So erstellen Sie ein Organigramm – Praktische Anleitung und Tipps

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Key Takeaways

• Ein Organigramm visualisiert die Aufbauorganisation eines Unternehmens und sorgt für Transparenz.
• Es gibt verschiedene Arten von Organigrammen: hierarchisch, flach und Matrix-Organigramm.
• Organigramme erleichtern das Onboarding, die Rollenklärung und die Personalplanung.
• Mit Tools wie Word, Excel oder Vorlagen lassen sich Organigramme einfach erstellen und anpassen.
• Regelmäßige Aktualisierung garantiert Aussagekraft und Übersichtlichkeit.

Ein Organigramm sorgt für Transparenz in Unternehmen, indem es die Struktur, Hierarchien und Beziehungen in einer übersichtlichen Visualisierung darstellt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wofür Organigramme genutzt werden, welche Varianten es gibt und wie Sie Ihr eigenes Organigramm einfach erstellen.

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm ist die grafische Darstellung der Aufbauorganisation eines Unternehmens oder einer Institution. Es zeigt auf einen Blick, welche Personen welche Positionen einnehmen, wie Abteilungen angeordnet sind und welche Aufgaben- sowie Verantwortungsbereiche bestehen. Durch den Einsatz von Symbolen wie Kästchen, Linien und Pfeilen werden Verbindungen und Hierarchien schnell verständlich abgebildet.

Wichtige Fragen, die durch ein Organigramm beantwortet werden, sind: Wer ist wessen Vorgesetzter? Wie sind die Teams gegliedert? Wie verlaufen die Kommunikationswege? Oftmals werden Organigramme auch als Stellenplan, Strukturplan oder Organisationsplan bezeichnet.

Der Ursprung des modernen Organigramms liegt Mitte des 19. Jahrhunderts, als erstmals in der Eisenbahnindustrie eine solche Grafik eingesetzt wurde, um komplexe Strukturen übersichtlich darzustellen.

Welche Funktionen hat ein Organigramm?

Der Hauptzweck eines Organigramms ist es, die Organisationsstruktur klar abzubilden, damit sowohl intern als auch extern ersichtlich wird, wie ein Unternehmen aufgebaut ist und wie Entscheidungswege verlaufen.

Ein gutes Beispiel ist das Onboarding neuer Mitarbeitender: Mithilfe des Organigramms können sie sofort erkennen, wer ihre Ansprechpersonen sind und wie das Unternehmen gegliedert ist – das erleichtert die Orientierung und fördert die Kommunikation.

Zusätzlich erfüllt ein Organigramm viele weitere Aufgaben:

• Sichtbarmachung der Verantwortungsbereiche
• Abgrenzung von Rollen und Aufgaben zwischen Abteilungen
• Klarheit über Weisungsbefugnisse und Führungsstrukturen
• Unterstützung bei der Personal- und Ressourcenplanung
• Schnelle Anpassung und Übersicht bei Umstrukturierungen
• Nutzung als Grundlage für Karrierepfade und Zugangsbeschränkungen innerhalb von Software

Wie erstellt man ein Organigramm?

Um ein Organigramm zu erstellen, sollten Sie zunächst festlegen, wie detailliert und umfangreich die Grafik werden soll und welche Informationen abgebildet werden sollen. Typische Angaben sind Name, Position, Abteilung und ggf. ein Foto.

Anschließend wählen Sie das passende Tool, beispielsweise Word, Excel, PowerPoint oder spezielle Grafiksoftware. Die Symbolik – etwa mit unterschiedlichen Linien oder Kästchen – sollte Ihren Strukturen entsprechen. So lassen sich Hierarchien, Beziehungen und Befehlsketten präzise abbilden.

Organigramm erstellen: Word

In Microsoft Word starten Sie mit einem leeren Dokument. Unter „Einfügen“ finden Sie die Option „SmartArt“. Wählen Sie dort eine Hierarchie-Vorlage aus, die Sie anschließend flexibel anpassen können – beispielsweise durch das Verändern von Form, Größe, Farben oder die Platzierung einzelner Felder und Linien.

Organigramm erstellen: Excel

Auch Excel bietet unter dem Reiter „Einfügen“ die SmartArt-Grafiken an. Nach Auswahl der passenden Hierarchie-Vorlage können Sie die Struktur weiter bearbeiten – sowohl im Layout als auch bei Farben, Position oder Schriftart. So lässt sich Ihr Organigramm individuell gestalten.

Viele kostenlose Vorlagen erleichtern den Einstieg und können ohne Anmeldung rasch heruntergeladen werden.

Welche Arten von Organigrammen gibt es?

Je nach Struktur Ihres Unternehmens stehen Ihnen verschiedene Organigramm-Typen zur Verfügung:

Hierarchisches Organigramm

Diese klassische Form zeigt die Führung an der Spitze, gefolgt von nachgelagerten Ebenen. Typisch ist die Darstellung als Pyramide mit abnehmender Autorität Richtung Basis.

Flaches Organigramm

Bei dieser Form gibt es wenige Hierarchiestufen. Vor allem in jungen Unternehmen und Start-ups übernehmen Beschäftigte viel Verantwortung und sind oft in Entscheidungsprozesse eingebunden.

Matrix-Organigramm

Hierbei werden Mitarbeitende mehreren Vorgesetzten zugeordnet, zum Beispiel bei Teamstrukturen mit Projekt- und Linienverantwortung. Besonders geeignet ist dies für Organisationen mit projektorientierter Arbeitsweise.

Was sind Vor- und Nachteile von Organigrammen?

Vorteile	Nachteile
Einfach zu erstellen und verständlich	Wichtige Details können fehlen
Klarheit über Zuständigkeiten	Können schnell veralten
Bessere Übersicht und Struktur	Oft fehlt ein Standard im Design
Fördert die Transparenz von Informationswegen	Komplexe Unternehmen werden schnell unübersichtlich
Temporäre Projekte schwer abzubilden

Fazit

Organigramme sind ein wirkungsvolles Instrument, um Strukturen und Verantwortlichkeiten in Unternehmen sichtbar zu machen. Sie erleichtern die Orientierung, fördern die Kommunikation und unterstützen zahlreiche HR-Prozesse. Je nach Unternehmensstruktur kommen verschiedene Organigramm-Typen zum Einsatz. Zu bedenken ist jedoch, dass Organigramme regelmäßig aktualisiert werden müssen, um ihre Aussagekraft zu bewahren. Mit den richtigen Tools und Vorlagen ist die Erstellung unkompliziert und effizient möglich.

Weiterführende Informationen zu Führung und Teamstruktur bietet der Beitrag Sichere Remote Teamführung: Emotionale Intelligenz, Klarheit & Menschlichkeit. Dort finden Sie wertvolle Hacks zu klarer Struktur und effektiver Führung, die auch für die Gestaltung von Organigrammen relevant sein können.

Für Unternehmen, die ihre Recruiting-Prozesse optimieren wollen, empfiehlt sich der Beitrag KI und Automatisierung im Recruiting – Wie du als Personaler mehr schaffst. Er zeigt, wie moderne Technologien helfen, HR-Prozesse effizienter zu gestalten – was auch bei der Strukturierung von Teams und Organigrammen wichtig ist.

Wenn Sie den Arbeitsplatz der Zukunft gestalten, ist es hilfreich, die Trends der HR-Branche zu kennen. Der Beitrag HR 2026 im Überblick: Die fünf Mega-Trends, die Personalabteilungen neu definieren gibt einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Entwicklungen.

Und nicht zuletzt kann der Beitrag Recruiting-Trend: Wie Unternehmen mit Recruitment Process Outsourcing fit für die Arbeitswelt von morgen werden Wege aufzeigen, wie Unternehmen flexible und effiziente HR-Strukturen mit externer Unterstützung umsetzen können – was sich in Abbildungen wie Organigrammen ebenfalls widerspiegelt.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Aufbau- und Ablauforganisation?

Die Aufbauorganisation beschreibt die Struktur und Hierarchie eines Unternehmens (dargestellt durch das Organigramm), während die Ablauforganisation die Prozesse und Arbeitsabläufe regelt.

Kann ein Organigramm auch Projektstrukturen abbilden?

Ja, vor allem Matrix-Organigramme sind dafür geeignet, da sie überlappende Verantwortlichkeiten zwischen Projekten und Linienaufgaben zeigen.

Muss ein Organigramm immer öffentlich zugänglich sein?

Nein, Organigramme dienen intern zur Orientierung und müssen nur veröffentlicht werden, wenn gewünscht oder gesetzlich gefordert.

Wie häufig sollte das Organigramm aktualisiert werden?

Es empfiehlt sich, das Organigramm bei jeder relevanten personellen oder strukturellen Änderung zu aktualisieren, mindestens jedoch einmal jährlich.