Arbeitszeugnis: Formulierungen, Vorlagen & Wissenswertes

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Key Takeaways

• Das Arbeitszeugnis beeinflusst maßgeblich den beruflichen Werdegang und ist rechtlich klar geregelt.
• Zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis bestehen bedeutsame Unterschiede.
• Bewertungssprache und Formulierungen geben oft versteckte Hinweise („Geheimcodes“).
• Vorlagen sorgen für sichere, schnelle und lückenlose Ausstellung.
• Unzulässige Angaben und diskriminierende Formulierungen sind verboten.
• Alle Arbeitnehmer:innen haben Anspruch, auch auf ein Zwischenzeugnis in bestimmten Fällen.

Das Arbeitszeugnis spielt eine entscheidende Rolle bei Bewerbungsprozessen und beeinflusst maßgeblich die Erfolgschancen von Kandidat:innen. Viele Unternehmen und HR-Verantwortliche stehen daher vor der Herausforderung, Zeugnisse rechtssicher, objektiv und unterstützend auszustellen. Im Folgenden erhalten Sie umfassende Informationen rund um das Thema Arbeitszeugnis: von den wichtigsten Arten über den strukturellen Aufbau und Bewertungsmaßstäbe bis hin zu typischen Formulierungen und rechtlichen Rahmenbedingungen.

Was ist ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis ist eine formelle Bescheinigung, welche die Beschäftigungsdauer, Tätigkeiten sowie auf Wunsch die Leistungen und das Sozialverhalten von Mitarbeitenden dokumentiert. Gesetzlich ist festgelegt, dass Arbeitszeugnisse schriftlich und eigenhändig unterschrieben vorliegen müssen – eine elektronische Übermittlung reicht nicht aus.

Arten von Arbeitszeugnissen

Prinzipiell wird zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden. Während das einfache Zeugnis sich auf die wesentlichen Fakten und Daten zur Beschäftigung konzentriert, enthält ein qualifiziertes Zeugnis zusätzlich detaillierte Beurteilungen zur Leistung sowie zum Verhalten der Mitarbeitenden.

Aufbau und Inhalt des Arbeitszeugnisses

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte folgende Elemente enthalten:

• Briefkopf mit den Kontaktdaten des Arbeitgebers und Ausstellungsdatum
• Überschrift wie „Arbeitszeugnis für …“
• Persönliche Angaben der Arbeitskraft (Name, Geburtsdatum, Adresse, Beschäftigungszeitraum)
• Unternehmensbeschreibung (Branche, Hauptsitz, Größe etc.)
• Detaillierte Tätigkeitsbeschreibung (Haupt- und Nebentätigkeiten, besondere Erfolge)
• Leistungsbeurteilung (Arbeitsbereitschaft, Fachkompetenz, Arbeitsweise, Projekterfolge)
• Bewertung des Sozialverhaltens (Umgang mit Kolleg:innen, Vorgesetzten, Kund:innen)
• Austrittsgrund (nur mit Einverständnis)
• Abschiedsformel & Zukunftswünsche
• Ort, Datum, Unterschrift

Die Unterschrift muss von einer befugten Person erfolgen und die Angaben fehlerfrei sowie lückenlos sein, damit das Arbeitszeugnis den rechtlichen Anforderungen genügt.

Beurteilungskriterien bei der Zeugniserstellung

Für aussagekräftige Arbeitszeugnisse sind mehrere Beurteilungspunkte relevant. Hierzu zählen Fachwissen, spezielle Kenntnisse, IT- und Sprachkompetenzen, analytische Fähigkeiten, Motivation, Verantwortungsbereitschaft sowie das Verhalten im Unternehmensumfeld. Die Bewertung sollte sowohl die Arbeitsleistung als auch die sozialen Kompetenzen widerspiegeln. Lesen Sie auch unseren Beitrag zum Thema Warum wir die Falschen einstellen – und die Richtigen wegschicken für Einblicke in Beurteilungskriterien und typische Fehlentscheidungen bei Personalauswahl.

Formulierungen im Arbeitszeugnis

Laut Gesetz sollten Arbeitszeugnisse klar und verständlich formuliert werden – gleichzeitig aber wohltuend und wahrheitsgemäß. In der Praxis hat sich daher eine spezifische „Zeugnissprache“ entwickelt, mit deren Hilfe die tatsächliche Leistung verschlüsselt mitgeteilt wird. Je nachdem, wie einzelne Eigenschaften beschrieben werden, kann daraus auf die Notenstufe geschlossen werden:

• Sehr gut: „hervorragendes Fachwissen“, „stets mit größter Sorgfalt“
• Gut: „gutes Fachwissen“, „mit Effizienz und Genauigkeit“
• Befriedigend: „umfassendes Fachwissen, das sicher eingesetzt wurde“
• Ausreichend: „Fachwissen, das eingesetzt wurde“

Zudem gibt es Formulierungen, die als „Geheimcodes“ gelten. Scheinbar positive Aussagen können dabei tatsächlich kritische Hinweise enthalten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben, aber dennoch subtile Warnsignale an künftige Arbeitgeber:innen zu senden.

Das Thema Zeugnisformulierungen steht auch im Kontext zu den Herausforderungen bei Bewerbungen und der Bedeutung von klaren Auswahlprozessen, wie wir im Artikel Felicia Ullrich legt ihr Recruiting Know-How offen erklären, wo zudem der Umgang mit Bewerbungsunterlagen und deren Wert diskutiert wird.

Arbeitszeugnis: Muster und Beispiel

Um die Umsetzung in der Praxis zu verdeutlichen, folgt ein beispielhafter Auszug eines Arbeitszeugnisses:

Mosaik Außenhandel GmbH
Musterstraße 1
12345 Hamburg

Arbeitszeugnis für die Arbeitnehmerin Christina Schmidt

Frau Christina Schmidt, geboren am 12. September 1994, war vom 01.03.2015 bis 31.03.2023 als Bürofachangestellte und später als Assistentin der Geschäftsführung bei uns beschäftigt. Ihr Aufgabenspektrum umfasste u.a. Terminmanagement, internationale Korrespondenz, Organisation von Messen, Betreuung der Vertriebsmitarbeiter:innen sowie verschiedene Unterstützungsaufgaben für die Geschäftsführung. Sie bewältigte sämtliche Tätigkeiten mit sehr hohem Engagement, ausgezeichneten Fachkenntnissen und beeindruckender Eigeninitiative. Ihr freundliches Auftreten trug wesentlich zu einem harmonischen Arbeitsumfeld bei. Das Arbeitsverhältnis endet auf eigenen Wunsch. Wir danken Frau Schmidt für ihre herausragende Mitarbeit und wünschen ihr für die Zukunft nur das Beste.

Arbeitszeugnis: Vorlage

Vorlagen für Arbeitszeugnisse erleichtern die Erstellung und helfen, schnell und rechtssicher Zeugnisse für verschiedene Mitarbeitertypen – sei es für Praktikanten, Werkstudenten oder Vollzeitkräfte – zu erstellen. Entsprechende Dokumentenvorlagen sind eine hilfreiche Ressource.

Unzulässige Informationen im Arbeitszeugnis

Im Arbeitszeugnis sind Formulierungen oder Angaben, die mehrdeutig, diskriminierend oder irrelevant für die berufliche Qualifikation sind, unzulässig. So dürfen weder persönliche oder gesundheitliche Details noch die Zugehörigkeit zu Gewerkschaften, Parteien oder Betriebsräten aufgeführt werden. Auch Hinweise auf Kündigungen, Schwangerschaft oder Krankheit sind nur in sehr engen Ausnahmefällen erlaubt.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis gilt für alle Beschäftigten: von angestellten Fach- und Führungskräften über Teilzeitkräfte bis hin zu Praktikant:innen und Auszubildenden. Voraussetzung ist, dass das Arbeitsverhältnis regulär beendet oder eine entsprechende Bescheinigung ausdrücklich beantragt wurde. Auch Zwischenzeugnisse können in bestimmten Situationen wie Insolvenz oder Betriebsübergang eingefordert werden.

Diese Fristen dürfen Arbeitnehmer:innen ihren Chefs setzen

Das Recht auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses kann nach einer gewissen Zeit verfallen: Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses. In besonderen Fällen kann der Anspruch jedoch auch schon früher verwirken, beispielsweise wenn der Bezug zur geleisteten Arbeit für den Arbeitgeber nicht mehr nachvollziehbar ist. Ratsam ist es daher, das Zeugnis zeitnah einzufordern und bei Bedarf angemessene Fristen zu setzen.

Fazit

Ein präzise formuliertes, wohlwollendes und vollständiges Arbeitszeugnis ist ein wichtiges Dokument für die berufliche Zukunft. Führungskräfte und Personalverantwortliche sollten sowohl gesetzliche Rahmenbedingungen als auch die bewährte Zeugnissprache kennen, damit Mitarbeitende stets ein faires und aussagekräftiges Zeugnis erhalten. Durch den gezielten Einsatz von Vorlagen und eindeutigen Beurteilungen gelingt die Erstellung effizient und rechtssicher. Für weiterführende Strategien zur Personalauswahl empfehlen wir die Lektüre zu Mehr Wertschätzung im Recruiting, bitte! als wichtige Ergänzung zu einem fairen und transparenten Auswahlprozess.

FAQ: häufig gestellte Fragen zum Arbeitszeugnis

Wann ist ein Arbeitszeugnis sehr gut?

Ein sehr gutes Zeugnis enthält durchweg herausragende Bewertungen hinsichtlich Fachwissen, Arbeitsweise, Engagement, Erfolgen und Sozialverhalten.

Was sind Geheimcodes im Arbeitszeugnis?

Sogenannte Geheimcodes sind versteckte Hinweise in Formulierungen, die bei oberflächlicher Betrachtung positiv wirken, tatsächlich aber Kritik oder negative Aspekte vermitteln.

Wie muss ein gutes Arbeitszeugnis aussehen?

Klar, verständlich und wohlwollend geschrieben, ohne auf Schwächen oder Probleme hinzuweisen – die Stärken und Leistungen stehen im Vordergrund.

Wie schnell muss ein Arbeitszeugnis ausgestellt werden?

Sobald das Beschäftigungsverhältnis endet, können Arbeitnehmende die Ausstellung verlangen. Die Frist hängt vom Einzelfall ab; möglichst sollte das Zeugnis zeitnah vorliegen.