War die Organisation eines Meetings mit internationalen Teilnehmern vor einigen Jahren noch eine langwierige und kostspielige Angelegenheit, ist es heute möglich, die Distanz Wien–Paris in wenigen Sekunden zurückzulegen und die Teilnehmer per Mausklick in das eigene Konferenzzimmer einzuladen. Den Schlüssel dafür bilden moderne Videokonferenzlösungen.
Gerade in einer Zeit, in der länderübergreifendes Teamwork an der Tagesordnung steht, können diese Lösungen nicht nur Kosten reduzieren, sondern auch die Produktivität und den Austausch der Mitarbeiter fördern. Der Kollege in New York hat die notwendigen Informationen für meine Präsentation? Ein Klick genügt und ich höre nicht nur seine Stimme, sondern kann mit ihm von Angesicht zu Angesicht kommunizieren und gemeinsam an ein und derselben Präsentation arbeiten. Ein gemeinsames Projekt macht den Austausch mit Teams in Hong Kong, London und Rom notwendig? Mit modernen und integrierten Videokonferenzlösungen arbeiten die Teams zusammen, ohne dass Mimik und Gestik als wichtige Gesprächskomponenten verloren gehen.
Persönliche Treffen sind jedoch meist rar: Faktoren wie Flugkosten, Verspätungen oder Flugabsagen werden zur Herausforderung und sind für Unternehmen kaum mehr rentabel. Videokonferenzen bieten eine vor allem auch umweltschonende Alternative, schnell und einfach eine Verbindung herzustellen – ohne auf die Vorteile des persönlichen Zusammentreffens verzichten zu müssen. So gibt es beispielsweise schon heute Projekte bei SAP, im Zuge derer eine Dauerverbindung der Teammitglieder via Videotelefonie besteht. Die Beteiligten können hier Kontakt halten und über die Grenzen hinweg kommunizieren, als ob sie sich im selben Raum befänden.
Per Knopfdruck in den virtuellen Konferenzraum
Videokonferenzlösungen sind nicht nur im Trend, sondern in vielen Unternehmen schon ein fixer und nicht mehr wegzudenkender Bestandteil der Kommunikationsinfrastruktur. Größen wie Wirtschaftskrise, damit einhergehende Flugstopps, wachsendes Umweltbewusstsein und Globalisierung bereiteten den Weg für den zunehmenden Erfolg von Web-Collaboration-Lösungen im Allgemeinen und Videokonferenzprodukten im Speziellen. Eine Studie von Gartner, dem führenden Anbieter von Marktanalysen im Bereich Informationstechnologie, aus dem Jahr 2010 prognostiziert einen signifikanten Anstieg der Nachfrage seitens der Unternehmen. Besonders der Gebrauch von persönlichen Videokonferenzlösungen werde immens zunehmen. So würden laut Studie bis 2015 mehr als 80 Prozent derjenigen, die an Telepresence-Meetings teilnehmen, sich via „personal video“ in das Gespräch einklinken.
Die Integration in bestehende Kommunikationsinfrastrukturen ist essenziell für den Erfolg, wenn Unternehmen entsprechende Produkte implementieren. So muss der Anruf mit bewegtem Bild zu einer intuitiv bedienbaren und kinderleicht umsetzbaren Anwendung werden, die Mitarbeitern die Arbeit erleichtert. Ebenso wichtig ist es, die zunehmend mobile Arbeitsweise von Angestellten zu berücksichtigen. Endgeräte wie Smartphones und Tablet-PCs gilt es in die Web-Collaboration-Strategie mit einzubinden, wodurch Produktivitätspotenziale entstehen sollten. Der Konferenzraum in der Hosentasche oder im Aktenkoffer wird somit zur Realität. Mitarbeiter können zu jeder Zeit, an jedem Ort, mit jedem Endgerät miteinander kommunizieren und vor allem gemeinsam arbeiten und sind nicht, wie bisher, an ihren Arbeitsplatz gebunden.
Telefonieren mit Mehrwert
Das Verständnis von „Arbeit“ hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt: Den klassischen „9-to-5“-Job gibt es kaum mehr, Flexibilität muss heute sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber gewährleistet sein. Der moderne Arbeitsplatz braucht demnach entsprechende Lösungen für diese hohen Anforderungen. Heute arbeiten Beschäftigte nicht mit einzelnen, isolierten Produkten und Lösungen, sondern die Anwendungen sind in ein gemeinsames Kommunikationssystem integriert. Unified Communications (UC) Lösungen ermöglichen Angestellten in Unternehmen aller Größenordnungen intuitive und leichte Bedienung.
Telefonie- und Sprachanwendungen sind zwar immer noch Dreh- und Angelpunkt der Unternehmenskommunikation, doch diese Komponenten sind mit Computeranwendungen verknüpft und somit in ihren Möglichkeiten erweitert. Jeder Büroangestellte kennt die Situation, einen Mitarbeiter oder Kunden dringend erreichen zu wollen, jedoch die Nummer nicht sofort parat zu haben. Mit Computer Telephony Integration (CTI) ist es heute möglich, beispielsweise direkt aus dem Outlook-Adressbuch Nummern anzuwählen. Auch Anrufe anzunehmen und zu beenden funktioniert via Computer per Mausklick. Hebt der gewünschte Gesprächspartner nicht ab, kann der Anrufer mit Präsenzdiensten einsehen, mit wem der Kollege spricht, und während dieses Gesprächs eine Instant Message an ihn senden und darin beispielsweise um Rückruf bitten.
| KURZ ERLÄUTERT |
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| ►Computer Telephony Integration (CTI): Verknüpfung von Telekommunikation und elektronischer Datenverarbeitung |
| ►Fixed Mobile Convergence: Zusammenwachsen von Fest- und Mobilfunknetzen |
| ►Instant Message: „Unterhaltung“ per Textnachrichten zwischen zwei oder mehr Teilnehmern |
| ►Internet Protocol (IP): Netzwerkprotokoll und Grundlage des Internets |
| ►Least-Cost-Routing: automatische Auswahl des preiswertesten Telefonanbieters |
| ►Unified Communications (UC) System: Integration von Kommunikationsmedien in einer einheitlichen Anwendungsumgebung |
| ►Web Collaboration: Beschreibt eine sichere, bequeme und günstige Lösung für die Multimedia-Zusammenarbeit via Internet, beispielsweise der gleichzeitige und parallele Zugriff auf Dokumente, Desktops und so weiter mehrerer Personen von unterschiedlichen Standorten und Computern |
Auch von unterwegs mit dabei
Audiokonferenzen einzuberufen wird durch automatisches Anwählen direkt vom System aus vereinfacht: So muss sich nicht mehr jeder Teilnehmer selbst einwählen, sondern alle betroffenen Personen erhalten einen automatisierten Anruf als Einladung zur Teilnahme. Entschließen sich die Teilnehmer während der Telefonkonferenz spontan, das Gespräch zu einer Videokonferenz auszubauen, wird das Gespräch mit einem Klick um die Bildkomponente erweitert. Ebenso können zusätzliche Teilnehmer nachträglich eingeladen werden. Und dauert die Konferenz länger als geplant und Teilnehmer müssen ihr Büro verlassen, ist dies für sie dennoch kein Hindernis, per Smartphone oder Tablet-PC am Gespräch weiter teilzunehmen und sogar auf fallweise gemeinsam bearbeitete Dokumente in Echtzeit zuzugreifen. Der besondere Vorteil all dieser Einzellösungen ist ihre Integration in einem Basissystem, wodurch die Benutzerführung einheitlich gestaltet und Mehraufwand des IT-Supports kein Thema mehr ist. Das nahtlose Wechseln zwischen verschiedenen Medien erleichtert es, gemeinsam zu arbeiten. Mit One-Numbering ist der Nutzer sogar in der Lage, mit ein und derselben Telefonnummer und Durchwahl 24 Stunden erreichbar zu sein – egal, welches Gerät jemand benutzt und an welchem Ort er sich gerade befindet.
Videokonferenzen senken Kosten
Im Jahr 2009 begann die SPAR Österreichische Warenhandels-AG die Kommunikation unter ihren 35.000 Mitarbeitern, die auf 1.400 Standorte verteilt sind, neu zu organisieren. Sowohl Management als auch Projektmitarbeiter von SPAR müssen mit Kollegen aller nationalen und internationalen Standorte regelmäßig kommunizieren. Die Zusammenkunft in einem Meeting ist dabei sehr zeit- und kostenintensiv und auch nicht immer möglich. Durch den Einsatz innovativer Technologien sollten deshalb der Workflow verbessert, die bestehende Netzinfrastruktur effizienter genutzt und nicht zuletzt Reise-, Telefon- und Stromkosten gesenkt werden.
Videokonferenzen seien ein effektives Mittel, um sich schnell auszutauschen. Das spare allen Beteiligten nicht nur Zeit, sondern senke auch Kosten, ist Christian Steinocher, Konzernale Informatik und Kommunikationstechnologie von SPAR, überzeugt. So ließen sich beispielsweise Aufwendungen für Geschäftsreisen um bis zu 30 Prozent reduzieren, etwa durch geringeren Kraftstoffverbrauch.
Neben Videokonferenzen standen auch die Voice-Technologien im Fokus des Optimierungsprozesses bei SPAR. Zusätzlich zu Angeboten zur Fixed Mobile Convergence und der Nutzung von Flatrates tragen heute insbesondere kostenlose interne Anrufe durch den Umstieg auf Internet Protocol (IP) und Least-Cost-Routing, das heißt Auslandsgespräche zum Ortstarif, zu niedrigeren Telefonkosten um fünf Prozent (Least-Cost) bei. Außerdem erleichtern die neuen Technologien mithilfe von Komponenten wie CTI und Präsenzdiensten den richtigen Ansprechpartner direkt zu finden.
Webtipp
Auf der Website des Magazins personal manager finden Abonnenten eine Checkliste, wie Videokonferenzen zum Erfolg werden:
www.personal-manager.at/hr-arbeitshilfen.
