Checkliste Übersiedelungsprojekte: Für den Weg in neue Arbeitswelten

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Foto von Sergey Zolkin

Grundlegendes

  • Ziele für analoge und digitale Infrastruktur definieren.
  • zukünftige Nutzerbedarf in einem Nutzerbedarfsprogramm festschreiben.
  • Kulturelle Rahmenbedingungen und gewünschte/geforderte Entwicklungen klären.
  • Zukünftige Gebäudeservices definieren.
  • Kriterien für Standortauswahl nachvollziehbar und messbar definieren.
  • Gebäude- und Arbeitsplatzkonzept definieren.


Kommunikation

  • Verbindliches Kommunikationskonzept für Extern und Intern erstellen, um über Entscheide, Ergebnisse und Prozess berichten zu können.
  • Mögliches Ausmaß für Mitarbeiter-Dialog klären und Prozess definieren, ob und wie Mitarbeiter Fragen stellen und Feedback geben können.
  • Laufend: allen MitarbeiterInnen offen, verständlich und umfassend kommunizieren warum welche Veränderung passieren (werden).

Projektorganisation und Entscheidungen

  • Rollenklarheit aller Projektbeteiligten herstellen, v. a. Entscheidungen im Management (in der Rolle als Projektauftraggeber) rechtzeitig herbeiführen.
  • In der Projektorganisation die Rolle von Nutzervertreterinnen und die Koordination der Nutzerbedarfe verankern.
  • Alle relevanten Fachabteilungen sind im Projekt entsprechend integriert und mit klar definierter Rolle versehen (z. B.: HR, IT/TK, FM, Fi/Con, Recht,…)
  • Das Projekt mit Betriebsrat und relevanten Projektumwelten (intern/extern) akkordieren bzw. sichern.
  • Die laufende Projekt- und Prozess-Dokumentation (auch in Bildern und Videos) sicherstellen.

 

(Veränderungs-)Prozess

  • Das nötige Level an Change identifizieren, kommunizieren und eine Roadmap für die Begleitung der Veränderungen erstellen. Diesen Change bereits in der Planung für neue Begleitung offensiv leben.
  • Das Ausmaß an nötiger/gewünschter Einbindung (Partizipation) klären und die hierzu notwendigen Ressourcen zu Verfügung stellen
  • Den Freiheitsgrad/Gestaltungsspielraum in den Arbeitspaketen, wo Mitarbeitereinbindung stattfindet, definieren und konsequent ermöglichen. Dazu die nötigen Leitplanken und erforderlichen Regeln definieren und konsequent einfordern.
  • Konkrete sinnvolle Aufgaben im Rahmen des Projektes stellen, bei deren Bewältigung die zukünftig nötigen (Kultur-)Veränderungen bereits gelebt werden können.
  • Mitarbeiterinnen in der Phase des Ankommens und Einlebens in der neuen Umgebung aktiv und erlebensorientiert unterstützen.

 

Darauf laufend achten:

  • Sind die Projektstreams Infrastrukturplanung und Kulturentwicklung aufeinander abgestimmt?
  • Ist sichergestellt, dass Führungskräfte und Management sowohl das Ziel als auch den Prozess mittragen und dies positiv vorleben?
  • Wird die Projektkultur aktiv gestaltet und initiiert der/die Projektleiterin Maßnahmen hierzu?
  • Sind laufende Prozess-Evaluierungen sichergestellt und Lernschleifen angedacht?


Quelle: Herwig Kummer, Leiter Personalentwicklung, Training und Recruiting beim ÖAMTC


Weiter unten finden Sie die Checkliste zum Download. 

Herwig Kummer

Leiter Personalmanagement bei

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