Planungsgrundwissen „Personalkostenplanung“

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Foto von Luis Villasmil

Tipp 1: Sorgen Sie zu Beginn der Simulation für einen hinreichend großen Datenbestand. Es empfiehlt sich, auf Daten mindestens eines Kalenderjahres zurückgreifen zu können. Diese Daten sollten in gut strukturierter Form verfügbar sein.

Tipp 2:Definieren Sie geeignete Mitarbeiter-Gruppen mit Vergütungs-Strukturen, welche sich auch bei zukünftigen Entwicklungen ähnlich verhalten. Diese Unterscheidung kann z.B. in außertarifliche Mitarbeiter, Tarifliche Mitarbeiter, geringfügige Beschäftigte, Mitarbeiter mit besonderen Zuschlägen oder Prämien umfassen. Zukünftige Szenarien können auf jede Personengruppe unterschiedliche Auswirkungen in der Simulation nach sich ziehen.

Tipp 3:Planen Sie lieber einmal mehr Zeit ein, um belastbare Kennziffern für Ihre Personalkostenplanung zu finden (z.B. Brutto-Netto-Lohn-Quotient, Faktor AG-Aufwand zu Brutto) Holen Sie sich vor Beginn der Simulationen alle erforderlichen Informationen. Dazu kann es erforderlich werden, Konsequenzen, welche sich aus den Geschäftsplänen ergeben, mit den betroffenen Bereichen abzusprechen. Stimmen Sie sich im Vorfeld mit der Geschäftsführung und den Bereichsleitungen ab, welche Kennziffern aus der PKP benötigt werden. Reicht es aus, für den Betrachtungszeitraum den AG-Aufwand zu ermitteln oder sollen zusätzliche Informationen geliefert werden? Und möglicherweise benötigen Sie nach der Präsentation Ihrer Ergebnisse weiter Zeit für neue Simulationen, wenn auf der Basis der von Ihnen gelieferten Zahlen Strategien nochmals bewertet werden sollen.

Tipp 4:Denken Sie daran, unregelmäßige monatliche Bezüge (Zuschläge, Zulagen, Leistungsprämien usw.) hochzurechnen. Diese werden auf der Basis definierter Leistungskriterien im Abrechnungszeitraum gewährt. Ziel sollte es sein, Zusammenhänge zwischen den Entstehungsgrößen und daraus resultierenden Bezügen darzustellen. Damit wird es Ihnen möglich, auf der Basis der Wirtschaftsplanung (Geschäftsfeldplanung/Vertriebsplanung) zu erwartende Werte für Ihre Szenarien zu ermitteln.

Tipp 5:Mit wie vielen Formularen, Übersichten und Listen arbeiten Sie gerade in der Personalverwaltung? Und was soll davon in der Personalkostenplanung erhalten bleiben, bzw. erweitert werden? Je genauer Sie dies wissen, desto besser kann Ihr IT-Dienstleister Ihnen zuarbeiten. So etwas sollte sich nicht im Laufe des Projektes ergeben, denken Sie an die allfälligen Korrekturen.

Tipp 6:Denken Sie in Strukturen. Analysieren Sie die Auswirkungen verschiedener Stellgrößen Ihres Unternehmens auf Entgeltkennziffern. Dabei wird es wichtig, in erster Linie Positionen einzugrenzen, welche signifikanten Veränderungen bewirken und diese möglichst genau zu berücksichtigen.

Tipp 7:Für die PKP empfehlen wir Ihnen eine separate Simulations-Umgebung. Sollten Sie Ihre Entgeltabrechnung mit einer Inhouse-Lösung abwickeln, so stimmen Sie sich bitte mit Ihrer IT-Abteilung hinsichtlich benötigter Ressourcen ab. Vorteile bieten hier oft Dienstleister, welche für Ihre Kunden die Applikations-Betreuung übernehmen. Diese verfügen oft über ausreichend Kapazitäten für aufwendige Simulationen. Weiterhin bieten sie Ihren Kunden zusätzliche Unterstützung durch geeignete Routinen, mit denen komplexere Vorhersagen (z.B. Tariferhöhungen) abzubilden sind.

Tipp 8:Simulieren Sie keine Szenarien im Rahmen von einem Jahr und darüber. Je weiter Sie mit Ihrer Planung in die Zukunft sehen, desto unschärfer werden Ergebnisse. Dies ist auch durch nicht beeinflussbare Stellgrößen (Bemessungsgrenzen, Beitragssätze, Tarifverträge, …) bedingt. Stehen Ihnen vergangene Zeiträume mit gut aufbereiteten Daten zur Verfügung, so sind Sie in der Lage, längerfristige Abschätzungen zu treffen.

Tipp 9: Prüfen Sie nach jedem Abrechnungszeitraum Ihre PKP. Dabei ist es sinnvoll, die Ergebnisse eines jeden Monats mit den Vorhersagen aus der PKP abzugleichen. Auftretende Differenzen sind zu ermitteln und nach den Ursachen zu analysieren. So schaffen Sie Voraussetzungen, im nächsten Planungszeitraum Ihre Szenarien besser zu gestalten.

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