Überstunden richtig abrechnen

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Foto von Clayton Cardinalli

Das Überstundenpauschale

Wenn Mitarbeiter oder Führungskräfte Überstunden leisten, lassen sich diese mit einem monatlichen Pauschale abgelten. Der Vorteil: Führungskraft und Lohnverrechnung müssen sich nicht jeden Monat damit beschäftigen, die tatsächlich geleisteten Überstunden zu ermitteln.

Auf zwei Umstände sollten Arbeitgeber besonders achten:

1. Vereinbaren Sie das Überstundenpauschale stets schriftlich und auf Widerruf. Nur dann können Sie in Zeiten, in denen weniger Arbeit anfällt, die Regelung widerrufen.

2. Vereinbaren Sie weiters einen Beobachtungszeitraum von zum Beispiel einem Jahr, in dem Sie die tatsächlich geleisteten mit den per Pauschale abgegoltenen Überstunden vergleichen. Ergibt der Vergleich, dass der Manager mehr Überstunden geleistet hat, zahlt das Unternehmen die nicht gedeckten Überstunden nach. Leistet der Manager weniger Überstunden als durch das Pauschale abgegolten, hat der Arbeitgeber kein Rückforderungsrecht für das zu viel bezahlte Überstundenpauschale.

Der Arbeitgeber ist verpfichtet, diese Deckungsprüfung von sich aus am Ende des vereinbarten Beobachtungszeitraumes oder auch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses durchzuführen. Versäumt der Arbeitgeber eine solche Prüfung, verfällt aufgrund der geltenden Rechtsprechung der Anspruch auf Abgeltung allfälliger Mehrleistungen nicht. Der Manager kann daher innerhalb der dreijährigen Verjährungsfrist die Abgeltung offener Mehrleistungen verlangen.

Wie lässt sich ein Überstundenpauschale berechnen?

Beispiel: Ein Manager verdient 3.400 Euro brutto pro Monat. Er erhält zusätzlich ein Überstundenpauschale für zehn Überstunden, die der Arbeitgeber mit einem Zuschlag von 50 Prozent abgelten muss. Der kollektivvertragliche Überstundenteiler beträgt 150.

Das Überstundenpauschale beträgt 340 Euro brutto pro Monat.

Wie hoch ist die Steuerbegünstigung? In unserem Beispiel beträgt der Wert der zehn Überstundenzuschläge 113,34 Euro:

Steuerfrei sind maximal zehn Überstundenzuschläge zu 50 Prozent. Diese Begünstigung ist überdies mit 86 Euro pro Monat begrenzt. In unserem Beispiel sind daher 86 Euro lohnsteuerfrei und der Rest des Überstundenpauschales in Höhe von 254 Euro lohnsteuerpfichtig.

Gilt das auch für Monate, in denen die Führungskraft nicht arbeitet – zum Beispiel aufgrund von Urlaub oder Krankheit?

Die Finanzverwaltung vertritt eine sehr arbeitnehmerfreundliche Haltung. Leistet der Manager in einzelnen Monaten weniger als zehn Überstunden, bleiben die Überstundenzuschläge dennoch lohnsteuerfrei, wenn der leitende Angestellte im Kalenderjahr die erforderlichen 120 Überstunden leistet, das sind im Durchschnitt mindestens zehn Überstunden pro Monat.

All-in-Vereinbarung

Immer häufger vergüten Unternehmen ihren leitenden Angestellten die geleisteten Überstunden nicht gesondert. Stattdessen schließen sie All-in-Vereinbarungen mit ihnen ab, die vorsehen, dass eine Überstundenvergütung aufgrund des überkollektivvertraglichen Bezugs entfällt.

Lässt sich die Überstundenbegünstigung aus einer All-in-Vereinbarung „herausschälen“?

Der Verwaltungsgerichtshof lehnt ein Herausschälen von Überstundenzuschlägen aus einer Gesamtvereinbarung zwar grundsätzlich ab, da der Grundlohn nicht bestimmbar ist und somit nicht festgestellt werden könne, inwieweit er gekürzt werde. Hingegen erlaubt die Finanzverwaltung Arbeitgebern auch bei All-in-Vereinbarungen, die Überstundenzuschläge nach der „20-Stunden-Regel“ herauszuschälen. Das sieht die Randzahl 1162 der Lohnsteuerrichtlinien 2002 vor.

Beispiel: Ein Angestellter bekommt einen Monatsbruttobezug von 3.000 Euro. Gemäß Dienstvertrag sind mit diesem Bruttobezug alle Mehr- und Überstunden abgegolten. Die kollektivvertragliche Normalarbeitszeit beträgt 40 Stunden und der Überstundenteiler des anzuwendenden Kollektivvertrages 150. Der Überstundenteiler lässt sich wie folgt berechnen:

Anmerkungen:

1. Die Randzahl 1162 der Lohnsteuerrichtlinien sieht zwingend vor, dass bei der Berechnung von zwanzig Überstunden auszugehen ist, daher sprechen Praktiker von der „20-Stunden-Regel“.

2. Unternehmen dürfen nach Ansicht der Finanzverwaltung nur den nach der obigen Formel berechneten Überstundenteiler und nicht den Kollektivvertrags-Überstundenteiler von 150 anwenden.

Die Höhe der lohnsteuerfreien Überstundenzuschläge beträgt somit 73,90 Euro. Dieser Wert berechnet sich wie folgt:

Wie streng müssen Unternehmen nachweisen, dass ein Mitarbeiter zumindest die angegebenen Überstunden geleistet hat?

Die Finanzverwaltung ist in diesem Punkt relativ großzügig. Um die Lohnsteuerfreiheit der Überstundenzuschläge sicherzustellen, muss das Unternehmen die tatsächliche Leistung der Überstunden dann nicht nachweisen, wenn es glaubhaft machen kann, dass die Mehrarbeit durchschnittlich tatsächlich anfällt. Manager sollten daher ihre übervollen Terminkalender am Jahresende nicht entsorgen, sondern als Beweismittel für die geleisteten Überstunden aufheben. Tritt eine Führungskraft neu in ein Unternehmen ein, sollte sie zwei bis drei Monate lang Zeitauf-zeichnungen führen, die ihre Überstundenleistung belegen.

Beachten Sie, dass die Abgabenprüfer Einsicht in die Arbeitszeit- oder in sonstige zweckdienliche Aufzeichnungen nehmen können.

Die Steuerfalle für leitende Angestellte

Was in der Praxis zuweilen vergessen wird: Leitende Angestellte, die nicht dem Arbeitszeitgesetz unterliegen, haben keinen arbeitsrechtlichen Anspruch auf einen Überstundenzuschlag. Unterliegt der leitende Angestellte dem anzuwendenden Kollektivvertrag, dann ist dort sein arbeitsrechtlicher Anspruch auf einen Überstundenzuschlag geregelt. Wenn er dem Kollektivvertrag nicht unterliegt, kann er diesen Anspruch nur einzelvertraglich vereinbaren.

Im letzteren Fall können Unternehmen die Lohnsteuerfreiheit für die zehn Überstundenzuschläge zu je 50 Prozent in Höhe von maximal 86 Euro pro Monat nicht anwenden. In der Praxis sind die Lohnabgabenprüfer allerdings so kulant und akzeptieren auch in diesem Fall die Lohnsteuerfreiheit der Überstundenzuschläge.

Quelle: personal manager 4/2009

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