Grundlegendes
- Ziele für analoge und digitale Infrastruktur definieren.
- zukünftige Nutzerbedarf in einem Nutzerbedarfsprogramm festschreiben.
- Kulturelle Rahmenbedingungen und gewünschte/geforderte Entwicklungen klären.
- Zukünftige Gebäudeservices definieren.
- Kriterien für Standortauswahl nachvollziehbar und messbar definieren.
- Gebäude- und Arbeitsplatzkonzept definieren.
Kommunikation
- Verbindliches Kommunikationskonzept für Extern und Intern erstellen, um über Entscheide, Ergebnisse und Prozess berichten zu können.
- Mögliches Ausmaß für Mitarbeiter-Dialog klären und Prozess definieren, ob und wie Mitarbeiter Fragen stellen und Feedback geben können.
- Laufend: allen MitarbeiterInnen offen, verständlich und umfassend kommunizieren warum welche Veränderung passieren (werden).
Projektorganisation und Entscheidungen
- Rollenklarheit aller Projektbeteiligten herstellen, v. a. Entscheidungen im Management (in der Rolle als Projektauftraggeber) rechtzeitig herbeiführen.
- In der Projektorganisation die Rolle von Nutzervertreterinnen und die Koordination der Nutzerbedarfe verankern.
- Alle relevanten Fachabteilungen sind im Projekt entsprechend integriert und mit klar definierter Rolle versehen (z. B.: HR, IT/TK, FM, Fi/Con, Recht,…)
- Das Projekt mit Betriebsrat und relevanten Projektumwelten (intern/extern) akkordieren bzw. sichern.
- Die laufende Projekt- und Prozess-Dokumentation (auch in Bildern und Videos) sicherstellen.
(Veränderungs-)Prozess
- Das nötige Level an Change identifizieren, kommunizieren und eine Roadmap für die Begleitung der Veränderungen erstellen. Diesen Change bereits in der Planung für neue Begleitung offensiv leben.
- Das Ausmaß an nötiger/gewünschter Einbindung (Partizipation) klären und die hierzu notwendigen Ressourcen zu Verfügung stellen
- Den Freiheitsgrad/Gestaltungsspielraum in den Arbeitspaketen, wo Mitarbeitereinbindung stattfindet, definieren und konsequent ermöglichen. Dazu die nötigen Leitplanken und erforderlichen Regeln definieren und konsequent einfordern.
- Konkrete sinnvolle Aufgaben im Rahmen des Projektes stellen, bei deren Bewältigung die zukünftig nötigen (Kultur-)Veränderungen bereits gelebt werden können.
- Mitarbeiterinnen in der Phase des Ankommens und Einlebens in der neuen Umgebung aktiv und erlebensorientiert unterstützen.
Darauf laufend achten:
- Sind die Projektstreams Infrastrukturplanung und Kulturentwicklung aufeinander abgestimmt?
- Ist sichergestellt, dass Führungskräfte und Management sowohl das Ziel als auch den Prozess mittragen und dies positiv vorleben?
- Wird die Projektkultur aktiv gestaltet und initiiert der/die Projektleiterin Maßnahmen hierzu?
- Sind laufende Prozess-Evaluierungen sichergestellt und Lernschleifen angedacht?
Quelle: Herwig Kummer, Leiter Personalentwicklung, Training und Recruiting beim ÖAMTC
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