Serie „Dienstverhältnisse beenden“ – Teil 2 | Einvernehmliche Auflösungen vereinbaren

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Beispiel:

Der Konzernpersonalleiter eines internationalen Konzerns beendet zum 31. März 2017 seinen Dienstvertrag, um in den Ruhestand zu gehen.

Seine Daten:

Er bezieht ein monatliches All-in-Bruttogehalt in Höhe von 16.500 Euro (14 Mal ausbezahlt);

Aufgrund seiner 14 vollendeten Dienstjahre erhält er vier Monatsentgelte als gesetzliche Abfertigung.

Er legt einen Nachweis über zusätzliche Vordienstzeiten beim vorangegangenen Dienstgeber im Ausmaß von acht Jahren vor, bei dem er anlässlich der Dienstvertragsbeendigung eine gesetzliche Abfertigung in Höhe von 5.000 Euro brutto erhielt.

Laut Dienstvertrag ist vereinbart, dass er aufgrund seiner Verdienste für das Unternehmen insgesamt zwölf Monatsentgelte als Bruttogesamtabfertigung erhalten soll.

Fazit

Wer Zahlungen im Zusammenhang mit einvernehmlichen Auflösungen steuerlich korrekt auszahlen möchte, sollte also genau hinschauen, was das konkrete Zahlungsmotiv ist. Denn der Blick aufs Detail kann sich lohnen und Abgabennachforderungen bei Lohnabgabenprüfungen vermeiden.

 

Ausblick

Der dritte und letzte Teil der Serie „Dienstverhältnisse beenden“ befasst sich in Ausgabe 2/2017 mit der Entlassung beziehungsweise mit dem vorzeitigen Austritt des Dienstnehmers.


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Quelle: personal manager – Zeitschrift für Human Resources | Ausgabe 1 Jänner/ Februar 2017

Freiwillige Abfertigung/
Abgangsentschädigung:

Häufig beinhalten Auflösungsvereinbarungen über die gesetzlichen Ansprüche hinausgehende, freiwillige Zahlungen, wie freiwillige Abfertigungen oder Abgangsentschädigungen. Hier sollten Arbeitgeber darauf achten, dass diese möglichst genau determiniert werden, um später Streitigkeiten über deren Höhe zu vermeiden.

So ist zum Beispiel wichtig, dass die Vertragsparteien dasselbe Verständnis von Begriffen wie „Gehalt“ oder „Entgelt“ haben. Mitunter wird auch gleich eine konkrete Regelung hinsichtlich der Versteuerung dieser Zahlungen vorgenommen, wobei im Unternehmensinteresse vorab unbedingt geprüft werden sollte, ob die in der Vereinbarung zugesagte Versteuerung auch rechtlich zulässig ist.

Verschwiegenheitsverpflichtung:

Da die meisten Dienstverträge vorsehen, dass der Mitarbeiter auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses noch zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, wird dies häufig in Auflösungsvereinbarungen nochmals wiederholt. Mitunter sehen diese auch vor, dass der Dienstnehmer nicht nur über Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, sondern auch über den Inhalt der Auflösungsvereinbarung schweigen muss.

Konkurrenzklausel/
Abwerbeverbote:

Soll der Mitarbeiter daran gehindert werden, nach Beendigung des Dienstverhältnisses für einen gewissen Zeitraum bei einem Konkurrenzunternehmen zu arbeiten, muss eine Konkurrenzklausel in die Auflösungsvereinbarung aufgenommen werden. Gibt es die Konkurrenzklausel bereits im Dienstvertrag und wird in die Auflösungsvereinbarung keine ausdrückliche Regelung aufgenommen, so gilt die Konkurrenzklausel grundsätzlich weiter. Zur Klarstellung empfiehlt es sich aber jedenfalls, eine ausdrückliche Regelung vorzusehen. Selbiges gilt für Abwerbeverbote von Kunden und/oder Mitarbeitern. Auch in dieser Hinsicht sollten Arbeitgeber eine eindeutige Regelung in die Auflösungsvereinbarung aufnehmen, selbst dann, wenn bereits im Dienstvertrag ein Abwerbeverbot vereinbart wurde.

Zeitguthaben/Überstunden:

Hat der Mitarbeiter noch offene Zeitguthaben oder Überstunden, ist zu vereinbaren, ob diese durch Zeitausgleich abgebaut werden oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses ausgezahlt werden. Zu beachten ist hier natürlich die gesetzliche beziehungsweise kollektivvertragliche Zuschlagspflicht hinsichtlich offener Zeitguthaben und Überstunden.

 

Ausbildungskosten:

Hat das Unternehmern für den Mitarbeiter eine Ausbildung bezahlt und darüber eine Ausbildungskostenrückersatzvereinbarung geschlossen, sollte in die Auflösungsvereinbarung auch aufgenommen werden, ob vom Mitarbeiter Ausbildungskosten zu erstatten sind oder nicht, um nachfolgende Streitigkeiten zu vermeiden.

Reisekosten:

Es sollte vor Unterfertigung einer Auflösungsvereinbarung auch klargestellt werden, ob es noch offene Reisekosten/Spesen gibt, die dem Dienstnehmer zu ersetzen sind. Wenn dies der Fall ist, gehört dies auch in die Auflösungsvereinbarung.

Dienstzeugnis:

Häufig wird in Auflösungsvereinbarungen auch schon der akkordierte Entwurf des Dienstzeugnisses integriert beziehungsweise angeschlossen, um auch hier nachfolgenden Streitigkeiten über den Inhalt des Dienstzeugnisses vorzubeugen.

Schlussbestimmungen:

In die Schlussbestimmungen wird in der Regel eine Klausel aufgenommen, dass der Mitarbeiter von seinem Recht auf Beratung durch den Betriebsrat keinen Gebrauch gemacht hat (es sei denn, er hat sich beraten lassen). Weiters wird eine sogenannte „salvatorische Klausel“ aufgenommen, die gewährleisten soll, dass bei einer allfälligen Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen der Auflösungsvereinbarung die restlichen Bestimmungen dennoch rechtswirksam bleiben.

Schließlich enthalten die Schlussbestimmungen üblicherweise die Generalbereinigungsklausel, mit der beide Parteien oder zumindest der Dienstnehmer ausdrücklich erklärt, dass durch Erfüllung der Vereinbarung beziehungsweise der in der Vereinbarung festgesetzten Zahlungen alle Ansprüche aus dem Dienstverhältnis endgültig bereinigt und verglichen sind. Diese Klausel ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass der Dienstnehmer nach Abschluss der Auflösungsvereinbarung keine weiteren Ansprüche, zum Beispiel Überstunden, Reisekosten oder Ansprüche aus Betriebspensionen, geltend machen kann.

Insgesamt sollten Arbeitgeber bei Auflösungsvereinbarungen nicht einfach auf „Muster“ vertrauen, sondern jeweils im Einzelfall genau überlegen, ob alle Ansprüche des Dienstnehmers in der Auflösungsvereinbarung erwähnt und geregelt werden, um nachfolgende Diskussionen zu vermeiden.

Arbeitsrecht

Die einvernehmliche Auflösung von Dienstverhältnissen ist eine Form von Auflösung, bei der nicht ein Vertragspartner dem anderen die Auflösung des Dienstverhältnisses erklärt, sondern beide Vertragsparteien einvernehmlich übereinkommen, das Dienstverhältnis aufzulösen.

Es gibt für einvernehmliche Auflösungen von Dienstverhältnissen weder gesetzliche Fristen, die einzuhalten sind, noch Terminvorgaben. Die Vertragsparteien sind daher frei, eine einvernehmliche Auflösung mit sofortiger Wirkung zu vereinbaren oder auch mit Wirkung zu einem späteren Zeitpunkt. Möglich ist auch, eine einvernehmliche Auflösung rückwirkend zu einem Stichtag zu vereinbaren.

Ein häufiges Motiv für einvernehmliche Auflösungen ist die Vermeidung eines Rechtsstreites (beispielsweise Kündigungsanfechtungsverfahren oder Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit einer ausgesprochenen Entlassung).

Auch wenn Auflösungsvereinbarungen jederzeit und ohne Einhaltung von Fristen abgeschlossen werden dürfen, sollten Unternehmen beachten, dass Arbeitnehmer nicht durch Ausübung ungerechtfertigten Druckes zur Unterfertigung einer Auflösungsvereinbarung gezwungen werden dürfen. Es ist daher sehr ratsam, Dienstnehmern nach dem Angebot einer einvernehmlichen Auflösung des Dienstverhältnisses einige Tage Zeit zu lassen, um sich den Abschluss zu überlegen. Weiters sieht das Gesetz vor, dass jeder Dienstnehmer verlangen kann, sich vor Vereinbarung einer einvernehmlichen Auflösung vom Betriebsrat beraten zu lassen. Wenn der Dienstnehmer eine derartige Beratung wünscht, dürfen die Vertragsparteien innerhalb von zwei Arbeitstagen nach diesem Verlangen keine einvernehmliche Auflösung unterzeichnen.

Auflösungsvereinbarungen enthalten
üblicherweise folgende Punkte:

 

Auflösungsstichtag:

Hier ist jener Tag aufzunehmen, der der letzte Tag des Dienstverhältnisses sein soll. Wie gesagt gibt es hierbei keinerlei gesetzliche Vorgaben, sondern die Parteien sind frei in der Vereinbarung des Auflösungsstichtages.

Entgelt:

Üblicherweise wird genau definiert, welches Entgelt noch bis zum Auflösungsstichtag zu bezahlen ist (Gehalt, Sonderzahlungen).

Betriebspension:

Hat der Dienstnehmer vertraglich einen Anspruch auf eine betriebliche Pensionsleistung, sollte in der Auflösungsvereinbarung auch stehen, wie mit der erworbenen Anwartschaft umgegangen wird, ob es hier zu einer Auszahlung kommt oder nicht.

Sonstige Bezüge:

Wenn der Dienstnehmer Anspruch auf weitere Bezüge hat, wie beispielsweise Provisionen oder Bonuszahlungen, so wird dies üblicherweise auch in die Auflösungsvereinbarung aufgenommen. Schwierigkeiten kann es in diesem Zusammenhang insbesondere dann geben, wenn ein Mitarbeiter unterjährig ausscheidet, eine Zielvereinbarung für eine Bonuszahlung vereinbart wurde und zum Zeitpunkt des Ausscheidens noch nicht klar ist, ob die Ziele vollständig erreicht wurden. Häufig werden dann pauschale Abschlagszahlungen vereinbart.

Betriebsmittel:

Auflösungsvereinbarungen beinhalten üblicherweise Klauseln, die festlegen, wann der Dienstnehmer welche Betriebsmittel zurückstellen muss. Dies betrifft Dienstwagen, Mobiltelefon, Laptop sowie sonstige Betriebsmittel. In der Regel vereinbaren beide Seite einen konkreten Tag, an dem der Dienstnehmer die Betriebsmittel zurückgibt. Dies kann auch Unterlagen, Dokumente oder elektronische Hilfsmittel betreffen.

Dienstfreistellung:

Häufig werden Mitarbeiter bis zum Auflösungsstichtag vom Dienst freigestellt. Wenn das vereinbart werden soll, ist dies in die Auflösungsvereinbarung aufzunehmen. Dabei ist auch darauf zu achten, dass ausdrücklich vorgesehen werden muss, wenn die Dienstfreistellung unter Anrechnung auf den Urlaubsanspruch erfolgen soll. Wird dies nicht so vorgesehen, erfolgt die Dienstfreistellung ohne Anrechnung auf den offenen Urlaub und der Mitarbeiter hätte dann noch Anspruch auf Auszahlung des offenen Urlaubsanspruchs (Urlaubsersatzleistung).

Urlaub:

Aufzunehmen ist auch, ob der offene Urlaub bis zum Auflösungsstichtag verbraucht wird oder ob die Urlaubsersatzleistung (das heißt finanzieller Anspruch noch offener Urlaubsansprüche) ausbezahlt wird.

Abfertigung:

Ist der Dienstnehmer vor dem 1. Jänner 2003 ins Unternehmen eingetreten und befindet sich daher noch im System „Abfertigung Alt“, ist in der Auflösungsvereinbarung zu regeln, ob die Abfertigung ausgezahlt wird oder nicht. Bei Auflösungsvereinbarungen, die auf Initiative des Arbeitgebers zustande kommen, besteht grundsätzlich ein Anspruch auf die Auszahlung der Abfertigung. Lediglich dann, wenn die Auflösungsvereinbarung im klaren Interesse und über Initiative des Arbeitnehmers zustande kommt, wäre ein teilweiser oder gänzlicher Verzicht auf die Abfertigung denkbar.

Leistet der Dienstgeber eine Zahlung laut Dienstvertrag oder eine
„Danke-schön-Zahlung“, dann liegt eine freiwillige Abfertigung vor.

 

Hat der Dienstgeber freiwillig beispielsweise die bei vorangegangenen Dienstgebern erworbenen Zeiten im Dienstvertrag angerechnet, dann sind diese vertraglichen Zahlungen bei der Beendigung des Dienstverhältnisses als freiwillige Abfertigungen abzurechnen.

Ebenso trifft dies auf Zahlungen zu, die der Dienstgeber leistet, weil er damit seinen Dank ausdrückt für viele Jahre erfolgreichen Arbeitens für den Dienstgeber.

Sozialversicherungsrechtlich ist die freiwillige Abfertigung gemäß § 49 Absatz 3 Ziffer 7 ASVG sozialversicherungsbeitragsfrei. Diese Zahlung verlängert nicht die Pflichtversicherung – anders als beispielsweise die Kündigungsentschädigung oder die Urlaubsersatzleistung.

Freiwillige Abfertigungen sind lohnneben-kostenfrei. Ob sie lohnsteuerlich – zumindest teilweise – mit dem begünstigten Lohnsteuersatz von sechs Prozent abgerechnet werden können, hängt davon ab, ob auf das Dienstverhältnis das alte oder das neue Abfertigungssystem (hier bezahlt der Dienstgeber 1,53 Prozent vom Entgelt in eine betriebliche Vorsorgekasse) anzuwenden ist.

 

A) Dienstverhältnisse, die nach dem 1. Jänner 2003 begonnen haben
und daher grundsätzlich dem neuen Abfertigungssystem unterliegen

 

An den Dienstnehmer ausbezahlte freiwillige Abfertigungen sind „normal“ lohnsteuerpflichtig – daher ohne Begünstigung – abzurechnen.

 

B) Dienstverhältnisse, die vor dem 1. Jänner 2003 begonnen haben
und daher grundsätzlich dem alten Abfertigungssystem unterliegen

 

Die freiwillige Abfertigung kann teilweise begünstigt mit sechs Prozent Lohnsteuer abgerechnet werden. Das begünstigte Ausmaß beträgt ein Viertel der laufenden Bezüge der letzten zwölf Monate („Viertelregelung“), begrenzt durch das Neunfache der monatlichen ASVG-Höchstbeitragsgrundlage.

Darüber hinaus lässt sich das begünstigt abzurechnende Ausmaß an freiwilligen (vertraglichen) Abfertigungen erhöhen, wenn nachweislich (Glaubhaftmachung reicht nicht aus) (Vor-)Dienstzeiten als Dienstnehmer vorliegen („Zwölftel-Regelung“).

Das der Berechnung zugrunde liegende Zwölftel ist gedeckelt mit dem Dreifachen der monatlichen ASVG-Höchstbeitragsgrundlage.

Die während der nachgewiesenen (Vor-)Dienstzeiten erhaltenen gesetzlichen, kollektivvertraglichen und/oder freiwilligen Abfertigungen mindern das begünstigte Ausmaß ebenso wie eine beim aktuellen Dienstvertragsende zustehende gesetzliche Abfertigung.

Steuerrecht

Werden in Auflösungsvereinbarungen Zahlungen geleistet, die über die gesetzlichen (Abfertigungs )Ansprüche hinaus gehen, dann werden diese in der Praxis häufig „steueroptimal“ abgerechnet. Bei der Lohnsteuerprüfung kommt es dann oft zur Nachzahlung von Abgaben. Dies deshalb, weil es vom konkreten Zahlungsmotiv abhängt, wie die zusätzliche Zahlung abgabenrechtlich korrekt abzurechnen ist.

Ist der Anreiz zur Trennung das
Zahlungsmotiv, dann liegt eine
Abgangsentschädigung vor.

Ist die Zahlung ein Anreiz für den Dienstnehmer, einer sofortigen beziehungsweise vorzeitigen Dienstvertragsauflösung zuzustimmen, dann ist diese als Abgangsentschädigung abzurechnen. Das Wesen einer Abgangsentschädigung besteht darin, dass einem Dienstnehmer als Gegenleistung für seine Zustimmung zur sofortigen beziehungsweise vorzeitigen Auflösung des Dienstverhältnisses ein bestimmter Betrag zugesagt wird. Dem Dienstnehmer wird sein „Abgang” (also die Beendigung des Dienstverhältnisses) durch die Zahlung eines bestimmten „Entschädigungsbetrages” quasi abgekauft. 

Beispiel: Max Müller ist Dienstnehmer der Warenhandels GmbH. Nach einem unerfreulich verlaufenen Mitarbeitergespräch im Mai 2017 ersucht sein Vorgesetzter die Personalabteilung, das Dienstverhältnis mit Max Müller per 30. Juni 2017 zu beenden. Max Müller hat eine Kündigungsfrist von drei Monaten zum Quartal, somit würde das Dienstverhältnis mit Max Müller aufgrund einer Dienstgeberkündigung erst zum 30. September enden. Max Müller stimmt der vorzeitigen einvernehmlichen Dienstvertragsauflösung zum 30. Juni nur zu, wenn ihm das, was er in den Monaten Juli bis September verdient hätte, abgegolten wird. Diese Zahlung ist als Abgangsentschädigung abzurechnen.

Eine Abgangsentschädigung wird häufig dann eingesetzt, wenn Dienstverträge mit „schwer kündbaren“ Dienstnehmern beendet werden sollen. Dazu zählen beispielsweise Dienstverträge mit Betriebsräten, Behinderten, Dienstnehmern in Karenz oder in Elternteilzeit, Personen mit langen Kündigungsfristen, befristeten Anstellungsverhältnissen (Vorstände!), oder ältere Dienstnehmer, die Abgangsentschädigungen deshalb erhalten, um zu verhindern, dass sie die Kündigung wegen Sozialwidrigkeit anfechten.

Sozialversicherungsrechtlich ist die Abgangsentschädigung sozialversicherungsbeitragsfrei (§ 49 Absatz 3 Ziffer 7 ASVG). Diese Zahlung verlängert nicht die Pflichtversicherung – anders als beispielsweise die Kündigungsentschädigung oder die Urlaubsersatzleistung.

Lohnsteuerlich und hinsichtlich der Lohnnebenkosten ist die Abgangsentschädigung „normal“ steuerpflichtig, das heißt, es bestehen keine Steuerbegünstigungen.

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