Mitarbeitereinführungen werden in der Praxis leider oft stiefmütterlich behandelt und oft mehr nach dem Zufallsprinzip angegangen als auf der Grundlage einer durchdachten Planung und Vorbereitung. Mit solchen Unterlassungen wird vieles verspielt, z.B. der erste Eindruck für den neuen Mitarbeiter getrübt oder die Chance auf ein erfolgreiches Bestehen der Probezeit reduziert.
Die Einführung eines neuen Mitarbeiters (neudeutsch oft auch als Onboarding bezeichnet, das Einstellen und Integrieren, also “an Bord nehmen” neu eintretender Mitarbeiter und alle die Integration unterstützenden Massnahmen) ist eine wichtige und organisatorisch bedeutsame Aufgabe. Man kann in einem weiteren Sinn und ganzheitlich betrachtet von einem Sozialisationsprozess und dem Eingewöhnen in die Firmenkultur sprechen.
Der erste Eindruck entscheidet
Der erste Eindruck entscheidet, dies gilt kaum so sehr wie beim Beginn einer neuen Stelle. Und die Auswirkungen, an den ersten Tagen auf desinteressierte Kollegen zu treffen, nicht zu wissen, keine oder ungenügende Hilfe zu erhalten und ein Chaos anzutreffen, können verheerend sein.
Die korrekte Reaktion ist dann oft: “Wer mich schon am ersten Tag so behandelt und an mir desinteressiert ist, wird es später noch weniger sein. Hier habe ich nichts verloren und keine Zukunft”. In schlimmen Fällen können Kündigungen nach wenigen Tagen oder in der Probezeit erfolgen – und gute, talentierte Mitarbeiter ziehen wieder weg.
Der neue Mitarbeiter möchte möglichst gut und rasch mit seinen Aufgaben vertraut werden, dabei aber auch menschliche Wertschätzung seitens des Vorgesetzten und der Arbeitskollegen finden. Aus qualifizierten Bewerbern können nur dann leistungsfähige Mitarbeiter werden, wenn sie bezüglich Betreuung und Organisation optimal in ihr neues Tätigkeitsfeld eingeführt werden.
Dazu brauchen sie umfassende Informationen über das Unternehmen und seine Produkte, über Betriebsstruktur und Arbeitsabläufe, die Kontaktpersonen, über Pflichten, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen, die Reglemente und die Gepflogenheiten des Unternehmens. Psychologisch wichtig sind Erfolgserlebnisse und die regelmässige Anerkennung und Wertschätzung der erzielten Fortschritte während des Lernprozesses.
Instrumente der Mitarbeitereinführung
Zur Gestaltung des Mitarbeitereinführungsprozesses können verschiedene Instrumente zum Einsatz kommen. Konkrete bewährte und nachhaltige Möglichkeiten sind zum Beispiel:
· Personalhandbuch, Reglemente und Vademekums
· Institutionalisiertes, massgeschneidertes Einführungsprogramm
· Welcome-Einführungstag mit Vorstellungsrunden
· Abgabe einer speziellen Einführungsbroschüre
· Schulungsprogramme und Einführungsworkshops
· Probezeitgespräche und Feedbackgespräche
· Mentorenprogramm und andere Betreuer/Anlaufstellen
· Pate (Hauptbetreuer und Begleitperson während Einführung
· Zielvereinbarungen und Aufgaben mit Erfolgsmöglichkeiten
· Informationsveranstaltungen für Gruppen Neueintretender
Didaktik und Lernmethoden
Bei Mitarbeitereinführungen ist die Beachtung der Lernmethoden und vor allem ein durchdachter und abwechslungsreicher Mix von besonderer Bedeutung. Grundsätzlich sind vor allem, nebst dem vorgängig genannten Patensystem, die folgenden Methoden zu empfehlen:
· Training on the Job und near the Job
· Erfahrungsaustauschgruppen und Mentoring
· Fallbasiertes Lernen und Fallbeispiele
· Unternehmensplanspiele und Mindmapping
· Weblogs und Lerntagebücher
Auch das Formulieren eines persönlichen Erfolgs- und Fortschrittsplans für jeden Mitarbeiter, Erstellung von Profilen und Aktualisieren von Jobdescriptions für neue Mitarbeiter, genaue Informationen zu Kompetenzen, Qualifikationen und Erfahrungen und die effektive und relevanzbezogene Kommunikation von Verantwortlichkeiten und Anforderungen sowie klar Zielvereinbarungen und Massnahmen zur Beseitigung von Defiziten gehören zu wichtigen Massnahme und Instrumenten.
Bezugspersonen und Probezeitgespräche
Paten als Bezugspersonen und Anlaufstellen sind sehr empfehlenswert, mit ihnen macht man in der Praxis durchwegs gute Erfahrungen. Damit fühlt sich der neue Mitarbeiter gut betreut und aufgehoben, er weiss, an wen er sich wenden kann und der Vorgesetzte kommt so zu einer “Second Opinion” über den Einführungsfortschritt und die Leistungen und Stärken des neuen Mitarbeiters. Auch ein Mentor oder Coach kann dies Aufgabe erfüllen.
Hinzu kommt die Bedeutung des firmeninternen Netzwerkes, welches die Integration fördert und mit hilfrechen Beziehungen die Einfürhung auch qualitiativ erleichtert. Sie ermöglichen den Mitarbeitern, sich schnell und aktuell über Projekte, Kunden und Teams zu informieren und zu erfahren, welches Know-how man von wem wozu bekommen – und später weiter geben kann.
Hinzu kommen Probzeitgespräche und das Setzen von Teilzielen, bei denen ein reges Feedback staffinden sollte. Probleme, Missverständnisse und Bedürfnisse auf beiden Seiten kommen so schnell zur Sprache. Ein ständiges Feedback ist ohnehin die wichtigste Informationsquelle für neue Mitarbeiter, um zu wissen, ob ihre Handlungen in die richtige Richtung gehen und ob sie den Erwartungen entsprechen.
Offenheit und Integration
Entscheidend ist auch die Offenheit in der Kommunikation über gegenseitig allenfalls abweichende Erwartungen und Defizite aber auch die Anerkennung von Leistungen und Anfangserfolgen, da gerade neue Mitarbeiter oft unsicher sind, wie deren Leistung ankommt. Besonderes Augenmerk sollte auch der sozialen Integration gelten. Hier sind Veranstaltungen für “Neue” (eine Art Pressekonferenz mit neuen Mitarbeitern, bei denen sie die Journalisten sind, welche Unternehmensvertreter befragen können oder umgekehrt), Kennenlern-Möglichkeiten, häufige Kontakte zu anderen Abteilungen und Niederlassungen gute Wege.
Die Phasen einer Mitarbeitereinführung
Mitarbeitereinführungen sollten strukturiert und ganzheitlich möglichst nach einem Zeitplan ablaufen, bei dem auch Erwartungen, Sinn nd Zweck und Prioritäten kommuniziert werden. Mögliche Phasen sind:
· Material- und Informationsabgabe und Administratives
· Vorstellungsrunde und Arbeitsplatz-Einrichtung
· Bezug der Stelle und Tätigkeiten zum Unternehmen
· HR-Leistungen, Organisation und Ansprechpersonen
· Ziele und Kernaufgaben während der Probezeit
· Zeitpläne nach Arbeitswochen währen der Dauer der Probezeit
· Kriterien der Erfolgskontrollen und Feedbackgespräche
· Schlussbesprechung, Probezeitbericht und Anstellungsentscheid
Aus:
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HR-Buchshop: www.hrmbooks.ch
