Nachfolgeplanung: Erfolgreiche Übergabe in 7 Schritten

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Key Takeaways

• Nachfolgeplanung sichert wertvolles Know-how und verringert Risiken durch Personalausfall.
• Die sieben Schritte zur erfolgreichen Nachfolge sind praxisnah und für jede Unternehmensgröße geeignet.
• Interne und externe Nachbesetzung bieten unterschiedliche Vorteile – die Wahl hängt von Anforderungen und Ressourcen ab.
• Typische Fehler bei der Nachfolgeplanung: Zeitaufwand unterschätzen und Notfallstrategie vergessen.
• Strukturierte Nachfolgeplanung erhöht Arbeitgeberattraktivität und sorgt für Wettbewerbsfähigkeit.

Nachfolgeplanung: Einleitung

Der Abgang von Mitarbeitenden aus Schlüsselpositionen stellt Unternehmen oft vor große Herausforderungen. Nicht nur geht wertvolles Fachwissen verloren, auch die Suche nach geeigneten Nachfolgerinnen und Nachfolgern kann langwierig und kostspielig werden. Um diesen Risiken vorzubeugen, ist eine durchdachte Nachfolgeplanung unverzichtbar. Eine gezielte Planung hilft, Wissen im Unternehmen zu halten und Verfügbarkeit kritischer Kompetenzen dauerhaft zu sichern.

Was versteht man unter Nachfolgeplanung?

Mit dem nahenden Ruhestand der geburtenstarken Generation und steigendem Fachkräftemangel stehen Unternehmen vermehrt vor der Aufgabe, anspruchsvolle Stellen zügig neu zu besetzen. Nachfolgeplanung ist ein strategischer Prozess, der darauf abzielt, Schlüsselpositionen rasch und passgenau zu besetzen, sobald diese vakant werden. Ziel ist es, firmenrelevante Kompetenzen zu erhalten, aufwendige Recruiting-Phasen zu vermeiden und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig zu sichern. Mehr dazu

Zu den zentralen Elementen der Nachfolgeplanung gehören unter anderem die Identifikation von Schlüsselpositionen, die Risikobewertung möglicher Vakanzen, die gezielte Entwicklung von Talenten im Unternehmen sowie der Aufbau eines Pools potenzieller Nachfolgerinnen und Nachfolger. Besonders sinnvoll ist eine strukturierte Nachfolgeplanung für alle Unternehmensgrößen – vom Familienbetrieb bis zu großen Mittelständlern.

Nachfolge in 7 Schritten effektiv planen

Eine reibungslose Besetzung von Schlüsselrollen gelingt nur wenigen Unternehmen ohne systematische Vorbereitung. Wer diese sieben Schritte berücksichtigt, ist bei der Übergabe gut aufgestellt:

1. Schlüsselpositionen bestimmen: Ermitteln Sie, welche Rollen für den Geschäftserfolg unabdingbar sind, und halten Sie diese in Anforderungsprofilen fest.
2. Bedarf analysieren: Klären Sie, welche Positionen in absehbarer Zeit frei werden könnten – etwa durch Ruhestand, Elternzeit oder geplante Veränderungen. Berücksichtigen Sie dabei auch die finanziellen Kapazitäten für das Recruiting. Details finden Sie hier
3. Anforderungsprofile erstellen: Definieren Sie Aufgaben sowie benötigte Qualifikationen und prüfen Sie, wie sich die Stelle in Zukunft entwickeln sollte.
4. Vielseitige Recruiting-Maßnahmen einsetzen: Bauen Sie einen Talentpool auf, fördern Sie Weiterbildungsprogramme und überlegen Sie, wie bestehende Mitarbeitende gezielt weiterentwickelt werden können. Legen Sie zudem klare Meilensteine und Fristen fest.
5. Nachfolger auswählen: Nutzen Sie verschiedene Auswahlverfahren wie Bewerbungsgespräche, Assessment Center oder Probearbeiten, um ein umfassendes Bild der Kandidierenden zu gewinnen. Die Passung zur Unternehmenskultur sollte hierbei ebenfalls berücksichtigt werden.
6. Übergabe gezielt gestalten: Gewöhnen Sie neue Mitarbeitende schrittweise an die Aufgaben und organisieren Sie gezielte Wissensweitergabe. Achten Sie auf einen ausgewogenen Zeitraum der Einarbeitung.
7. Prozesse dokumentieren: Halten Sie nachvollziehbar fest, wo Übergaben gut funktioniert haben und bei welchen Abläufen Verbesserungsbedarf besteht, um für kommende Wechsel gerüstet zu sein.

Schlüsselpositionen erkennen: Worauf kommt es an?

Um festzustellen, welche Funktionen besonders kritisch sind, helfen einige gezielte Leitfragen, zum Beispiel:

• Haben die Entscheidungen der Stelle weitreichende Auswirkungen auf das Unternehmen?
• Besteht Führungsverantwortung für mehrere Teammitglieder? Mehr erfahren
• Wird spezialisiertes Fachwissen benötigt?
• Sind die Aufgaben besonders komplex?
• Wäre ein Weggang des Stelleninhabers mit hohem Risiko verbunden, zum Beispiel durch Know-how-Verlust an die Konkurrenz?
• Wäre eine Neubesetzung aufwendig oder mit hohen Kosten verbunden?
• Würde die Einarbeitung eines Nachfolgers viel Zeit beanspruchen?

Es ist nicht notwendig, dass alle Kriterien zutreffen – bereits einzelne Punkte können eine Position zum unternehmenskritischen Faktor machen.

Interne oder externe Nachbesetzung: Was passt besser?

Bei der Nachbesetzung einer Schlüsselposition stellt sich die Frage, ob eine interne Entwicklung von Talenten oder die Rekrutierung externer Fachkräfte sinnvoller ist. Beide Varianten haben ihre Vorteile: Interne Nachfolger verfügen meist schon über Unternehmenswissen und gewachsene Netzwerke, während externe Kandidaten frische Impulse mitbringen können. Die Entscheidung hängt von den individuellen Anforderungen sowie den verfügbaren Ressourcen ab. Hier weiterlesen

Zwei häufige Fehler bei der Unternehmensnachfolge vermeiden

Gerade bei hochrangigen Positionen wie der Unternehmensführung ist eine sorgfältige Planung unabdingbar. Zwei Fehler treten besonders häufig auf und sollten unbedingt vermieden werden:

1. Den Zeitaufwand unterschätzen

Eine rechtzeitige und vorausschauende Nachfolgeplanung, idealerweise mit einem Planungshorizont von mehreren Jahren, ist entscheidend. Nicht selten erfordert die Auswahl und Entwicklung geeigneter Kandidaten umfangreiche Vorbereitung und Abstimmung – weit über juristische oder finanzielle Aspekte hinaus.

2. Fehlende Notfallstrategie

Verlässt eine Schlüsselperson unerwartet das Unternehmen, gerät der Betrieb schnell unter Druck, wenn keine geeignete Zwischenlösung existiert. Hier empfiehlt sich der Einsatz von Interim Management, um kritische Positionen übergangsweise abzusichern.

Fazit

Eine systematische Nachfolgeplanung hilft Unternehmen, bei Schlüsselpersonalwechseln handlungsfähig zu bleiben und Know-how zu sichern. Wer vorausschauend agiert, liefert nicht nur Stabilität in Zeiten des Umbruchs, sondern fördert auch die langfristige Entwicklung und Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber. Weitere Infos

FAQ

Ab wann sollte ich mit der Nachfolgeplanung beginnen?

Am besten starten Sie frühzeitig – idealerweise schon Jahre im Voraus. So bleiben ausreichend Zeit und Flexibilität, um Talente zu erkennen, zu fördern und gezielt aufzubauen.

Was sind typische Herausforderungen bei der Nachfolgeplanung?

Dazu gehören das Erkennen kritischer Positionen, der Aufbau eines Talentpools und das rechtzeitige Entwickeln geeigneter Kandidierenden. Auch die Akzeptanz von neuen Führungskräften und die Sicherung der Unternehmenskultur sind zentrale Themen.

Wie kann ich Mitarbeitende optimal auf die Nachfolge vorbereiten?

Gezielte Weiterbildungen, strukturierte Einarbeitung und ein transparenter Dialog über Karrierewege sind Schlüssel zur erfolgreichen Nachfolgeentwicklung.

Gibt es eine ideale Lösung – intern oder extern nachbesetzen?

Beide Optionen haben Vor- und Nachteile. Eine individuelle Abwägung hilft, die beste Lösung für das jeweilige Unternehmen und die jeweilige Position zu finden.