Detaillierte Ausarbeitung der Prozessschritte
Bei der Einführung einer HR Software werden Zuständigkeiten, Rollen, das Budget und Entscheidungshierarchien nicht mitgedacht, die notwendig sind, um das Projekt erfolgreich zu führen und zu beenden. Vor allem Organisationen mit wenig Erfahrung mit einer HR Software passiert dies leider zu häufig und führt zum Zeitverlust. Die Lösung: Das Projekt muss als ein kleines Unternehmen mit klaren Entscheidungswegen betrachtet werden und je mehr man im Vorfeld entscheidet, desto weniger Probleme ergeben sich auf dem Weg.
Definieren Sie Ihre Projekt-Governance!
Dazu gehört auch, die Zuständigkeiten und die Pfadabhängigkeit der Eskalation des Projekts zu definieren. Legen Sie deshalb regelmäßige Treffen mit festgelegten Personen und Entscheidungsgremien fest und klären Sie, wie Entscheidungen getroffen werden, falls keine Projektgruppe zustande kommt.
Hierzu ein Hack im Hack: Achten Sie auf eine robuste Projekt-Governance. Robustheit bekommt das Projekt durch die ihm auferlegten Regeln. Orientieren Sie sich an folgenden Fragen: Wie oft treffe ich mich, wer muss dabei sein? Wie muss vorab informiert werden? Wird es eine Zusammenfassung geben? Wie wird der Entscheidungsweg aussehen, gilt die Mehrheitsentscheidung? Wie möchten sich MitarbeiterInnen im Projekt einbringen?
Ziele definieren
Zu einer erfolgreichen Projekt-Governance gehören auch klare Gestaltungsprinzipien. Wie möchten Sie Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft miteinander arbeiten lassen? Was macht ein gutes Mitarbeitendenerlebnis und eine angemessene User Experience für Sie und Ihre Belegschaft aus?
Schaffen Sie entlang dieser Fragen eine Arbeitsplatzarchitektur mit klaren Prioritäten, Kompetenzrahmen und Erfolgskategorien.
Natürlich sind Sie am stärksten, wenn Sie sich auf best practices verlassen können und das Altbewährte nutzen. Fühlen Sie sich aber nicht gezwungen, alten und dysfunktionalen Prozessen zu folgen, bloß weil sie bereits bestehen! Bei der Einführung eines neuen Systems ist es sinnvoll, sich auf neue best practices einzulassen und dafür zu sorgen, dass unverzichtbare Eckpunkte abgedeckt werden.
Daten und Integration: Eine Reduktion auf das Erforderliche
Oft besteht in Unternehmen der Reflex, möglichst viele Daten wie möglich aus alten Systemen zu übernehmen. Doch es ist nicht die beste Lösung, so viel wie möglich Altes in das neue System zu packen: Je mehr Berichte und Daten Sie bauen, je mehr Daten Sie importieren, je mehr Schnittstellen Sie haben, desto teurer, aufwändiger und zeitintensiver wird die Implementierung im Projekt. Stellen Sie sich also die Frage: Welche Daten brauchen Sie wirklich? Welche Daten und Berichte benutzen Sie? Welche Daten müssen von wo wohin fließen? Wählen Sie nach diesen Fragen Ihre Datenmigrationsstrategie aus und beschränken Sie sich hier auf das Wesentliche.
Beachten Sie auch die Sicherheitsanforderungen: Welche gibt es? Von welchem Ort aus dürfen ServicemitarbeiterInnen auf die Daten zugreifen? Wer hat die Rechte und Möglichkeiten, auf Daten zuzugreifen?
Dieser Entscheidungsprozess kann zwar mühsam sein, aber vor allem hinsichtlich später auftretenden Schwierigkeiten wichtig, da Sie sonst bei der Datenmigration auf böse Überraschungen stoßen können.
Bleiben Sie flexibel
Ein Projekt lebt und ist nicht in Stein gemeißelt. Die Dauer von bis zu einem Jahr ist nach Größe und Komplexität des Unternehmens und des Projekts normal. Während der Planungs- und Laufzeit dürfen sich Dinge verändern, aber müssen im Rahmen Ihrer Projekt-Governance dennoch funktionieren.
Pflichten- und Lastenhefte können Ihnen zwar helfen, ein Projekt zu definieren und vom Know-how der Lösung später zu profitieren, können aber auch Ihnen unter Umständen im Weg stehen. Am wichtigsten bleibt, dass Unklarheiten nicht zu Projektverzögerungen führen.
HR target operating model
Ein neues Betriebssystem wird die Arbeit in Ihrer HR-Abteilung verändern. Dies betrifft nicht nur die Aufgabengebiete, sondern auch Organisationsstrukturen, Prozesse und Beschäftigungszeiten. So wird beispielsweise durch Automatisierung von reports und Analysen Zeit gespart, die sich perfekt für neue Aufgaben nutzen ließe.
Diese Veränderung muss im Rahmen des HTMO berücksichtigt werden. Mit den richtigen Fähigkeiten, Kompetenzen im Betreuungsteam, und richtig umgesetzten Prozessen, die richtig umgesetzt werden, dürfte nichts schiefgehen.
Wie komme ich an die Daten ran, die mir das System liefern kann, und kann ich sie interpretieren und kann ich damit umgehen? Und das ist ein ganz wichtiger Punkt! Deshalb ist es eben so wichtig, über dieses operating Model nachzudenken. Was macht mich flexibel oder was macht mich unflexibel? Was sind erforderliche Schlüsselinformationen, die ich haben muss? Habe ich denn überhaupt genug Mitarbeiter? Habe ich genug Ressourcen, um ein Projekt beispielsweise auch in einer gewissen Größenordnung stemmen zu können? Das kommt auch dazu. Es gibt oft diese Diskussion mit Kunden: Machen wir das in einem großen Big bang, oder gehen wir phasenweise vor? Gehen wir pro Land, pro Einheit vor, wie auch immer, und natürlich sieht dieses Thema big bang erst mal sehr attraktiv aus, weil ich schnell fertig bin, und ich gehe dann nach relativ kurzer Zeit, verglichen zu diesem Phasenmodell. Aber ich muss das eben auch als HR-Abteilung oder IT-Abteilung stemmen können, das leisten können, und das ist eben ein Punkt, über den man sich tatsächlich vorher sehr genau Gedanken machen sollte. Überfordert mich so ein Projekt beispielsweise auch?
Dirk Flaskamp
Vom Ticketsystem über Beschreibungen: Business as usual
Sobald Sie mit der Lösung live gehen, müssen Sie Support leisten. Integrieren Sie diese Fragen in Ihre Business-Infrastruktur:
- Wie stellen Sie sicher, dass die Systeme all die Hilfe bekommen, die sie brauchen?
- Wo finden Sie Hilfe? Wie kommunizieren sie am besten mit anderen?
- Wie reagieren sie auf Anfragen des Nutzers, und wie fangen Sie vorher seine Fähigkeiten ab, damit es gar nicht erst zu einer Anfrage kommt?
- Welche Dinge können Sie locker und über ein un- oder wenig formelles Tool lösen, oder was zum Beispiel über bewusste Tickets?
- Wo brauchen Sie Lösungen oder Regelungen?
- Wie schnell müssen Sie auf gewisse Anfragen reagieren?
Schafft verständliche Argumente für den Wandel
Bei der Technologieadaption ist das A und O, Akzeptanz für das neue Tool unter seinen Mitarbeitenden zu schaffen zu erklären, warum man dieses Tool braucht.
Verfassen Sie einen business case für Ihre Mitarbeitenden, den sie in eine alltagssprachliche Botschaft mit einem ansprechenden Slogan übersetzen. Beschreiben Sie die Vorteile der neuen Lösung und gehen Sie unbedingt darauf ein, welche Vorteile sich für Sie und Ihre MitarbeiterInnen daraus ergeben.
Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass Ihr neues Tool die nötige Akzeptanz erhält: Machen Sie Beteiligte zu Betroffenen!
