Bürokratieentlastungsgesetz: Elektronische Signatur soll auch für Nachweis der Arbeitsbedingungen ermöglicht werden
Seit dem 11. Januar 2024 liegt der Referentenentwurf für das Bürokratieentlastungsgesetz IV vom Bundesministerium der Justiz vor. Für den Einsatz elektronischer Signaturen ergeben sich daraus – endlich – neue Möglichkeiten. Wir haben über die zu erwarteten Änderungen bereits mit vielen Besuchern der STAFFINGpro am 18. Oktober 2023 in Wiesbaden ausführlich gesprochen. Höchste Zeit für ein Update – Stand Mitte Februar 2024.
Fangen wir mit den konkreten Vorschlägen der Bundesregierung an. Es lohnt sich den 102 Seiten umfassenden Referentenentwurf genau zu studieren und nicht nur die Synopse oder die Pressemitteilung zu lesen.
Pressemitteilung zum Bürokratieentlastungsgesetz
Referentenentwurf zum Bürokratieentlastungsgesetz IV
Synopse zum Bürokratieentlastungsgesetz IV
Für den beweiskräftigen Nachweis der Information über Arbeitsbedingungen wird eine Änderung im Nachweisgesetz vorgeschlagen. Der Ausschluss der elektronischen Form soll entfallen. Wenn dem Arbeitnehmer die im Nachweisgesetz definierten wesentlichen Information über Arbeitsbedingungen in elektronischer Form (§ 126a des Bürgerlichen Gesetzbuchs) – mit einer qualifizierten elektronischen Signatur – in einem ausdruckbaren Format übermittelt worden ist.
Diese Informationen können Bestandteil des Arbeitsvertrags sein oder sie werden bislang aus diversen Gründen in vielen Unternehmen in einem separaten Dokument abgewickelt. So oder so sollen zukünftig alle Beteiligten mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) papierlos, komfortabel und rechtswirksam unterzeichnen können. Damit wird insbesondere eine Forderung von Unternehmen, die in der Arbeitnehmerüberlassung tätig sind, erfüllt – allerdings bislang nur zum Teil.
Von meinen Kontakten im Personalwesen bei Unternehmen und Personalvermittlern ist das Feedback gemischt. Einige hätten sich auch dafür die Textform gewünscht. Diese kann auch mit einer einfachen E-Mail erfüllt werden. Das klingt erst mal gut, aber: Eine E-Mail hat eine Beweiskraft, die vergleichbar einer mit Bleistift geschriebenen Postkarte ist.
Alle Unternehmen die – zum Teil schon seit Jahren – die qualifizierte elektronische Signatur zur Abwicklung von Verträgen zur Arbeitnehmerüberlassung nach AÜG nutzen oder Teilzeitvereinbarungen signieren lassen, freuen sich darauf, endlich die QES auch für die Information zu den Arbeitsbedingungen nutzen zu können.
Am Referentenentwurf gibt noch einiges an Nachbesserungsbedarf. Dazu konkrete Beispiele;
- Statt das NachwG durch eine komplexe Regelung in § 2 Abs. 5 S. 2, 3 NachwG n.F. aufzublähen, sollte nach Ansicht zahlreicher Arbeitsrechtler, u.a. Dr. Alexander Bissels, einfach der Ausschluss der elektronischen Form in § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG schlichtweg gestrichen werden.
- Zu hinterfragen ist auch der Ausschluss der elektronischen Form für Wirtschaftsbereiche oder -zweige nach § 2a Abs. 1 des SchwarzArbG. Wenn es darum geht, Schwarzarbeit zu verhindern, dann ist doch gerade eine lückenlose Beweiskette in einem eindeutig protokollierten digitalen Ende-zu-Ende-Vorgang vorteilhaft. Für die elektronische Form müssen Unterzeichnende durch eigens dafür zertifizierte Verfahren, die unter der Aufsicht der nationalen Behörden stehen, identifiziert werden. Dafür muss heute niemand mehr zur Post, um sich dort identifizieren zu lassen – diverse Verfahren zur Fernidentifizierung sind möglich und zugelassen.
Im März 2024 soll der Gesetzentwurf im Bundeskabinett beraten werden.
Ich berate gerne, welche Verfahren am besten zur Systemumgebung im Unternehmen und zu den Anwendungsfällen passen. In der Namirial Gruppe haben wir sogar die Möglichkeit, mehrere Anbieter qualifizierter Vertrauensdienste aus unterschiedlichen Ländern der Europäischen Union für die bestmögliche Orchestrierung von Prozessen zu nutzen und in Signatur-Workflows einzubinden.
Signierte Dokumente lassen sich bei Verdacht auf Manipulation nach dem Signieren überprüfen. Das Verfahren ist mindestens so sicher und beweiskräftig wie bei Vorgängen auf Papier. Es gibt auch keine Diskriminierung: Niemand wird gezwungen, elektronisch zu signieren – bevor eine Identifizierung zur Bereitstellung eines Zertifikats zur Erstellung einer Signatur erfolgt, ist zunächst das Einverständnis der Unterzeichnenden erforderlich. Möglich ist auch, die Signatur selbst vor der Archivierung gleich noch validieren zu lassen – am besten durch einen anderen Anbieter von Vertrauensdiensten als dem, der die Zertifikate fürs Signieren bereitstellt. Auch dieser zusätzliche Schritt für noch mehr Sicherheit wird bereits von einigen unserer Kunden aus unterschiedlichen Ländern und Branchen eingesetzt.
Wir sehen uns wieder auf der STAFFINGpro – diesmal online am 20. März 2024 um 9:45 Uhr. Zusammen mit meinem Kollegen Jörg Lenz bereite ich gerade unseren Workshop vor, bei dem wir die Entwicklungen zur elektronischen Signatur im Personalwesen 2024 näher beleuchten und was konkret zu beachten ist – nicht nur zum Nachweisgesetz und Arbeitsverträgen, sondern auch zu zahlreichen weiteren Anwendungsfällen. Wir werden dann auch möglichst tagesaktuell zum Stand der Gesetzesvorhaben berichten.
Zum Zeitpunkt, als dieser Blogpost verfasst wurde, befassten sich die Ressorts der Bundesregierung mit dem umfangreichen Feedback der Anhörung der Verbände, beispielsweise von Bitkom
Bitkom: Bürokratieentlastung – aber bitte spürbar und ganzheitlich; Stellungnahme zum Referentenentwurf für ein Bürokratieentlastungsgesetz IV, 2.2.2024
Kritisiert wird des Weiteren, dass es im Bereich Personalwesen in der Ampel-Koalition für den Einsatz elektronischer Signatur unterschiedliche Herangehensweisen der Ministerien je nach politischer Färbung gebe. Im Entwurf des Berufsbildungsvalidierungs- und -digitalisierungsgesetzes (BVaDiG) aus dem Dezember 2023 ist vorgesehen, die bisher erforderliche Schriftform für den Ausbildungsvertrag für die ebenfalls bislang die elektronische Form ausgeschlossen ist durch die Textform zu ersetzen. Das BVaDiG ist gelb gefärbt, da das Bundesministerium für Bildung und Forschung von der FDP geleitet wird. Das BEG IV erhält einen großen Teil seiner rötlichen Tönung durch das SPD-geführte Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
Die FDP zeigt sich generell als Anhänger einer weitgehenden Reduktion der Formvorschriften auf die Textform. Diese Forderung hat auch der Startup-Verband kommuniziert. Was zunächst gut klingt, könnte allerdings im Einzelfall problematisch werden: Juristen wissen ganz genau: Es kommt drauf an, welche Art elektronischen Signaturen in welchen Kontext genutzt wird, damit beim digitalen Unterschreiben, keine Fehlstarts produziert werden.
Wir wissen um den großen Aufklärungsbedarf – sowohl bei den politischen Entscheidungsträgern wie auch potenziellen Anwendern – in Bezug auf Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit. Wir freuen uns sehr über die zügig wachsende Zahl von Anfragen zur Erklärung und zum Ausprobieren der Ident- und Signatur-Verfahren in der Praxis.
Zögern Sie nicht mit uns Kontakt aufzunehmen per E-Mail an h.bejaoui@namirial.com oder buchen Sie direkt einen Slot für ein Strategiegespräch: https://calendly.com/hbejaoui. Wir beraten gerne zu konkreten Anwendungsfällen – und deren rechtlicher, technischer und organisatorischen Rahmenbedingungen – welche Verfahren am besten geeignet sind.
