Die Arcus Sportklinik in Pforzheim ist seit vielen Jahren eine Referenzadresse in der orthopädischen Chirurgie. Moderne minimal-invasive Operationstechniken sind die Basis für eine schnelle Genesung. Die Klinik verfolgt dabei konsequent die Bestrebung, stets auf dem modernsten technischen Stand zu arbeiten. Rund 7.000 Patienten werden jährlich in der Pforzheimer Spezialklinik stationär und ambulant behandelt.
Von der Zeiterfassung …
Der hohe Standard im neuen Klinikbetrieb erfordert eine hohe Flexibilität von allen Angestellten. Vor diesem Hintergrund hat die Arcus Sportklinik im Herbst 2006 die Personalzeitwirtschaft der Adicom Software Suite der Freudenberg IT und ein Ärzte-Lokalisierungssystem von Honeywell Building Solutions eingeführt.
Mit der Einführung der Adicom Software Suite verfügt Arcus über ein flexibles und bedarfsgerechtes Zeitmanagement. In diesem System werden rund 200 Angestellte der Klinik, darunter die Ärzteschaft, das Pflegepersonal, das gesamte Verwaltungspersonal, bis hin zum Aushilfs- und Reinigungspersonal geführt. Dadurch kann die Personalabteilung die Fehlzeiten für die gesamte Belegschaft dezentral verwalten. Dies bedeutet, dass die Vorgesetzten und die Pflegeleitungen in den einzelnen Stationen die Dienstpläne kurzfristig ändern oder Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter direkt einsehen können. Durch die gruppenorientiert organisierte Personalzeitwirtschaft kann beispielsweise die Urlaubsverwaltung papierlos erfolgen. Dadurch entfällt auch eine aufwändige Sach- und Nachbearbeitung in der Personalabteilung. Die gesamte Verwaltung wird durch die neue System-Struktur nachhaltig entlastet, kann jedoch nach wie vor sämtliche Prozesse auswerten, planen und kontrollieren. Das komplette System ist mit neun Zeiterfassungsterminals verbunden, die die Daten der Mitarbeiter an das System übermitteln.
…und Ärztelokalisierung …
Das komplette Zeiterfassungssystem ist mit einem drahtlosen Ärzte-Lokalisierungssystem der Firma Honeywell Building Solutions verknüpft. Über Infrarot-Empfänger, die im gesamten Gebäude installiert sind, kann der Aufenthaltsort eines Arztes in dringenden Fällen festgestellt werden. Jeder in der Klinik beschäftigte Arzt trägt zu diesem Zweck einen kleinen Sender. Das Signal wird dabei über die Empfänger direkt in den so genannten Asset-Locator überführt. Dieser ist über eine Schnittstelle mit dem Zeiterfassungssystem verknüpft und weist über ein Terminal den dazu befugten Mitarbeitern den Aufenthaltsort des Arztes aus. Das Resultat: harmonisierte Betriebsabläufe und Verbesserung der Behandlungsqualität
Das Projekt wurde in drei Monaten erfolgreich abgeschlossen und läuft seither unter dem Betriebssystem Microsoft Windows 2003 auf Microsoft SQL-Servern im Echtbetrieb.
… über die Personaleinsatzplanung …
Im Frühjahr 2007 hat die Klinikleitung in einem zweiten Schritt auf Basis der bereits vorhandenen Daten, Stammsätze und Kostenstellen in die Personaleinsatzplanung der Adicom Software Suite integriert. Im Hinblick auf die Zielsetzung hoher Qualität und durchgängiger Standards im Klinikbetrieb müssen moderne Personaleinsatzstrategien eine patienten- und prozessorientierte Gestaltung im Planungssystem ermöglichen und zulassen. Die Arcus Sportklinik kann diesem Anspruch mit der Personaleinsatzplanung gerecht werden. Das System ermöglicht die Analyse von Über- und Unterdeckungen in sämtlichen Arbeitsschichten bis hin zur flexiblen Zeitmodellierung mit Abwesenheitsplanung. Die Arcus Sportklinik optimiert über die Personaleinsatzplanung ihre kompletten Dienst- und Schichtpläne. Diese umfassen neben der Anzahl auch die Qualifikationen aller Mitarbeiter und berücksichtigt zudem auch die arbeits- und tarifrechtlichen Rahmenbedingungen, die in diesem Kontext eine wichtige Rolle spielen. Über die Datenbasis der integrierten Adicom Software Suite kann die Pflegedienstleitung oder die zuständige Führungskraft über die im System abgebildeten Zeitmodelle Vorschläge für die monatliche Personaleinsatzplanung abrufen. Das System erkennt Abweichungen zum definierten Personalbedarf, was den Verantwortlichen ein schnelles Handeln ermöglicht. Wenn zum Beispiel für eine Nachtschicht zu viele Pflegekräfte eingeplant werden, erhält die Pflegedienstleitung automatisch eine Meldung über das System und kann den Personaleinsatz entsprechend schnell berichtigen.
