Dem gegenüber steht die zunehmende Erkenntnis, dass Mitarbeiter und ihr Wissen auch in Zeiten von Digitalisierung und Industrie 4.0 die wichtigste Ressource eines Unternehmens darstellen.
Damit wächst auch der Anspruch an die effiziente und strategische Gestaltung der HR-Abläufe. Die Digitalisierung birgt dabei ein enormes Potenzial, das mit einem Wandel der Instrumente und auch der Aufgabenfelder einhergeht.
Administrative Routinetätigkeiten können und müssen standardisiert bzw. automatisiert werden. Nur so können Personaler der vielfach geforderten Rolle als strategischer Partner gerecht werden.

Digitalisierung treibt Entwicklungen voran

Denn Digitalisierung & Industrie 4.0 sind allgegenwärtige Themen. Besonders im Handel spielt das Thema Digitalisierung eine große Rolle. Unternehmen agieren heute auf dynamischen und zunehmend globalen Märkten. Um dem wachsenden Wettbewerb standzuhalten, nutzen die großen Player im Handel sämtliche Absatzkanäle parallel. Das erwarten die Kunden vermehrt auch von mittelständischen Unternehmen.

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter so gut planen – dass die Work-Life-Balance gewahrt bleibt und branchentypische Arbeitsbelastungen nicht zu Überlastungen führen

So müssen sich diese den neuen Herausforderungen stellen und ihr Geschäftsmodell anpassen oder ggf. neu entwickeln. Doch die Märkte entwickeln sich oft schneller, als die personelle Infrastruktur – und die Personaleinsatzplanung. Das Resultat: Überlastung bei dem einen Mitarbeiter, Leerlauf bei dem anderen. Fehlende Kräfte in Spitzenzeiten.
Wenn dann noch Krankheits- und Urlaubsvertretungen hinzukommen, stößt mancher HR-Profi und manch ein Unternehmer an seine Grenzen. Die neuen Aufgaben sind ohne die Unterstützung einer umfassenden Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung nicht zu bewältigen.

Mitarbeiterzufriedenheit und Kräfteausgleich unternehmensspezifisch berücksichtigen

people gathering inside the building
Foto von Evangeline Shaw

Schließlich wird es wichtiger denn je, immer den richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Skills zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz einzusetzen. Denn gerade im Handel – insbesondere bei einer weit verzweigten Filialstruktur – stellt die Planung des Personaleinsatzes und -bedarfs eine besondere Herausforderung dar.

Personalbedarfsermittlung & Forecasting

Im Handel gehören flexible Öffnungszeiten und Personalbedarfsschwankungen zum Alltag. Mit einer Software zur Personalbedarfsermittlung ist es möglich, diese Schwankungen kostenoptimiert auszugleichen.
Die Grundlage dafür ist eine detaillierte Analyse sowie die konsequente Berücksichtigung aller Bedarfstreiber. Ausgehend von gesammelten Vergangenheitsdaten zur Prognose des zukünftigen Arbeitsvolumens wie zum Beispiel Kunden, Kassentransaktionen, Bons, prognostizierte Planumsätze oder Ergebnisse von Kundenfrequenz-Messungen entsteht ein Forecast, der die Basis für die Personaleinsatzplanung bildet. Die relevanten Informationen können aus Vorsystemen in die Bedarfsermittlung einfließen. Das Ziel ist eine genaue Berechnung des Bedarfs innerhalb eines flexiblen Zeitraums.

Eine genaue Berechnung des Personalbedarfs innerhalb eines flexiblen Zeitraums

Dieser Forecast bildet dann die ideale Basis für eine äußerst genaue, bedarfsoptimierte Einsatzplanung. Durch den konsequenten Abgleich des prognostizierten Arbeitsvolumens mit den tatsächlich angefallenen Ist-Stunden lässt sich die Qualität des Forecasts und damit auch der Personaleinsatzplanung stetig steigern. Eine vorausschauende Planung eröffnet Handlungs- und Reaktionsspielräume und verringert potenzielle Überlastungen der Mitarbeiter.

Automatische Personaleinsatzplanung - Komplexe Planung leicht gemacht

Basierend auf Faktoren wie voraussichtlichem Arbeitsaufkommen, saisonalen Schwankungen, erlaubten Personalkosten sowie krankheitsbedingten Ausfällen wird der optimale Personalbedarf und -einsatz ermittelt. Hierbei werden sowohl vergangenheitsbezogene Daten ausgewertet als auch Ereignisse berücksichtigt, die einen unmittelbaren Einfluss auf die Umsatz- bzw. Kundenfrequenzzahlen haben können. Die Planungsgenauigkeit richtet sich nach den individuellen Wünschen des Kunden.

Unter anderem sind möglich:

  • ƒƒStundenbezogene Planung im Filialbereich
  • ƒƒSchichtbezogene Planung im Lagerbereich
  • ƒƒFlexible Zeiträume
  • ƒƒTagesplanung
  • ƒƒUhrzeitbezogene Planung
  • ƒƒEinstellbare Skalierbarkeit bis auf 15 Minuten
  • ƒƒPlanung von Sonderfunktionen

Individuelle und gerechte Personaleinsatzplanung

Der automatische Personaleinsatzplanungsvorschlag für das Personal wird unter Berücksichtigung von geplanten Fehlzeiten, Pausenregeln, Bedarf, gesetzlichen und tariflichen Regelungen geplant. Der Ausgleich von Über- bzw. Unterdeckungen erfolgt auf Basis historischer, aktueller und zukünftiger Daten. Neben den gesetzlichen und tariflichen Regelungen werden auch die individuell mit dem einzelnen Arbeitnehmer vereinbarten Arbeitszeitregelungen (Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresarbeitszeit) sowie die Qualifikationen, Zeitsalden und die Mitarbeiterwünsche berücksichtigt.

Ziel ist dabei immer: Eine gerechte, kostenoptimierte Planung zur Steigerung der Produktivität und Motivation der Mitarbeiter und damit der Zufriedenheit der Kunden. Zudem sollen alle zu beachtenden Regeln automatisch berücksichtigt und gleichzeitig der Aufwand für die Personalabteilung minimiert werden.

Mitarbeiter motivieren und binden

Die Transparenz und die Gerechtigkeit, die durch den Einsatz einer automatischen Personaleinsatzplanung erzielt werden, tragen maßgeblich zur Zufriedenheit und damit zur Motivation der Mitarbeiter bei.

Zufriedene und gesunde Mitarbeiter – BGM und Digitalisierung arbeiten Hand in Hand

Gerade in Zeiten des demografischen Wandels sind die Mitarbeiter die wichtigste und knappste Ressource, die erheblich zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Daher ist es besonders wichtig, diese nach ihren Qualifikationen, ihrem Können und auch ihren persönlichen Wünschen einzusetzen. Denn nur, wer auch die individuellen Bedürfnisse seiner Mitarbeiter berücksichtigt, kann diese motivieren und langfristig an sich binden.

Arbeitszeitflexibilität und Mitgestaltungsmöglichkeiten für Mitarbeiter

Ebenfalls unterstützen kann die Nutzung eines Planungs- oder Wunschbuches. Der Einsatz eines solchen Tools ermöglicht den Mitarbeitern, persönliche Arbeitszeitwünsche zu hinterlegen sowie bei Bedarf, Dienste über eine Diensttauschbörse zum Tausch anzubieten. Das Softwaretool stellt dabei automatisch sicher, dass ein Tausch nur dann durchgeführt werden kann, sofern die benötigte Mitarbeiterqualifikation vorliegt.

Mobilität

Dass dem Thema Mitarbeiterplanung als wichtiges strategisches Werkzeug eine immer größere Bedeutung zukommt, sieht man auch daran, dass Mobilfunktionen immer mehr gefragt sind. Die Leitungsebene benötigt via Tablet oder Smartphone ständigen Zugriff auf die aktuelle Planung und Anfragen der Mitarbeiter, um im Bedarfsfall schnell und aktuell reagieren zu können.

Autorin: Gunda Cassens-Röhrig, Geschäftsführerin der GFOS mbH