Studien zum Thema liefern verlässliche Maßgaben und Kriterien. So hat zum Beispiel die Universität der Bundeswehr München mit ihrem Evaluierungsbogen aus dem Jahr 2012 verschiedene Aspekte abgefragt. Diese entsprechen jenen in einer Studie des Freiberufler Magazins von SOLCOM.
Das sollten Sie mindestens tun:
► Teams sinnvoll zusammenstellen
Bei der Integration mehrerer Freelancer sollte überlegt werden, wie die optimale zahlenmäßige Gewichtung externer und interner Projektmitarbeiter im Team aussehen kann. Unmut unter den Beschäftigten kann es dann geben, wenn sie sich durch zahlenmäßig überlegene Freelancer kontrolliert oder bestimmt fühlen.
► Stammpersonal informieren und vorbereiten
Werden Freelancer relativ oft oder in großer Zahl eingesetzt, sollten die Gründe dafür den Beschäftigten mitgeteilt werden. Das hilft, mögliche Widerstände im Vorfeld des Einsatzes zu reduzieren. Diese können daraus entstehen, dass Interne den Freelancer als günstige Ersatzkraft werten. Die Chancen, dass dieser gut im Team angenommen wird, sind besonders dann hoch, wenn er als Spezialisten in ihrem Fach gebucht wird. Erfahrene Freiberufler geben ihr Wissen oft weiter und unterstützen ihre internen Kollegen gern.
► Professionell sein, Verbindlichkeit stärken
Wenn das Projektmanagement professionell aufgesetzt wird – klare Aufgabenzuweisung, seriöse Kommunikation, verlässliches Handeln – ist auch die Verbindlichkeit der Zusammenarbeit abgesichert. Zudem vermittelt der Auftraggeber, dass es einen festen Rahmen gibt, innerhalb dessen er mitarbeiten soll.
► Ansprechpartner für Freelancer bestimmen
Auch wenn die Zeit knapp ist, sollte ein zentraler Ansprechpartner im Unternehmen bestimmt werden. Günstigerweise steht bei mittelfristigen Projekten und bei größeren Teams auch ein interner Mitarbeiter als Partner zur Verfügung. Das sichert den Kontakt ins Team.
Selbst wenn der Externe nur einen Teiljob hat, so sollte er doch zumindest eine knappe Information über das Unternehmen seines Auftraggebers erhalten. Auch sollte der Freelancer dem Team und dieses ihm vorgestellt werden – entweder digital oder wenn möglich durch Einladung ins Haus.
► Teampower freisetzen
Wer den Freelancer in seiner Startphase intensiv begleitet, nimmt ihn optimal in die Mitte des Teams. Die an dieser Stelle investierte Zeit hilft, im Projektverlauf zügig voranzukommen. Mitarbeiter sollten angewiesen werden, alle nötigen Informationen in den laufenden Prozessen proaktiv bereitzustellen. Dazu sollten aber Aufgaben auch klar kommuniziert worden sein.
► Soziale Beteiligung
Laufen Freelance-Projekte länger, so lohnt es sich, den Externen an gemeinsamen Aktivitäten teilhaben zu lassen. Das können Betriebsfeiern, sportliche Aktivitäten oder Versammlungen sein. Selbst Weiterbildungsmaßnahmen sollten dahin geprüft werden, ob sie Status und Knowhow des Externen im Zusammenspiel mit dem Team stärken könnten.
► Troubleshooting bei Widerstand aus dem Team
Selbst bei bester Vorinformation des Teams ist es möglich, dass Mitarbeiter Freelancer mit höheren Stundensätzen unter Umständen beneiden und sich entsprechend defensiv oder distanziert handeln. Von daher sollte man das Betriebsklima während des Prozesses gut im Auge behalten.
► Empfehlung aus der Praxis
Steven Cook – Partner bei der Kreativagentur Edenspiekermann – sagte in einem Interview mit dem Digital Asset Management-Dienstleister Canto, die Integration von Freelancern könne dann schwierig werden, wenn die Unternehmenskultur stark ausgeprägt sei und eine spezifische Weise beinhalte, zu denken und methodisch vorzugehen. Seiner Erfahrung nach ist auch das Technische eine Herausforderung. Da fehle zum Beispiel der Zugriff auf Dateien oder Informationen seien über verschiedene Sharing-Tools verstreut und für den Freelancer nicht sofort ersichtlich. Es gilt also, in diesen Fällen gesondert am Onboarding von Freelancern zu arbeiten. Steven Cook empfiehlt außerdem, bei sehr agilen Projekten und multidisziplinären Teams darauf zu achten, dass die Face-to-Face-Kommunikation gewahrt bleibe. Das helfe den Externen, ein Verständnis für Team und Kultur zu entwickeln.
Die größten Pluspunkte in der Kooperation mit Freien sieht er in ihrem unternehmerischen Weitblick, ihrer hohen Eigenverantwortlichkeit sowie im Anspruch an die eigene Arbeit.
