Durch strategisches Management und digitale Tools sind Personalabteilungen zu echten Enablern geworden, die Mitarbeiter bei so wichtigen Themen wie Work-Life-Integration, New Leadership und dem demografischen Wandel unterstützen. Anja Knorr, Senio Content Managerin bei Kenjo zeigt die wichtigsten Instrumente der digitalen HR-Technologien.
Digitalisierungsphänomene wie Cloud, Big Data, Social Media und Mobility konfrontieren immer mehr Unternehmen mit neuen Anforderungen. So müssen sich Personaler nicht nur mit neuen Kommunikationskanälen, Technik und Software auseinandersetzen, sondern auch die Datenspeicherung und die Analyse ihrer Performance Reviews digital definieren.
Dementsprechend spielen Personalabteilungen mittlerweile eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der digitalen Transformation in Unternehmen und ermöglichen bei sinnvoller Nutzung eine effizientere Personalarbeit. Setzen Firmen jedoch auf die falschen Produkte, blockieren digitale Tools jedoch die Arbeitsabläufe im Unternehmen und schaden mehr als das sie nutzen. In diesem Sinne sorgen sinnvolle Personalpraktiken für maximale Vorteile und möglichst geringe Verluste.
Bereits im Jahr 2015 hat die Society for Human Resource Management in Zusammenarbeit mit Globoforce das Mitarbeiterengagement, die langfristige Bindung von Talenten, eine wettbewerbsfähige Vergütung und die Entwicklung zukünftiger Führungskräfte im Unternehmen als die größten personalwirtschaftlichen Aufgaben identifiziert. Hier gilt es angesichts des Fachkräftemangels, Bewerbern und potenziellen Mitarbeitern authentisch zu vermitteln, dass das Unternehmen sie und ihre Bedürfnisse ernst nimmt.
Das eine auf den Menschen ausgerichtete Unternehmensphilosophie wunderbar mit modernen digitalen Medien und Tools funktioniert, zeigen uns neue HR-Softwares wie von Kenjo. Deren Gründer David Padilla betont, dass “Personalabteilungen einen strategischen Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen bilden, damit Menschen ihr volles Potenzial entfalten und Unternehmen auf Erfolgskurs gebracht werden.”
Schauen wir uns die wichtigsten digitalen Tools im Personalmanagement für diesen entscheidenden Wettbewerbsvorteil einmal genauer an.
1. Überwindung von Verständigungsproblemen
Als wahrscheinlich offensichtlichster Vorteil erleichtern technische Gadgets die Kommunikation durch die verschiedenen eingesetzten Kommunikationskanäle und vereinfachen so die Zusammenarbeit.
Viele Unternehmen verwenden ein festes Kommunikationsmedium und nutzen verschiedene Online-Plattformen wie bspw. Slack und Basecamp zum Austausch von Dateien und Nachrichten. Diese Messaging-Anwendungen erleichtern es den Mitarbeitern von Personalabteilungen, mit dem Rest des Teams in Kontakt zu bleiben – besonders im Homeoffice.
2. Social Media Recruiting
Über Mitarbeiterempfehlungen können Unternehmen im Social-Media-Recruiting ganz neue Talente erschließen. Denn Social-Media-Recruiting ermöglicht es Personalern, direkt mit aktiven und passiven Bewerbern in Kontakt zu treten, und unterscheidet sich damit von anderen Recruiting-Methoden wie zum Beispiel dem Online-Recruiting oder dem Direkt-Recruiting. Dementsprechend nutzen mittlerweile rund 92 Prozent der Recruiter Social Media-Kanäle, um potenzielle Bewerber zu finden und anzusprechen.
Weniger sichtbar, doch für das Thema Personalentwicklung relevanter sind jedoch die drei Prozent der Recruiter, die über LinkedIn, Facebook und Twitter hinausgehen und bspw. Snapchat als Recruiting-Tool verwenden. Anstatt langer Diskussionen, ob Social Media sinnvoll sei, setzen sie sich mit den kommenden Berufsgenerationen aktiv auseinander und holen sie dort ab, wo die Digital Natives sich am wohlsten fühlen. Schlüsselkandidaten werden hier über gemeinsame Interessen, Ideale oder Netzwerke angesprochen, was mit anderen Rekrutierungsmethoden einfach nicht möglich ist.
Mit der Kenjo-Browsererweiterung können Recruiter übrigens Profile aus sozialen Netzwerken wie LinkedIn erfassen und in Kenjos CRM speichen. das sieht dann so aus:
Allerdings gilt es hier die richtige Plattform für das entsprechende Unternehmen zu finden. Es macht wenig Sinn einen erfahrenen Manager in den besten Jahren auf TikTok zu suchen. Darüber hinaus geben die verschiedenen Plattformen einen wunderbaren Einblick in das Innenleben von potenziellen neue Mitarbeitern:
- Eine kurze Recherche auf LinkedIn zeigt die Berufserfahrung von potenziellen Bewerbern.
- Bei einer Kontaktaufnahme auf Twitter erfahren Recruiter mehr über die Interessen und Wertvorstellungen ihrer Bewerber – was auch dabei hilft, die passende Unternehmenskultur zu identifizieren
- Auf Facebook erhalten Personaler einen Einblick, wie sich Kandidaten gegenüber Fremden, Freunden und Familie präsentieren.
- Pinterest und Instagram vermitteln einen Eindruck davon, wo die Bewerber ihre Freizeit verbringen oder wofür sie sich begeistern können.
3. Intelligentere Personalbeschaffung dank KI
Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter ist ein zeit- und kostenintensiver Prozess, der dank automatisierter und künstlicher Intelligenz (KI) jedoch immer einfacher wird. Von automatisierten Lebenslauf-Screenern bis hin zu Roboter-Interviewern hat eine Lawine von technischen Lösungen für das Recruiting den Markt erobert.
So arbeiten Unternehmen mit automatisierten Screenern, die Kompetenzen und Qualifikationen im Lebenslauf eines Bewerbers herausfiltern. Das erleichtert die Personalentscheidungen in den frühen Phasen der Rekrutierung ungemein. Die Personalverantwortlichen müssen sich nicht mehr durch zehntausende von E-Mails wühlen und diese entsprechend sortieren. Vielmehr nutzen sie die Screener, um die Bewerbungen in wenigen Sekunden zu sichten. Ebenso greifen Recruiter jederzeit auf sogenannte Talent Pools zurück, um bei zukünftigen Stellenangeboten ein entsprechendes Matching bei vergangenen Bewerbern viel zeit zu sparen. Lediglich in der letzten Phase des HR-Prozesses sind menschliche Entscheidungsfähigkeiten gefragt.
4. Regelmäßiges Mitarbeiter-Feedback zur Mitarbeiterbindung
Jeder Personaler, der schon einmal Mitarbeiterumfragen zum Mitarbeiterfeedback händisch gebastelt, verschickt und ausgewertet hat, weiß wie zeitaufwendig der Prozess ist. Mit einem automatisierten System geben Mitarbeiter nicht nur ehrliches und konstruktives Feedback, sondern fördern auch die Mitarbeiterbindung und Motivation am Arbeitsplatz.
Entsprechende Software garantiert einen fortlaufenden Feedback-Mechanismus und ein Programm zur kontinuierlichen Erfolgskontrolle. Das ist weitaus vorteilhafter als die klassischen vierteljährlichen oder jährlichen Umfragen.
Bei der herkömmlichen Methode kommt bei den Mitarbeiter bereits schlechte Laune auf, wenn die Umfragen verschickt werden. Die richtigen Tools bieten Managern und Personalverantwortlichen sofortiges Mitarbeiter-Feedback, bevor die Unzufriedenheit der Mitarbeiter nicht mehr zu beheben ist und bevor eine hohe Mitarbeiterfluktuation den Betriebsablauf erschüttern kann.
5. Verbesserungen im digitalen Performance Management durch Analytics
Überhaupt zählt das Performance Management seit langem zu den wichtigen Aufgaben im Personalwesen. Steuerten in der Vergangenheit Personalverantwortliche den Prozess durch Leistungskontrollen, Feedback von Vorgesetzten und Durchführung regelmäßiger Mitarbeitergespräche, optimiert HR-Software hier den gesamten Vorgang.
People Analytics helfen Managern und Führungskräften dabei, die richtigen Entscheidungen hinsichtlich ihrer Belegschaft zu treffen. Im Rahmen des Performance-Management-Prozesses können Personaler das Betriebsklima aus Hunderten von Interaktionen zwischen Mitarbeitern und Managern analysieren. Die aus den auf Datenanalysen basierenden Rohdaten ermöglichen datengesteuerte Entscheidungen in Bezug auf Beförderungen, Coaching-Möglichkeiten oder Vergütung, Entwicklungs- und Erfolgsplanung und agile funktionsübergreifende Teambesetzung.
Auch wenn People Analytics letzten Endes das menschliche Urteilsvermögen im Personalmanagement nicht ersetzen können, so unterstützen sie zukünftig mehr denn je die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und vereinfachen die Funktionalität und Effizienz von Personalabteilungen. Mit ein paar Klicks können die Ziele der Mitarbeiter definiert und die erfolgreiche Umsetzung getrackt werden. Personalverantwortliche können ganz einfach Daten zusammenführen und damit analysieren, wie die Mitarbeiterleistungen konkret aussehen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Software-Programme und -Anwendungen die Auswertung von Mitarbeiterleistungen erheblich erleichtern und komplizierte Prozesse verringern.
6. Effektiveres und komplexeres Compliance
Compliance ist oft eine große Herausforderung für HR-Teams. Gesetzliche Bestimmungen und Vorschriften unterliegen einem kontinuierlichen Prozess und erfordern oft große Mengen an Papierkram und Informationen.
So sind beispielsweise bei der Bearbeitung von Krankheits- und Urlaubsanträgen die rechtlichen Rahmenbedingungen zu Berechtigungen und Datenschutz nicht immer unkompliziert abzuwickeln. Telefonanrufe, Papierkram, E-Mails und Tabellen führten zu überlasteten HR-Mitarbeitern und größerer Fehleranfälligkeit bei der Einhaltung von Richtlinien.
Personaler, die auf zukunftsträchtige und agile Lösungen setzen, kommen hier um cloud-basierte Anwendungen nicht herum, vereinfachen diese die Prozess und schicken analoge Aktenfriedhöfe in die endgültige Versenkung. Komplizierte Arbeitsabläufe lassen sich auf diese Weise abwickeln, komplizierte Papierwege vermeiden, die Kommunikation verbessern und Daten in Echtzeit sichtbar machen, während sie gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellen.
7. Strategischer Dreh- und Angelpunkt
Mithilfe moderner Techniken und Software können Personalverantwortliche die für administrative Aufgaben anfallende Zeit deutlich verringern. Das schaufelt Zeit frei, um sich auf Themen zu konzentrieren, die wirklich zählen im Personalmanagement: die Mitarbeiter. Gemeinsam mit ihnen an ihren Karrierezielen zu arbeiten und dafür zu sorgen, dass sie die beste Version ihrer selbst im Unternehmen sein dürfen.
Ohne mobile Apps und Cloud Computing herrscht in vielen Personalabteilungen ein ständiger Papierkrieg, um die Compliance einzuhalten, Mitarbeiter einzustellen und endlose Datensätze zu verwalten. Automatisierte Prozesse bei der der Personalbeschaffung, -verwaltung und -abrechnung sorgen für mehr Effektivität und Transparenz und tragen zur Mitarbeitermotivation bei.
Das Personalwesen entwickelt sich dementsprechend zunehmend weg von der reinen Verwaltungsfunktion hin zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Die Abteilung profitiert dabei von technischen Hilfsmitteln, die administrative Vorgänge optimieren und Zeit und Ressourcen freisetzen, die für die strategische Ausrichtung des Unternehmens genutzt werden können.
Letztendlich sind eben nicht nur das Gehalt oder die Boni ausschlaggebend für die Bildung einer echten Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung in Unternehmen. Vielmehr legen immer mehr Menschen Wert auf einen respektvollen Umgang, in dem bestimmte Werte nicht nur in leeren Worthülsen in der Corporate Culture benannt, sondern aktiv vorgelebt werden.
Setzen Unternehmen auf digitale Hilfsmittel und Software, machen sich dadurch frei, um sich um das wichtigste Gut ihres Unternehmens zu kümmern, und zwar die Menschen hinter den Mitarbeitern. Genau aus diesem Grund sind die meisten Personalmanager ja erst in ihren Jobs gelandet: weil sie sich um das Wohl von Menschen kümmern wollten.
