Trotz Fokussierung auf den Aspekt Mensch müssen sich Personalbereiche mit ihrer eigenen Produktivität auseinandersetzen. Im Zusammenspiel mit Effektivität und Effizienz der HR Services sowie dem Qualitätsanspruch aller Stakeholder steht HR oftmals in einem Dickicht aus Kennzahlen. Dank fortschreitender digitaler Möglichkeiten können Unternehmen heute Lösungen einsetzen, die dieses vermeintliche Spannungsfeld auflöst und Optimierungen in allen Bereichen ermöglicht.
Sobald es um Digitalisierung und Automatisierung geht, fallen die Begriffe Prozesseffizienz, Produktivitätssteigerung und Maximierung der Effektivität oft im gleichen Atemzug. Wir wollen einen Blick hinter die Fassade der Buzzwords werfen und klären, wie HR-Abteilungen das Maximum aus ihren Personalprozessen herausholen können.
Effektivität, Effizienz, Produktivität – die Unterschiede
Alle drei sind gängige Begriffe, jedoch werden sie oft als Synonym oder gar in falschem Kontext verwendet. Daher folgt hier eine kurze Unterscheidung der Begrifflichkeiten. Gemäß Duden wird sowohl Effektivität als auch Effizienz mit dem Wort Wirksamkeit erklärt. Gleichbedeutend sind die Begriffe allerdings nicht. Effektivität beschreibt das erzielte Ergebnis in Abhängigkeit zur Zielsetzung und ist mit dem Synonym Wirksamkeit am besten beschrieben. Effizienz hingegen legt den Fokus auf den erbrachten Aufwand in Relation zum Ergebnis und gibt damit Auskunft über die Wirtschaftlichkeit.
Die Produktivität ist in ihrer Definition und Berechnung vielschichtiger. Auf den Kernaspekt heruntergebrochen stellt Produktivität als betriebswirtschaftliche Kennzahl das Verhältnis zwischen dem produzierten Gut bzw. der Dienstleistung (Output) und den dafür eingesetzten Mitteln (Input) dar.
Die Abgrenzung zur Effizienz liegt darin, dass die Produktivität als Verhältnis zwischen Input (Einsatzmenge) und Output (Ausbringungsmenge) eine mengenmäßige Betrachtung ist, während bei der Effizienz eine wertmäßige Größe als Ergebnis von Aufwand zu Erlös steht. Um die Produktivität zu steigern, muss folglich entweder der Input bei gleichem Output sinken oder der Output bei konstantem Input steigen. Damit wird auch klar, dass die Verbesserung der Effizienz – also weniger Aufwand für das gleiche Ergebnis – ein Treiber für die Produktivität darstellen kann. Voraussetzung dafür ist, dass das erreichte Ergebnis auch auf das richtige Ziel einzahlt, das wiederum bei Betrachtung der Effektivität als Soll-Zustand definiert ist.
Der Spagat zwischen schlanken Prozessen, Compliance- und Rechtssicherheit und Employee Experience
Jedem realwirtschaftlichen Prozess, also der Erstellung und dem Austausch von Gütern und Dienstleistungen, steht ein spiegelbildlicher Verwaltungs- und Abwicklungsprozess gegenüber. In den allermeisten Prozessen spielen Dokumente und Verträge eine tragende Rolle, allem voran im Personalbereich. Einerseits zählen Dokumente immer noch zu den häufigsten und damit wichtigsten Kontaktpunkten zwischen HR und Mitarbeitenden, andererseits bindet die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten sowie das Nachhalten und die Ablage erhebliche Ressourcen, birgt Risiken und verursacht somit hohe Kosten. Aus diesen Gründen müssen HR-Verantwortliche sich mit Blick auf Effektivität, Effizienz und Produktivität mit ihren dokumentenintensiven Prozessen auseinandersetzen.
Mit Blick auf die Effektivität sollte HR zuerst das Zielbild klar definieren – also welchen Wertbeitrag leistet der Bereich und für wen. Nur so kann das angestrebte Ergebnis mit dem tatsächlich erzielten abgeglichen werden. Wir wissen um die strukturellen Unterschiede in HR-Abteilungen, dennoch sind aus unserer Sicht zwei Kernaspekte für alle Personalerinnen und Personaler relevant. Erstens: Die Erfüllung der Anforderungen der Geschäftsleitung mit Blick auf Personalbedarf, -beschaffung und -entwicklung sowie die rechtssichere Abbildung der Sachverhalte und Einhaltung von Compliance Richtlinien und Datenschutz. Zweitens: Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit den internen Personalprozessen, die auf Loyalität und Bindung einzahlen.
Von der Theorie in die Praxis: HR-Prozesse im Fokus
Kern der Personalarbeit ist immer der Mensch – egal ob Mitarbeiter, Führungskraft oder Vorstandsmitglied. Daher sind Maßnahmen, die ausschließlich auf eine höhere Effizienz abzielen, zu kurz gedacht. HR steht vor der Herausforderung, ihre eigenen Produktivitätsziele mit den subjektiv wahrgenommenen Qualitätsanforderungen ihrer Zielgruppen zu vereinbaren. Das Gute daran: in der Digitalisierung steckt die Chance, beide Anforderungen zugleich zu bedienen. In den mehr als 300 Digitalisierungsprojekten, die wir bei ESCRIBA im HR-Umfeld umgesetzt haben, konnten wir Prozesse tool-gestützt so weit optimieren, dass HR‘ler deutlich weniger Aufwand und erbrachte Services und erstellte Dokumente eine höhere Qualität hatten. Dadurch wurde auch bei den Mitarbeitenden eine verbesserte Employee Experience erreicht.
Der digitale Fortschritt eröffnet zudem immer mehr Möglichkeiten. Heute setzen wir für unsere Kunden auf No- und Low-Code Technologien. In dieser modernen Art der Software-Entwicklungen sehen wir den größten Hebel, um Effizienz und Produktivität und schließlich auch Qualität und Effektivität für alle Prozessbeteiligten um ein Vielfaches zu steigern. Auf Basis von No-/Low-Code (NLC) Plattformen lassen sich individuelle Anforderungen schnell in digitale Workflows umsetzen. Die Reduzierung des Programmieraufwands und die durch No-Coding mögliche Verlagerung in die Fachbereiche entlastet die knappen IT-Ressourcen. Ein wichtiger Pluspunkt ist die einfache Integration von NLC-Anwendungen in bestehende Systemlandschaften. Dank zahlreicher Konnektoren ist die Anbindung bestehender Datenbanken kein Show-Stopper. NLC-Plattformen müssen also bestehende Systeme nicht zwingend ersetzen, sondern können diese dort ergänzen, wo digitale Lösungen fehlen.
HR Service Management auf Basis von No- und Low-Code
Mit Blick auf die täglichen HR-Prozesse heißt das also, dass No- und Low-Code Anwendungen zahlreiche Excel-Tabellen ablösen können und die dazugehörigen Prozessschritte in digitale Workflows ummünzt. Dabei werden Arbeitsschritte teils komplett automatisiert. Vor allem entsteht so Transparenz über die aktuelle Auftragslage, den Bearbeitungsstatus, bereitgestellte Informationen und Dokumente. Diese Form des Task-Managements ermöglicht zudem auch die Abbildung von Service Level Agreements (SLAs) und eine neue Form des Reportings auf Basis von Prozessdaten, die über eine analoge und manuelle Bearbeitung nicht messbar sind.
Wie oben bereits erläutert, spielen in der Mehrheit der HR Services Dokumente eine zentrale Rolle. Das ESCRIBA HR Service Management bildet daher nicht nur HR-Aufgaben in Form eines Ticketmanagement-Systems ab, sondern liefert auch den gesamten Umfang der Dokumentenautomation – von der Erstellung, über Freigabe- und Signaturprozesse bis zur Ablage in einer digitalen Akte. Dabei erhalten Personalabteilungen nicht einfach nur ein leeres Tool, sondern einen vorkonfektionierten HR Service Manager, der mit einem umfangreichen Produkt- und Leistungskatalog, voreingestellten Workflows, direkt einsatzbereiten HR Dokumenten-Vorlagen sowie dazugehörige SLAs, Reports und Dachboards ausgestattet ist. Auf diese Weise können HR-Bereiche nach der Integration ihrer Datensysteme ihre Abläufe direkt auf digital umstellen. Ein mitgeliefertes Self-Service Portal bedient die Schnittstelle zu Mitarbeitenden und Führungskräften und sorgt für die nötige End-to-End Betrachtung der HR Services.
Eine hohe Produktivität, Effizienz und Effektivität basiert auf der Kombination aus dem richtigen Zielen, einem guten Verhältnis von Aufwand zu Ergebnis und dem größt- bzw. bestmöglichen Output. Die Nutzung einer zentralen Plattform, die sich einfach in Bestandssysteme integriert und alle Prozessbeteiligten zusammenbringt, zahlt auf alle Aspekte ein. Im Ergebnis entsteht eine hohe Wertschöpfung für das Unternehmen, bei steigender Zufriedenheit sowohl für Anwender als auch Serviceerbringer.
