von der Eigenentwicklung über eher unbekannte Anwendungen bis hin zu Produkten großer Anbieter. Klarer Spitzenreiter ist SAP (Abbildung 9).
Worauf Anwender achten:
Vorteile und Mängel von HR-Software
Bevor sie sich für eine Software entscheiden, machen es sich Personalverantwortliche meist wirklich nicht leicht. So prüfen die Anwender aus dem HR-Umfeld erst einmal die Angebote, lassen sich beraten und schauen darauf, dass ihre Ansprüche erfüllt sind. Entscheidend ist für sie vor allem, dass die Software einfach zu handhaben und intuitiv zu bedienen ist. Ebenfalls wichtig sind den Personalentscheidern individuelle und ausführliche Auswertungs- und Berichtsfunktionen und – neben der hohen Datensicherheit –, dass die Software zuverlässig funktioniert und eine hohe Schnittstellenfähigkeit aufweist (Abbildung 10).
Zufriedenheit mit der eingesetzten Software
Eine neue Software zu implementieren kostet Zeit und Geld. Wichtig ist deshalb, dass sich der Aufwand möglichst rasch lohnt. Der konkrete Nutzen der eingesetzten HR-Software sollte – so das Anliegen der Befragten – möglichst unmittelbar ersichtlich sein und wirken, ansonsten würden die Softwareanwendungen keinen Sinn machen. An der Spitze der gewünschten IT-Effekte liegt die verbesserte Transparenz der Prozesse.
Die Mehrheit der befragten Unternehmen erzielt dies nach eigener Aussage mit ihrer eingesetzten Software und ist deshalb auch mit den aktuellen Tools zufrieden oder sogar sehr zufrieden (Abbildungen 11 und 12).
Gefragt nach weiteren positiven Auswirkungen ihrer HR-Software
nannten die Personalverantwortlichen folgende Aspekte:
>> Die Akzeptanz bei den Business-Partnern hat sich erhöht.
>> Wir können Bedarfe besser planen.
>> Wir haben eine bessere Unterstützung der Führungszusammenarbeit.
>> Wir verfügen über bessere Dokumentationsmöglichkeiten.
>> Es werden neue Lernformate vermittelt, zum Beispiel Web 2.0.
>> Wir haben die benötigte Papiermenge reduziert.
>> Wir haben jetzt bessere Möglichkeiten, den
Headcount zu verwalten, und besseres Reporting.
>> Wir können jederzeit den Status von Bewerbungen einsehen und
bei nachfragenden Bewerbern schnell Auskunft geben.
>> Die gesetzlichen Anforderungen können sofort umgesetzt werden.
>> Die Arbeitsleistung wurde gesteigert, die Arbeiten sind besser strukturiert.
Doch nicht alle Studienteilnehmer können ausschließlich Gutes über ihre HR-Software berichten. Und so sind immerhin 18 Prozent der befragten Unternehmen mit ihren Systemen nicht zufrieden (Abbildung 12) und 7 Prozent planen deshalb sicher einen Anbieterwechsel in den kommenden zwölf Monaten. 17 Prozent haben sich dafür noch nicht endgültig entschieden und denken über einen Wechsel noch nach. Im Vergleich zum Vorjahr hat die Zahl der unzufriedenen Softwarekunden damit zugenommen. Im Jahr 2010 waren 15 Prozent unzufrieden mit ihren Systemen. Leicht abgenommen hat heuer indes die Zahl der Wechselwilligen: 2010 wollten noch 16 Prozent der befragten Unternehmen den Softwareanbieter sicher wechseln.
Abgenommen hat hingegen die Zahl der Arbeitgeber, die ihr Personal mithilfe von Software gezielt steuern. Hatten im Vorjahr 34 Prozent der befragten Firmen Personalinformationssysteme im Einsatz, liegt der Anteil heuer nur noch bei 31 Prozent.
Gefragt, für welche HR-Prozesse sie in Zukunft zusätzliche HR-Software einsetzen möchten, setzen die Unternehmen den Bereich Bewerbermanagement an die Spitze. Auf den Plätzen folgen Software für Mitarbeiterportale, Mitarbeitergespräche und Personalentwicklung (Abbildung 7).
Den verstärkten Einsatz von HR-Software für bestimmte Bereiche zu planen, ist eine Sache. Die andere ist, auf dem Markt auch die entsprechende Software zu finden. Für individuelle und spezielle Fragestellungen ist das Angebot anscheinend oft nicht ausreichend. So wünscht sich jedes zehnte an der Umfrage beteiligte Unternehmen mehr Software-Angebote für die Personalentwicklung, das Weiterbildungs- und das Wissensmanagement (Abbildung 8).
Die Klagen der Personalverantwortlichen über Probleme mit ihrer HRSoftware hören sich über die Unternehmen aus den verschiedenen Branchen hinweg ziemlich ähnlich an: Den meisten ist die Handhabung zu kompliziert (28 Prozent), wichtige Prozesse oder Teilschritte der HR-Arbeit werden nicht abgebildet (26 Prozent), die Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen funktionieren nicht (21 Prozent). Häufig gibt es zudem technische Probleme und die Software ist nur eingeschränkt funktionstüchtig (18 Prozent). Und auch der Service der Anbieter scheint nicht immer zuverlässig zu sein (17 Prozent).
Darüber hinaus beklagen die Studienteilnehmer unflexible Dienstleister und hohe Kosten für den Service, der oft auch noch erfolglos sei. Die Kosten für Zusatzmodule seien zudem zu hoch und die Systeme entsprechen zum Teil nicht den Bedürfnissen der HR-Abteilungen – zum Beispiel gebe es kaum oder sogar überhaupt keine Reportingfunktionen und es sei kein Organisations-Management möglich. Auch häufiger Grund für Unzufriedenheit: Softwarelösungen, die benutzerunfreundlich, zu erklärungsintensiv und zu wenig intuitiv seien.
Budgets und Softwarevorhaben
Die Abbildungen 13 und 14 zeigen, dass ein großer Teil der befragten Unternehmen dennoch oder gerade auch deshalb heuer in Softwarelösungen investieren will. Knapp die Hälfte (45 Prozent) plant, in den kommenden zwölf Monaten ihr Softwaresystem auszubauen. 27 Prozent werden dafür die Budgets für HR-Software erweitern (2010: 18 Prozent), 60 Prozent halten ihre Ausgaben stabil (2010: 69 Prozent), 13 Prozent investieren weniger als zuvor (keine Veränderung gegenüber dem Vorjahr).
Der Einsatz professioneller HR-Software ist für viele Unternehmen Alltag. Zusammenfassend zeigt der HR-Software-Report 2011, dass Arbeitgeber sehr bewusst auf IT-Unterstützung für ihre HR-Prozesse setzen. Sie verbinden damit ihre Vorstellungen nach ganz gezielten Effekten. Deshalb sind sie – wie die Studie zeigt – durchaus bereit, auch in Zukunft in IT-Lösungen für das Human Resource Management zu investieren – und die Digitalisierung der Personalarbeit in ihren Unternehmen voranzutreiben.
HR-Software trägt aus Sicht von Personalisten ganz entscheidend zu einer erfolgreichen Personalarbeit bei. Die Ergebnisse des HR-Software-Reports 2011 zeigen, dass Software in nahezu allen Bereichen der Personalarbeit eingesetzt wird, diese vor allem intuitiv zu bedienen sein und vielfältige Analysefunktionen bieten muss. Ein weiteres Ergebnis des HR-Software-Reports 2011 ist, dass die Entscheidungen über Investitionen für HR-Software in den meisten Unternehmen die Unternehmensleitungen selbst fällen. Dies geschieht aber häufig in Absprache mit der Personal- und der IT-Abteilung, so die Auswertung der Antworten.
Über die Studie
Im Jänner und Februar 2011 wollte das Magazin personal manager wissen, welche Erfahrungen Unternehmen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz mit HR-Software gemacht haben. Wir fragten auch danach, wie sie ihre IT-Lösungen einsetzen und welchen Bedarf sie für die Zukunft sehen. 262 vollständig ausgefüllte Fragebogen kamen in die Auswertung. Unter den Teilnehmern der Studie HR-Software-Report 2011 sind Geschäftsführer und CEOs, Personalchefs, Linienmanager und Mitarbeiter aus HR-Abteilungen, aber auch HR-IT-Spezialisten, Führungskräfte außerhalb von HR sowie Berater (Abbildung 1).
