Durchrechnungszeiträume und Gleitzeitvereinbarungen
Wenn die Kunden ausbleiben und das Geschäft zurückgeht, werden die Gehälter der Mitarbeiter zum Problem. Umgekehrt stellen kurzfristige Aufträge Arbeitgeber oft vor personelle Herausforderungen. Abfedern können Unternehmen solche Auslastungsschwankungen, indem sie längere Durchrechnungszeiträume beziehungsweise Gleitzeitperioden vereinbaren. So können sie die Arbeitszeiten flexibilisieren, ohne dass Zuschläge für Mehrarbeit und Überstunden anfallen. Denn wenn die Mitarbeiter ihre Zeitguthaben während des Durchrechnungszeitraumes – also der Gleitzeitperiode – ausgleichen, kostet dies das Unternehmen kein zusätzliches Entgelt.
Abgesehen von längeren Durchrechnungszeiträumen können Arbeitgeber auch gemeinsam mit den Beschäftigten festlegen, dass in auftragsschwachen Zeiten eine geringere Normalarbeitszeit als in auftragsstarken gilt. Um solche Arbeitszeitmodelle zu vereinbaren, müssen sie den anwendbaren Kollektivvertrag genau prüfen. Denn dieser beschreibt die Voraussetzungen für die Vereinbarung derartiger Regelungen. Für Gleitzeitvereinbarungen ist eine Betriebsvereinbarung oder – wenn es im Unternehmen keinen Betriebsrat gibt – eine schriftliche Einzelvereinbarung mit jedem einzelnen Mitarbeiter erforderlich.
Die lohnsteuerliche Abrechnung von Gleitzeitstunden bringt keine Schwierigkeiten mit sich, denn die Lohnbesteuerung erfolgt im Monat der Auszahlung als Sonderzahlung. Allerdings bestanden in der Vergangenheit erhebliche Auffassungsunterschiede darüber, wie die Stundenabrechnung am Ende der Gleitzeitperiode bezogen auf die Sozialver-sicherungsbeiträge zu behandeln ist. Diese klärte der Verwaltungsgerichtshof in einer richtungsweisenden Entscheidung (VwGH 21. 4. 2004, 2001/08/0048).
Er stellte heraus, dass
- Arbeitszeitguthaben, die durch Gleitzeitvereinbarungen entstanden, als Ergebnis von Gut- und Fehlstunden in der Art eines Arbeitszeitkontokorrentes zu betrachten sind,
- Unternehmen die Gutstunden nicht einzelnen Beitragszeiträumen zuordnen müssen und
- sozialversicherungsrechtlich die Arbeitszeitguthaben jenem Beitragszeitraum zuzuordnen sind, in dem der Arbeitgeber das Gleitzeitguthaben ausbezahlt.
Nach der Klarstellung, dass Unternehmen das Guthaben am Ende des Durchrechnungszeitraumes im Monat der Zahlung abrechnen – und nicht in die einzelnen Monate des Gleitzeitzeitraumes rollen müssen, bleibt die Frage, ob die Abgeltung im Monat der Zahlung als laufender Bezug oder als Sonderzahlung zu behandeln ist. Diese Frage beantwortet das unten stehende Schaubild.
Widerruf freiwilliger Leistungen
Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern freiwillige Leistungen wie Zuschüsse, Prämien oder Bonuszahlungen gewährt hat, kann es diese in auftragsschwachen Zeiten widerrufen. Vorausgesetzt, der Arbeitgeber hat die Möglichkeit eines Widerrufs vorab vereinbart. Zu beachten ist, dass ein einmaliger Widerrufsvorbehalt für freiwillige Leistungen im Dienstvertrag nicht ausreicht, um einen Rechtsanspruch der Mitarbeiter auf regelmäßige Zuwendung zu verhindern. Der Arbeitgeber muss bezogen auf jede einzelne Leistung darauf hinweisen, dass sie einmalig, freiwillig und jederzeit widerrufbar und daher ohne Rechtsanspruch für die Zukunft erfolgt.
Überstundenabbau
Wenn die schwache Auftragslage keine Mehrarbeit erfordert, sollten Arbeitgeber diese konsequent verhindern, indem sie ihre Mitarbeiter schriftlich anweisen, keine Überstunden mehr zu leisten – oder nur in Ausnahmefällen auf die ausdrückliche schriftliche Anordnung des jeweiligen Vorgesetzten hin. Diese Arbeitsanweisung sollte klarstellen, dass der Arbeitgeber Überstunden, die nicht ausdrücklich angeordnet wurden, auch nicht entlohnen wird. Hat das Unternehmen mit dem Mitarbeiter eine Überstundenpauschale vereinbart, die der Arbeitgeber einseitig widerrufen kann, hat er die Möglichkeit, in Krisenzeiten von seinem Widerrufsrecht Gebrauch zu machen. Leistet der Mitarbeiter in der Folge Überstunden, so sind diese einzeln abzugelten.
Änderungskündigungen
Nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers können Unternehmen Leistungen widerrufen, für die sie keinen Widerrufsvorbehalt vereinbart haben. Eine Ausnahme ist die sogenannte Änderungskündigung, die das Dienstverhältnis beendet. Der Arbeitnehmer hat aber die Möglichkeit, die Kündigung abzuwenden, indem er einer Änderung gewisser Arbeitsbedingungen zustimmt. Beispielsweise könnte ein Unternehmen eine Änderungskündigung aussprechen, die der Mitarbeiter dadurch abwenden kann, dass er künftig Teilzeit statt Vollzeit arbeitet oder auf Prämien und Provisionen verzichtet. Der Beschäftigte hat die Wahl, das Dienstverhältnis enden zu lassen oder es bei geänderten Bedingungen aufrechtzuerhalten. Freilich müssen Unternehmen mit Kosten rechnen, wenn Mitarbeiter einer Änderung nicht zustimmen. Gilt für die Beschäftigten beispielsweise das System „Abfertigung alt“, haben sie beispielsweise bei einer Dienstgeberkündigung Anspruch auf eine Abfertigung.
Praxisbeispiel
Schwierig wird es im folgenden Fall: Ein Teilzeitvertrag hat zur Folge, dass sich der Abfertigungsanspruch aus dem „System alt“ aufgrund der verminderten Bezüge reduziert. Kann der Arbeitgeber anlässlich des Umstiegs auf Teilzeit den bisher erworbenen Abfertigungsanspruch lohnsteuerbegünstigt auszahlen? Klarheit bringen die Lohnsteuerrichtlinien. Sie knüpfen die Begünstigung an vier Voraussetzungen:
1. Eine Änderungskündigung oder eine einvernehmliche Aufösung des alten Dienstverhältnisses muss vorliegen.
2. Der Arbeitgeber muss alle Beendigungsansprüche – beispielsweise gesetzliche Abfertigungen und Urlaubsersatzleistungen – vollständig abrechnen und ausbezahlen.
3. Der Arbeitnehmer ist bei der Gebietskrankenkasse als Vollzeitbeschäftigter abzumelden und als Teilzeitbeschäftigter wieder anzumelden.
4. Die Bezüge müssen um zumindest 25 Prozent sinken – und dauerhaft (mindestens ein Jahr lang) auf diesem Niveau bleiben. Bei Arbeitnehmern mit variablen Bezügen bezieht sich diese Voraussetzung nicht auf die Fix-, sondern die Gesamtbezüge.
Erfüllt der Arbeitgeber diese vier Voraussetzungen, kann er die gesetzliche Abfertigung, die er anlässlich des Wechsels zum Teilzeitvertrag ausbezahlt, lohnsteuerbegünstigt mit sechs Prozent abrechnen.
Tipp für den Arbeitgeber
Um zu vermeiden, dass während der Teilzeitphase weiterhin arbeitsrechtliche Ansprüche nach dem System „Abfertigung alt“ anwachsen, empfehlen wir, anlässlich der Auszahlung der gesetzlichen Abfertigung einen Übertritt in das System „Abfertigung neu“ zu vereinbaren.
Abbau von Urlaubs- und Zeitguthaben
In akuten Krisenzeiten können Arbeitgeber zudem mit den Mitarbeitern vereinbaren, bestehende Urlaubs- und Zeitguthaben abzubauen. Der Vorteil für die Unternehmen: Indem sie die Guthaben verringern, reduzieren sie auch diesbezügliche Rückstellungen in der Bilanz. Freilich müssen die Mitarbeiter dem Aufösen von Urlaubs- und Zeitguthaben zustimmen.
Kurzarbeit
Immer mehr Unternehmen reduzieren derzeit die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter, weil Aufträge ausbleiben. Das Arbeitsmarktservice rechnet damit, dass im 1. Quartal 2009 rund 26.000 Beschäftigte kurzarbeiten werden. Voraus-setzung für Kurzarbeit ist eine arbeitsrechtliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und -nehmer. Das heißt: Die Kollektivvertragspartner müssen den Kurzarbeitsvereinba-rungen zustimmen. Arbeitgeber müssen sich in den Vereinba-rungen verpfichten, den betroffenen Mitarbeitern eine Kurzarbeitsunterstützung zu zahlen, die mindestens der Höhe der Kurzarbeitsbeihilfe entspricht. Ausnahmen sind in Absprache mit dem Arbeitsmarktservice möglich. Diese Beihilfe, die das AMS für jeden betroffenen Mitarbeiter leistet, entspricht in etwa dem fiktiven Anteil des Arbeitslosengeldes für die reduzierten Stunden.
Besondere Regelungen gelten, wenn in einem Betrieb mindestens 25 Prozent der von Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer das 45. Lebensjahr vollendet haben. In diesem Fall können Arbeitgeber:
- die Kurzarbeit einseitig verordnen (der Abschluss der Kollektivvertragspartnervereinbarung entfällt) sowie
- den Zeitraum der Kurzarbeitszeit auf maximal ein Jahr und
- den Durchrechnungszeitraum von vier auf bis zu zwölf Wochen verlängern, wobei die durchschnittliche wöchentliche Beschäftigung 1/5 der Normalarbeitszeit betragen kann.
Kurzarbeitsbeihilfen können Betriebe nur vorübergehend als Reaktion auf wirtschaftliche Bedrohung beziehen. Bislang galt eine Frist von drei Monaten, die sich anschließend um weitere drei Monate – sowie in Ausnahmefällen um ein Jahr – verlängern ließ. Eine Novelle des Arbeitsmarktservicegesetzes, auf die sich die Koalitionspartner im Jänner verständigten, dehnt diesen Zeitraum aus.
Künftig soll es möglich sein, 18 Monate lang staatliche Leistungen für Kurzarbeiter zu erhalten. In besonderen Fällen ist sogar eine zusätzliche Verlängerung möglich. Unternehmen können die Beihilfen allerdings nur für jeweils maximal sechs Monate beim AMS beantragen.
Die Gesetzesnovelle dehnt darüber hinaus den Durchrechnungszeitraum von bislang einem Monat auf den gesamten Zeitraum aus, für den das AMS Kurzarbeitergeld gewährt hat. In diesem Zeitraum dürfen nicht weniger als zehn Prozent und nicht mehr als 90 Prozent der gesetzlich oder kollektivvertraglich festgelegten Normalarbeitszeit ausfallen. Die bisherige Regelung sah vor, dass Unternehmen die Arbeitszeit in einem Durchrechnungszeitraum von vier aufeinanderfolgenden Wochen auf maximal 80 Prozent der wöchentlichen Normalarbeitszeit reduzieren konnten.
Beispiel: Bei einer Normalarbeitszeit von 40 Stunden mussten die Mitarbeiter in Unternehmen, die von Kurzarbeit betroffen waren, in einem Monat mindestens vier Tage arbeiten. Das entspricht mindestens zwölf Tagen in drei Monaten. Nach der neuen Regelung müssen sie nur mehr sechs Tage in den Betrieb kommen.
Ein weiteres Plus: Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern während der Kurzarbeit Qualifzierungen anbieten, um Arbeitslosigkeit zu vermeiden, können zusätzliche Beihilfen beantragen. Es soll jedoch nicht möglich sein, gleichzeitig Kurzarbeitsbeihilfe und Qualifzierungsbeihilfen für ein und dieselben Mitarbeiter zu erhalten. Die Gesetzesnovelle soll nach dem Redaktionsschluss dieser Ausgabe Ende Februar beschlossen werden und rückwirkend zum 1. Februar in Kraft treten.
Bedingungen für Kurzarbeitsbeihilfe
Nach wie vor gilt, dass Arbeitgeber die Kurzarbeitsbeihilfen des AMS nur unter folgenden Voraussetzungen erhalten:
- Die Beschäftigungsschwankungen dauern längere Zeit an.
- Das Unternehmen verständigt die regionale Geschäftsstelle des Arbeitsmarktservice rechtzeitig.
- Eine Beratung des Arbeitsmarktservice, an der neben dem Dienstgeber auch der Betriebsrat teilgenommen hat, brachte keine anderen Lösungsmöglichkeiten. Die kollektivvertragsfähigen Körperschaften der Arbeitgeber und -nehmer des Wirtschaftszweiges haben eine Vereinbarung über die Leistung einer Entschädigung während der Kurzarbeit getroffen.
Für die Höhe der Beihilfen sind Pauschalsätze maßgebend, die der Bundesminister für Wirtschaft und Arbeit jeweils in Anpassung an den Tagessatz des Arbeitslosengeldes festsetzt.
Abgabenrechtlich sind einige Besonderheiten der Kurzarbeit zu beachten:
Sozialversicherung
Die Beitragsgrundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ist jene vor Einführung der Kurzarbeit. Damit hat der Arbeitnehmer keine Nachteile bei der Berechnung künftiger Pensionen, Unfallrenten, Krankengelder oder Bezüge aus der Arbeitslosenversicherung. Sinkt das Entgelt aufgrund der Kurzarbeit unter die Geringfügigkeitsgrenze, liegt dennoch keine geringfügige Beschäftigung vor. Der Arbeitnehmer bleibt vollversichert. Beantragt eine werdende Mutter Wochengeld, sind die Zeiten der Kurzarbeit in der auszustellenden Arbeits- und Entgeltbestätigung nicht zu berücksichtigen.
„Abfertigung neu“-Beiträge
Der Arbeitgeber bezahlt die „Abfertigung-neu“-Beiträge an die Betriebliche Vorsorgekasse auf Basis jenes Entgelts, das der Arbeitnehmer für seine Arbeitszeit vor Einführung der Kurzarbeit erhalten hat. Dies gilt auch für den Zuschlag, den der Arbeitgeber an den Insolvenz-Entgelt-Fonds einzuzahlen hat (= IESG-Zuschlag). Auch diese Regelungen schützen Arbeitnehmer vor Anspruchsverlusten aufgrund der Einführung von Kurzarbeit.
Lohnsteuer und Lohnnebenkosten
Die vom Arbeitgeber bezahlte und durch das AMS geförderte Kurzarbeitsunterstützung ist regulär lohnsteuerpfichtig und unterliegt in voller Höhe dem Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB) und dem Zuschlag zu diesem Beitrag (DZ), allerdings nicht der Kommunalsteuer.
Besondere Abgaben
Die Arbeiterkammerumlage, die Landarbeiterumlage, der Wohnbauförderungsbeitrag und der Schlechtwetterentschädigungsbeitrag werden jeweils von dem reduzierten Entgelt zuzüglich der Kurzarbeitsbeihilfe berechnet.
Fazit
Instrumente wie die Kurzarbeit können dazu beitragen, die Personalkosten eines Unternehmens kurzfristig zu reduzieren und Auftragsschwankungen abzufedern. Sie eignen sich sicher nicht als dauerhafte Instrumente der Personalarbeit. Gleichwohl sollten Arbeitgeber ihre Wirksamkeit prüfen, bevor sie über Personalabbau nachdenken.
Quelle: personal manager 2/2009
