Matching ist in der Personaldienstleistung der entscheidende Erfolgsfaktor: Wie gelingt es, die Anforderungen von Unternehmen mit den Kompetenzen und Bedürfnissen von Kandidat:innen so zu verbinden, dass beide Seiten nachhaltig zufrieden sind?
Im Gespräch mit Marc Schach, CEO und Mitgründer von Talent360, wurden fünf konkrete Ansätze herausgearbeitet, wie Personaldienstleister ihr Matching verbessern können. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Punkte zusammen, ergänzt durch Praxisbeispiele und konkrete Handlungsempfehlungen.
Was bedeutet Matching eigentlich?
Unter Matching versteht man im HR- und Recruiting-Kontext die möglichst präzise und schnelle Zusammenführung von Kandidatenprofilen mit den Anforderungsprofilen von Unternehmen. Dabei geht es längst nicht mehr nur um „harte Fakten“ wie Qualifikationen, Berufserfahrung oder Standort, sondern auch um Soft Skills, Erwartungen und kulturelle Passung.
Ein gutes Matching schafft:
- Effizienz im Recruiting-Prozess,
- Zufriedenheit bei Kandidaten und Kunden,
- und eine höhere Bindung an den Personaldienstleister.
Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, KI-Tools und steigenden Erwartungen auf beiden Seiten wird Matching immer komplexer – und gleichzeitig immer wichtiger.
1. Klare Anforderungsprofile als Basis für jedes Matching
Der erste Schritt zum erfolgreichen Matching ist Klarheit. Häufig scheitern Projekte nicht daran, dass es keine geeigneten Kandidat:innen gibt, sondern dass die Anforderungen ungenau formuliert sind.
👉 Praxis-Tipp:
- Nimm dir die Zeit, beim Kunden detailliert nachzufragen.
- Stelle sicher, dass alle Entscheidungsträger auf Unternehmensseite dasselbe Verständnis der Rolle haben.
- Dokumentiere die Anforderungen so konkret wie möglich.
Ohne klare Vorgaben kann auch die beste Matching-Software keine passenden Ergebnisse liefern. Hier gilt: Lieber einmal zu viel nachfragen als einmal zu wenig.
2. Geschwindigkeit als Wettbewerbsvorteil
Im Recruiting ist Speed ein entscheidender Erfolgsfaktor. Kandidaten erwarten heute schnelle Rückmeldungen – teilweise im Bereich von Stunden statt Tagen. Wer zu lange braucht, riskiert, dass der Wettbewerb den Zuschlag erhält.
Wie lässt sich Speed im Matching umsetzen?
- Digitale End-to-End-Prozesse: Vom Eingang der Anfrage bis zur Kandidatenpräsentation muss der Prozess durchgängig digitalisiert sein.
- Automatisierung nutzen: Routineaufgaben (z. B. Matching-Benachrichtigungen, Terminvereinbarungen) können automatisiert werden.
- Prozess-Transparenz: Nur wer misst, wie schnell Kandidatenkontakte, Interviews und Vorschläge erfolgen, kann gezielt verbessern.
👉 Fazit: Geschwindigkeit ist kein Selbstzweck – aber im „War for Talent“ oft der entscheidende Unterschied.
3. Qualität statt Masse in der Kandidatenansprache
Noch immer gibt es Personaldienstleister, die nach dem Motto „Spray and Pray“ arbeiten: möglichst viele Kandidatenprofile an möglichst viele Unternehmen senden – ohne Individualisierung.
Das mag kurzfristig Sichtbarkeit schaffen, schadet aber der Kundenbeziehung und dem eigenen Markenwert.
Besser ist eine zielgerichtete Ansprache, die klar macht:
- Warum passt der Kandidat genau auf diese Stelle?
- Welche Faktoren sprechen für das Unternehmen?
- Welche Bedürfnisse des Kandidaten wurden berücksichtigt?
👉 Best Practice:
Ein strukturierter Pitch, angepasst an die jeweilige Zielgruppe (Einkäufer, Fachabteilung, Geschäftsführung). Wer individuell argumentiert, baut Vertrauen auf und erhöht die Erfolgsquote beim Matching erheblich.
4. Technologie und KI als Enabler – nicht als Ersatz
Künstliche Intelligenz (KI) kann Matching-Prozesse enorm unterstützen:
- Automatisiertes Screening von Lebensläufen,
- Kompetenzzuordnung jenseits von Schlagwort-Suchen,
- Präsentationshilfen, die die Stärken eines Kandidaten auf die Anforderungen des Unternehmens zuschneiden.
Doch: KI ist kein Allheilmittel.
- Fleißarbeit outsourcen, Entscheidungen selbst treffen: KI kann vorselektieren, aber das letzte Wort sollte ein erfahrener Recruiter haben.
- KI auch für die Kommunikation nutzen: Beispielsweise, um die Ansprache auf den Persönlichkeitstyp der Ansprechperson abzustimmen.
- Transparenz wahren: Kandidaten und Kunden sollten nachvollziehen können, warum ein bestimmtes Matching zustande kam.
👉 Wichtig: Erfolgreiches Matching entsteht aus der Kombination von digitaler Intelligenz und menschlichem Fingerspitzengefühl.
5. Kandidatenperspektive und Relationship-Management
Ein oft unterschätzter Faktor im Matching: die Kandidatensicht.
Während Unternehmen über Anforderungen und Prozesse diskutieren, zählt für Kandidaten vor allem:
- Schnelligkeit (wann erhalte ich Feedback?),
- Wertschätzung (wer kümmert sich um mich?),
- Transparenz (passe ich wirklich auf die Stelle?).
Hier können Personaldienstleister punkten, indem sie echte Beziehungen aufbauen:
- Proaktive Kommunikation statt langer Funkstille.
- CRM-Systeme nutzen, um Kandidatenbeziehungen zu dokumentieren und langfristig zu pflegen.
- Wiederaktivierung: Wer ein gutes Datenset und einen starken Kontakt pflegt, kann auch nach Monaten passende Vorschläge machen.
👉 Kernaussage: Matching ist keine Einmalaktion, sondern ein fortlaufender Prozess des Relationship-Managements.
Herausforderungen im modernen Matching
Neben den Chancen gibt es auch Stolpersteine, die Personaldienstleister beachten müssen:
- KI-optimierte Bewerbungen: Immer häufiger erhalten Recruiter perfekt „geglättete“ Profile. Hier helfen nur interviews und ggf. Referenzprüfungen, um Realität und Darstellung abzugleichen.
- Drop-Out-Rate: Besonders gefragte Kandidaten brechen Prozesse schnell ab, wenn es ihnen zu lange dauert oder sie parallel bessere Angebote erhalten.
- Technologische Halbwertszeit: Investitionen in Tools und Matching-Systeme verlieren oft nach 2–3 Jahren ihre Innovationskraft. Kontinuierliche Anpassung ist Pflicht.
Matching als strategischer Erfolgsfaktor
Die Quintessenz: Matching ist heute mehr als ein technischer Prozess. Es ist ein Zusammenspiel aus:
- klaren Anforderungen,
- schnellen Prozessen,
- zielgerichteter Ansprache,
- klugem Technikeinsatz
- und starken Beziehungen zu Kandidaten und Kunden.
Wer diese fünf Wege konsequent verfolgt, hat beste Chancen, sich als Personaldienstleister erfolgreich im Markt zu behaupten – gerade in einer Zeit, in der Digitalisierung, Fachkräftemangel und neue KI-Technologien die Spielregeln verändern.
Fazit
Besseres Matching entsteht nicht durch Zufall, sondern durch eine klare Strategie. Personaldienstleister, die ihre Prozesse digitalisieren, gleichzeitig aber in menschliche Touchpoints investieren, werden langfristig erfolgreicher sein als diejenigen, die entweder nur auf Technik oder nur auf Bauchgefühl setzen.
Gerade die Verbindung aus Speed, Qualität und Kandidatenbindung macht den Unterschied. Oder wie es im HRM Hacks Podcast so schön heißt:
👉 „Der Mensch ist der wichtigste Erfolgsfaktor für den Unternehmenserfolg.“
