“Das World-Café ist die jüngste Form von Grossgruppen. Ihre Uraufführung fand 1995 durch die beiden Berater Juanita Brown und David Isaacs beinahe zufällig statt. (…) Man nehme eine grössere Zahl kleiner Tische – für jeweils vier bis fünf Personen. (…) Die Konferenz besteht darin, dass sich jeweils vier bis fünf Personen an den Tischen zusammenstellen oder –setzen, sich in mehreren Runden über das gemeinsame Thema unterhalten und ihre Ergebnisse festhalten bzw. mit den Ergebnissen der anderen Gruppen vernetzen, in dem sie in mehreren Runden zu anderen Tischen gehen, die Ergebnisse dort einbringen und neue aufnehmen. Am Ende werden die gemeinsamen Ergebnisse der gesamten Gruppe vorgestellt.” (Ruth Seliger “Einführung in Grossgruppen-Methoden”, Carl Auer 2008, S. 105 ff.)
Während der Grossteil der Teilnehmenden im Laufe mehrerer zeitlich begrenzter Runden an verschiedenen Tischen Platz nimmt und sich so die Gruppen immer neu zusammensetzen, bleibt eine Person pro Tisch als „Gastgeber“ konstant. Die „Gastgeber“, die sich in der Regel freiwillig melden, fungieren als Moderatoren, fassen die jeweiligen Ergebnisse zusammen und geben sie an die nächsten Tischgäste weiter. Wichtige Gedanken und Erkenntnisse werden dabei auf der Papiertischdecke schriftlich festgehalten.
Der thematische Austausch an den Tischen findet in der Regel anhand vorab festgelegter Fragen statt. Eine weitere Variante des World-Café ist die unterschiedliche thematische Belegung der verschiedenen Tische – etwa durch vorher bestimmte Experten aus unterschiedlichen Bereichen als „Gastgeber“. Die „Gastgeber“ kommen in diesem Fall in der Regel nicht aus dem Kreis der Workshop-Teilnehmenden. Die Teilnehmer wählen sich aus dem Gesamtangebot die Experten- bzw. Thementische aus, die für ihre Belange von besonderem Interesse sind.
