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Digitale Personaleinsatzplanung schafft Spielraum für Unternehmen und Mitarbeiter

Akuter Fachkräftemangel, volatile Märkte und schwankende Personalbedarfe stellen HR und Fachabteilungen gleichermaßen vor Herausforderungen. Hinzu kommt die Forderung der Arbeitnehmer nach lebensphasenorientierten Arbeitszeiten und mehr Work-Life-Balance. Die wirtschaftlichen und demografischen Entwicklungen verändern nicht nur die Gesellschaft, sondern auch Politik und Gesetzgebung. Strengere Arbeitszeitgesetze, neue Tarifverträge und das EuGH-Urteil zur systematischen Arbeitszeiterfassung stellen den Schutz des Arbeitnehmers zunehmend an erste Stelle. Für Unternehmen vieler Branchen ist der Trend zur Arbeitszeitflexibilisierung ein Horrorszenario. Durchaus berechtigt, denn die Planung, Verwaltung und Abrechnung einer Vielzahl von individuellen Arbeitszeit- oder Schichtmustern ist hochkomplex. Der folgende Beitrag zeigt, wie eine digitale und flexible Personaleinsatzplanung im Sinne von Unternehmen und Mitarbeitern funktionieren kann.

Digitale Planung Tipp 1: Für jeden Mitarbeiter seine eigene Arbeits- und Freizeit
Kurz- und Langzeitarbeitszeitkonten ermöglichen Unternehmen, die unterschiedlichen Lebensphasen ihrer Belegschaft abzubilden. Je nach Lebensabschnitt – etwa Berufseinstieg, Familiengründung, fortgeschrittenes Erwerbsalter oder auch Pflege von Angehörigen – gewichten Arbeitnehmer die Faktoren Zeit und Geld unterschiedlich. In jungen Jahren verkraften Mitarbeiter Vollzeit mit Nachtschichten besser, später bieten sich spezielle altersgerechte Schichtmodelle an. Ein in vielen Branchen beliebtes Flexibilisierungs-Tool sind die so genannten Wahlarbeitszeiten. Bei diesem Arbeitskonzept können Mitarbeiter freiwillig ihr Arbeitsvolumen reduzieren. So sieht beispielsweise der Tarifabschluss 2018 der IG Metall mehr Wahlmöglichkeiten bei der wöchentlichen Arbeitszeit vor. Gleichzeitig können die Arbeitnehmer das neue tarifliche Zusatzgeld (T-ZUG) unter bestimmten Voraussetzungen in Freizeit umwandeln. Im Gesundheitswesen wurden 2019 der neue ärztliche Tarifvertrag (TV-A) und die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) erlassen, um die Arbeitsbedingungen von Ärzten und Pflegekräften zu verbessern und gleichzeitig die Versorgungsqualität zu erhöhen. Fest steht: Berücksichtigt die Personaleinsatzplanung die aktuelle Lebens- und Leistungssituation der Mitarbeiter, hat das auch für die Unternehmen Vorteile. Der Bedarf an Auszeiten oder der Ausfall durch Krankheit ist deutlich geringer. Mit der Motivation der Mitarbeiter steigt zudem auch die Bereitschaft, zusätzliche Schichten oder Wochenenddienste zu übernehmen.

Digitale Planung Tipp 2: Personalreserven durch Springer-Pools
Mit Hilfe einer langfristigen Personaleinsatzplanung lassen sich die Arbeitszeiten schon Wochen oder Monate im Voraus so gestalten, dass sie zu den tatsächlichen Personalbedarfen und den Anforderungen der Mitarbeiter passen. Kurzfristige Änderungen der Aufträge oder Personalausfälle führen jedoch dazu, dass die Planung wöchentlich oder auch täglich angepasst werden muss. Eine vorausschauende Kapazitätsplanung minimiert zwar die Risiken für eine kurzfristige Planänderung, kann sie aber nicht verhindern. Bei Personalausfällen setzen vor allem Produktionsunternehmen häufig Leiharbeitnehmer ein. Das führt jedoch häufig zu Verlusten bei Produktivität und Service, zum Beispiel aufgrund langer Einarbeitungszeiten oder fehlender Kompetenzen. Auch auf die Qualität der Produkte kann sich der Einsatz fremder Arbeitskräfte negativ auswirken. Eine Alternative stellen so genannte Springer-Pools dar, die zum Stammpersonal gehören, aber nur ausgewählte Schichten und Arbeitszeiten übernehmen. Sie verfügen im besten Fall über genau die Qualifikationen und Kompetenzen, die für einen bestimmten Arbeitsplatz notwendig sind.

Digitale Planung – Tipp 3: Bereichsübergreifend Planen
Über eine integrierte Software für Arbeitszeitmanagement und Schichtplanung stehen alle zeitwirtschaftlichen Daten, Qualifikationen, Arbeitszeitmodelle, und Verfügbarkeiten, aber auch individuelle Regelungen der Belegschaft auf einen Blick zur Verfügung. Per Mausklick kann der Planer sehen, welcher Mitarbeiter als Ersatz in Frage kommt und dem entsprechenden Arbeitsplatz oder der entsprechenden Schicht zuordnen. Das gilt auch bereichs- oder abteilungsübergreifend, sofern die erforderlichen Querqualifikationen vorhanden sind. Die Arbeitsplatzplanung sorgt dabei automatisch für die Belastung der richtigen Kostenstelle aus zeitwirtschaftlicher Sicht – so werden Fehler vermieden und Aufwände reduziert. Da Einsatzplanung und Zeitwirtschaft voll integriert sind, erfolgt die Einsatzplanung stets topaktuell auf Basis von Echtzeit-Informationen.

Digitale Planung – Tipp 4: Mitarbeiterwünsche integrieren
Der Wunsch der Arbeitnehmer nach ausgleichender und planbarer Freizeit ist ein Signal, das Unternehmen ernst nehmen sollten. Denn eine Arbeitszeitgestaltung, die Mitarbeitern entgegenkommt, senkt den Krankenstand und erhöht die Motivation. Eine Einsatzplanung muss sozial verträglich, familienfreundlich, fair und nachvollziehbar sein. Maßnahmen für eine mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung sind beispielsweise digital gestützte Wunschdienstpläne und Tauschbörsen. Zu Verfügung stehende Arbeitszeit- oder Schichtangebote können bereits im Vorfeld der Planung per Mausklick ausgewählt werden. Sind Mitarbeiter kurzfristig durch private Verpflichtungen verhindert, können sie die „Schichttauschbörse“ nutzen. Alle notwendigen Informationen wie Arbeitsmuster, Zeit, Arbeitsplatz und die dafür erforderlichen Qualifikationen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Der Clou: Die Software lässt Wünsche und Tauschangebote nur dann zu, wenn alle definierten Regeln erfüllt sind, zum Beispiel eine Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit, eine Qualifikation oder die Einhaltung von Ruhezeiten. So bleibt die Arbeitszeitflexibilität trotz individuellem Spielraum im unternehmerischen Rahmen; Vertrauen und Kontrolle sind kein Gegensatz mehr.

Digitale Planung Tipp 5: Mobiles Workforce Management
Workforce Management Apps unterstützen viele Workflows rund um die Themen Arbeitszeit und Abwesenheit. Mitarbeiter können jederzeit und von jedem Endgerät aus Anträge stellen, zum Beispiel für Urlaub, Dienstreisen oder Mehrarbeit. Durch den Fokus auf einzelne Anwendungsfälle, wie etwa einen Urlaubsantrag stellen, sind alle Funktionen sofort erkennbar und mit einem Mausklick erreichbar. Informationen, die zur Erledigung dieses einen Anwendungsfalles nötig sind, stehen den Mitarbeitern auf einen Blick zur Verfügung. Push-Nachrichten informieren über wichtige Aufgaben. So erhalten Mitarbeiter beispielsweise einen Hinweis, wenn sie Zeitbuchungen vergessen haben und sie nachträglich beantragen müssen. Auch das ist selbstverständlich jederzeit und überall möglich – ob auf Dienstreise, im Hotel oder ganz bequem vom heimischen Sofa aus.

Fazit: New Work braucht Flexibilität
Während die Digitalisierung in vielen Unternehmensbereichen stetig voranschreitet, läuft die Personaleinsatzplanung häufig immer noch mit Papier und Stift oder „bestenfalls“ mit Excel. Digitalisierung, Flexibilität und Vernetzung sind jedoch Kriterien, die auch für die Arbeitszeitgestaltung gelten müssen. Moderne Arbeitszeitkonzepte und digitales Workforce Management schaffen den nötigen Freiraum für die Mitarbeiter und ermöglichen gleichzeitig die so dringend geforderte unternehmerische Agilität. Und der Plan B? Der entsteht dann sozusagen nebenbei.

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