Zulässigkeit eines elektronischen Fahrtenbuches: Die Technik schreitet voran

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Erleichterungen

Elektronische Fahrtenbücher bzw. Fahrtenbuchprogramme werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Die Frage, ob ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzuerkennen ist, kann daher nicht grundsätzlich oder pauschal, sondern immer nur einzelfallbezogen beantwortet werden. Aufzeichnungserleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuches sind nur zulässig, soweit wegen der besonderen Umstände des Einzelfalls die berufliche Veranlassung und der Umfang der betrieblichen Fahrten hinreichend dargelegt sind. Die Überprüfungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung dürfen nicht beeinträchtigt werden. Das gilt z. B. bei Arbeitnehmern, die regelmäßig große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen, wie bei Kundendienstmonteuren, Handelsvertretern, Taxi- und Kurierdienstfahrern, Verkaufsfahrern, Automatenlieferanten, etc. Ob Aufzeichnungserleichterungen gelten, sollten Sie im

Zweifelsfall im Vorfeld mit dem Finanzamt abstimmen. Diese Aufzeichnungserleichterungen dürfen übrigens ausschließlich Vielfahrer nutzen. Sie gelten nicht für Ärzte, Rechtsanwälte oder andere Freiberufler, auch wenn die Angabe der Namen von Patienten oder Mandanten standesrechtlichen Verschwiegenheitspflichten unterliegt. Diesen Bestimmungen ist durch das Steuergeheimnis (vgl. § 30 AO) hinreichend Rechnung getragen, dem alle Angehörigen der Finanzverwaltung unterliegen.

Fahrtenbuchmethode ergibt sich die Höhe des geldwerten Vorteils aus den tatsächlichen Nutzungsverhältnissen. Wenn sich aus dem Fahrtenbuch z. B. ein Anteil der privat gefahrenen Kilometer an der Gesamtfahrleistung in Höhe von 25% ergibt, ist ein geldwerter Vorteil in Höhe von 25% der gesamten Fahrzeugkosten zugrunde zu legen. Bitte beachten Sie, dass Sie nur solche Kosten in die Gesamtkostenberechnung einbeziehen dürfen, die unmittelbar mit dem Betrieb des Fahrzeugs zusammenhängen.

Außergewöhnliche Fahrzeugkosten, also Kosten, die nicht direkt mit dem Betrieb des Fahrzeugs in Zusammenhang stehen, etwa Straßenbenutzungsgebühren oder Unfallkosten, dürfen nicht in die Kostenberechnung einfließen. Hier müssen Sie gegebenenfalls einen separaten geldwerten Vorteil erfassen. Nach Maßgabe von R 8.1 Absatz 9 LStR muss ein Fahrtenbuch folgende Mindestangaben enthalten:

Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit.

Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute.

Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für Privatfahrten genügen dagegen jeweils Kilometerangaben. In den „Amtlichen Hinweisen zu den Lohnsteuerrichtlinien, H 8.1 – Elektronisches Fahrtenbuch“ heißt es, dass ein elektronisches Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung nur dann anzuerkennen ist, wenn sich aus dem elektronischen Fahrtenbuch dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Diese Auffassung basiert auf der zu dieser Thematik ergangenen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (z. B. BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 64/04). Das Gericht hat mit diesem Urteil klargestellt, dass eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann genügt, wenn nachträgliche Veränderungen entweder technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit des Fahrtenbuchs gegeben. Soweit kein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch vorgelegt werden kann, kommt zwingend die 1%-Regelung zum Ansatz. Wenn das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist, ist ein Nachweis der privaten Nutzung durch dieses Fahrtenbuch ausgeschlossen. In diesem Fall muss die Finanzverwaltung nicht prüfen, ob das Fahrtenbuch inhaltlich richtig sein könnte (vgl. Finanzgericht Baden-Württemberg, Urteil vom 27.2.2002, Az.: 2 K 235/00).

Mängel bei der Führung

Auch beim elektronischen Fahrtenbuch gilt, dass Mängel bei der Fahrtenbuchführung zu einer Verwerfung des Fahrtenbuches und damit zwangsweise zur Anwendung der 1%-Regelung führen können. Weisen die Fahrtenbücher inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen. Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Die Finanzverwaltung darf hierbei nach höchstrichterlicher Rechtsprechung jedoch keine so hohen Maßstäbe ansetzen, die im Arbeitsalltag nicht zu realisieren sind. Das bedeutet, dass Fehler in vergleichsweise unbedeutendem Umfang, beispielsweise Schreibfehler oder einzelne fehlerhafte oder fehlende Angaben, nicht zu einer Verwerfung des Fahrtenbuches führen dürfen (siehe BFH-Urteil vom 10.4.2008, Az.: VI R 38/06). Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist. Darüber hinaus müssen Sie beachten, dass ein elektronisches Fahrtenbuch auch den Anforderungen nach § 147 Absatz 2 Abgabenordnung zum elektronischen Datenzugriff entsprechen muss. In diesem Zusammenhang müssen die Daten des elektronischen Fahrtenbuches während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

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Fotocredit: © Matthias Krach | www.pixelio.de
Quelle:
LohnPraxis | Ausgabe Mai 2014 | www.lohn-praxis.net 

Zeitliche Nähe

Die Finanzverwaltung verlangt, dass das Fahrtenbuch von Ihren Arbeitnehmern zeitnah zu führen ist. Ein im Nachhinein geführtes Fahrtenbuch gilt als nicht ordnungsgemäß und kann daher im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung vom Finanzamt verworfen werden. In diesem Fall ist der geldwerte Vorteil zwingend nach der 1%-Regelung anzusetzen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt ein (elektronisches) Fahrtenbuch auch dann als zeitnah geführt, wenn der Arbeitnehmer die Pflichtangabe „Anlass der Fahrt“ nicht unmittelbar nach Fahrtende, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt nachträglich in einem Webportal einträgt. Hierbei muss jedoch sichergestellt sein, dass Anwender und Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert sind. Die Finanzverwaltung hat keine Bedenken, wenn bei einem elektronischen Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch beim Ende jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, der dienstliche Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt auf der Internetseite nachgetragen wird und alle übrigen Fahrten dem privaten Bereich des Arbeitnehmers zugeordnet werden.

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