HR-Software ist wichtig
HR-Software ist für eine erfolgreiche Personalarbeit unverzichtbar. Das meinen 84 Prozent der Teilnehmer am HR-Software-Report 2014. Sie kommen laut eigener Aussage nicht ohne entsprechende Software aus, um die vielfältigen Aufgaben im Personalbereich zu bewältigen. 98 Prozent der Befragten aus dieser Gruppe halten HR-Software dementsprechend für sehr wichtig bzw. wichtig:
Wie wichtig ist HR-Software aus Ihrer Sicht
für eine erfolgreiche Personalarbeit?
- sehr wichtig 59 %
- wichtig 39 %
- eher unwichtig 2 %
- unwichtig 0 %
Die Gruppe derjenigen, die keine Software für Personalprozesse einsetzen, fragten wir nach ihren Gründen dafür. Fast ein Drittel gab an, dass sie kleine Unternehmen seien und deshalb keinen Bedarf an HR-Software hätten (30 Prozent). 24 Prozent fehlt es an den personellen Ressourcen, um die Software auszuwählen und einzuführen und 18 Prozent scheuen schlicht die Investitionen.
Übrigens: Mehr als jedes zehnte Unternehmen setzt bereits seit über 20 Jahren im Personalbereich entsprechende Software ein (12 Prozent). Wie lange die befragten Unternehmen mit HR-Software arbeiten, zeigt dieses Bild:
Seit wie vielen Jahren arbeiten
Sie bereits mit HR-Software?
- 1-2 Jahre (6 %)
- 3-4 Jahre (14 %)
- 5-6 Jahre (17 %)
- 7-8 Jahre (17 %)
- 9-10 Jahre (3 %)
- 11-15 Jahre (8 %)
- 16-20 Jahre (11 %)
- mehr als 20 Jahre (12 %)
- Ist mir nicht bekannt (12 %)
In der Befragung wollten wir auch wissen, über welche finanziellen Mittel die Personalmanager für HR-Software verfügen. Das Ergebnis: Vom kleinen vierstelligen Betrag bis in den Millionenbereich hinein - je nach Unternehmensgröße und Beschäftigtenzahl. Wie sich die Budgets für HR-Software entwickeln, ob sie steigen, sinken oder gleich bleiben, zeigt diese Abbildung:
Wie wird sich das Budget Ihres Unternehmens für
HR-Software im Vergleich zum Vorjahr entwickeln?
- gleich bleiben (58 %)
- steigen (29 %)
- sinken (13 %)
HR-Software in vielen Einsatzgebieten
Es gibt bekanntlich verschiedene Modelle der Softwarebereitstellung. Der Klassiker ist das Software-Lizenzmodell. Dabei ist das System lokal im Unternehmen installiert. 48 Prozent der Studienteilnehmer setzen auf dieses System. Software as a Service unterscheidet sich vom Lizenzmodell darin, dass der Anbieter Soft- und Hardware betreibt und der Käufer die Applikation über das Internet nutzt. 18 Prozent der befragten Unternehmen haben sich dafür entschieden. Auf Nummer sicher gehen 34 Prozent der befragten Personalmanager: Sie haben gleich beide Varianten im Einsatz - je nach Softwarelösung. Und dementsprechend setzen die Personalabteilungen ganz unterschiedliche Softwarelösungen ein, um viele Aufgaben in der Personalarbeit zu erledigen; dies zeigt diese Übersicht:
Für welche HR-Prozesse setzt Ihr
Unternehmen Software ein?
- Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung (73 %)
- Bewerbermanagement (67 %)
- Expatriate Management (3 %)
- Humankapital bestimmen (2 %)
- Ideenmanagement (12 %)
- Kompetenzmanagement (11 %)
- Laufbahn- und Nachfolgeplanung (9 %)
- Lohn- und Gehaltsabrechnung (66 %)
- Mitarbeitergespräche (24 %)
- Mitarbeiterportale, Self-Service (33 %)
- Mitarbeiterumfragen (27 %)
- Onboarding (11 %)
- Outsourcing (2 %)
- Performance Management (18 %)
- Personalarbeit 2.0 (1 %)
- Personalberatung und -vermittlung (9 %)
- Personalcontrolling (37 %)
- Personaleinsatzplanung (12 %)
- Personalentwicklung, Weiterbildung,
Bildungscontrolling (32 %) - Personalinformationssysteme (34 %)
- Personalplanung (16 %)
- Personalverwaltung, Digitale Personalakte (36 %)
- Potenzialanalyse (11 %)
- Prozessmanagement, Projektmanagement (4 %)
- Recruiting, Personalauswahl (44 %)
- Reisekostenabrechnung (40 %)
- Talentmanagement (12 %)
- Travel Management (10 %)
- Unfall-, Kranken- und Abwesenheitsmanagement (30 %)
- Unternehmenssimulation (2 %)
- Wissensmanagement (9 %)
- Zeitarbeit (7 %)
Über die Hälfte der Studienteilnehmer arbeiten in Unternehmen, die mehr als 250 Mitarbeiter haben (58 Prozent). Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigte sind mit 30 Prozent in der Studie vertreten, Kleinbetriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten zu 7 Prozent und Kleinstbetriebe (also mit weniger als 10 Mitarbeitern) mit 5 Prozent. Siehe dazu auch folgende Statistik:
Wie viele Mitarbeiter beschäftigen die beteiligten Unternehmen?
- bis 9 (5 %)
- 10-49 (7 %)
- 50-249 (30 %)
- 250 und mehr (58 %)
HR-Software und die Effekte
Fasst man die Ergebnisse des HR-Software-Reports 2014 an dieser Stelle einmal kurz zusammen, dann sind sich die Personalisten zum überwiegenden Teil sehr bewusst, dass ohne funktionierende Software ihre Arbeit nicht zu leisten ist. Wenn sie zufrieden sind, dann auch deshalb, weil genau die positiven Effekte eingetreten sind, die sie sich vom Softwareeinsatz erhofft haben: Zeitersparnisse (trifft bei 72 der Studienteilnehmer zu), Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse (70 Prozent) sowie Kostenersparnisse (40 Prozent).
Darüber hinaus nennen die befragten Personalexperten, dass durch die eingesetzte Software nun ein zentrales Management von HR-Daten verschiedener Prozesse herrsche, verschiedene Systeme vereinheitlicht seien, Rechtssicherheit bestehe und es nun bessere Möglichkeiten für Reporting und Berichtswesen gebe.
Aber auch von Problemen im Einsatz der Software wissen die Studienteilnehmer zu berichten. Vor allem funktionieren bei über der Hälfte die Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen nicht (52 Prozent). Über welche Mängel sich die Personalisten noch beschweren, zeigt die Abbildung unten. Darüber hinaus beklagen sie, dass nur beschränkt Auswertungen möglich seien, eine zu starke Abhängigkeit vom Anbieter herrsche und Zusatzfunktionen teuer nachgekauft werden müssten.
Welche Probleme hatten oder haben Sie
mit Ihrer aktuellen HR-Software?
- bildet wichtige Prozesse oder Teilschritte der HR-Arbeit nicht ab (45 %)
- schlechter Service des Anbieters (Erreichbarkeit, Reaktionszeiten) (43 %)
- Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen funktionieren nicht (52 %)
- technische Probleme (eingeschränkte Funktionstüchtigkeit) (35 %)
Neue Software im Blickfeld
Wie gesagt, es ist nicht alles gut, was die Personalisten von ihrer eingesetzten Software berichten. So verwundert es kaum, dass etliche von ihnen in den kommenden zwölf Monaten einen Anbieterwechsel planen. Auf die entsprechende Frage antworten immerhin 15 Prozent mit „Ja“. Ihre Software(module) in den kommenden 12 Monate erweitern wollen aber immerhin 54 Prozent. Mag sein, dass die Wechselwilligkeit auch damit zusammenhängt, dass die aktuelle Software in den Personalabteilungen doch schon zum Teil recht lange im Einsatz ist? Die folgende Statistik zeigt, dass in 60 Prozent der befragten Unternehmen die Softwarelösungen seit 5 Jahren und länger laufen:
Wie lange setzen Sie die vorhandene HR-Software bereits ein?
- 1 Jahr | 4 %
- 2 Jahre | 8 %
- 3 Jahre | 7 %
- 4 Jahre | 9 %
- 5 Jahre und länger | 60 %
- Ist mir nicht bekannt | 12 %
Wenn sie sich für eine neue Software oder neue Softwaremodule entscheiden, dann sollen diese natürlich vieles besser machen als die alten. Aber für welche HR-Prozesse möchten die Personalisten künftig zusätzlich HR-Software einsetzen?
An erster Stelle (vollständige Übersicht siehe unten) stehen hier die Mitarbeitergespräche, für die 42 Prozent der Studienteilnehmer zusätzliche Software einsetzen würden. Das entspricht einer Steigerung von 19 Prozent gegenüber der Vorjahresstudie. Es folgt der Bereich „Personalentwicklung, Weiterbildung, Bildungscontrolling“ mit 39 Prozent (plus 16 Prozent) und das Bewerbermanagement mit 38 Prozent (plus 10 Prozent).
Zuwächse im zweistelligen Bereich können zudem die Laufbahn- und Nachfolgeplanung (plus 18 Prozent), das Personalcontrolling und die Personaleinsatzplanung (jeweils plus 17 Prozent), das Kompetenzmanagement und die Personalinformationssysteme (jeweils plus 16 Prozent), Mitarbeiterumfragen (plus 15 Prozent), Mitarbeiterportale und Self-Service sowie Reisekostenabrechnung (jeweils plus 12 Prozent) sowie Onboarding (plus 11 Prozent) vorweisen.
Für welche HR-Prozesse möchten Sie künftig
zusätzlich HR-Software einsetzen?
- Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung (34 %)
- Bewerbermanagement (38 %)
- Expatriate Management (7 %)
- Humankapital bestimmen (7 %)
- Ideenmanagement (12 %)
- Kompetenzmanagement (30 %)
- Laufbahn- und Nachfolgeplanung (32 %)
- Lohn- und Gehaltsabrechnung (28 %)
- Mitarbeitergespräche (42 %)
- Mitarbeiterportale, Self-Service (27 %)
- Mitarbeiterumfragen (26 %)
- Onboarding (16 %)
- Outsourcing (1 %)
- Performance Management (23 %)
- Personalarbeit 2.0 (9 %)
- Personalberatung und -vermittlung (8 %)
- Personalcontrolling (36 %)
- Personaleinsatzplanung (26 %)
- Personalentwicklung, Weiterbildung, Bildungscontrolling (39 %)
- Personalinformationssysteme (30 %)
- Personalplanung (20 %)
- Personalverwaltung, Digitale Personalakte (20 %)
- Potenzialanalyse (28 %)
- Prozessmanagement, Projektmanagement (12 %)
- Qualifikationsprofile (16 %)
- Recruiting, Personalauswahl (28 %)
- Reisekostenabrechnung (27 %)
- Risikomanagement, Risikoanalyse (7 %)
- Talentmanagement (28 %)
- Travel Management (11 %)
- Unfall-, Kranken- und Abwesenheitsmanagement (18 %)
- Unternehmenssimulation (7 %)
- Weiterbildungsmanagement (23 %)
- Wissensmanagement (15 %)
- Zeitarbeit (5 %)
Eine neue Software oder zusätzliche Softwaremodule einsetzen zu wollen, heißt noch lange nicht, dass für genau die spezifischen Bedürfnisse auch Angebote seitens der Software-Anbieter vorliegen. Dementsprechend gibt es einige Bereiche, in denen die befragten Personalisten Angebote vermissen beziehungsweise sich mehr Angebote wünschen. Für Mitarbeitergespräche zum Beispiel, wie dies im HR-Software-Report 26 Prozent tun. Oder für das Performance Management (24 Prozent), die Personalentwicklung, Weiterbildung und das Bildungscontrolling (22 Prozent). Die vollständige Liste liefert diese Abbildung:
Für welche HR-Prozesse wünschen Sie sich
mehr Angebote auf dem Softwaremarkt?
- Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung (22 %)
- Bewerbermanagement (20 %)
- Expatriate Management (4 %)
- Humankapital bestimmen (9 %)
- Ideenmanagement (13 %)
- Kompetenzmanagement (13 %)
- Laufbahn- und Nachfolgeplanung (17 %)
- Lohn- und Gehaltsabrechnung (4 %)
- Mitarbeitergespräche (26 %)
- Mitarbeiterportale, Self-Service (11 %)
- Onboarding (2 %)
- Outsourcing (2 %)
- Performance Management (24 %)
- Personalarbeit 2.0 (2 %)
- Personalcontrolling (11 %)
- Personaleinsatzplanung (4 %)
- Personalentwicklung, Weiterbildung, Bildungscontrolling (22 %)
- Personalinformationssysteme (4 %)
- Personalplanung (7 %)
- Personalverwaltung, Digitale Personalakte (7 %)
- Potenzialanalyse (15 %)
- Prozessmanagement, Projektmanagement (9 %)
- Recruiting, Personalauswahl (7 %)
- Reisekostenabrechnung (2 %)
- Risikomanagement, Risikoanalyse (4 %)
- Talentmanagement (17 %)
- Travel Management (7 %)
- Unfall-, Kranken- und Abwesenheitsmanagement (7 %)
- Wissensmanagement (13 %)
An der Spitze der am meisten eingesetzten Software-Lösungen stehen Programme für Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung. 73 Prozent der Studienteilnehmer haben diese zur Verfügung. Das sind immerhin 21 Prozent mehr als in der Vorjahresstudie. Auf Platz zwei folgt das Bewerbermanagement mit 67 Prozent (plus 26 Prozent gegenüber dem Vorjahr) vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit 66 Prozent (plus 17 Prozent).
Große Steigerungsraten mit über zehn Prozent gegenüber dem Vorjahr haben auch noch Software-Lösungen für Mitarbeiterumfragen (plus 8 Prozent), Reisekostenabrechnung (plus 16 Prozent), Personalinformationssysteme (plus 14 Prozent), Recruiting und Personalauswahl (plus 13 Prozent), Onboarding (plus 7 Prozent) und Mitarbeiterportale und Self-Service mit plus 10 Prozent.
Auf dem Vormarsch sind im Bereich HR-Software auch mobile Applikationen für Smartphones und Tabletcomputer - zumindest wenn man den Auskünften der Software-Anbieter Glauben schenken möchte. Der HR-Software-Report 2014 spricht eine etwas andere Sprache: Nur 14 Prozent der Studienteilnehmer haben solche mobile Applikationen im Einsatz - wenn, dann vor allem für den Bereich Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung (55 Prozent derjenigen, die mobile Applikationen im Einsatz haben), Recruiting und Personalauswahl (36 Prozent) sowie Bewerbermanagement (27 Prozent). Die weiteren Bereiche, in denen Unternehmen mobile Applikationen für die Personalarbeit einsetzen, zeigt diese Aufstellung:
In welchen Bereichen der Personalarbeit setzen
Sie mobile Applikationen ein?
- Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung (55 %)
- Recruiting, Personalauswahl (36 %)
- Bewerbermanagement (27 %)
- Reisekostenabrechnung (18 %)
- Mitarbeiterportale, Self-Service (18 %)
- Mitarbeiterumfragen (18 %)
- Lohn- und Gehaltsabrechnung (9 %)
- Personalinformationssysteme (9 %)
- Potenzialanalyse (9 %)
- Zeitarbeit (9 %)
HR-Software erfüllt nicht immer die Anforderungen
Wie zufrieden sind HR-Profis mit der bestehenden HR-Software? Und was ist ihnen bei einer HR-Software besonders wichtig? Um das wenig überraschende Ergebnis vorwegzunehmen: 22 Prozent der befragten Personalisten aus Österreich und Deutschland äußern sich „sehr zufrieden“ mit der aktuell eingesetzten Software und „zufrieden“ sind sogar die meisten von ihnen: Über die Hälfte gibt diese Note (55 Prozent). Aber es ist nicht alles eitel Sonnenschein und so sind immerhin 19 Prozent „unzufrieden“ mit den vorhandenen Lösungen und 4 Prozent sogar „sehr unzufrieden“.
Woran dies liegt? Nach Aussagen der befragten Studienteilnehmer vor allem daran, dass die Software schlichtweg nicht erfüllt, was sie in den Augen der Personalmanager leisten soll: Vor allem leicht zu bedienen sein, wichtige HR-Prozesse abzudecken und die Sicherheit der Daten zu garantieren. Mehr Details liefert diese Liste der Antworten:
Was ist Ihnen bei einer HR-Software besonders wichtig?
- Bedienbarkeit (86 %)
- Abdeckung wichtiger HR-Prozesse (80 %)
- Stabilität der Software (funktioniert zuverlässig) (74 %)
- Datensicherheit (73 %)
- Auswertungs- und Reportingfunktionen (67 %)
- selbsterklärende Oberfläche (60 %)
- Verwaltung der Zugriffsrechte (59 %)
- Erweiterbarkeit durch neue Softwaremodule (49 %)
- externer Zugriff auf die Software (30 %)
- Prognosetools (zum Beispiel für Soll/Ist-Vergleiche) (26 %)
Darüber hinaus freuen sich die Personalmanager auch über einen funktionierenden Support und persönliche Ansprechpartner bei den Software-Anbietern. Die größte Steigerungsrate gegenüber der Vorjahresstudie weist übrigens der Punkt „Bedienbarkeit“ auf: Satte 32 Prozent mehr als in der Vorgänger-Studie wünschen sich das. Aspekte wie „Abdeckung der wichtigen HR-Prozesse“ mit plus 28 Prozent und die „Datensicherheit“ mit plus 23 Prozent verzeichnen ebenfalls satte Zuwächse.
Fast jedes fünfte befragte Unternehmen stammt aus dem Produktions- bzw. Industriebereich (19 Prozent). Es folgen der Dienstleistungsbereich mit 17 Prozent und der IT-Dienstleistungs- und Software-Bereich mit 11 Prozent. Die Branchenzugehörigkeit der beteiligten Unternehmen weist diese Liste aus:
In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig?
- Produktion, Industrie (19 %)
- IT-Dienstleistungen, Software (11 %)
- Dienstleistung (17 %)
- Gesundheits-, Veterinär- und Sozialwesen (8 %)
- Beratung (8 %)
- Sonstiges (7 %)
- Transport und Logistik (4 %)
- Medien, Presse, Verlage (4 %)
- Weiterbildung, Unterrichtswesen (3 %)
- Bauwesen und Baugewerbe (3 %)
- Großhandel (3 %)
- Finanzdienstleistungen (3 %)
- Einzelhandel, Reparatur von Gebrauchtgütern (2 %)
- Immobilienwirtschaft (2 %)
- Versicherungen (2 %)
- Kunst und Unterhaltung (1 %)
- Abfallentsorgung, Umweltschutz (1 %)
- Beherbergungs- und Gaststättengewerbe,
Tourismus, Freizeitindustrie (1 %) - Energie- und Wasserversorgung (1 %)
Resümee
Zufriedenheit mit der eingesetzten HR-Software? Ja, im Großen und Ganzen schon … aber Stillstand ist Rückgang, scheinen manche österreichischen und deutschen Personalisten der Meinung zu sein und denken darüber nach, wie sich der Softwareeinsatz in ihren Unternehmen optimieren lässt. Schließlich kommen regelmäßig neue Aufgaben auf sie zu und dann sollten zumindest die Routinearbeiten geräuschlos im Hintergrund erledigt sein, meinen sie.
Und deshalb ist auch ganz klar, was den Personalisten wichtig ist: einfache Bedienung, zuverlässige Funktionen und Auswertungen auf einen Tastendruck. Leider funktioniert das so nicht in allen Personalabteilungen. Viele Personalisten können ein Lied davon singen, wie sie sich ständig damit herumschlagen müssen, dass die Essentials laufen. Sich Gedanken zu machen über ein strategisches Personalmanagement oder gar Cloud-Computing, Social Media und Personalarbeit 2.0 ist bei vielen - vor allem aus zeitlichen Gründen - einfach nicht drin.
Natürlich sind sich die Personalexperten bewusst, dass sie über kurz oder lang auch in diesen Bereichen aktiv werden müssen, um die benötigten Fachkräfte und Lehrlinge zu finden. Und so halten - langsam zwar - aber doch zunehmend internetgestützte Software-Anwendungen, HR Self Services und mobile Lösungen über Smartphone und Tablet Einzug in die Personalabteilungen. Das ist zwar für viele Personalisten noch immer weitgehend Neuland, aber zahlreiche Anbieter bieten ihre Unterstützung an. Zum Glück ist das zwar hilfreich, aber das Angebot an entsprechender Software ist für viele unüberschaubar gross. Das Ziel aller Bemühungen ist klar: Eigenverantwortung der Mitarbeiter stärken und die Personalabteilungen entlasten. Nur den Weg zum Ziel - den haben viele Personalisten noch nicht gefunden.
Über die Studie
Für den HR-Software-Report 2014 befragten das Magazin personal manager sowie die Netzwerkportale HRM.at und HRM.de in einer grenzüberschreitenden Umfrage 106 Personalfachleute aus Unternehmen in Österreich und Deutschland. 76 Prozent der Studienteilnehmer kommen in diesem Jahr aus österreichischen Unternehmen, 24 Prozent aus Deutschland. 88 Prozent der Teilnehmer sind in privatwirtschaftlichen Unternehmen tätig, 10 Prozent arbeiten für Non-Profit-Organisationen und 2 Prozent für öffentliche Verwaltungen.
Die größte Gruppe der befragten Experten sind Personalleiter und Personalchefs. Diese sind mit 30 Prozent an der Studie beteiligt. 24 Prozent stellen Mitarbeiter aus HR-Abteilungen, 22 Prozent sind leitende Mitarbeiter in Personalabteilungen, 8 Prozent gaben "Geschäftsführer", "CEO" und "Vorstandsmitglieder" an. Bei Software-Unternehmen arbeiten insgesamt 4 Prozent der Studienteilnehmer. Wie sich die Teilnehmer insgesamt auf die Funktionen im Unternehmen verteilen, zeigt diese Aufstellung:
Ihre Funktion im Unternehmen?
- Personalleiter/Personalchef (30 %)
- HR-Mitarbeiter (24 %)
- andere leitende Position in der HR-Abteilung
z. B. Leiter Recruiting oder Personalentwicklung) (22 %) - Geschäftsführer, CEO, Vorstandsmitglied (8 %)
- Sonstiges (8 %)
- Führungskraft/Managementfunktion außerhalb von HR (6 %)
- Mitarbeiter bei Softwareanbieter/Softwareberater (3 %)
- Leitende Position bei Software-Anbieter/Softwareberater (1 %)
Der Softwaremarkt ist für viele intransparent
Personalisten haben viele Aufgaben zu erledigen. Und für fast jede Aufgabe gibt es auch eine hilfreiche Software. Aber welche ist die richtige? Welcher Anbieter ist am zuverlässigsten, hat den besten Support? Die Auswahl von HR-Software und auch eines Anbieters bereitet den Personalisten allerdings zunehmend Schwierigkeiten, so unübersichtlich stellt sich ihnen der Markt dar.
Und dementsprechend ist ein weiteres Ergebnis des HR-Software-Reports 2014, dass auch in diesem Jahr mit 59 Prozent über die Hälfte der Befragten den Markt für HR-Software als sehr intransparent bezeichnen. 55 Prozent der Studienteilnehmer meinen von sich selbst, ihr Überblick über die angebotenen Software-Lösungen sei „verbesserungswürdig“, 5 Prozent bezeichnen ihn sogar als „schlecht“. Lediglich 4 Prozent schätzen ihre Marktkenntnisse als „sehr gut“ ein, immerhin 37 Prozent noch als „gut“. Angesichts dieses Ergebnisses ist es kaum verwunderlich, wenn 89 Prozent eine kompakte Übersicht über den Softwaremarkt wünschen. Wie viele eine neutrale Beratung zum Thema HR-Software in Anspruch nehmen würden, zeigt diese Liste:
Würden Sie die Dienstleistung einer neutralen Beratung
zum Thema HR-Software in Anspruch nehmen?
- gerne 23 %
- vielleicht 43 %
- eher nicht 24 %
- auf keinen Fall 6 %
- Wir haben bereits eine solche
Beratung in Anspruch genommen. 4 %
