Personaldaten: Datenschutz, Verwaltung und Tipps für Unternehmen

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Key Takeaways

• • Personaldaten erfassen vielfältige persönliche Informationen von Beschäftigten.

• • Datenschutz ist bei der Verwaltung zwingend einzuhalten; zentrale Regelungen liefert die DSGVO.

• • Zugriffsrechte müssen klar geregelt und dokumentiert werden.

• • Nur notwendige Personaldaten dürfen verarbeitet und veröffentlicht werden.

• • Digitale Lösungen erhöhen Effizienz, Transparenz sowie Sicherheit beim Umgang mit Personaldaten.

• • Mitarbeiter sollten regelmäßig zum Datenschutz geschult und verpflichtet werden.

Was sind Personaldaten?

Personaldaten umfassen sämtliche personenbezogene Informationen, die Unternehmen über ihre Mitarbeitenden und Bewerbenden speichern und verarbeiten. Dazu gehören beispielsweise Kontaktdaten, Informationen zu Gehalt und Steuermerkmalen, Ausbildungsweg, Qualifikationen, Zeugnisse, Arbeitszeiten sowie Fotos, Gesundheitsdaten und biometrische Merkmale. Der Begriff Personaldaten ist nicht gesetzlich exakt definiert, jedoch fallen praktisch alle personenbezogenen Daten im betrieblichen Kontext darunter.

Eine strukturierte und übersichtliche Pflege dieser Daten ist für Unternehmen zentral. Moderne digitale Lösungen bieten die Möglichkeit, sämtliche Informationen an einem Ort zu erfassen und gezielt zu verwalten. Dadurch behalten Unternehmen stets den Überblick über gespeicherte Personaldaten und deren Änderungen.

Datenschutzregeln für Personaldaten

In Deutschland regelt insbesondere die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Umgang mit Personaldaten. Zu den wichtigsten Grundsätzen gehören:

• Erforderlichkeit: Die Speicherung und Verarbeitung von Personaldaten ist nur erlaubt, wenn sie notwendig ist. Entweder liegt eine Einwilligung der betroffenen Person vor, es besteht eine gesetzliche Pflicht oder die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags notwendig.
• Abwägung: Für jedes einzelne Datum muss überprüft werden, ob dessen Verarbeitung wirklich erforderlich ist und möglichst wenig in die Persönlichkeitsrechte eingreift.
• Besondere Kategorien: Besonders schützenswerte Daten, etwa zu Herkunft, Religion oder Gesundheit, dürfen nur in Ausnahmefällen verarbeitet werden.
• Datenminimierung: Es dürfen nur so viele Daten gesammelt werden, wie wirklich notwendig sind.
• Zweckbindung: Gesammelte Daten dürfen ausschließlich für den ursprünglichen Zweck verwendet werden. Ein nachträglicher Wechsel der Verwendungsabsicht ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
• Informationspflicht und Auskunftsrecht: Betroffene müssen darüber informiert werden, welche Daten erhoben und für was sie verwendet werden. Sie haben zudem jederzeit das Recht auf Auskunft und Einsicht.
• Aufbewahrungs- und Löschfristen: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Anschließend ist eine Löschung verpflichtend.

Wer darf auf Personaldaten zugreifen?

Der Zugriff auf Personaldaten ist streng geregelt und erfolgt nach dem Prinzip der Zweckbindung. Nur Mitarbeitende, die diese Daten wirklich zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen – zum Beispiel die Personalabteilung für die Lohnabrechnung oder Vorgesetzte zur Personalführung – dürfen darauf zugreifen. Auch der Betriebsrat erhält lediglich für bestimmte Aufgaben und nach vorheriger Information der Beschäftigten Zugang zu bestimmten Daten. Unternehmen sollten für Transparenz sorgen und die Zugriffsrechte klar definieren.

Welche Daten dürfen veröffentlicht werden?

Arbeitgebende dürfen bestimmte Daten wie Name, Funktion, dienstliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Mitarbeitenden ohne deren Einwilligung veröffentlichen, wenn dies für die interne und externe Kommunikation notwendig ist. Angaben wie Fotos oder biografische Details dürfen hingegen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der jeweiligen Person öffentlich gemacht werden.

Datenschutz in der Personaldatenverwaltung sicherstellen

Damit Unternehmen den Umgang mit Personaldaten verantwortungsvoll gestalten, ist es wichtig, Mitarbeitende entsprechend zu verpflichten und zu schulen. Wer Personaldaten verarbeitet, muss den Datenschutz achten, darf Daten nur zweckgebunden verwenden und keine Informationen unerlaubt weitergeben. Die Prozesse rund um Erhebung, Nutzung, Speicherung und Löschung von Personaldaten müssen klar festgelegt und dokumentiert sein. Außerdem sollten Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, beispielsweise durch Zugriffsrechte und Protokollierung von Zugriffen.

Insbesondere digitale Lösungen erleichtern es, die Einhaltung von Datenschutzvorgaben zu gewährleisten. Sie ermöglichen es, die Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte eindeutig zu definieren und alle Vorgänge zentral zu protokollieren. Mehr zur Bedeutung von datenschutzkonformen, digitalen Lösungen und deren Nutzen im Recruiting und Personalmanagement finden Sie hier.

Personaldatenverwaltung: Excel oder moderne Software?

Die Verwaltung von Personaldaten sollte klar strukturiert und datenschutzkonform erfolgen. Zwar ist es grundsätzlich möglich, einfache Daten über Excel-Tabellen zu verwalten, jedoch birgt diese Methode erhebliche Risiken. Beispielsweise besteht kaum Kontrolle darüber, wer wirklich Zugriff auf welche Informationen hat, und es gibt kein Protokoll darüber, wer Daten bearbeitet oder verändert. Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit ist nicht gegeben, und es kann leicht passieren, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten.

Spezialisierte digitale Lösungen ermöglichen dagegen eine sichere Speicherung, konsequente Rechtevergabe und die Einhaltung von Aufbewahrungs- sowie Löschfristen. Dies erleichtert es Unternehmen nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern auch den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und im Ernstfall Nachweise zu führen. Ein Beispiel für eine moderne digitale Lösung, die Datenschutz nach DSGVO strikt einhält und dennoch effiziente Personaldatenverwaltung ermöglicht, bietet diese Software.

Fazit

Der Umgang mit Personaldaten fordert von Unternehmen sorgfältige Planung und die konsequente Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Eine datenschutzkonforme Verwaltung schützt nicht nur die Privatsphäre der Beschäftigten, sondern auch das Unternehmen selbst vor rechtlichen Konsequenzen. Der Einsatz moderner, digitaler Lösungen erleichtert die Einhaltung von Datenschutz und stellt sicher, dass Personaldaten sicher, transparent und nachvollziehbar verwaltet werden. Eine regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden rundet das Datenschutzkonzept ab und sorgt für eine verantwortungsbewusste Datenkultur im Unternehmen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Automatisierung und KI Prozesse unterstützen können, was dabei hinsichtlich Datenschutz zu beachten ist und wie moderne Personalberater-Software den Alltag erleichtert, finden Sie zusätzliche Informationen und praxisnahe Tipps unter.

FAQ – Häufige Fragen zu Personaldaten

Welche Daten gelten als besonders sensibel?

Dazu zählen Gesundheitsdaten, Angaben zur Religion, ethnischen Herkunft, sexuellen Orientierung sowie biometrische oder genetische Informationen.

Wie lange dürfen Personaldaten gespeichert werden?

Soweit keine übergeordneten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Danach müssen sie gelöscht werden.

Darf der Betriebsrat jederzeit alle Personaldaten einsehen?

Nein, der Betriebsrat erhält nur für bestimmte Aufgaben und nach vorheriger Information Zugang zu relevanten Daten. Unbeschränkter Zugriff besteht nicht.

Ist die Verarbeitung von Personaldaten mit Excel noch zulässig?

Prinzipiell ja, jedoch ist sie unter Datenschutzaspekten kritisch zu sehen, da Excel weder Zugriffsschutz noch Protokollierung ermöglicht. Moderne Softwarelösungen bieten hier bessere Sicherheit.

Was muss man bei der cloudbasierten Personaldatenverwaltung beachten?

Es müssen stets die Vorgaben der DSGVO beachtet und mit Anbietern entsprechende AV-Verträge (Auftragsverarbeitung) abgeschlossen werden. Der Serverstandort sollte im besten Fall in der EU liegen.