HR-Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Effizienzsteigerung im Personalwesen. Demnach erfordern HR-Teams und ihre vielfältigen Aufgaben innovative Lösungen. Der HR Global Report 2023 von Factorial zeigt, dass Deutschland dabei gegenüber anderen Ländern noch Aufholbedarf hat. In diesem Blogartikel werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen, mit denen Personalabteilungen konfrontiert sind, und zeigen auf, wie die Implementierung von Automatisierungstechnologien dabei helfen kann, diese nachhaltig zu bewältigen.
Key Facts
- HR-Automatisierung meint im Speziellen die Verwendung technologischer Lösungen und Software, um repetitive und zeitintensive Aufgaben in der Personalabteilung zu automatisieren.
- Zu den wichtigsten HR-Automatisierungs-Trends zählen künstliche Intelligenz und die darunter fallende digitale sowie robotergesteuerte Prozessoptimierung ebenso wie Process Mining.
- Insbesondere die Personalprozesse in den Bereichen Recruiting, Onboarding, Zeit- und Performance Management sowie Lohnabrechnungen können gewinnbringend automatisiert werden, um die Effizienz in HR-Abteilungen zu steigern.
Vorteile der Automatisierung im Personalwesen
Die wichtigsten Automatisierungs-Trends im Personalwesen
Beispiele für HR-Automatisierungen
Was ist HR-Automatisierung?
Definition HR-Automatisierung
Generell bezeichnet Automatisierung die Durchführung von Prozessen in einer Art, dass der Mensch dafür nicht unmittelbar tätig werden muss bzw. Maschinen/Softwarelösungen diese Tätigkeit übernehmen. HR-Automatisierung im Speziellen bezieht sich auf den Einsatz von technologischen Lösungen und Software, um wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben im Personalmanagement zu automatisieren. Dies umfasst die Automatisierung von Prozessen wie Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung, Rekrutierung, Onboarding, Leistungsbeurteilungen und Mitarbeiterdatenverwaltung.
→ Einen Detailblick darauf, wie automatisiert spezifische Tätigkeiten in HR-Abteilungen im Ländervergleich sind, finden Sie in unserem HR Global Report 2023!
Ergänzung zur bestehenden Personalabteilung – Automatisierung HR
Im Zusammenhang mit Automatisierung im HR-Bereich ist es essenziell zu verstehen, dass es dabei nicht darum geht, Personaler*innen in Unternehmen durch Softwarelösungen zu ersetzen, sondern viel eher zu unterstützen: Letztendlich kann Technologie hierbei als ergänzende Hilfe angesehen werden, die HR-Mitarbeiter*innen mehr Zeit gibt, sich zwischenmenschlichen Aufgaben zu widmen und HR-Prozesse zu beschleunigen.
Digitalisieren und Automatisieren ist also keinesfalls der alleinige Weg zum Erfolg in HR-Abteilungen. Vielmehr müssen menschliche Faktoren mit Technologien verknüpft werden, um nachhaltig effektive Workflows zu schaffen.
Vorteile der Automatisierung im Personalwesen
Zeit- und Arbeitsersparnis für HR-Mitarbeiter
Einer der größten Vorteile, der aus Automatisierungen in der Personalabteilung resultiert, ist – wie bereits erwähnt – dass HRler*innen mehr Zeit für Aufgaben abseits der automatisierbaren wiederkehrenden Tasks bleibt. Damit können sie sich gezielter auf Kerntätigkeiten fokussieren, die umsatzfördernd sind und einen größeren Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben.
Messbare, effiziente und transparente Geschäftsprozesse
Ebenso können durch Automatisierung Geschäftsabläufe durchsichtiger gestaltet werden. Die Anwendung von Softwarelösungen im Personalbereich gibt den Prozessen mehr Sichtbarkeit und macht Ergebnisse somit auch quantifizierbar.
Allgemein verhilft das Automatisieren von Prozessen in HR-Abteilungen somit zu effizienterer Arbeit: Es wird klarer ersichtlich, wie viel Zeit wofür aufgewendet wird und mit welchen Resultaten.
Reduzierung menschlicher Fehler
Ein weiterer Vorteil, der sich aus Automatisierung ergibt, ist, dass menschliche Fehler minimiert werden. Wann immer Prozesse automatisch ablaufen, ist die Gefahr geringer, dass aufgrund von Unachtsamkeit oder Ungenauigkeit von Mitarbeiter*innen Dinge nicht ordnungsgemäß erledigt werden. Automatisierung reduziert dieses Risiko demnach erheblich.
Analysen und Erkenntnisgewinn
Letztendlich trägt Automatisierung im HR-Bereich auch zu einem größeren Erkenntnisgewinn bei. Durch die digitale Erfassung aller Prozesse wird vieles, das zuvor nicht getrackt und ausgewertet wurde, beleuchtet und kann entsprechend analysiert werden.
Das kann in weiterer Folge sowohl bei der retrospektiven Bewertung der Performance von Personalabteilungen und Mitarbeiter*innen als auch bei Prognosen für zukünftige Anforderungen an HR und Prozessoptimierung helfen.
Die wichtigsten Automatisierungs-Trends im Personalwesen
Künstliche Intelligenz
Ein Stichwort, das nicht nur im HR-Bereich in aller Munde ist, wenn es um Automatisierung geht, ist künstliche Intelligenz (abgekürzt KI, oft auch engl. „artificial intelligence”). Darunter werden weitläufig „intelligente” Computersysteme verstanden, die Aufgaben lösen, die bei der Durchführung von Menschen Intelligenz erfordern würden.
Folglich imitiert diese sogenannte zukunftsweisende Technologie logisches Denken, Planen, Lernen und schlussendlich auch menschliche Kreativität.
Process Mining
Als Unterpunkt von künstlicher Intelligenz hat Process Mining das Ziel, Prozesse genauer zu beleuchten und daraufhin Optimierungen vorzunehmen. Sie können so beispielsweise anhand digitaler Ereignisdaten feststellen, wie effizient Ihre Prozesse im HR-Bereich ablaufen und diese HR-Prozesse zukünftig verbessern und anpassen.
Chatbots
Chatbots sind menschenähnliche Kommunikationsinstrumente, die im Idealfall menschliche Agent*innen ganz ersetzen können. Bei der Automatisierung von HR Prozessen könnte das also bedeuten, dass ein Teil der Kommunikation (zB im Interviewprozess) von Chatbots übernommen wird.
Chatbots können im HR-Bereich Gespräche jedoch natürlich nicht komplett ablösen. Insbesondere bei Bewerbungs- oder Mitarbeitergesprächen spielt emotionale Intelligenz und Empathie eine übergeordnete Rolle, die nicht durch Computer erlernt und ersetzt werden kann.
Digitale Prozessautomatisierung (DPA) und Robotergesteuerte Prozessoptimierung (RPA)
Ähnlich wie bei Process Mining bezieht sich auch die digitale und robotergesteuerte Prozessoptimierung (oft auch engl. „robotic process automation”) – wie der Name schon verrät – auf die Verbesserung und Anpassung von Geschäftsabläufen. Allgemein geht es also um die effizientere und effektivere Gestaltung von Aufgabenketten. Dafür kann maschinelles Lernen die Grundlage bilden.
Beispiele für HR-Automatisierungen
Im Folgenden möchten wir Ihnen die gängigsten und wichtigsten HR-Automatisierungs-Trends vorstellen.
Rekrutierung, Onboarding und Offboarding
Das Management des gesamten „Lebenszyklus” von Mitarbeiter*innen im Unternehmen ist eine der mühsamsten Aufgaben in Personalabteilungen. Da dieser Teil des HR-Bereichs auch immer wiederkehrende Arbeitsabläufe beinhaltet, besteht hier ein besonderes Potenzial für Automatisierung.
Sei es das Durchsuchen von hunderten Lebensläufen, das Planen von Bewerbungsgesprächen oder das Erteilen und Entziehen von Netzwerkzugängen: Der Lifecycle von Beschäftigten bietet einen umfangreichen Raum für die Automatisierung von HR-Prozessen. Mit KI-Tools können Ressourcen und Kosten gespart und das Bewerbermanagement sowie der Offboarding-Prozess beschleunigt werden.
Ein hoher Grad an Automatisierung kann auch beim Employer Branding von Vorteil sein. Moderne und digitalisierte Unternehmen kommen oftmals besser bei Bewerber*innen an.
Performance Management
Häufig fällt es Personaler*innen schwer, den Überblick über die Leistungen bzw. Performance ihrer Mitarbeiter*innen zu behalten. Dementsprechend besteht auch hier die Chance, dank HR-Automatisierung Zeit, Ressourcen und eine bessere Übersicht zu gewinnen.
Das Hauptziel in diesem Bereich ist es folglich, die Analyse und Messung relevanter KPIs (englisch: „Key Performance Indicators”, deutsch: Schlüsselkennzahlen) zu automatisieren. Manuell schleichen sich hier nämlich oftmals Fehler ein: Eine ineffiziente oder gar überhaupt nicht vorhandene Abbildung der Performance von Beschäftigten in Ihrem Team beeinträchtigt das Erreichen der Unternehmensziele. Außerdem kann die Automatisierung des Performance Managements bei unternehmensrelevanten Entscheidungen behilflich sein. Datenbasierten Beschlussfassungen in der HR-Abteilung steht damit nichts mehr im Weg.
Urlaubsanträge und Zeitmanagement
Wer kennt es nicht? Endlose Excel-Sheets mit Urlaubsanträgen, die manuell bearbeitet werden müssen oder Zettelwirtschaft mit handschriftlicher Arbeitszeiterfassung: Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern kostet HR-Teams eine ganze Menge Zeit.
HR Digitalisierung bzw. HR Automatisierung kann hier Abhilfe schaffen: Mit einer HR-Software wie der von Factorial landen Genehmigungen automatisch bei den jeweiligen Vorgesetzten und können punktgenau akzeptiert werden, ohne aus den Augen zu verlieren, wer zur selben Zeit schon Urlaub beantragt hat.
Dasselbe gilt für die Automatisierung der Arbeitszeiterfassung: Manuelles Eintragen – oftmals erst am Ende der Woche – hat ein hohes Fehlerpotential inne. Dank automatischer elektronischer Erfassung der Arbeitszeit können diese Fehler vermieden werden. Ein Klick genügt, um sich ein- bzw. auszustempeln. Dieser Employee Self Service ist somit auch der Schlüssel zu einer wahrheitsgetreuen Abbildung der echten Arbeitszeiten.
Gehalts- und Spesenabrechnungen
Gesetzliche Anforderungen machen eine gewissenhafte und korrekte Abrechnung von Gehalt und Spesen unerlässlich. Insbesondere bei Spesen kann das wochenlange Durchforsten von Excel-Tabellen und Papierkram bedeuten. Diese Informationen müssten nun händisch in ein System zur Lohn- und Gehaltsabrechnung eingepflegt werden, was den Human Resources wiederum wertvolle Zeit kostet.
Wenn dieser HR-Prozess in Ihrem Unternehmen jedoch automatisch erfolgt, werden potenzielle Fehler auf ein Minimum reduziert und die Vorgaben des Finanzamts eingehalten. Das entlastet nicht nur das HR-Team und die Buchhaltung, sondern stellt auch sicher, dass Zahlungen pünktlich durchgeführt werden.
Fazit
Durch die Automatisierung vieler HR-Aufgaben können Personalabteilungen ihre Effizienz steigern, die Fehlerquote reduzieren und wertvolle Ressourcen freisetzen, um sich auf strategische HR-Initiativen zu konzentrieren. HR-Automatisierung ermöglicht also letztendlich eine schnellere, genauere und effektivere Verwaltung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Die Zukunft der Arbeit wird wohl ohne solche Automatisierungen nicht auskommen.
Die Automatisierung der HR-Prozesse ist allerdings nur ein Trend von vielen Modernisierungstendenzen im Personalwesen. Der HR Global Report 2023 von Factorial beleuchtet diese noch tiefergehend.
