Reisekosten: Erstattung

three men sitting on chair beside tables
Foto von Austin Distel
Arbeitnehmer Voraussetzungen
Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten
– ist nur an ständig wechselnden Arbeitsstätten
– auf einem Fahrzeug
– konkreter beruflicher Anlass/Weisung des Arbeitgebers
– private Kosten sind von beruflichen unterscheidbar
– der touristische Erlebniswert ist untergeordnet
Regelmäßige Arbeitsstätte – ortsgebundener Mittelpunkt der dauerhaften beruflichen Tätigkeit
– nachhaltige und regelmäßig aufgesuchte Arbeitsstätte
– Ort der laut Vertrag zu erbringenden Leistung
Aus- und Fortbildung – Besuch einer Aus- und Fortbildungsstätte außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte – im Rahmen der Ausbildung oder des Dienstverhältnisses, gilt als Auswärtstätigkeit

Erstattung der Reisekosten
Reisekosten dürfen dann angesetzt werden, wenn ein Arbeitnehmer an einem Ort vorübergehend tätig ist, außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte. Die Reisekosten muss der Arbeitgeber – als Veranlasser der Reise – steuerfrei erstatten, nach § 3, 13 bzw. 16 EStG. Sind die voraussichtlichen Auslagen relativ hoch, kann der Arbeitnehmer einen Vorschuss zu den Reisekosten verlangen.

Der Arbeitgeber kann in einer verbindlichen Reisekostenordnung festlegen, dass jeweils nur die günstigste Alternative herangezogen wird.

  • Fahrtkosten: höchstens die tatsächlich entstandenen Kosten mit Flugzeug, Zug und ÖPNV, Fähre oder Taxi; bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs Erstattung in Höhe der Kilometerpauschale; ebenfalls Fahrtnebenkosten wie etwa Park- und Straßenbenutzungsgebühren.
  • Übernachtungskosten: der Arbeitnehmer muss die Übernachtung und die Höhe der Kosten nachweisen.
  • Verpflegungsmehraufwand: für eine Dienstreise im Inland gelten folgende Beträge pro Kalendertag: 24 Euro bei Abwesenheit von 24 Stunden, 12 Euro bei weniger als 24, aber mindestens 14 Stunden, 6 Euro bei Abwesenheit von weniger als 14, aber mindestens 8 Stunden; bei mehreren Diensteisen an einem Kalendertag können die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet werden.
  • Reisenebenkosten: Kosten zum Beispiel für Gepäckaufbewahrung und Telefon.
  • Unfallkosten: Unfallkosten können ebenfalls vom Arbeitnehmer abgerechnet werden; bei gerichtlich festgestellter grober Fahrlässigkeit kann der Arbeitgeber die Übernahme der Kosten verweigern.

Erstattung von Auslandsreisekosten
Die Verpflegungs- und Übernachtungskosten, die ein Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland aufwendet, ersetzt der Arbeitgeber ebenfalls lohnsteuerfrei. Es können nur Pauschalbeträge geltend gemacht werden, die für die Länder unterschiedlich sind.

Für Verpflegungskosten während einer Auswärtstätigkeit im Ausland wird der Auslandstagegeldsatz – nach dem Bundesreisekostengesetz – angesetzt:

Beispiele:
Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwen-dungen bei einer
Abwesenheitsdauer je Kalendertag von

Land mindestens 24 Stunden weniger als 24,
aber mindestens 14 Stunden
weniger als 14,
aber mindestens 8 Stunden
Vereinigtes Königreich und Nordirland
London
Edinburgh
42

60
42

28

40
28

14

20
14

Spanien
Barcelona, Madrid
Kanarische Inseln
Palma de Mallorca
36
36
36
36
24
24
24
24
12
12
12
12
Frankreich
Paris
Straßburg
39
48
39
26
32
26
13
16
13

Zu beachten: Entstehen an einem Kalendertag Kosten im In- und Ausland, ist für diesen Tag das Auslandstagegeld maßgebend. Das Auslandstagegeld richtet sich nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen werden nur berücksichtigt, wenn eine Übernachtung nötig ist.

Die Übernachtungskosten bei Auslandsreisen ersetzt der Arbeitgeber ebenfalls steuerfrei, entweder

  • in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen
  • oder ohne Einzelnachweis in Höhe des Pauschalbetrags, der in den jeweiligen Ländern unterschiedlich ist.

Die Pauschalbeträge für Verpflegung und Übernachtung ändern sich des Öfteren, aktuelle Tabellen gibt das Bundesministerium der Finanzen heraus.

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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